Inleiding

VantarGroup LLC ("Matproof", "wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer u onze website bezoekt of ons compliance-automatiseringsplatform gebruikt.

ℹ️ Belangrijke mededeling

Matproof levert compliance-automatiseringssoftware en biedt GEEN juridisch advies, belastingadvies of regelgevend advies. Niets in dit Privacybeleid of onze Dienst dient te worden opgevat als juridisch advies. U dient gekwalificeerde juridische en compliance-professionals te raadplegen met betrekking tot uw specifieke gegevensbeschermingsverplichtingen.

Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen gegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt, waaronder:

Accountgegevens (naam, e-mailadres, bedrijfsnaam)
Factureringsgegevens (veilig verwerkt via onze betalingsverwerker)
Communicatie die u naar ons verzendt (ondersteuningsverzoeken, feedback)
Compliancegegevens die u uploadt naar ons platform (beleidsregels, bewijs, controles)

Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken de verzamelde gegevens om:

Ons complianceplatform te leveren en te onderhouden
Uw transacties te verwerken en uw account te beheren
U technische meldingen en ondersteuningsberichten te sturen
Te reageren op uw opmerkingen, vragen en klantenserviceverzoeken
Gebruikspatronen te analyseren om onze diensten te verbeteren (in geaggregeerde, geanonimiseerde vorm)
Marketingcommunicatie te verzenden (met uw toestemming, waar vereist)

Gegevensopslag en beveiliging

Uw gegevens worden uitsluitend opgeslagen in EU-datacenters in Duitsland. Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onbedoeld verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen omvatten versleuteling in rust en tijdens overdracht, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsbeoordelingen.

Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene in de Europese Unie heeft u de volgende rechten:

Recht van inzage: U kunt een kopie van uw persoonsgegevens opvragen
Recht op rectificatie: U kunt correctie van onjuiste gegevens verzoeken
Recht op wissing: U kunt verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U kunt uw gegevens opvragen in een machineleesbaar formaat
Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
Recht om toestemming in te trekken: U kunt uw toestemming op elk moment intrekken wanneer wij op toestemming vertrouwen om uw gegevens te verwerken

Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen op grond van artikel 6 AVG:

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)): verwerking noodzakelijk voor het leveren van onze diensten wanneer u zich registreert of een demo aanvraagt.
Gerechtvaardigde belangen (art. 6(1)(f)): analyse om onze website en diensten te verbeteren, voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten.
Toestemming (art. 6(1)(a)): marketingcommunicatie en inzendingen via het contactformulier, wanneer u expliciet toestemming heeft gegeven.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk voor de in dit beleid beschreven doeleinden: contactformulieraanvragen worden 24 maanden bewaard; accountgegevens worden bewaard voor de duur van het contract plus 12 maanden; analysegegevens zijn anoniem en worden voor onbepaalde tijd bewaard. U kunt op elk moment verwijdering aanvragen.

Cookies en analyse

Wij gebruiken Umami Analytics, een cookievrije analysetool die geen persoonsgegevens verzamelt. Voor onze betaalde advertenties gebruiken wij Google Ads conversion tracking; deze cookies worden alleen geplaatst nadat u expliciete toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

Subverwerkers

Wij maken gebruik van de volgende externe dienstverleners (subverwerkers) voor onze bedrijfsvoering. Alle partijen hebben verwerkersovereenkomsten afgesloten:

Hetzner Online GmbH — Webhosting en serverinfrastructuur (Duitsland, EU). Privacybeleid: hetzner.com/legal/privacy-policy
Umami Software Inc. — Cookievrije, geanonimiseerde webanalyse. Geen persoonsgegevens doorgegeven. Privacybeleid: umami.is/privacy
Google LLC — Vergaderplanning via Google Calendar, gebruikt bij het boeken van een demo. Gegevens worden verwerkt door Google volgens hun privacybeleid: policies.google.com/privacy
Resend Inc. — Bezorging van transactionele e-mails. Privacybeleid: resend.com/legal/privacy-policy

Contact en gegevensbescherming

Voor vragen over dit Privacybeleid, het uitoefenen van uw AVG-rechten of het bereiken van onze gegevensbeschermingsfunctionaris, schrijft u ons op:

VantarGroup LLC
Functionaris voor Gegevensbescherming
Email: privacy@matproof.com
30 N Gould St Ste R, Sheridan, WY 82801, USA

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit. In Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Den Haag.