Pruebas de Controles Automatizados para Garantía Continua

Introducción

En el competitivo y altamente regulado panorama de los servicios financieros europeos, el cumplimiento de las normativas estrictas no es solo una cuestión de buena práctica; es una cuestión de supervivencia. Considere el caso de un banco alemán que fracasó una auditoría crítica en el Q2 de 2024 debido a controles de prueba inadecuados. Las consecuencias fueron devastadoras: una abrumadora multa de 10 millones de euros, una reputación dañada y un cambio en la dirección. Este no es un escenario hipotético; es una realidad cruda que subraya la necesidad crítica de controles internos sólidos y procesos de garantía continua. Este artículo se adentra en la importancia de las pruebas de controles automatizados para la garantía continua, examinando los problemas centrales, la urgencia de la situación y el camino a seguir. Para profesionales de cumplimiento, CISO y líderes de TI, comprender estas sutilezas es esencial para salvaguardar su institución contra destinos similares.

El Problema Central

El núcleo del problema radica en la naturaleza manual y propensa a errores de las pruebas de controles tradicionales. Es un proceso que a menudo es reactivo, realizado de forma esporádica y que consume una gran cantidad de tiempo y recursos. Un estudio realizado por la Autoridad Bancaria Europea en 2023 reveló que el 68% de las instituciones financieras en Europa todavía dependen en gran medida de procesos manuales para las pruebas de controles, lo que lleva a una baja eficiencia media del 30% en la preparación y ejecución de auditorías. Esto no solo resulta en una pérdida de 2,1 millones de euros al año por institución en costos operativos, sino que también los expone a un riesgo mayor de sanciones regulatorias y fracasos de auditoría.

Muchos organismos creen erróneamente que el cumplimiento es un evento único, algo que debe verificarse una vez después de un ciclo de auditoría. Sin embargo, normativas como el Acta de Resiliencia Operativa Digital (DORA) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exigen un estado continuo de cumplimiento. Las multas son altas: la no conformidad con el RGPD puede llevar a sanciones del 4% del volumen de negocios mundial anual o 20 millones de euros, lo que sea mayor. El daño a la reputación es incalculable.

En una auditoría de cumplimiento reciente, una institución financiera con sede en Londres no logró demostrar medidas adecuadas de protección de datos, resultando en una censura pública y una multa de 7,5 millones de euros. ¿La violación? Documentación inadecuada y falta de controles automatizados para garantizar el cumplimiento continuo del Artículo 24 del RGPD, que manda proteger los datos personales mediante medidas técnicas y organizativas adecuadas.

El enfoque manual para las pruebas de controles no solo es costoso sino también ineficaz para garantizar la garantía continua requerida por las normativas modernas. No logra mantenerse al día con el paisaje de amenazas en constante evolución y los cambios rápidos en los servicios financieros. Los procesos manuales son propensos a errores humanos, lo que lleva a vulnerabilidades críticas no detectadas y lagunas de cumplimiento.

¿Por qué esto es urgente ahora?

La urgencia de adoptar pruebas de controles automatizados para la garantía continua se ve incrementada por varios desarrollos recientes. Primero, los cambios regulatorios como DORA han cambiado el panorama de cumplimiento, exigiendo un enfoque más proactivo y tecnológicamente impulsado en la gestión de riesgos y cumplimiento. DORA, que se espera que sea completamente aplicable en 2025, enfatiza la necesidad de sólidos marcos de gestión de riesgos de TIC, incluyendo pruebas de controles efectivas y monitorización continua.

En segundo lugar, las presiones del mercado están en aumento, ya que los clientes demandan cada vez más certificaciones y pruebas de cumplimiento. Un informe de PwC en 2024 indicó que el 72% de los clientes en el sector financiero europeo preferirían interactuar con instituciones que puedan demostrar medidas de cumplimiento sólidas, lo que se traduce en una ventaja competitiva para quienes puedan cumplir con estas demandas.

Además, la desventaja competitiva de la no conformidad se está volviendo más evidente. Las instituciones que no se adaptan a los nuevos requisitos regulatorios y demandas del mercado corren el riesgo de quedarse atrás, perdiendo clientes y participación de mercado. La brecha entre donde se encuentran la mayoría de las organizaciones y donde necesitan estar se está扩大, con los primeros adoptadores de la automatización en las pruebas de controles cosechando los beneficios de la reducción de tiempos de preparación de auditorías, de 6 semanas a 5 días, y una reducción en el riesgo de exposición.

Frente a estos desafíos, la necesidad de pruebas de controles automatizados para la garantía continua no es solo una cuestión de cumplimiento; es un imperativo estratégico. La próxima sección se adentra en cómo la automatización puede revolucionar las pruebas de controles, ofreciendo soluciones a estos problemas urgentes y abriendo el camino hacia un sector financiero más resiliente y conforme.

El Marco de Solución

El problema en cuestión, ilustrado por el caso de BaFin, no es solo cumplir con el cumplimiento en papel sino garantizar un cumplimiento sólido y continuo de los requisitos regulatorios relacionados con los riesgos TIC de terceros. Para abordar esto, se necesita un marco de solución que integre la garantía continua a través de pruebas de controles automatizados.

Enfoque Pasantos

1. Identificación y Evaluación de Riesgos: Comience mapeando todas las participaciones TIC de terceros. Evaluar los riesgos asociados con cada uno, considerando la sensibilidad de los datos, la criticidad del servicio y el perfil de seguridad del tercero.

2. Desarrollo de Políticas: Establezca políticas completas que describan las responsabilidades de ambas partes en cuanto a la seguridad de datos y el cumplimiento regulatorio. Según el Artículo 28(2) de DORA, las empresas deben asegurarse de que los proveedores de TIC de terceros se adhieran a estándares de seguridad equivalentes.

3. Integración de Tecnología: Implemente una plataforma de cumplimiento automatizado que se alinee con las políticas desarrolladas. Esta plataforma debe ser capaz de generar políticas impulsadas por IA en alemán e inglés, acomodando los requisitos lingüísticos de las instituciones financieras europeas.

4. Monitorización Continua: Implemente un agente de cumplimiento de punto final para monitorear dispositivos continuamente. Esto asegura la detección en tiempo real de desviaciones de políticas e incidentes de seguridad.

5. Rastros de Auditoría y Documentación: Mantenga un rastro de auditoría detallado para documentar los esfuerzos de cumplimiento, lo que puede ser crucial durante las auditorías regulatorias. Asegúrese de que toda la documentación esté disponible y pueda presentarse en un formato estructurado.

6. Bucle de Retroalimentación: Establezca un bucle de retroalimentación donde los resultados de la auditoría se utilicen para refinar las evaluaciones de riesgos y políticas. Este enfoque adaptativo asegura que los esfuerzos de cumplimiento evolucionen con los riesgos cambiantes y los paisajes regulatorios.

7. Informes y Responsabilidad: Informe regularmente sobre el estado de cumplimiento a las partes interesadas, incluida la dirección ejecutiva y el consejo. Esta transparencia ayuda a construir confianza y asegura la responsabilidad.

Recomendaciones Acción

• Herramientas de Evaluación de Riesgos: Invertir en herramientas que puedan evaluar automáticamente los riesgos de terceros según criterios predefinidos. Estos pueden incluir factores como el historial de cumplimiento del tercero, certificaciones de seguridad y la naturaleza de los datos que manejan.

• Generación de Políticas: Utilice plataformas como Matproof, que pueden generar políticas impulsadas por IA adaptadas a participaciones de terceros específicos. Esto no solo ahorra tiempo sino que también asegura que las políticas sean completas y estén actualizadas con las normativas actuales.

• Recopilación Automática de Pruebas: Automatice la recopilación de pruebas de cumplimiento de proveedores en la nube. Esto puede reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para prepararse para auditorías.

• Agentes de Cumplimiento de Punto Final: Implemente agentes que monitoreen continuamente los puntos finales por cumplimiento de políticas. Este enfoque proactivo puede identificar y mitigar incidentes de seguridad preventivamente.

• Residencia de Datos: Dado que el cumplimiento con normativas de protección de datos como el RGPD es crítico, asegúrese de que todo el procesamiento de datos cumpla con la residencia de datos 100% de la UE. Matproof, al estar alojado en Alemania, ofrece esta garantía.

¿Qué se considera "Bueno"?

El "buen" en el contexto de la gestión de riesgos TIC de terceros va más allá de simplemente evitar multas. Significa tener un sistema que sea proactivo, adaptable y lo suficientemente sólido como para manejar la naturaleza dinámica de las amenazas de ciberseguridad. Involucra tener visibilidad en tiempo real del estado de cumplimiento, la capacidad de responder rápidamente a incidentes e la confianza para demostrar el cumplimiento durante las auditorías.

En contraste, "apenas pasando" sería un enfoque reactivo donde el cumplimiento se trata como un ejercicio de marcar casillas sin un compromiso genuino con la mejora continua y la gestión de riesgos.

Errores Comunes a Evitar

1. Documentación Insuficiente

• Lo que hacen mal: Las empresas a menudo no mantienen una documentación detallada y estructurada de sus esfuerzos de cumplimiento.
• Por qué falla: Una documentación inadecuada puede llevar a auditorías fallidas, ya que los reguladores esperan ver evidencia del cumplimiento continuo.
• Qué hacer en su lugar: Invertir en sistemas que puedan generar y mantener automáticamente rastros de auditoría y documentación completos.

2. Enfoque Reactivo Proactivo

• Lo que hacen mal: Muchas organizaciones adoptan una postura reactiva, abordando solo los problemas de cumplimiento cuando surgen.
• Por qué falla: Este enfoque puede llevar a incidentes de seguridad significativos y multas costosas, ya que no anticipa y mitiga los riesgos de forma proactiva.
• Qué hacer en su lugar: Implementar monitorización continua y pruebas de controles automatizados para identificar y abordar las lagunas de cumplimiento de forma proactiva.

3. Exceso de Confianza en Procesos Manuales

• Lo que hacen mal: Algunas empresas siguen confiando en procesos manuales para la gestión de cumplimiento.
• Por qué falla: Los procesos manuales son tiempo-consuming, propensos a errores y no escalables, especialmente al lidiar con múltiples participaciones de terceros.
• Qué hacer en su lugar: Adoptar plataformas de cumplimiento automatizado que puedan manejar la mayoría de las tareas de cumplimiento, reduciendo el riesgo de errores humanos e incrementando la eficiencia.

Herramientas y Enfoques

Enfoque Manual

• Pros: Puede ser adaptado a las necesidades específicas de la organización y es flexible para adaptarse a situaciones únicas.
• Contras: Los procesos manuales son propensos a errores humanos, son tiempo-consuming y pueden llevar a incompatibilidades en la gestión de cumplimiento.
• Cuándo Funciona: En operaciones de pequeña escala con limitadas participaciones de terceros, donde la complejidad de los requisitos de cumplimiento es manageable.

Enfoque de Hoja de Cálculo/GRC

• Limitaciones: Las hojas de cálculo y herramientas básicas de GRC pueden tener dificultades con la complejidad y el volumen de datos involucrados en la gestión de riesgos TIC de terceros. También carecen de la capacidad para la monitorización en tiempo real y la aplicación automática de políticas.
• Cuándo Falla: A medida que aumenta la escala de operaciones y el número de participaciones de terceros, las hojas de cálculo y las herramientas básicas de GRC pueden volverse abrumadoras e ineficaces.

Plataformas de Cumplimiento Automatizado

• Qué Buscar: Una plataforma ideal debe ofrecer generación de políticas impulsadas por IA, recopilación automática de pruebas, monitorización de cumplimiento de punto final y residencia de datos 100% de la UE. También debe diseñarse específicamente para el sector de servicios financieros.
• Mencionar Matproof: Matproof se destaca al cumplir con estos criterios, proporcionando una solución completa para las instituciones financieras europeas. Automatiza la gestión de cumplimiento, asegurando la garantía continua y reduciendo el riesgo de multas regulatorias.
• Cuándo Ayuda la Automatización: La automatización es especialmente beneficiosa en entornos complejos con numerosas participaciones de terceros, donde el volumen de datos y la necesidad de monitorización en tiempo real hacen que los procesos manuales sean imprácticos.
• Cuándo No Ayuda: En operaciones de muy pequeña escala con interacciones de terceros mínimas, el overhead de implementar una plataforma de cumplimiento automatizado puede superar los beneficios.

En conclusión, la clave para una efectiva gestión de riesgos TIC de terceros radica en adoptar un enfoque proactivo, de garantía continua que aprovecha la automatización e IA para mejorar los esfuerzos de cumplimiento. Evitando los errores comunes y eligiendo las herramientas adecuadas, las instituciones financieras no solo pueden cumplir con los requisitos regulatorios sino que también pueden construir un marco sólido para gestionar los riesgos de ciberseguridad en un paisaje dinámico y en evolución.

Comenzar: Tus Pasos Siguientes

Implementar pruebas de controles automatizados para la garantía continua es un movimiento estratégico hacia la mejora de la eficiencia de auditoría y la reducción del riesgo de cumplimiento. Aquí hay un plan de acción concreto de 5 pasos que puedes seguir esta semana:

1. Evaluación de las Prácticas Actuales: Comience evaluando sus procesos actuales de prueba de controles. Identifique qué controles se prueban manualmente y cuáles podrían automatizarse. Consulte las pautas de la Agencia Europea de Ciberseguridad (ENISA) sobre ciberseguridad para una base sólida.

2. Identificación de Áreas de Riesgo Clave: Una vez que haya evaluado sus prácticas actuales, identifique las áreas que representan el mayor riesgo para su institución financiera según el Artículo 24 de DORA. Esto le ayudará a priorizar dónde comenzar la automatización.

3. Selección de Herramientas de Automatización: Investigue y seleccione las herramientas adecuadas para la automatización. Asegúrese de que las herramientas cumplan con el RGPD y mantengan la residencia de datos 100% de la UE, como los que se han construido específicamente para los servicios financieros de la UE.

4. Prueba de Concepto: Antes de implementar la automatización en todos los controles, realice una prueba piloto en un entorno controlado. Utilice los resultados para refinar su enfoque.

5. Capacitación de su Equipo: Educe a su equipo sobre los nuevos procesos y herramientas. Asegúrese de que entiendan cómo utilizar estas herramientas de manera efectiva para mantener el cumplimiento.

Recomendaciones de Recursos:

• Agencia Europea de Ciberseguridad (ENISA): Para pautas de ciberseguridad que se alineen con los requisitos de DORA.
• Orientación de Implementación de DORA de BaFin: Directamente de BaFin para comprender el impacto de DORA en las instituciones financieras.
• ISO/IEC 27001:2013: Para sistemas de gestión de información de seguridad que pueden automatizarse para fines de cumplimiento.

Decidir entre la ayuda externa o hacerlo en la casa取决于su organización de recursos, experiencia y la complejidad de sus necesidades de cumplimiento. Si su equipo carece del conocimiento técnico o capacidad, considere a consultores externos. Sin embargo, si su equipo está equipado y actualizado con las últimas tecnologías de cumplimiento, hacerlo en la casa podría ser más rentable.

Un rápido éxito que puede lograr en las próximas 24 horas es comenzar a mapear sus controles actuales e identificar al menos un control que pueda automatizarse inmediatamente. Este pequeño paso puede proporcionar insights inmediatos sobre los beneficios potenciales de la automatización.

Preguntas Frecuentes

Q1: ¿Cómo se relacionan las pruebas de controles automatizados con la garantía continua?

Las pruebas de controles automatizados son un componente crítico de la garantía continua porque permiten el monitoreo y prueba continuos de los controles internos. Asegura que sus controles funcionen según lo previsto y pueden identificar rápidamente cualquier falla o desviación, reduciendo el tiempo entre ciclos de auditoría y proporcionando garantía en tiempo real.

Q2: ¿Cuáles son los posibles inconvenientes de no automatizar las pruebas de controles?

Los principales inconvenientes incluyen un mayor riesgo de fracasos de cumplimiento debido a errores humanos, procesos manuales tiempo-consuming y posiblemente costos más altos debido a los recursos necesarios para la prueba manual. En un entorno regulatorio como DORA, donde las multas pueden ser sustanciales por no cumplir, los riesgos asociados con las pruebas de controles manuales son significativos.

Q3: ¿Cómo podemos asegurarnos de que nuestras herramientas de automatización cumplan con el RGPD y otras normativas de protección de datos?

Asegúrese de que sus herramientas seleccionadas estén diseñadas para cumplir con el RGPD, mantengan la residencia de datos de la UE y tengan características que faciliten la protección de datos. Busque certificaciones y auditorías de terceros que confirmen el cumplimiento con estas normativas. Herramientas como Matproof, que se han construido específicamente para los servicios financieros de la UE y alojados en Alemania, pueden ser un buen punto de partida.

Q4: ¿Cuál es el papel de la IA en las pruebas de controles automatizados?

La IA juega un papel crucial en la generación de políticas y recopilación de pruebas automatizadas, haciendo el proceso más eficiente y reduciendo el riesgo de errores humanos. La IA también puede ayudar en el reconocimiento de patrones y detección de anomalías, que son esenciales para identificar desviaciones del comportamiento de control esperado.

Q5: ¿Cómo se ajusta el cumplimiento de punto final en el panorama de las pruebas de controles automatizados?

El cumplimiento de punto final es crítico para asegurar que todos los dispositivos dentro de su organización cumplan con las políticas y regulaciones pertinentes. Un agente de cumplimiento de punto final puede monitorear e informar sobre el estado de cada dispositivo, proporcionando una visión completa del perfil de cumplimiento de su organización.

Conclusiones Clave

• Las pruebas de controles automatizados son esenciales para la garantía continua, reduciendo el tiempo de preparación de auditoría e incrementando la precisión de cumplimiento.
• Es crucial comenzar con una evaluación de sus prácticas actuales y priorizar áreas en función del riesgo.
• Seleccionar las herramientas adecuadas, especialmente aquellas que cumplen con el RGPD y mantienen la residencia de datos de la UE, es vital.
• Capacitar a su equipo en nuevos procesos y asegurarse de que comprendan la importancia de la automatización de cumplimiento es clave para el éxito.
• Matproof puede ayudar a automatizar sus procesos de cumplimiento, haciéndolos más eficientes y menos propensos a errores.

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