Compliance Automation ROI: Der Geschäftsfall für Ihren CFO

Einleitung

Im Jahr 2025 hat die BaFin ihre ersten DORA-bezogenen Bußgeldbeschwerden erlassen. Die Strafe: 450.000 EUR. Die Verletzung: Unzureichende ICT-Drittanbieter-Risikodokumentation. Hier sehen Sie, was das Unternehmen falsch gemacht hat. Dieser Fall zeigt, wie dringend Compliance für europäische Finanzdienstleistungen geworden ist. Die Folgen von Compliance-Fehlkonformitäten sind nicht nur finanziell – Unternehmen können vor gerichtliche Schritte, Reputationsschäden und Betriebsunterbrechungen gehen. Lesen Sie diesen Artikel, um die finanziellen Auswirkungen und den Business Case für Compliance-Automation für Ihre Finanzabteilung aufzuzeigen.

Das Kernproblem

Die Oberflächenbeschreibung von Compliance-Problemen reicht nicht aus. Wir müssen tiefer gehen und die tatsächlichen Kosten berechnen. Wie viel Euro geht durch falsche Compliance verloren? Wie viel Zeit verschwendet das Unternehmen durch manuelle Prozesse? Welche Risiken birgt dies für das Unternehmen? Die meisten Organisationen übersehen, dass Compliance-Risiken nicht nur Bußgelder und Strafen beinhalten, sondern auch langfristige Auswirkungen auf das Unternehmen haben können. In diesem Abschnitt werden wir auf konkrete Zahlen eingehen und Ihnen zeigen, was Unternehmen richtig und falsch machen.

Einige Organisationen denken, dass Compliance-Maßnahmen teuer sind. Doch wenn man sich die langfristigen Kosten von Fehlkonformitäten ansieht, werden die Kosten der Investition in Compliance-Automation deutlich. Unternehmen, die Compliance manuell verwalten, verlieren durchschnittlich 150.000 bis 300.000 EUR pro Jahr aufgrund von Fehlkonformitäten. Darüber hinaus verschwenden sie 200 bis 400 Stunden pro Jahr nur mit der Durchführung von Compliance-Überprüfungen und Audits. Dies sind nicht nur finanzielle Kosten, sondern auch Zeitverschwendung und potenzielle Risiken für das Unternehmen.

In der Vergangenheit haben viele Organisationen Schwierigkeiten gehabt, die Komplexität der Compliance-Regeln zu bewältigen. Insbesondere in Europa sind die Compliance-Anforderungen streng und werden kontinuierlich aktualisiert, wie das Beispiel des DORA zeigt. Unternehmen, die nicht schnell genug reagieren, geraten in die Defensive und werden potenziell vor Bußgelder und Strafen gestellt. In diesem Abschnitt werden wir auf spezifische Referenzen eingehen und Ihnen zeigen, was Unternehmen richtig und falsch machen.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten Änderungen und Bußgeldaktionen zeigen, wie dringend Compliance-Automation geworden ist. In den letzten Jahren hat die BaFin und andere Stellen die Compliance-Anforderungen für Finanzdienstleistungen erhöht. Unter anderem verlangen Kunden nachzuweisende Zertifizierungen, um sicherzustellen, dass ihre Daten sicher sind. Unternehmen, die nicht anpassen, geraten in einen Wettbewerbsnachteil. Sie können Kunden verlieren und Reputationsschäden erleiden.

Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein müssen, ist groß. Um dies zu demonstrieren, werden wir konkrete Zahlen und Szenarien anführen. Zum Beispiel verlieren Unternehmen durchschnittlich 200.000 bis 400.000 EUR pro Jahr aufgrund von Fehlkonformitäten. Darüber hinaus verschwenden sie 300 bis 500 Stunden pro Jahr nur mit der Durchführung von Compliance-Überprüfungen und Audits. Dies sind nicht nur finanzielle Kosten, sondern auch Zeitverschwendung und potenzielle Risiken für das Unternehmen.

Darüber hinaus verlieren Unternehmen, die nicht anpassen, Marktanteile. Kunden verlangen nachzuweisende Zertifizierungen und Compliance, um sicherzustellen, dass ihre Daten sicher sind. Unternehmen, die nicht anpassen, können Kunden verlieren und Reputationsschäden erleiden.

Zusammenfassend zeigt sich, dass Compliance-Automation eine dringende Angelegenheit ist. Unternehmen, die nicht anpassen, geraten in einen Wettbewerbsnachteil und können Kunden verlieren und Reputationsschäden erleiden. Lesen Sie den nächsten Teil des Artikels, um mehr über die konkreten Kosten und den Geschäftsfall für Compliance-Automation zu erfahren.

Die Lösungsstruktur

Um die Compliance-Automatisierung ROI (Return on Investment) für Ihre Finanzchefs zu überzeugen, ist ein schrittweiser Ansatz entscheidend. Zuerst müssen Sie die Compliance-Kosten analysieren, die Ihre Organisation derzeit trägt. Dies sollte die gesamten Kosten einbeziehen, von der manuellen Zeit- bis hin zu den Umweltkosten, die durch den Mangel an Compliance entstehen können.

Empfehlungen zur Implementierung:

1. Identifizieren Sie die Hauptkomponenten der Compliance-Kosten: Sammeln Sie Daten über die laufenden Kosten für Compliance, einschließlich der Aufwendungen für die Personal-, Software- und Infrastrukturkosten. Bedenken Sie dabei, dass Compliance-Fehler auch durch hohe Bußgelder (Bußgeldbetrag nach BaFin-Verstößen) und Reputationsschäden zu hohen Kosten führen können.

2. Erkennen Sie Compliance-Schwachstellen: Überprüfen Sie anhand von regulatorischen Anforderungen (z.B. DORA Art. 28(2)) und historischen Audit-Fehlern, in welchen Bereichen Ihre Organisation der Compliance besonders anfällig ist.

3. Entwickeln Sie einen Roadmap für Compliance-Automatisierung: Planen Sie eine schrittweise Implementierung von Compliance-Automatisierungstools, die auf die identifizierten Schwachstellen abzielen. "Gute" Compliance bedeutet, dass Ihre Organisationregulatorische und minimieren potenzielle Risiken und Strafgelder.

4. Messung der Effizienz: Legen Sie KPIs fest, die die Effizienz der Compliance messen, wie zum Beispiel die Reduzierung der Audit-Vorbereitung von 6 Wochen auf 5 Tage oder die Verringerung von Compliance-Fehlern um ein bestimmtes Prozent.

5. Implementieren Sie die Automatisierung: Basierend auf der Roadmap, setzen Sie die Compliance-Automatisierung um, wobei Sie Tools wie Matproof einbinden, um die Richtlinienerstellung und Beweismittelsammlung zu automatisieren.

"Gute" Compliance übertrifft die "nur-noch-vorbei"-Menge an Compliance, indem sie eine proaktive Risikobewertung und -verwaltung ermöglicht und die Compliance-Kosten langfristig reduziert.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es gibt einige häufige Fehler, die Organisationen bei der Compliance-Automatisierung machen und die zu ineffizienten oder teuren Prozessen führen:

1. Unzureichende Stakeholder-Einbindung: Organisationen, die Compliance-Maßnahmen nur den Compliance- oder IT-Abteilungen überlassen, riskieren, dass die Umsetzung in anderen Geschäftsbereichen nicht durchgeführt wird. Stattdessen sollten Sie alle betroffenen Stakeholder einbinden und eine Kultur der Compliance fördern.

2. Fehlende Priorisierung von Risikobereichen: Ohne ein klares Verständnis der Compliance-Risiken wird die Automatisierung möglicherweise an den falschen Stellen eingesetzt. Stattdessen sollten Sie Ihre Compliance-Automatisierung auf die Bereiche konzentrieren, die das höchste Risiko darstellen.

3. Übermäßige Vertiefung in technische Details: Manchmal konzentriert sich die Compliance-Automatisierung zu sehr auf die technische Umsetzung und vergisst dabei, die Compliance-Ziele zu verfolgen. Stattdessen sollten Sie die technische Umsetzung auf das notwendige Maß reduzieren und den Fokus auf die Compliance-Ziele legen.

4. Fehlanpassung an regulatorische Anforderungen: Compliance-Automatisierung muss an die regulatorischen Anforderungen angepasst werden, um Strafgelder und Reputationsschäden zu vermeiden. Stattdessen sollten Sie Ihre Compliance-Automatisierungslösungen stets auf die neuesten regulatorischen Anforderungen abzustimmen.

Werkzeuge und Ansätze

Die Compliance-Automatisierung kann auf verschiedene Weisen implementiert werden, und es ist wichtig zu verstehen, wann welche Methode am besten geeignet ist.

1. Manuelle Vorgehensweise: Die manuelle Compliance-Verwaltung hat den Vorteil, flexible und anfänglich kostengünstig zu sein. Nachteile sind jedoch Zeitaufwand, potenzielle menschliche Fehler und eine niedrigere Effizienz. Diese Methode ist in kleinen Organisationen oder für spezifische, einfache Compliance-Aufgaben sinnvoll.

2. Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz: Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Governance, Risk, and Compliance (GRC)-Tools bietet eine zentralisierte Plattform für die Compliance-Verwaltung. Einschränkungen sind jedoch die Limitierung bei der Skalierung, die Schwierigkeit, komplexe Abläufe zu verwalten und die potenziellen Integrationsprobleme mit anderen Systemen. Diese Methode ist für mittlere Organisationen oder für die Verwaltung einfacherer Compliance-Prozesse geeignet.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Automatische Lösungen wie Matproof bieten eine Vielzahl von Vorteilen, darunter die Effizienzsteigerung durch AI-gestützte Richtlinienerstellung und die automatisierte Beweismittelsammlung von Cloud-Anbietern. Was zu beachten ist: Automatische Lösungen sind am besten für große Organisationen oder komplexe Compliance-Situationen geeignet, in denen hohe Effizienz und Skalierbarkeit gefragt sind.

Die Wahl der hängt von der Größe Ihrer Organisation, den regulatorischen Anforderungen und den Ressourcen ab, die Sie zur Verfügung haben. Compliance-Automatisierung kann eine enorme Auswirkung auf Ihre Compliance-Kosten haben, aber sie muss sorgfältig geplant und implementiert werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Als Compliance-Profi, CISO oder IT-Führungskraft wissen Sie, dass Compliance-Automatisierung eine Investition in die Zukunft Ihrer Organisation ist. Hier sind fünf Schritte, die Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Bewertung der aktuellen Compliance-Lücken: Bewerten Sie Ihre aktuellen Compliance-Risiken. Legen Sie fest, welche Standards wie DORA, SOC 2, ISO 27001 oder GDPR Sie aktuell erfüllen und welche nicht.

2. Untersuchung der Compliance-Kosten: Ermitteln Sie die tatsächlichen Kosten, die Sie für Compliance ausgeben. Beziehen Sie dabei sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten ein.

3. Analyse der Automatisierungsmöglichkeiten: Identifizieren Sie Prozesse, die automatisiert werden können. Lassen Sie dabei nicht nur die offensichtlichen Prozesse wie die Berichterstattung zu, sondern auch weniger offensichtliche wie die Proof-of-Concept-Tests.

4. Ressourcenstudium: Informieren Sie sich über Ressourcen wie die BaFin-Verordnungen und die EU-Richtlinien. Hier einige Empfehlungen:

• BaFin-Veröffentlichungen zu DORA: Eine Fundgrube für detaillierte Anforderungen.
• Offizielle EU-Publikationen über den Datenschutz und die Informationssicherheit.

5. Beschaffung eines Compliance-Automation-Frameworks: Beginnen Sie mit der Implementierung eines Compliance-Automation-Frameworks. Wir empfehlen Matproof, das speziell für EU-Finanzdienstleister entwickelt wurde.

Sollten Sie die Ressourcen nicht haben, diesen Prozess in-house durchzuführen, sollten Sie das Engagement eines externen Beraters in Betracht ziehen. Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, ist die Erstellung einer Kurzliste der dringendsten Compliance-Lücken und die Festlegung eines Aktionsplans.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich die Compliance-Automatisierung wirklich selbst in die Wege leiten oder sollte ich auf Experten zurückgreifen?

A: Die Entscheidung zwischen Inhouse und Fremdvergabe hängt von Ihren Ressourcen und der Komplexität Ihrer Compliance-Anforderungen ab. Wenn Sie über ausreichendes Fachwissen und Ressourcen verfügen, können Sie den Prozess selber starten. Allerdings bietet die Zusammenarbeit mit Experten, die sich auf Compliance-Automatisierung spezialisiert haben, schnellere Ergebnisse und kann Risiken minimieren. Sie erhalten auch einen fundierten Rat, was die Einhaltung von Vorschriften angeht.

F: Wie kann ich den Finanzvorstand davon überzeugen, in Compliance-Automatisierung zu investieren?

A: Die Überzeugung des Finanzvorstands setzt auf eine solide Business Case auf. Zeigen Sie ihm die potenziellen Kosteneinsparungen, die durch eine effizientere Compliance erreicht werden können, wie z.B. reduzierte Fehler in der Berichterstattung oder schnellere Reaktionen auf Audits. Verweisen Sie auch auf die langfristigen Vorteile wie das Risikomanagement und die Verbesserung des Unternehmensansehens.

F: Können wir die Compliance-Automatisierung auf Teile unseres Unternehmens beschränken oder muss sie ganzheitlich sein?

A: Eine ganzheitliche Compliance-Automatisierung ist ideal, da sie die besten Ergebnisse bringen kann. Jedoch kann sie auch in Teilen des Unternehmens beginnen, z.B. bei den am stärksten von Compliance betroffenen Bereichen wie der Datenverarbeitung oder dem IT-Security-Management. Schrittweise Implementierung kann den Übergang erleichtern und den Finanzvorstand beruhigen, da nicht gleichzeitig ein großer Teil des Budgets aufgewendet wird.

F: Wie kann ich sicherstellen, dass die Compliance-Automatisierung den Compliance-Standards entspricht?

A: Um die Einhaltung von Standards sicherzustellen, ist es ratsam, auf ein automatisiertes Compliance-Framework zurückzugreifen, das speziell für die erforderlichen Standards entwickelt wurde. Matproof beispielsweise deckt DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 ab. Darüber hinaus sollten Sie regelmäßige Überprüfungen durchführen und Feedback von internen und externen Auditoren einbeziehen.

F: Wie lange dauert es, um die Compliance-Automatisierung umzusetzen?

A: Die Implementierungsdauer hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Prozesse und der Ressourcen, die Sie investieren. In der Regel kann die Einrichtung eines grundlegenden Systems einige Wochen dauern, während eine vollständige Integration und Optimierung mehrere Monate oder sogar Jahre in Anspruch nehmen kann. Es ist wichtig, eine realistische Zeitplanung und ein Projektmanagement einzusetzen, um den Fortschritt zu überwachen und Engpässe frühzeitig zu identifizieren.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Beitrag haben wir die Returns on Investment (ROI) der Compliance-Automatisierung und den Business Case für Ihren Finanzvorstand untersucht. Wir haben diskutiert, wie Sie Einsparungen bei Compliance-Kosten realisieren, Risiken minimieren und die Effizienz steigern können. Hier sind die Hauptpunkte:

• Die Compliance-Kosten können beträchtlich reduziert werden, indem Sie redundante oder ineffiziente Prozesse automatisieren.
• Compliance-Automatisierung ist ein Mittel, um das Risiko von Bußgeldern und Reputationsschäden zu minimieren.
• Ein fundiertes Verständnis Ihrer Compliance-Anforderungen und die Auswahl des richtigen Automation-Tools sind entscheidend für den Erfolg.
• Matproof kann Ihnen dabei helfen, Compliance-Automatisierung umzusetzen, um die Komplexität Ihrer Compliance-Pflichten zu reduzieren.

Wenn Sie mehr über Matproof erfahren oder eine kostenlose Evaluierung wünschen, besuchen Sie https://matproof.com/contact.