Programma di Adesione e Formazione in Materia di Compliance

Introduzione

I professionisti della compliance spesso credono che un'adempiente osservanza dei manuali di politica e delle liste di controllo garantirà il rispetto delle normative. Tuttavia, questo non è sempre il caso. La convenzione sulla compliance viene messa in discussione dalla necessità di un approccio più centrato sull'essere umano per l'onboarding e la formazione. Per i servizi finanziari europei, dove il controllo normativo è più stringente che mai, le conseguenze sono alte. Un fallimento nel rispettare le norme può comportare multe salate, insuccessi nelle audizioni, interruzioni operative e danni irreparabili alla reputazione dell'azienda.

Mentre esploriamo le intricazioni dell'onboarding e dello sviluppo di programmi di formazione in materia di compliance, scopriamo perché ciò è importante e come può incidere positivamente o negativamente sulla tua organizzazione. Il viaggio che stiamo per intraprendere offre una chiara proposta di valore per coloro che cercano di trasformare la compliance in un vantaggio competitivo.

Il Problema di Base

Quando si parla di compliance nel settore finanziario, la descrizione di superficie suggerisce un campo minato di regolamentazioni; tuttavia, il vero problema sta più in profondità. Non è solo questione di evitare multe; è questione di come la compliance può essere utilizzata per migliorare le prestazioni aziendali globali. Il costo vero della non-compliance è ingente, comprendendo non solo perdite monetarie, ma anche tempi persi e un aumento dell'esposizione ai rischi.

La maggior parte delle organizzazioni si concentra erronemente su misure di compliance reattive - cercando di soddisfare i requisiti normativi quando si presentano. Invece, è essenziale un approccio proattivo alla formazione e all'onboarding in materia di compliance. Questo implica non solo comprendere le normative, ma anche interiorizzarne i principi per creare una cultura di compliance. Consideriamo l'esempio del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione europea, dove la non-compliance può comportare multe fino al 4% del fatturato annuale globale dell'azienda o 20 milioni di euro, a seconda di quale sia il più alto. Secondo il Consiglio europeo per la protezione dei dati, nel 2021 sono state segnalate oltre 341.000 violazioni del GDPR, con sanzioni che ammontano ad alto milioni di euro.

Il problema di base è doppio: da un lato, un'assenza di comprensione tra i dipendenti riguardo l'importanza della compliance, e dall'altro, la mancanza di un robusto programma di formazione che assicuri questa comprensione. Ciò comporta un divario nella conoscenza e una cultura in cui la compliance viene vista come un'ulteriore considerazione piuttosto che un elemento fondamentale della strategia aziendale.

Diamo un'occhiata più da vicino alle cifre. Le istituzioni finanziarie europee, in media, spendono milioni di euro ogni anno per la compliance. Uno studio di PwC ha indicato che le grandi istituzioni finanziarie possono spendere oltre il 10% del loro budget operativo per attività correlate alla compliance. Tuttavia, una parte significativa di questi costi è attribuita alle multe per non-compliance e alle interruzioni operative conseguenti. Ad esempio, una grande banca in Europa è stata multata con 1,24 miliardi di euro dalla Commissione europea per violazione delle regole antitrust. Questo non è un caso isolato; è un sintomo di un problema più ampio.

Il costo della formazione e dell'onboarding in materia di compliance, quando fatto correttamente, è una frazione delle possibili multe e interruzioni operative. Tuttavia, molte organizzazioni investono ancora insufficientemente in questo settore, concentrandosi invece su misure reattive. Si tratta di un approccio miope, poiché una forza lavoro ben addestrata e conforme può risparmiare milioni a lungo termine.

Perché è Urgente Ora

L'urgenza di un'efficace onboarding e formazione in materia di compliance è amplificata dalle recenti modifiche normative e azioni di controllo. L'introduzione del Digital Operational Resilience Act (DORA) è un esempio. DORA mira a migliorare la resilienza operativa del settore finanziario dell'Unione europea definendo requisiti per la gestione dei rischi, i controlli dei rischi IT e aziendali e la segnalazione degli incidenti. La conformità a tali normative richiede una forza lavoro ben addestrata che comprenda le implicazioni di queste regole.

Inoltre, i clienti richiedono sempre di più certificati e prove di conformità normativa. Un rapporto di Deloitte ha scoperto che il 82% dei clienti avrebbe scelto un fornitore differente se non fossero stati sicuri della conformità normativa dell'azienda. Questa pressione di mercato costringe le istituzioni finanziarie non solo a conformarsi, ma anche a dimostrare la loro conformità in modo proattivo.

Lo svantaggio competitivo della non-compliance diventa anche più evidente. Le organizzazioni che possono dimostrare un forte impegno nella compliance sono più probabili ad attrarre investimenti, partenariati e fiducia dei clienti. Al contrario, quelle che restano indietro rischiano di perdere opportunità e rimanere indietro in un mercato competitivo.

La distanza tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove dovrebbero essere è significativa. Una sondaggio dell'International Compliance Association ha rivelato che oltre il 75% degli ufficiali di compliance pensavano che i loro programmi di formazione non fossero pienamente efficaci. Questo indica un problema diffuso che deve essere affrontato urgentemente.

In conclusione, lo sviluppo di un robusto programma di onboarding e formazione in materia di compliance non è solo un requisito normativo; è un imperativo strategico per le istituzioni finanziarie europee. Affrontando i problemi di base e comprendendo l'urgenza della situazione, le organizzazioni possono trasformare la compliance da un centro di costo in un vantaggio competitivo. Nel corso delle parti successive di questo articolo, approfondiremo i passaggi pratici e le strategie per realizzare questa trasformazione. Resta in ascolto per suggerimenti concreti e consigli esperti su come costruire un efficace programma di formazione in materia di compliance che soddisfi non solo le esigenze normativi ma anche migliorino le prestazioni globali dell'organizzazione.

Il Framework della Soluzione

Per affrontare il problema dell'onboarding e della formazione in materia di compliance, è necessaria un approccio strutturato. Ecco una guida passo dopo passo per creare un efficace programma di consapevolezza in materia di compliance che va oltre i fondamentali.

Passo 1: Identificare i Requisiti Normativi

Prima di tutto, è essenziale comprendere le normative con cui la tua istituzione finanziaria deve conformarsi. Per le istituzioni finanziarie europee, questo include direttive come DORA (Direttiva sulla regolamentazione prudentiale delle aziende di investimento), GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati), NIS2 (Sistema di informazioni e reti 2) e ISO 27001 per la gestione della sicurezza delle informazioni. Ogni normativa ha articoli specifici che dettagliano le azioni necessarie e i requisiti per la formazione e i programmi di consapevolezza in materia di compliance. Ad esempio, DORA Art. 28(2) descrive specificamente il requisito di formazione e consapevolezza continua per i membri dello staff.

Passo 2: Definire gli Obiettivi

Stabilisci obiettivi chiari per il tuo programma di formazione in materia di compliance. Questi dovrebbero essere allineati con i requisiti normativi e gli obiettivi di compliance della tua istituzione. Gli obiettivi potrebbero includere l'assicurazione che tutti i dipendenti comprendano i loro ruoli nel mantenere la compliance, fornire conoscenza sulle politiche di compliance critiche e favorire una cultura di comportamento etico.

Passo 3: Sviluppare i Corsi

Crea un curriculum di formazione completo che copra tutti i settori di compliance necessari. Questo potrebbe includere la privacy dei dati, l'antiriciclaggio (AML), l'etica e la cybersecurity. Assicurati che il contenuto sia aggiornato e rilevante, tenendo conto di eventuali cambiamenti recenti nella legislazione o nelle migliori pratiche dell'industria.

Passo 4: Implementare la Formazione

Conduci sessioni di formazione per tutti i dipendenti, inclusi i nuovi assunti, come parte del processo di onboarding. Assicurati che la formazione sia interattiva e coinvolgente per mantenere l'interesse e incoraggiare la partecipazione. Adatta la formazione a diversi ruoli e responsabilità all'interno dell'organizzazione per assicurare che ogni dipendente riceva informazioni rilevanti.

Passo 5: Valutare e Aggiornare

Valuta regolarmente l'efficacia del tuo programma di formazione in materia di compliance. Questo può includere feedback dai dipendenti, monitoraggio dei punteggi dei test di compliance e controllo delle modifiche negli incidenti di compliance. Apporta aggiustamenti al programma di formazione di bisogno per affrontare eventuali lacune o cambiamenti nel paesaggio normativo.

Passo 6: Compliance Continua

Stabilisci una cultura di compliance continua all'interno della tua organizzazione. Ciò significa fornire supporto continuo, aggiornamenti e corsi di aggiornamento per tenere i dipendenti informati sui cambiamenti nelle normative e sulle migliori pratiche.

Cosa Significa "Buono"contro "Solo Superato"

Un programma di onboarding e formazione in materia di compliance che è "buono" non solo soddisfa i requisiti normativi, ma anche favorisce una cultura di compliance all'interno dell'organizzazione. È proattivo piuttosto che reattivo, con un focus sull'impegno continuo e l'impatto dei dipendenti. In contrasto, un programma che è "solo superato" può solo soddisfare i requisiti minimi, con poco enfasi sulla comprensione dei dipendenti o sulla sostenibilità a lungo termine del programma.

Errori Comuni da Evitare

Errore 1: Assenza di Adeguata Personalizzazione della Formazione

Le organizzazioni spesso commettono l'errore di utilizzare moduli di formazione generici che non affrontano i ruoli e le responsabilità specifiche dei diversi dipendenti. Questo può portare a una mancanza di coinvolgimento e comprensione dell'importanza della compliance.

Perché fallisce: I dipendenti potrebbero non vedere la rilevanza della formazione per il loro ruolo specifico, causando loro di disconnettersi e non mantenere le informazioni.

Cosa fare invece: Personalizza la formazione per i diversi ruoli all'interno dell'organizzazione. Questo assicura che ogni dipendente riceva informazioni pertinenti che si applicano alla loro specifica funzione lavorativa.

Errore 2: Mancanza di Formazione Continua

Alcune organizzazioni forniscono solo formazione durante il processo di onboarding e non offrono educazione di compliance continua. Questo può portare a una mancanza di comprensione delle nuove normative o cambiamenti nelle migliori pratiche.

Perché fallisce: Man mano che le normative e le migliori pratiche evolvono, i dipendenti potrebbero non essere a conoscenza dei cambiamenti, portando a non-compliance.

Cosa fare invece: Implementa un programma di formazione continua e corsi di aggiornamento per tenere i dipendenti informati sui cambiamenti nelle normative e sulle migliori pratiche.

Errore 3: Valutazione Inadeguata

Molte organizzazioni non valutano adeguatamente l'efficacia dei loro programmi di formazione in materia di compliance. Questo può portare a una falsa sensazione di sicurezza riguardo alla compliance, anche se la formazione non è efficace.

Perché fallisce: Senza valutazione, le organizzazioni non possono identificare lacune nella loro formazione o aree per l'improvement.

Cosa fare invece: Valuta regolarmente l'efficacia del tuo programma di formazione in materia di compliance utilizzando feedback dai dipendenti, punteggi dei test di compliance e monitoraggio delle modifiche negli incidenti di compliance.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale

Vantaggi: Un approccio manuale per l'onboarding e la formazione in materia di compliance consente un alto livello di personalizzazione e controllo sul contenuto e la consegna della formazione.

Svantaggi: Questo approccio può essere tempo consuming e propenso agli errori umani, specialmente quando si tratta di monitorare i progressi dei dipendenti e aggiornare i materiali di formazione.

Quando funziona: Un approccio manuale può funzionare bene per organizzazioni di piccole dimensioni con pochi dipendenti e esigenze di compliance semplici.

Approccio con Foglio di Calcolo/GRC

Limitazioni: Sebbene i fogli di calcolo e il software GRC (Governance, Rischio e Compliance) possano aiutare a organizzare e tracciare le attività di compliance, possono diventare ingombranti man mano che l'organizzazione cresce e la complessità dei requisiti di compliance aumenta.

Quando funziona: Questo approccio può essere utile per organizzazioni di medie dimensioni con esigenze di compliance più complesse, ma può richiedere risorse aggiuntive per essere gestito efficacemente.

Piattaforme di Compliance Automatizzate

Cosa cercare: Quando si considera una piattaforma di compliance automatizzata, cerca caratteristiche come la generazione di policy basata su intelligenza artificiale, la raccolta automatizzata di prove e agenti di compliance degli endpoint per il monitoraggio dei dispositivi. Queste caratteristiche possono aiutare a semplificare le attività di compliance e ridurre il tempo e le risorse richieste per la gestione della compliance.

Menzione di Matproof: Matproof è un esempio di piattaforma di automazione della compliance specificamente realizzata per i servizi finanziari dell'UE. Offre caratteristiche come la generazione di policy basata su intelligenza artificiale in tedesco e inglese, la raccolta automatizzata di prove dai provider di cloud e una politica di residenza dei dati del 100% nell'UE, garantendo la conformità con il GDPR e altre normative sulla protezione dei dati.

Quando l'automazione aiuta: L'automazione può aiutare a ridurre il tempo e le risorse richieste per la gestione della compliance, rendendola più facile tenere il passo con le normative che cambiano e assicurare una compliance continua.

Quando non aiuta: Benché l'automazione possa essere vantaggiosa, non è una soluzione one-size-fits-all. Alcune organizzazioni potrebbero ancora richiedere una combinazione di processi manuali e strumenti automatizzati per gestire efficacemente i loro bisogni di compliance.

In conclusione, lo sviluppo di un efficace programma di onboarding e formazione in materia di compliance richiede un approccio strategico che tenga conto dei requisiti normativi, dei ruoli dei dipendenti e della necessità continua di educazione in materia di compliance. Evitando gli errori comuni e utilizzando gli strumenti e gli approcci appropriati, le organizzazioni possono creare un programma che non solo soddisfa i requisiti normativi, ma anche favorisce una cultura di compliance all'interno dell'organizzazione.

Inizia: I Tuoi Passi Successivi

Sviluppare un ampio programma di onboarding e formazione in materia di compliance può sembrare intimante, ma con un approccio strutturato, è realizzabile. Di seguito è un piano d'azione a cinque passaggi che puoi eseguire questa settimana.

Passo 1: Valutare le Pratiche Attuali
Valuta i materiali di onboarding e formazione esistenti. Identifica le lacune tra ciò che hai e i requisiti normativi stabiliti nelle linee guida dell'Autorità bancaria europea, nonché nelle direttive della Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) tedesca.

Passo 2: Definire gli Obiettivi
Chiari gli obiettivi del tuo programma di formazione in materia di compliance. Devono essere allineati con le normative dell'UE e i suggerimenti di BaFin. Secondo BaFin, "[...] i fornitori di servizi finanziari devono assicurare la competenza professionale e le abilità degli impiegati [...]" (Sezione 25a (1) del German Banking Act - KWG). Usa questo come guida.

Passo 3: Sviluppare un Curriculum di Formazione
Crea un curriculum che includa moduli su Antiriciclaggio (AML), Protezione dei Dati (GDPR) e altre normative finanziarie dell'UE pertinenti. Utilizza pubblicazioni ufficiali dell'UE e di BaFin, come la "Direttiva AML dell'UE" o la "Circolare 40/2012 di BaFin sulla Privacy dei Dati".

Passo 4: Implementare una Piattaforma di Formazione
Seleziona una piattaforma che possa ospitare moduli di e-learning e tracciare i progressi dei dipendenti. Considera se hai le risorse per gestire questo in-house o se il外包 fare più senso. Piattaforme come Moodle o Totara Learn sono opzioni robuste.

Passo 5: Condurre Sessioni di Formazione Live
Nonostante l'importanza dell'e-learning, le sessioni live offrono un'opportunità di apprendimento interattivo. Pianifica queste sessioni con esperti in compliance e regolamentazione finanziaria.

Per un rapido successo nelle prossime 24 ore, inizia verificando la "Direttiva AML dell'UE" per assicurarti che il tuo programma includa gli elementi necessari di diligenza dei clienti e monitoraggio continuo.

Domande Frequenti

Q1: Come possiamo assicurare che la nostra formazione in materia di compliance sia sia coinvolgente che efficace?
Una consistente corpus di ricerca sostiene l'uso di metodi di apprendimento interattivi e di gamification nella formazione in materia di compliance. Questi metodi possono aumentare l'impatto senza compromettere l'efficacia. Inoltre, valutazioni regolari e sessioni di feedback permettono un feedback immediato e un miglioramento continuo.

Q2: Qual è il ruolo che la direzione deve svolgere nel processo di onboarding in materia di compliance?
La direzione deve essere attivamente coinvolta nel stabilire il tono e le aspettative per la compliance. Devono dare l'esempio, partecipare alla formazione e rafforzare l'importanza della compliance in tutte le operazioni aziendali. Ciò è in linea con il principio di governance aziendale in articoli come DORA Art. 28(2), che sottolinea la responsabilità della direzione per la gestione dei rischi e i sistemi di controllo interno.

Q3: Qual è la frequenza minima per i rifreschi della formazione in materia di compliance?
La frequenza deve essere guidata dal profilo di rischio della tua istituzione e dalla variazione del paesaggio normativo. Tuttavia, una guida pratica suggerisce che i corsi di aggiornamento dovrebbero essere condotti almeno annualmente. Alcuni argomenti, come i cambiamenti nelle normative sulla protezione dei dati, possono richiedere aggiornamenti più frequenti.

Q4: I dipendenti remoti possono partecipare efficacemente alla formazione in materia di compliance?
Sì, con la giusta tecnologia in place. La formazione remota può essere altrettanto efficace della formazione in presenza. Piattaforme come quelle menzionate nel Passo 4 possono facilitare la formazione virtuale e assicurare che i dipendenti remoti siano inclusi nel processo di onboarding in materia di compliance.

Q5: Come possiamo misurare l'efficacia del nostro programma di formazione in materia di compliance?
Una misura è valutare il numero di incidenti di compliance prima e dopo la formazione. Un'altra è condurre sondaggi e interviste per apprezzare la comprensione dei dipendenti riguardo i problemi di compliance. Test di conoscenza di compliance regolari possono anche fornire feedback prezioso.

Approfondimenti Principali

1. I programmi di onboarding e formazione in materia di compliance sono cruciali nel settore finanziario e devono essere allineati con le normative dell'UE e le linee guida di BaFin.
2. Coinvolgi la direzione nel processo per impostare il tono giusto e dimostrare l'impegno verso la compliance.
3. Utilizza metodi interattivi e gamification per rendere la formazione coinvolgente e efficace.
4. Aggiorna regolarmente i materiali di formazione per riflettere i cambiamenti nelle normative e nelle politiche aziendali.
5. Misura l'efficacia del tuo programma attraverso valutazioni regolari e feedback.

Ricorda, Matproof può assisterti nell'automatizzare il tuo processo di formazione e onboarding in materia di compliance. Per una valutazione personalizzata della tua strategia di compliance attuale, visita il sito web di Matproof e richiedi una consulenza gratuita.