Reporting di Conformità per il Consiglio: Cosa Devono Vedere Davvero i Direttori

Introduzione

Nel quarto trimestre del 2023, una grande banca europea ha affrontato una multa straordinaria di 12 milioni di euro imposta dalla Banca Centrale Europea a causa della non conformità alle normative Anti-Money Laundering (AML). Le ragioni citate includevano reporting di conformità incompleti e fuorvianti al consiglio. Questo caso non è un incidente isolato. I direttori e gli esecutivi sono sempre più ritenuti responsabili per operazioni non conformi, con conseguenze finanziarie e reputazionali significative. Questo articolo approfondisce gli aspetti critici del reporting di conformità per il consiglio, concentrandosi sul panorama dei servizi finanziari europei. Comprendere e implementare un reporting di conformità efficace non è più un 'nice-to-have'; è un imperativo strategico.

Il settore finanziario europeo è sotto costante scrutinio da parte dei regolatori che sono ansiosi di garantire la conformità a una moltitudine di leggi e standard. Date le alte poste in gioco, i direttori devono essere completamente informati sulla posizione di conformità delle loro istituzioni. La mancanza di chiarezza e completezza nel reporting di conformità può portare a multe, fallimenti di audit, interruzioni operative e gravi danni alla reputazione dell'istituzione. Questo articolo delineerà cosa devono effettivamente vedere i direttori nel reporting di conformità, enfatizzando l'urgenza e l'importanza strategica di questa questione.

Il Problema Centrale

Il reporting di conformità è spesso visto come un mero esercizio burocratico, ma la realtà è molto più complessa. Si tratta di fornire ai direttori le informazioni giuste per prendere decisioni informate che proteggano l'istituzione da sanzioni regolatorie e rischi operativi. Il problema centrale risiede nel fatto che molte organizzazioni non riescono a comprendere le specifiche esigenze informative del loro consiglio e invece forniscono report generici e superficiali che non riflettono adeguatamente lo stato di conformità.

I costi reali di un reporting di conformità inadeguato sono sostanziali. Uno studio della Federazione Bancaria Europea ha stimato che la non conformità ai requisiti normativi costa al settore finanziario oltre 2 miliardi di euro all'anno solo in multe e sanzioni. Inoltre, il tempo sprecato nell'affrontare questioni di conformità può deviare risorse dalle attività commerciali principali, costando alle istituzioni milioni in inefficienze operative. L'esposizione al rischio si estende oltre le perdite finanziarie, includendo danni reputazionali e potenziale perdita di fiducia da parte dei clienti.

La maggior parte delle organizzazioni sbaglia il reporting di conformità non concentrandosi sugli aspetti critici che sono rilevanti per le loro specifiche operazioni e ambiente normativo. Ad esempio, molti report mancano di un'analisi dettagliata dei rischi di terze parti, un'area significativa di attenzione per regolatori come l'Autorità Bancaria Europea (EBA), che ha enfatizzato l'importanza della due diligence nella gestione di questi rischi sotto varie direttive.

Nel contesto del settore finanziario europeo, l'implementazione recente del Digital Operational Resilience Act (DORA) complica ulteriormente il reporting di conformità. DORA impone requisiti rigorosi sulla resilienza operativa e sulla cybersecurity, aumentando il carico normativo esistente. Sotto DORA, le istituzioni devono dimostrare un robusto framework per la gestione dei rischi ICT, e il mancato rispetto di ciò può comportare pesanti multe e azioni di enforcement.

Perché Questo È Urgente Ora

L'urgenza di un reporting di conformità efficace è accentuata dai recenti cambiamenti normativi e dalle pressioni di mercato. DORA, come accennato, è un cambiamento radicale nel panorama finanziario europeo, con le sue disposizioni che entreranno in pieno effetto nel 2025. Le istituzioni che non si preparano ora rischiano di rimanere indietro, poiché ci si aspetta che i regolatori facciano rispettare la conformità in modo aggressivo. Anche il mercato richiede standard di conformità più elevati, con i clienti che cercano sempre più certificazioni e garanzie che i loro partner finanziari operino all'interno di un forte framework normativo.

Il disavanzo competitivo è un'altra questione pressante. Le istituzioni che possono dimostrare robusti framework di conformità guadagneranno un vantaggio competitivo sul mercato, poiché possono garantire a clienti e partner il loro impegno verso gli standard normativi. Al contrario, coloro che non riescono a soddisfare questi standard rischiano di perdere affari a favore di concorrenti più conformi.

Il divario tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove devono essere è significativo. Un sondaggio di PwC ha rilevato che solo il 37% delle istituzioni finanziarie in Europa è fiduciosa nella propria capacità di soddisfare i prossimi requisiti di DORA. Questo indica una diffusa mancanza di preparazione e comprensione delle complessità coinvolte nel reporting di conformità.

In conclusione, il reporting di conformità per il consiglio non riguarda solo la compilazione di caselle; si tratta di fornire informazioni utili che consentano ai direttori di guidare l'istituzione verso la conformità normativa e l'eccellenza operativa. Le poste in gioco sono alte e il costo di un errore si misura in milioni di euro, inefficienze operative e potenzialmente danni irreversibili alla reputazione dell'istituzione. Le prossime sezioni approfondiranno gli aspetti specifici del reporting di conformità che i direttori devono vedere, inclusa la funzione della tecnologia nell'automazione e nel miglioramento del processo.

Il Framework di Soluzione

Un reporting di conformità efficace al consiglio è fondamentale per mantenere l'aderenza normativa e mitigare i rischi. Un approccio strutturato può semplificare questo processo, assicurando che i direttori ricevano le informazioni necessarie per prendere decisioni informate. Ecco un framework passo-passo per raggiungere questo obiettivo:

1. Definire Obiettivi Chiari: Iniziare identificando e definendo gli obiettivi chiave di conformità che si allineano con i requisiti normativi. Ad esempio, secondo DORA Art. 28(2), le istituzioni finanziarie devono avere un robusto framework di gestione dei rischi ICT. Assicurati che i tuoi obiettivi riflettano questo e altri articoli normativi pertinenti.

2. Sviluppare Metriche e KPI: Stabilire Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) misurabili che corrispondano ai tuoi obiettivi definiti. Questo potrebbe includere la percentuale di audit superati senza incidenti, il numero di incidenti segnalati e il tempo medio per risolvere le questioni di conformità.

3. Implementare una Dashboard di Conformità: Utilizzare una dashboard per presentare i dati in modo visivo. Questo strumento dovrebbe fornire informazioni in tempo reale sullo stato di conformità, valutazioni dei rischi e report sugli incidenti. Una dashboard "buona" è interattiva, consentendo ai direttori di approfondire aree specifiche di preoccupazione, mentre una dashboard "solo passante" presenta semplicemente dati senza contesto o interattività.

4. Reporting e Aggiornamenti Regolari: Pianificare report di conformità regolari per il consiglio. Questi dovrebbero includere un riepilogo dei KPI, aggiornamenti sulle iniziative in corso e una previsione dei potenziali rischi. Inoltre, fornire report dettagliati dopo incidenti significativi o audit.

5. Briefing di Conformità Esecutiva: Oltre ai report scritti, condurre briefing in cui gli esecutivi possono discutere questioni complesse, fornire contesto e rispondere a domande. Questo tocco personale è inestimabile per comprendere le complessità delle sfide di conformità.

6. Feedback e Ciclo di Miglioramento: Dopo ogni ciclo di reporting, raccogliere feedback dai membri del consiglio per perfezionare il processo di reporting. Utilizzare questo feedback per migliorare la chiarezza, la rilevanza e l'efficacia complessiva del reporting di conformità.

Errori Comuni da Evitare

Molte organizzazioni falliscono nel loro reporting di conformità a causa di diversi errori comuni:

1. Mancanza di Personalizzazione: Report generici che non si rivolgono agli interessi e alle esigenze specifiche dei membri del consiglio sono spesso inefficaci. Cosa fare invece: Personalizzare i report per evidenziare i dati più rilevanti per ciascun membro, assicurandosi che ricevano informazioni che impattano direttamente la loro area di supervisione.

2. Sovraccarico di Informazioni: Fornire troppi dati senza un chiaro contesto può portare a un sovraccarico informativo. Cosa fare invece: Concentrarsi su metriche chiave e fornire sintesi che evidenziano questioni critiche, rendendo il report più digeribile e attuabile.

3. Follow-up Inadeguato: Reporting senza un chiaro piano d'azione per affrontare le questioni identificate è futile. Cosa fare invece: Includere raccomandazioni per il miglioramento e assegnare responsabilità per le azioni di follow-up a individui o team specifici.

4. Ignorare il Feedback: Non incorporare il feedback dei membri del consiglio può portare a report che non sono in sintonia con le loro esigenze. Cosa fare invece: Stabilire un meccanismo di feedback e aggiornare regolarmente i formati e i contenuti dei report basandosi su questo input.

5. Mancanza di Trasparenza: Report che non comunicano chiaramente lo stato di conformità o le implicazioni della non conformità possono fuorviare i direttori. Cosa fare invece: Assicurare trasparenza nel reporting comunicando chiaramente gli stati di conformità, i rischi e il potenziale impatto della non conformità.

Strumenti e Approcci

Vari strumenti e approcci possono essere impiegati per gestire efficacemente il reporting di conformità:

1. Approccio Manuale: Questo metodo tradizionale prevede la compilazione manuale di report da varie fonti. Pro: Permette una profonda personalizzazione e può essere economico per operazioni su piccola scala. Contro: È dispendioso in termini di tempo, soggetto a errori umani e spesso manca della capacità di fornire dati in tempo reale. Quando funziona: Per piccole organizzazioni con esigenze di conformità semplici e risorse limitate.

2. Approccio Spreadsheet/GRC: Utilizzare fogli di calcolo o strumenti di Governance, Risk, and Compliance (GRC) può aiutare a gestire i dati di conformità in modo più sistematico. Limitazioni: Questi strumenti richiedono spesso un significativo input manuale, possono diventare complessi da gestire e potrebbero non integrarsi bene con altri sistemi. Quando funziona: Per organizzazioni di medie dimensioni che richiedono più struttura rispetto a un approccio manuale ma non hanno le risorse per una piena automazione.

3. Piattaforme di Conformità Automatizzate: Piattaforme come Matproof offrono un approccio più snello automatizzando la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio dei dispositivi. Cosa cercare: Una piattaforma che possa integrarsi con i sistemi esistenti, fornire dati in tempo reale e sia scalabile per soddisfare le crescenti esigenze dell'organizzazione. Menzionare Matproof: Matproof, ad esempio, è costruito specificamente per i servizi finanziari dell'UE, offrendo una residenza dei dati 100% nell'UE, che è cruciale per la conformità a normative come GDPR e NIS2. Automatizza la generazione di politiche in tedesco e inglese, facilitando la barriera linguistica, e raccoglie prove automatiche dai fornitori di cloud, riducendo il carico di lavoro manuale. Quando aiuta: L'automazione è particolarmente vantaggiosa per grandi organizzazioni con esigenze di conformità complesse, molteplici requisiti normativi e la necessità di dati e reporting in tempo reale.

In conclusione, un framework di reporting di conformità ben strutturato, evitando errori comuni e utilizzando gli strumenti e gli approcci appropriati può migliorare significativamente la capacità di un'istituzione finanziaria di soddisfare i requisiti normativi e gestire i rischi in modo efficace. Implementando queste strategie, gli officer di conformità possono fornire al consiglio le informazioni necessarie per guidare l'organizzazione verso un futuro più conforme e sicuro.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

Il reporting di conformità non è un processo universale, ma ci sono passi concreti che le istituzioni finanziarie possono seguire per assicurarsi di muoversi nella giusta direzione. Ecco un piano d'azione in 5 passi per iniziare:

1. Rivedere i Processi Esistenti: Condurre un audit interno dei tuoi attuali processi di reporting di conformità. Valutare come si allineano con DORA, NIS2 e altre normative pertinenti.
2. Identificare le Lacune: Comprendere dove i tuoi processi sono carenti in base ai risultati dell'audit. Prestare particolare attenzione agli Articoli di DORA che impattano direttamente il reporting di conformità.
3. Sviluppare un Framework di Conformità: Creare un framework di conformità completo che includa una dashboard di conformità (Articolo 24 di DORA) per monitorare e riportare sullo stato di conformità.
4. Automatizzare Dove Possibile: Valutare le aree in cui l'automazione può semplificare i processi. La piattaforma di automazione della conformità di Matproof può aiutare con la generazione di politiche e la raccolta di prove.
5. Coinvolgere il Consiglio: Pianificare una riunione con il tuo consiglio per discutere i risultati e il framework di conformità proposto, assicurandoti che comprendano il loro ruolo nella supervisione della conformità.

Per raccomandazioni sulle risorse, fare riferimento alle pubblicazioni ufficiali dell'UE come gli Articoli di DORA e le linee guida di BaFin sul reporting di conformità. Se non hai l'expertise interna per sviluppare un sistema di reporting di conformità robusto, considera di coinvolgere consulenti esterni specializzati in conformità finanziaria.

Una vittoria rapida che puoi ottenere nelle prossime 24 ore è impostare una dashboard di conformità di base che tracci le metriche chiave di conformità. Questo fornirà visibilità immediata sulla tua posizione di conformità e può essere ampliato nel tempo.

Domande Frequenti

D1: Come possiamo assicurarci che il nostro reporting di conformità soddisfi i requisiti di DORA senza sovraccaricare le nostre risorse interne?

R1: Per bilanciare le esigenze della conformità a DORA con le limitazioni delle risorse interne, considera di utilizzare una piattaforma di automazione della conformità come Matproof. Può generare politiche e raccogliere prove automaticamente, riducendo il carico di lavoro manuale. Concentrati sulla formazione del tuo team per utilizzare efficacemente questi strumenti e allocare risorse strategicamente nelle aree che richiedono supervisione umana.

D2: Quali sono gli elementi chiave che devono essere inclusi in una dashboard di conformità secondo DORA?

R2: Secondo l'Articolo 24 di DORA, una dashboard di conformità dovrebbe includere il monitoraggio e il reporting in tempo reale degli indicatori chiave di rischio (KRI), una chiara rappresentazione del profilo di rischio dell'istituzione e un meccanismo per segnalare la non conformità o potenziali violazioni. Dovrebbe anche facilitare la valutazione dell'efficacia dei processi di gestione del rischio.

D3: Come possiamo comunicare efficacemente i rischi di conformità al nostro consiglio senza sopraffarli con dettagli tecnici?

R3: Concentrati sul distillare questioni complesse di conformità in informazioni chiare e attuabili. Utilizza visualizzazioni e sintesi esecutive per trasmettere l'essenza degli stati di conformità e dei rischi. Aggiorna regolarmente il consiglio sulle tendenze di conformità e su eventuali cambiamenti significativi nel panorama normativo che potrebbero impattare l'istituzione.

D4: Quali sono le conseguenze della non conformità ai requisiti di reporting di DORA?

R4: La non conformità può portare a severe sanzioni, comprese multe sostanziali e danni reputazionali. Come visto nell'azione di enforcement di BaFin, le sanzioni possono arrivare a centinaia di migliaia di euro. Più importante, può portare a una perdita di fiducia da parte dei regolatori e dei clienti, impattando la viabilità a lungo termine dell'istituzione.

D5: Come possiamo sfruttare la tecnologia per migliorare il nostro reporting di conformità senza compromettere la sicurezza dei dati?

R5: Scegli una piattaforma di automazione della conformità che priorizzi la sicurezza dei dati e operi con una residenza dei dati 100% nell'UE, come Matproof. Assicurati che la piattaforma sia conforme al GDPR e ad altre normative pertinenti sulla protezione dei dati. Esegui regolarmente audit di sicurezza e rimani aggiornato sulle ultime minacce informatiche per mantenere una forte postura di sicurezza dei dati.

Punti Chiave

• Il reporting di conformità sotto DORA richiede un equilibrio tra intuizione umana e processi automatizzati.
• Una dashboard di conformità ben progettata è cruciale per un monitoraggio e reporting efficaci.
• Coinvolgere il consiglio in modo significativo è fondamentale per garantire che comprendano il loro ruolo nella supervisione della conformità.
• La tecnologia può migliorare significativamente il reporting di conformità senza compromettere la sicurezza dei dati.
• Matproof può aiutare ad automatizzare il reporting di conformità, riducendo il carico sul tuo team e garantendo precisione.

Per una valutazione gratuita di come Matproof può assistere la tua istituzione finanziaria con l'automazione della conformità, visita https://matproof.com/contact.