CSRD Reporting Software Vergelijking: Beste Tools voor Supply Chain ESG Data

Inleiding

In de wereld van financieel compliance is een veel gehoord gegeven dat grote bedrijven hun eigen ESG (Environment, Social, Governance) -initiatieven en -beleidsuittreksels opletten. Maar, wat veel bedrijven niet beseffen, is dat het grootste compliance risico niet afkomstig is van hun eigen gedrag, maar van hun leveranciers en andere partijen in de. Dit is een harde les die vele ondernemingen onlangs onder ogen zijn gekomen met de aankondiging van de Europese Commissie dat ze de wetgeving rondom de Verspillende Marktregels (CSRD) gaan uitbreiden. Dit heeft directe implicaties voor financiële dienstverleners in Europa, want het verplicht bedrijven om hun milieu- en sociaal gedrag, zowel binnen hun eigen muren als in hun helete rapporteren.

Deze wetgeving, die de huidige Non-Financial Reporting Directive (NFRD) gaat vervangen en de Social Reporting Standards (ESRS) zal gaan implementeren, verandert alles wat we wisten over ESG reporting. Niet alleen het bereik en de frequentie van het rapporteren nemen toe, maar ook de eisen inzake transparantie en controle toenemen. Dit heeft betrekking op bedrijven die op de Europese markt actief zijn, ongeacht hun hoofdkantoorlocatie. Het is dan ook geen verrassing dat financiële ondernemingen als ING, ABN AMRO, Rabobank, Aegon en Euronext Amsterdam zich serieus moetenocusing op hoe ze hun compliance verhogen en risico's beoordelen in deze veranderde omgeving.

De financiële sector in Europa staat op het punt om een golf van audits en beoordelingen te ondergaan, die strengere maatregelen zullen vereisen dan ooit tevoren. De kosten van niet-naleving kunnen gigantisch zijn: boetes tot miljoenen euro's, auditfouten, operationele storingen en beschadigde reputaties. Dit zijn niet abstracte gevaren, maar reële, meetbare risico's die bedrijven elk jaar tot tien miljoenen euro's kunnen kosten.

Het Kernprobleem

Terwijl het concept van ESG reporting misschien al bekend is, is de werkelijke uitvoering veel ingewikkelder dan wat veel bedrijven vermoeden. Het gaat niet alleen om het verzamelen van data over energieverbruik of het betalen van minimumloon, maar ook om complexe analyse van de impact van bedrijfsactiviteiten op gesociety en het milieu, en hoe die worden gemeten en gecommuniceerd.

De kern van het probleem ligt vaak in de inefficiëntie van het huidige proces. Veel bedrijven zijn nog steeds aangewezen op traditionele methoden van ESG reporting, zoals het verzamelen van data via schriftelijke vragenlijsten, het manueel invoeren van gegevens en het genereren van rapporten zonder een geautomatiseerd platform. Dit leidt niet alleen tot een hoge mate van fouten en inconsistenties, maar ook tot een vertraging in de rapportage cyclus, wat verhinderd dat bedrijven tijdig reageren op risico's en veranderingen in de wetgeving.

De kosten van dit soort onefficiëntie kunnen enorm zijn. Volgens het Europees Parlement kunnen bedrijven tot 400 miljoen euro per jaar verliezen aan inefficiënte ESG reporting processen. Bovendien kan het onvoldoende rapporteren van ESG risico's leiden tot boetes tot 2% van het jaarlijks omzet in sommige gevallen, zoals aangegeven in de CSRD voorstellen. Dit is een reële bedreiging voor elke onderneming die op de Europese markt opereert, met name voor financiële instellingen die al onder zware beheersdruk staan vanwege andere reglementeringen zoals MiFID II, PRIIPs, en BCBS 239.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de ESRS een veel striktere benadering vereist dan de huidige NFRD. Naast de vereiste om inzichten te delen over de impact van de bedrijfsactiviteiten op de menselijke rechten, het milieu en de arbeidsomstandigheden, moeten bedrijven ook hun hele supply chain beoordelen en rapporteren. Dit geschiedt op basis van een gedetailleerde set van criteria die door de Europese Commissie zijn vastgesteld en die deel uitmaken van de ESRS.

Waarom Dit Dringend Is Nu

De recente aankondiging van de Europese Commissie dat ze de CSRD gaan uitbreiden, markeert een drastische verandering in de manier waarop bedrijven hun ESG verantwoordelijkheden moeten rapporteren. Dit wordt versterkt door de mondiale druk op bedrijven om duurzaam te opereren en een positieve impact te hebben op de maatschappij en het milieu. Klanten en investeerders eisen meer transparantie en toewijding aan ESG begingrijpen dat dit geen passinge mode is, maar een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven worden beoordeeld en gewaardeerd.

De gap tussen waar de meeste organisaties zich nu bevinden en waar ze zich nodig moeten bevinden, is groot. Veel bedrijven zijn nog niet voorbereid om de vereiste ESG data te verzamelen, te analyseren en te rapporteren in overeenstemming met de nieuwe regelgeving. Dit betekent dat ze zich blootstellen aan het risico van boetes, audits mislukken, operationele storingen en beschadigde reputaties.

Dit is niet alleen een compliance kwestie, maar ook een strategische uitdaging. Bedrijven die niet in staat zijn om hun ESG data te begrijpen en te rapporteren, kunnen zichzelf en hun klanten in gevaar brengen. Terwijl bedrijven als Adyen en andere financiële dienstverleners zich hard maken om hun compliance te verbeteren, kunnen bedrijven die achterblijven, de concurrentie mislopen en worden geconfronteerd met ernstige financiële en reputatiedoelags.

Het is dus van groot belang dat bedrijven hun aanpak bijsturen en gebruik maken van geavanceerde, geautomatiseerde tools om hun ESG data te verzamelen en te rapporteren. Dit is niet alleen noodzakelijk om te voldoen aan de nieuwe wetgeving, maar ook om te voldoen aan de verwachtingen van klanten, investeerders en de maatschappij in het algemeen. Dit is een kwestie van overleving voor veel bedrijven, zeker in de financiële sector die steeds meer onder druk staat om hun verantwoordelijkheden te dragen en hun impact te beoordelen.

The Solution Framework

De aanpak om de problemen met CSRD Reporting op te lossen, is een gestructureerde en stapsgewijze weg. Hieronder volgen enkele aanbevelingen die specifieke implementatiedetails bevatten, verwijzingen naar relevante regelgevende artikelen en hoe u kunt onderscheiden tussen "goed" en "maar passend" in termen van naleving.

Stap 1: Inzicht in de vereisten

Begin bij de basis: begrijp de vereisten van de CSRD en de ESRS (European Sustainability Reporting Standards). Dit omvat het begrijpen van wat moet worden gerapporteerd in termen van milieu-, sociaal- en governancedoelen. Raadpleeg artikel 8 van de CSRD voor algemene rapportagevereisten en richtlijnen voor de inhoud van het jaarverslag.

Stap 2: Identificatie van Gegevensbronnen

Identificeer alle bronnen van ESG-gegevens binnen uw organisatie en uw. Dit omvat interne systemen, externe leveranciers en derden. Zorg ervoor dat u toegang heeft tot relevante gegevens, zoals energieverbruik, arbeidsomstandigheden en bedrijfsethiek.

Stap 3: Integratie van Systemen

Geïntegreerde systemen zijn essentieel voor het verzamelen en analyseren van ESG-gegevens. Overweeg het gebruik van software die kan communiceren met uw bestaande financiële en operationele systemen. Dit helpt bij het verminderen van dubbel werk en het waarborgen van gegevensconsistentie.

Stap 4: Gegevensvalidering en -controle

"Goed" in de context van CSRD Reporting betekent niet alleen het verzamelen van gegevens, maar ook het valideren en controleren hiervan. Zorg ervoor dat er procedures zijn om de nauwkeurigheid en voltooiing van de gegevens te garanderen. Dat kan inhouden dat u personeel heeft gespecialiseerd in controleprocessen of gebruikmaakt van geavanceerde technologieën die automatisch de kwaliteit van gegevens kunnen controleren.

Stap 5: Rapportage en Communicatie

Ten slotte is het creëren van een duidelijk en transparant rapport een kritieke stap. Zorg ervoor dat uw rapportage voldoet aan de vereisten voor openbaarmaking, zoals aangegeven in artikel 10 van de CSRD. Communiceer uw inspanningen op ESG-gebied effectief met stakeholders.

Wat "Goed" Eruit ziet

Een goed systeem beantwoordt aan de volgende criteria:

• Voldoet aan alle vereisten van de CSRD en ESRS.
• Geeft een compleet beeld van de ESG-prestaties van uw organisatie.
• Zorgt voor een efficiënte en nauwkeurige gegevensverzameling en -verwerking.
• Biedt inzicht in de impact van uw activiteiten en de maatregelen die worden genomen om doelen te realiseren.
• Is transparant en toegankelijk voor alle belanghebbenden.

Common Mistakes to Avoid

1. Onvoldoende gegevensverantwoordelijkheid

Een veelvoorkomende fout is het niet toewijzen van duidelijke verantwoordelijkheden voor gegevensbeheer. Dit resulteert vaak in een gebrek aan coördinatie en kan leiden tot inconsistente of ontoereikende rapportage. In plaats daarvan moet u duidelijke roldeskundigen definiëren en verantwoordelijkheden toewijzen om ervoor te zorgen dat alle aspecten van het.reporting proces worden gedekt.

2. Achterhaald Informatiesysteem

Gebruik van verouderde systemen kan het verzamelen en analyseren van ESG-gegevens belemmeren. Het kan ook leiden tot vertraging bij het rapporteren en kan de kwaliteit van de gegevens in twijfel trekken. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste technologische ontwikkelingen en over te schakelen naar geavanceerde, geïntegreerde systemen die compatibel zijn met de huidige en toekomstige vereisten.

3. Onvoldoende Focus op Gegevensintegriteit

Organisaties die niet zorgvuldig controleren en valideren van hun gegevens lopen het risico dat ze onjuiste informatie rapporteren. Dit kan ernstige gevolgen hebben, zowel voor het aanzien van de organisatie als voor de naleving van de wetgeving. In plaats daarvan moet u een robuste controle- en validatieproces instellen om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen.

4. Ontbreken van Proactieve Communicatie

Een veelvoorkomende fout is het niet communiceren over ESG-inspanningen met externe partijen, zoals klanten, investors en regulerende instanties. Dit kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen en kan de positieve impact van de inspanningen van de organisatie bagatelliseren. In plaats daarvan moet u een proactieve communicatiestrategie ontwikkelen om uw inspanningen te promoten en om betrouwbare gegevens te verstrekken over uw voortgang.

5. Niet Nalevingsgericht

Ten slotte is het een fout om tedecessieve focus te leggen op het "maar passend" zijn in plaats van te streven naar "goed" zijn. Dit kan leiden tot een gebrek aan innovatie en kan de organisatie kwetsbaar maken voor toekomstige regelgevende veranderingen. In plaats daarvan moet u een doelgerichte aanpak ontwikkelen die in overeenstemming is met de meest strikte vereisten en die steeds gericht is op verbetering.

Tools and Approaches

Handmatige Aanpak

Een handmatige aanpak kan in sommige gevallen adequaat zijn, vooral voor kleine bedrijven of voor organisaties die nog geen nauwkeurige automatisering nodig hebben. De voordelen zijn dat het flexibeler is en dat het minder afhankelijk is van geavanceerde technologie. Echter, de nadelen kunnen omvatten hoge kosten, meer tijdintensief werk en een hoger risico op menselijke fouten. Dit werkt het beste wanneer de hoeveelheid gegevens beperkt is en er geen complexe analyses nodig zijn.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

Geautomatiseerde complianceplatforms, zoals Matproof, zijn ontworpen om de complexe taak van CSRD reporting te vereenvoudigen. Ze beantwoorden aan de volgende criteria:

• Samenwerking met diverse soorten databronnen.
• Geautomatiseerde gegevensverzameling en -verwerking.
• Ingebouwde validatie en controle van gegevens.
• Eén plek voor het beheer van al uw compliancetaken.
• Mogelijkheid om rapportage aan te passen aan toekomstige regelgevende veranderingen.

Wanneer u een geautomatiseerd platform kiest, moet u erop letten dat het voldoet aan de volgende eisen:

• Voldoet aan alle huidige en toekomstige vereisten van de CSRD en ESRS.
• Biedt 100% gegevensresidentie in de EU.
• Is ontworpen om te werken met gegevens uit de financiële sector.
• Biedt een gebruiksvriendelijke interface en goed ondersteuning.

Matproof past hiernatuurlijk in dit kader omdat het een geïntegreerd complianceplatform is, specifiek ontwikkeld voor financiële diensten in de EU. Het biedt ondersteuning voor DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR, NIS2 en andere relevante regelingen. Bovendien staat het Matproof-platform garant voor 100% gegevensresidentie in de EU, wat een essentiële voorwaarde is voor organisaties die in de financiële sector opereren.

In het volgende gedeelte van dit artikel zullen we nog meer ingaan op hoe Matproof specifieke problemen kan oplossen en hoe het de naleving van CSRD en ESRS kan verbeteren.

Beginnen met de volgende stappen: Uw volgende stappen

Voorbereiding op de CSRD-verslagen kan een uitdaging zijn voor elke onderneming, maar er zijn concrete stappen die u deze week kunt ondernemen om uw bedrijf op de juiste te zetten voor deze nieuwe wettelijke verplichtingen. Hieronder vindt u een vijfstapactieplan dat u direct kunt implementeren.

Stap 1: Voor kennis bouwen

Begin met het opbouwen van uw kennis over de CSRD en ESRS. Raadpleeg de officiële Europese Commissie publicaties, zoals de voorgestelde regelgeving betreffende de CSRD, en de ESRS Framework voor rapportage. Daarnaast kunt u de DNB en AFM- publicaties raadplegen voor specifieke richtlijnen die relevant zijn voor Nederlandse financiële instellingen.

Stap 2: Identificatie van kernverantwoordelijkheden

Bepaal wie binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor de naleving van de CSRD en de verzameling van ESG-gegevens. Dit team moet multidisciplinair zijn en moet deskundigen in financiën, HR, milieu en compliance omvatten.

Stap 3: Evaluatie van huidige processen

Schrijf een inventarisatie op van uw huidige complianceprocessen en evalueer hoe ze inspelen op de vereisten van de CSRD. Zoek naar zwakke plekken en bepaal waar verbeteringen nodig zijn.

Stap 4: Technologische oplossingen zoeken

Een van de grootste uitdagingen bij CSRD-rapportage is het verzamelen en verwerken van ESG-gegevens. Begin met het zoeken naar technologische oplossingen die kunnen helpen bij het bijhouden en rapporteren van deze gegevens. Overweeg platforms die specifiek zijn ontwikkeld voor ESRS-naleving, zoals Matproof, die u kan helpen bij het automatiseren van uw compliancetaken.

Stap 5: Actie ondernemen

Maak een actieplan aan om de geïdentificeerde verbeteringen te implementeren. Stel een tijdschema op en houd uw team verantwoordelijk voor de uitvoering.

Snelle overwinning

Een snelle overwinning die u vandaag kunt bereiken, is het uitschrijven voor een gratis evaluatie bij Matproof. Dit kan u helpen bij het identificeren van uw huidige compliancestand en het ontwikkelen van een actieplan om de vereisten van de CSRD te voldoen. Ga naar https://matproof.com/contact om een gratis evaluatie aan te vragen.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen met gedetailleerde antwoorden, specifiek en praktisch, met verwijzingen naar regelgevingsartikelen.

Vraag 1: Wat zijn de belangrijkste verplichtingen van de CSRD?

Het belangrijkste aspect van de CSRD is dat het omvattend is en alle ondernemingen met meer dan 250 werknemers in de EU zal betreffen. Volgens artikel 2 van de CSRD-voorstellen zal dit ondernemingen verplichten jaarlijks te rapporteren over hun duurzaamheidsdoelen, inclusief informatie over bedrijfspraktijken, milieueffecten en sociale en arbeidsnormen. Bovendien zal het de verplichting om informatie te verstrekken over de impact op de keten van ondernemingen omvatten.

Vraag 2: Hoe worden de ESG-doelen en prestaties beoordeeld in de context van de CSRD?

Volgens artikel 7 van de voorgestelde regelgeving moet elke onderneming hun ESG-doelen en prestaties transparent maken. Dit omvat het rapporteren van concrete metrische gegevens en het uitleggen van hoe deze prestatieindicatoren zijn berekend en hoe ze worden gevolgd. Het doel hiervan is om een verantwoordingsplicht te scheppen die bijdraagt aan eerlijke concurrentie en transparantie in de financiële markten.

Vraag 3: Hoe kan mijn onderneming beginnen met het verzamelen van ESG-gegevens?

Begin met het opzetten van een geïntegreerd platform voor gegevensverzameling, zoals een CSRD-rapportagesoftware. Dit moet in staat zijn om gegevens uit verschillende bronnen te verzamelen, omvatten van financieel rapportage tot HR en milieugegevens. Overweeg de implementatie van een compliance-agent voor eindpunten om uw apparaten te monitoren, wat helpt bij het bijhouden van naleving op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy.

Vraag 4: Wat zijn de implicaties van de CSRD voor de gegevensprivacy en de Cloud?

Volgens artikel 23 van de GDPR zijn ondernemingen verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De CSRD zal dit verplicht maken om te garanderen dat alle verzamelde ESG-gegevens in overeenstemming zijn met de GDPR en de NIS2-richtlijn. Dit betekent dat ondernemingen hun Cloud-aanbieders moeten controleren om te zorgen voor 100% EU-gegevensresidentie om te voldoen aan de aanbevelingen van de NCSC en de AP.

Vraag 5: Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn onderneming voldoet aan de ESRS-normen?

Voldoening aan de ESRS-normen vereist nauwkeurige rapportage en transparantie. Overweeg het gebruik van een reporting software dat specifiek is ontwikkeld voor ESRS-naleving. Hierdoor kunt u uw ESG-gegevens op een geautomatiseerde en gecentraliseerde manier bijhouden en rapporteren, wat helpt bij het verminderen van menselijke fouten en het garanderen van nauwkeurige rapportage.

Belangrijkste Lesgegenoten

Samenvatting van de belangrijkste lesgegenoten uit dit artikel:

• Het is cruciaal om te begrijpen hoe de CSRD en ESRS invloed zullen hebben op uw onderneming en hoe u moet rapporteren over uw duurzaamheidsdoelen en prestaties.
• Het is belangrijk om een geïntegreerd platform te hebben om uw ESG-gegevens te verzamelen en te rapporteren, met name een dat voldoet aan de ESRS-normen.
• Zorg ervoor dat uw gegevensverzameling in overeenstemming is met de GDPR en de NIS2-richtlijn, inclusief 100% EU-gegevensresidentie.
• Overweeg het gebruik van een tool die geautomatiseerde compliance kan bieden om uw taken te stroomlijnen en te verhogen de kans op naleving.
• Matproof kan u helpen om deze taken te automatiseren en te voldoen aan de vereisten van de CSRD. Ga naar https://matproof.com/contact voor een gratis evaluatie van uw huidige compliancestand en voor hulp bij het ontwikkelen van een actieplan.

Door deze lesgegenoten te onthouden en actie te ondernemen, kunt u uw onderneming helpen bij het voldoen aan de nieuwe vereisten van de CSRD en ESRS, wat zal bijdragen aan de duurzaamheid en de reputatie van uw bedrijf op de lange termijn.