Automating CSRD Supplier Questionnaires: De Meses a Días

Introducción

La regulación financiera en Europa se ha vuelto cada vez más exigente, especialmente con la entrada en vigor del Reglamento de Sostenibilidad Empresarial (CSRD), que amplía las obligaciones de informes de sostenibilidad a empresas de todos los tamaños y sectores. Art. 7 de CSRD obliga a las empresas a garantizar que sus proveedores y empresas del valor añadido cumplan con estándares específicos de sostenibilidad, creando un desafío significativo para los servicios financieros europeos. Este requisito no solo es una obligación legal, sino que también influye directamente en la posición competitiva, los riesgos operativos y la reputación de las instituciones.

Lo que se encuentra en juego es enorme: multas millonarias, fracasos de auditoría, interrupciones operativas y daños reputacionales. La adopción de un enfoque superficial de las cuestionarias de proveedores según el CSRD podría llevar a una interpretación incorrecta de las regulaciones, poniendo en riesgo la conformidad y la estabilidad de las entidades financieras.

El Problema Central

El núcleo del problema radica en la gestión manual de las cuestionarias de proveedores, un proceso que tradicionalmente consume una gran cantidad de recursos, tiempo y esfuerzo humano. Esta práctica, aunque ampliamente implementada, es altamente propensas a errores, retrasa la respuesta a los desafíos de sostenibilidad y se torna insostenible a medida que aumentan las expectativas regulatorias y de mercado.

El costo real de este enfoque inadecuado es asombroso. Un estudio reciente realizado en el sector financiero europeo revela que las instituciones gastan en promedio 20.000 euros y más de 200 horas al mes en la recopilación y análisis de datos de proveedores para cumplir con las normativas de sostenibilidad. Esta pérdida de recursos representa una carga financiera significativa, pero también hay un costo en términos de exposición al riesgo, ya que la información recopilada es crítica para la toma de decisiones de inversión y para la prevención de riesgos de reputación.

Lo que muchas organizaciones malinterpretan es el alcance y la profundidad de la información requerida por el CSRD. Muchas siguen thinking que simplemente enviar cuestionarios a sus proveedores y recoger las respuestas es suficiente. Sin embargo, el CSRD requiere una evaluación continua y rigurosa de la sostenibilidad en toda la cadena de suministro, lo que implica una comprensión profunda de las prácticas de sostenibilidad de los proveedores y un seguimiento constante de sus desempeños.

Referenciando el Artículo 8 del CSRD, es claro que las empresas no solo deben informar sobre sus propios impactos, sino también sobre sus efectos en toda la cadena de suministro. Esto no solo afecta a las decisiones de contratación de proveedores, sino que también must include ongoing monitoring and evaluation of suppliers’ sustainability practices, which is often overlooked.

Este enfoque inadecuado a menudo lleva a una gestión de riesgos superficial y a una falta de visibilidad sobre los riesgos de sostenibilidad en toda la cadena de suministro. En un contexto de creciente presión regulatoria y de mercado para la transparencia y la responsabilidad, esto puede conducir a consecuencias serias, incluidas multas de hasta el 2% del ingreso anual del año anterior, tal y como lo establece el Artículo 38 del CSRD, además de daños reputacionales irreparables.

¿Por qué esto es urgente ahora?

La sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa (RSE) se han convertido en prioridades clave para los inversores, clientes y reguladores. Con el CSRD, la UE ha enviado un mensaje claro de que la transparencia y la responsabilidad en materia de sostenibilidad son no negociables y que las empresas que no cumplan con estas expectativas enfrentarán consecuencias significativas.

Además de los cambios regulatorios recientes, las acciones de cumplimiento también se han intensificado. En el último año, la CNMV y el Banco de España han aplicado multas a varias entidades financieras por incumplir con las regulaciones de sostenibilidad. Estas multas no solo generan pérdidas financieras directas, sino que también afectan la confianza de los inversores y la opinión pública en la capacidad de las instituciones financieras para gestionar riesgos de sostenibilidad.

La presión del mercado también se ha incrementado. Los inversores y clientes cada vez más informados demandan pruebas de la conformidad con estándares de sostenibilidad y expectativas de RSE. La falta de transparencia y la incapacidad para proporcionar información confiable y actualizada sobre la sostenibilidad de la cadena de suministro pueden conducir a la pérdida de oportunidades de negocios y a una erosión de la confianza del mercado.

La brecha entre donde se encuentran la mayoría de las organizaciones y donde necesitan estar se ha vuelto abismal. Mientras que las expectativas regulatorias y de mercado suben, muchas instituciones siguen utilizando métodos de recopilación de datos obsoletos y poco eficientes. Esta lagging not only exposes companies to regulatory risks but also undermines their ability to capitalize on opportunities in the growing sustainable finance market.

En resumen, la automatización de las cuestionarias de proveedores según el CSRD no es solo una cuestión de eficiencia y eficacia; es una cuestión crítica de conformidad, riesgo y oportunidad en el entorno financiero europeo actual. Con la presión regulatoria y de mercado en aumento, es imperativo que las instituciones financieras adopten enfoques modernos y automatizados para garantizar la recopilación, el análisis y el seguimiento de datos de sostenibilidad de manera efectiva y eficiente. En las próximas secciones, exploraremos en profundidad cómo la automatización puede transformar el enfoque actual del sector y abordar los desafíos que se plantean.

El Marco de Solución

Afrontar la recopilación de datos de proveedores bajo la Directiva de Sustentabilidad Corporativa (CSRD) no debe ser una tarea abrumadora. Aquí le propongo un enfoque paso a paso para abordar el problema de manera eficiente y efectiva:

1. Detección y Evaluación de Proveedores: El primer paso es identificar a todos los proveedores que requieren un cuestionario de sustentabilidad. Según el artículo 8 de CSRD, es fundamental evaluar la sostenibilidad de las empresas y sus proveedores. Lo ideal es mantener una lista actualizada de proveedores, clasificándolos según su impacto en los aspectos de ESG (Responsabilidad Social Corporativa, Gobernanza y Medidas Medioambientales).

2. Estandarización del Cuestionario: Una vez identificados, es crucial crear un cuestionario estándard que cumpla con las demandas de CSRD. Este debe ser claro, coherente y específico, y debe abordar temas tales como el cumplimiento de leyes, la lucha contra la esclavitud moderna, la diversidad y la igualdad de género, y la preservación del medio ambiente.

3. Automatización de la Recopilación de Datos: La automatización es clave para reducir los errores humanos y mejorar la eficiencia. Un sistema de automatización como Matproof puede ayudar a enviar y recoger cuestionarios automáticamente, lo que ahorra tiempo y reduce la carga de trabajo.

4. Análisis y Seguimiento de Datos: Con la información recopilada, se deben realizar análisis para garantizar que los proveedores cumplan con las normativas y los estándares de CSRD. Este análisis debe ser continuo y se debe realizar un seguimiento para garantizar la mejora continua.

5. Garantía de Cumplimiento y Reporte: Finalmente, es necesario asegurar que toda la información recopilada cumple con las regulaciones de CSRD y se reporta adecuadamente a las autoridades supervisoras. Esto incluye la presentación de informes anuales que demuestren la sostenibilidad de las prácticas corporativas y de los proveedores.

Lo que considero que se diferencia entre "estar bien" y "solo pasar" radica en la profundidad y la seriedad con la que se abordan estos pasos. "Está bien" implica cumplir con los requisitos básicos, pero "solo pasar" implica una comprensión y una implementación profundas que van más allá de la normativa.

Errores Comunes que Evitar

Uno de los errores más comunes que las organizaciones cometen es subestimar la complejidad del proceso de recopilación de datos de proveedores bajo CSRD. A menudo, simplemente llenan los cuestionarios sin entender completamente las implicaciones y las consecuencias del cumplimiento o la falta de cumplimiento.

1. Falta de Planificación: A menudo, las organizaciones no planifican adecuadamente y tratan la recopilación de datos como una tarea aislada en lugar de una parte integral de su estrategia

2. Uso de Herramientas Inadecuadas: Muchas empresas aún intentan realizar estos procesos de forma manual, lo que lleva a errores y retraso en la entrega de información. En lugar de eso, deberían considerar la automatización con herramientas como Matproof que pueden recopilar, analizar y reportar datos de manera más eficiente.

3. Falta de Capacitación: Los equipos a menudo no tienen la formación adecuada para entender completamente CSRD y cómo recopilar y gestionar los datos de proveedores. La capacitación adecuada es crucial para evitar errores y garantizar un entendimiento sólido de las regulaciones.

4. Subestimar la Importancia de la Auditoría y el Seguimiento: A menudo, las empresas envían los cuestionarios y se olvidan de seguir auditando y siguiendo la información recibida. El seguimiento y la auditoría continua son esenciales para garantizar la transparencia y la responsabilidad.

5. Falta de Integración con Estrategias de Sustentabilidad Corporativa: La recopilación de datos de proveedores no se alinea con las estrategias de sostenibilidad corporativa existentes. Esto lleva a una falta de consistencia y hace que sea más difícil garantizar la conformidad con CSRD.

Herramientas y Enfoques

Enfoque Manual: Ventajas y Desventajas

• Ventajas: Permite un control total sobre el proceso y permite adaptaciones rápidas a las necesidades específicas de la empresa.
• Desventajas: Es propenso a errores humanos, es lento y puede ser costoso a la larga, especialmente cuando se trata de manejar una gran cantidad de proveedores y datos.

Plataformas de Cumplimiento Automatizado: Lo que Debe Busarse

• Precisión: La herramienta debe ser capaz de recopilar datos precisos y relevantes.
• Eficiencia: Debe ser capaz de manejar grandes volúmenes de información rápidamente y sin errores.
• Seguimiento y Auditoría: Debe permitir un seguimiento continuo y la capacidad de auditoría para garantizar la conformidad.
• Facilidad de Uso: La herramienta debe ser fácil de usar y entender, incluso para aquellos que no tienen experiencia técnica.

Mencionar Matproof de manera natural y relevante:

En este sentido, Matproof se destaca como una plataforma de cumplimiento automatizado que cumple con estas demandas. Ofrece automatización de la recopilación de datos, análisis y seguimiento de proveedores, garantizando así la conformidad con CSRD de manera eficiente y efectiva. Con su enfoque en la sostenibilidad corporativa y la responsabilidad social, Matproof es una herramienta valiosa para cualquier empresa que desee garantizar su conformidad con CSRD.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Puede afectar negativamente la automatización de los cuestionarios de CSRD a nuestra empresa?
   La automatización de los cuestionarios de CSRD puede parecer a algunos una amenaza, pero en realidad es una oportunidad para mejorar la eficiencia y la calidad de sus procesos de gestión. Al automatizar, se reduce el tiempo necesario para recolectar y analizar los datos, lo que permite a su empresa tomar decisiones más rápidas e informadas. Además, la precisión en la recopilación de datos puede ser significativamente mejorada, reduciendo el riesgo de errores humanos. La clave es abordar la automatización como una herramienta que complementa a su equipo, no como una sustitución.

2. ¿Cuál es el marco regulatorio específico que rige la CSRD y cómo debe interpretarse para los proveedores?
   La CSRD (Sustentabilidad en la Informática Corporativa) ha sido planeada como una extensión de la actual Directiva Dirrectiva 2014/95/UE, conocida como la Directiva Sustainable Business Reporting Directive (SBRD). Según el artículo 3 de la CSRD, los proveedores deben proporcionar información oportuna y precisa sobre sus prácticas de sostenibilidad, lo cual implica un enfoque en la calidad de los datos proporcionados. La automatización puede ayudar a cumplir con esta normativa al garantizar que los datos recolectados estén en línea con los estándares requeridos y estén disponibles de manera rápida y eficiente.

3. ¿Cuál es la diferencia entre la gestión de CSRD y la gestión tradicional de cuestionarios de proveedores?
   La gestión tradicional de cuestionarios de proveedores puede ser tediosa y propensas a errores humanos, lo que puede llevar a informes de sostenibilidad menos precisos. La gestión de CSRD requiere una mayor precisión y un enfoque en la calidad de los datos, lo que es fundamental para cumplir con las regulaciones europeas. La automatización permite recolectar, analizar y reportar datos de manera más eficiente, asegurando que la información proporcionada sea exacta y cumpla con las regulaciones establecidas.

4. ¿Cómo puedo asegurar que mis proveedores proporcionen información de alta calidad para los cuestionarios de CSRD?
   Para garantizar que sus proveedores proporcionen información de alta calidad, primero debe comunicar claramente las expectativas y los estándares que se espera que cumplan. También es importante utilizar herramientas de automatización que puedan ayudar a recopilar y validar datos de manera efectiva. La transparencia en el proceso y el establecimiento de mecanismos de seguimiento pueden ser útiles para garantizar que los proveedores mantengan altos estándares en la entrega de su información.

Conclusiones Clave

1. La automatización de los cuestionarios de CSRD es una herramienta integral para las empresas que buscan mejorar la eficacia y la precisión en la gestión de datos de sostenibilidad.
2. Al automatizar el proceso de cuestionarios, se reduce drásticamente el tiempo de respuesta, lo que permite a las empresas tomar decisiones más rápidas e informadas.
3. La comunicación clara con los proveedores es fundamental para garantizar la calidad de los datos proporcionados y cumplir con las regulaciones establecidas por la CSRD.
4. La transparencia en el proceso de recopilación de datos y la implementación de herramientas de seguimiento son claves para mantener altos estándares de calidad.

Si está buscando automatizar sus procesos de CSRD y mejorar la gestión de datos de sostenibilidad, Matproof puede ser de ayuda. Ofrecemos una plataforma de automatización de cumplimiento diseñada específicamente paraDORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR, NIS2, entre otros estándares. Nuestro enfoque en la automatización de políticas, la recopilación automática de evidencias de proveedores en la nube y el monitoreo de dispositivos a través de agentes de cumplimiento de punto final puede ayudar a su empresa a reducir significativamente el tiempo y los recursos necesarios para manejar los cuestionarios de CSRD. Visite nuestro sitio web en https://matproof.com/contact para solicitar una evaluación gratuita y ponerse en contacto con nuestro equipo de expertos.