Automatizzare i Questionari dei Fornecedori per la CSRD: Da Mesi a Giorni

Introduzione

Nel luglio 2022, la direttiva quadro sul reporting di sostenibilità (CSRD) ha introdotto un cambiamento radicale nella gestione dei dati ESG (Environmental, Social, Governance) nell'ambito finanziario europeo. La CSRD (Direttiva 2014/95/UE) presenta una sfida significativa per le aziende banche italiane come UniCredit, Intesa Sanpaolo e Mediobanca, richiedendo un'ampia gamma di informazioni dettagliate sui fornitori e sulla catena di approvvigionamento. Molte aziende interpretano l'obbligo di fornire questi questionari come un semplice esercizio burocratico, un "checklist" da completare senza considerare la complessità e le implicazioni delle informazioni richieste. Questo approccio superficiale non solo minaccia di non soddisfare i requisiti normativi ma può anche portare a conseguenze finanziarie gravi, come multe pesanti e fallimenti nelle audizioni, nonché cause di interruzioni operativi e danno alla reputazione.

Il Problema di Fondo

Il costo vero di gestire manualmente i questionari dei fornitori per la CSRD va ben oltre il semplice tempo impiegato per compilare i moduli. Questo processo lento e inefficace comporta anche la perdita di opportunità, come il mancato approfitto dalle iniziative di sostenibilità dei fornitori che potrebbero portare a risparmi significativi e all'innovazione. Un esempio concreto è rappresentato dalle banche italiane, le quali, se non riescono a raccogliere e analizzare i dati ESG in tempo, possono subire multe che ammontano a centinaia di migliaia di euro. Nel dettaglio, l'articolo 8 della CSRD impone agli emittenti di pubblicare informazioni dettagliate sul loro impatto sociale e ambientale, oltre a requisiti di governance. Le aziende che non rispettano questi standard potrebbero incorrere in multe pari al 4% del loro fatturato annuale. Per una banca media di taglia europea, questo potrebbe rappresentare un'ammenda di oltre 10 milioni di euro.

Inoltre, oltre alle multe finanziarie, vi è il costo dell'audit e il rischio di fallire. La gestione manuale dei dati porta a errori umani e a lacune nei dati, il che e prolungata. Nel contesto delle banche italiane, il settore finanziario è già sotto pressione per dimostrare la conformità con gli standard di sostenibilità più elevati. Un'audit fallito può portare a una perdita di fiducia da parte degli investitori e dei clienti, nonché a una riduzione del valore di mercato dell'azienda. Il tempo sprecato nei processi manuali può essere calibrato in termini di e di redditività: per un'azienda di media dimensione, l'automazione della raccolta dei dati ESG può portare a risparmi di oltre 50.000 euro all'anno e a una riduzione del tempo di audit da mesi a giorni.

Perché è Urgente Ora

Le modifiche recenti alle normative ESG, tra cui la CSRD e la direttiva SInt (Sustainable Finance Disclosure Regulation), hanno introdotto nuovi requisiti che richiedono una maggiore trasparenza e la gestione efficace dei rischi ESG. Queste modifiche normative rappresentano uno stimolo per le aziende a rivedere i propri processi di raccolta e analisi dei dati ESG. Inoltre, la crescente pressione dal mercato, con i clienti che richiedono certificati di sostenibilità e la necessità di dimostrare la conformità con gli standard internazionali, rende ancora più urgente la necessità di adottare processi di raccolta dati più efficienti. Le organizzazioni che non riescono a these changes rischiano di cadere indietro rispetto ai concorrenti e di non sfruttare appieno le opportunità di crescita che l'adozione di pratiche di sostenibilità può offrire.

L'attuale divario tra le capacità delle organizzazioni di raccogliere dati ESG e il livello di efficienza richiesto dalla CSRD è significativo. Un'analisi condotta da Matproof, piattaforma di automazione per la conformità per la DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2, ha mostrato che le aziende che gestiscono manualmente i questionari dei fornitori per la CSRD impiegano in media da 3 a 6 mesi per completare il processo di raccolta e analisi dei dati. Questo divario Tempo impiegato può essere drasticamente ridotto con l'automazione: Matproof, per esempio, è in grado di generare i questionari dei fornitori in meno di 24 ore e di raccogliere i dati necessari in una settimana. Con l'automazione, le aziende possono ottenere risposte più rapide, più accurate e più affidabili, migliorando non solo la conformità con la normativa ma anche l'efficacia delle loro operazioni.

In sintesi, l'automazione dei questionari dei fornitori per la CSRD non è solo un'opportunità per le aziende banche italiane e finanziarie in generale, ma è anche un requisito essenziale per rimanere competitive in un'economia globale che diventa sempre più focalizzata sulla sostenibilità. Con l'automazione, le aziende possono risparmiare significativamente in termini di costi, ridurre i tempi di raccolta dati e migliorare la qualità dei dati raccolti, contribuendo così alla conformità, alla sicurezza e alla reputazione nel lungo termine.

Il Quadro di Soluzione

L'attuazione della direttiva CSRD richiede un approccio strutturato e una gestione attenta per raccogliere in modo efficace i dati ESG dai fornitori. Ecco come un framework strutturato può aiutare l'azienda a trasformare il processo di interrogatorio dei fornitori da un'attività onerosa in una che ritorna produttiva e risparmia tempo.

Passo 1: Identificazione delle richieste regolamentari specifiche
Come primo passo, è essenziale comprendere esattamente quali informazioni la CSRD richiede riguardo ai fornitori. L'articolo 6 della direttiva stabilisce obblighi specifici per quanto riguarda la comunicazione e la trasparenza delle informazioni ESG. Devono essere identificati i fornitori che rientrano nell'ambito delle disposizioni della direttiva e le relative responsabilità in termini di fornitura di informazioni.

Passo 2: Creazione di un sistema di segnalazione e raccolta dati
Una volta identificati i fornitori soggetti alla direttiva, occorre istruire un sistema di raccolta dati che raccolga le informazioni necessarie in maniera sistematica e completa. Questo sistema deve essere progettato per garantire la qualità e l'accuratezza dei dati. Al fine di evitare errori comuni, è essenziale che il sistema permetta ai fornitori di inserire i loro dati de manera chiara e comprensibile.

Passo 3: Integrazione con processi esistenti
L'integrazione di questo sistema di raccolta dati con i processi esistenti di gestione della catena di approvvigionamento è cruciale. In questo modo, i dati ESG vengono trattati come ulteriori informazioni commerciali importanti, integrati nei processi decisionali aziendali.

Passo 4: Automazione e monitoraggio
L'utilizzo di piattaforme di automazione, come Matproof, può ridurre significativamente il tempo necessario per la preparazione dei questionari ESG dei fornitori. Queste piattaforme generano automaticamente i questionari basati sui requisiti normativi e raccoglono le risposte direttamente dai fornitori, garantendo un'alta qualità dei dati raccolti.

Passo 5: Valutazione e miglioramento continuo
Il processo non deve essere statico; occorre un ciclo di valutazione costante e miglioramento. La direttiva CSRD è un'evoluzione del precedente quadro normativo e prevede aggiornamenti regolari. Pertanto, è essenziale avere un sistema flessibile che possa adattarsi rapidamente alle modifiche normative.

In termini di "buon" versus "solo passato", il "buon" è caratterizzato da un'implementazione completa e proattiva dei requisiti di CSRD, con il coinvolgimento attivo dei fornitori e la creazione di un'infrastruttura di dati ESG robusta e aggiornata. "Solo passato", invece, si riferisce a una semplice adeguazione minima alle normative, spesso caratterizzata da un processo manuale e poco strutturato, che può portare a violazioni regolamentari e a rimessi costosi.

Errori Comunemente Commessi

Le organizzazioni spesso cadono nella trappola di affrontare il processo di interrogatorio dei fornitori in modo superficiale, che al momento può sembrare un risparmio, ma a lungo termine comporta rischi significativi.

Errore 1: Mancato coinvolgimento dei fornitori
Alcune aziende non coinvolgono adeguatamente i fornitori nel processo di raccolta dei dati ESG. Questo porta a informazioni incomplete o non accurate, che non soddisfano i requisiti normativi e possono danneggiare la reputazione dell'azienda.

Errore 2: Processi manuali inefficienti
La dipendenza esclusiva da processi manuali per la raccolta e gestione dei dati porta a un utilizzo inefficiente del tempo e risorse. Inoltre, aumenta il rischio di errori umani, come la perdita di dati o la trasmissione di informazioni non aggiornate.

Errore 3: Mancanza di un sistema di monitoraggio e controllo
Senza un sistema adeguato di monitoraggio e controllo, è difficile garantire la qualità e l'accuratezza dei dati forniti dai fornitori. Questo può portare a violazioni delle normative e a decisioni basate su informazioni errate.

Invece di questi approcci fallimentari, l'azienda dovrebbe optare per una strategia più strutturata e tecnologicamente avanzata, che coinvolga i fornitori e sfrutta la tecnologia per automatizzare e migliorare il processo.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale: Avere un approccio manuale per la raccolta dei questionari ESG dei fornitori ha i suoi vantaggi, come la possibilità di personalizzare le domande e di avere un controllo diretto sul processo. Tuttavia, questo approccio è lento, soggetto a errori umani e poco scalabile, rendendolo inadeguato per aziende che lavorano con una vasta rete di fornitori.

Piattaforme di Automazione: Le piattaforme di automazione delle normative come Matproof offrono una serie di vantaggi, tra cui la generazione automatica dei questionari, la raccolta di prove, l'integrazione con i sistemi cloud e la gestione dei dati in conformità con i requisiti di privacy e sicurezza. Queste piattaforme sono particolarmente adatte alle aziende che operano su larga scala e hanno bisogno di un approccio agile e scalabile per la gestione dei dati ESG.

Quando si sceglie una piattaforma di automazione, è importante considerare l'elasticità, la sicurezza dei dati, la facilità di integrazione con i sistemi esistenti e il supporto per i requisiti normativi specifici, come quelli della CSRD e della Garante Privacy. Matproof, ad esempio, è progettato per soddisfare questi criteri, offrendo un'automazione completa del processo di interrogatorio dei fornitori e garantendo la conformità con le normative europee.

In sintesi, l'automazione dei questionari ESG dei fornitori non è solo un passaggio necessario per rispettare i requisiti normativi, ma offre anche la chance di migliorare l'efficienza operativa e di creare un'infrastruttura di dati ESG che supporti la sostenibilità a lungo termine dell'azienda. Con il giusto quadro di soluzione, le aziende possono trasformare un'attività onerosa in un'opportunità per la crescita e l'innovazione.

Getting Started: I Prossimi Passi da Svolgere

L'automazione delle questionari sull'approvvigionamento in base alla CSRD può sembrare un'impresa impegnativa, ma con un piano d'azione chiaro, Lei può iniziare a realizzare benefici significativi entro questa settimana. Ecco una guida dettagliata in cinque passi per aiutarla a farlo:

1. Analizzare la Normativa: Leggere attentamente gli articoli chiave della CSRD, in particolare gli articoli 8 e 9, che trattano rispettivamente dei requisiti di informazioni e della comunicazione. Rivedere anche le linee guida della BaFin o le pubblicazioni ufficiali dell'UE che offrono indicazioni sulla gestione dei dati ESG.

2. Determinare i Ruoli e le Responsabilità: Identificare quali dipartimenti o team saranno coinvolti nel processo di automazione e definire chiaramente i loro compiti e responsabilità. Questo include il dipartimento degli acquisti, il team delle relazioni pubbliche e il dipartimento della compliance.

3. Selezionare gli Strumento di Automazione: Una volta che Lei ha chiaro quali sono i propri obiettivi, è il momento di scegliere lo strumento di automazione giusto. Matproof, ad esempio, offre una piattaforma di automazione della compliance progettata per gestire tali questionari in modo efficace.

4. Raccogliere i Dati Iniziali: Avviare la raccolta dei dati necessari per completare i questionari. Questo potrebbe includere informazioni finanziarie, indicazioni sulla governance e dati ambientali. Prendere nota di eventuali lacune nei dati e pianificare come affrontarle.

5. Pianificare un'Audizione Pilota: Organizzare una demo con i responsabili del team per mostrare come funziona lo strumento di automazione e risolvere eventuali domande. Questo passaggio è cruciale per garantire una transizione senza intoppi verso la gestione digitale dei processi ESG.

Per un risoluzione rapida entro le prossime 24 ore, Lei può iniziare raccogliendo e sistemando i dati esistenti relativi ai fornitori, in modo da essere pronti per l'implementazione di un sistema di automazione.

Domande Frequenti

Qualche domanda frequente che emerge quando si tratta di automatizzare i questionari ESG in base alla CSRD:

D: Cosa succede se i miei fornitori non sono in grado di fornire i dati ESG richiesti?
R: Secondo l'articolo 6 della CSRD, le aziende sono tenute a "ottenere e verificare" tali informazioni. Se i fornitori non possono fornire i dati, può essere necessario assisterli a migliorare i propri sistemi di raccolta dei dati o considerare fornitori alternativi che soddisfano i requisiti. Matproof può aiutarLe a gestire questo processo di verifica in modo più efficiente.

D: Come posso assicurare la privacy e la sicurezza dei dati durante l'automazione?
R: La protezione dei dati è regolamentata dal GDPR e dall'NISD. Assicurarsi di utilizzare piattaforme di automazione che garantiscono la residenza dei dati entro l'UE e siano conformi a tali regolamenti. Matproof, ad esempio, offre la 100% residenza dei dati in Europa, con hosting in Germania.

D: Qual è l'impatto sulle mie operazioni se adotto un'automazione dei questionari ESG?
R: L'adozione di un'automazione può ridurre significativamente il carico amministrativo e i tempi di risposta, migliorando l'efficienza complessiva dell'azienda. Secondo studi recenti, le aziende che automatizzano i processi di raccolta dei dati possono ridurre i tempi di completamento dei questionari di mesi a giorni.

D: Come posso misurare il successo dell'automazione dei miei questionari ESG?
R: È possibile misurare il successo attraverso diversi indicatori, come il tempo ridotto per completare i questionari, l'aumento dell'accuratezza dei dati e l'efficienza nell'invio dei questionari ai fornitori. Inoltre, tenere traccia delle prestazioni dei fornitori in termini di risposta e qualità dei dati forniti.

D: Ho bisogno di formazione aggiuntiva per me e il mio team?
R: Sì, la formazione è cruciale per garantire che tutti i membri del team capiscano come utilizzare lo strumento di automazione. Matproof offre formazione personalizzata per aiutare il suo team a diventare efficienti con lo strumento.

Principali Approfondimenti

In sintesi, ecco alcuni punti chiave da tenere a mente riguardo l'automazione dei questionari ESG:

• L'analisi e la comprensione della normativa sono fondamentali per evitare future penalizzazioni.
• La definizione dei ruoli all'interno dell'organizzazione può accelerare il processo di automazione.
• La scelta dello strumento di automazione adatta all'azienda può ridurre i tempi di completamento dei questionari.
• La sicurezza e la privacy dei dati devono essere sempre alla base delle decisioni di automazione.
• Il successo dell'automazione può essere misurato attraverso vari indicatori di performance.

Se Lei è interessato a conoscere come Matproof può aiutarLe ad automatizzare i questionari ESG, visitare il sito https://matproof.com/contact per una valutazione gratuita.