Bestbewertete Tools zur Unterstützung der doppelten Compliance in Europa

Introduction

In Europa unterliegen Finanzdienstleistungsunternehmen einer Vielzahl von Vorschriften, die ihre Tätigkeiten reglementieren. Artikel 6 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2019/2034 (DORA) verlangt von finanziellen Unternehmen, dass sie ein ICT-Risikomanagementsystem aufrechterhalten. Viele interpretieren diese Verpflichtung jedoch nur als eine Hürde zu nehmende Übung und übersehen ihre tatsächliche Bedeutung und den komplexen Zusammenhang mit anderen Compliance-Frameworks wie ISO 27001. Diese Vorgehensweise kann zu schwerwiegenden Folgen führen, einschließlich Bußgeldern, Auditmisserfolgen, Betriebsstörungen und Reputationsrisiken.

Dieser Artikel zielt darauf ab, Ihnen die besten Tools zur Unterstützung der doppelten Compliance in Europa vorzustellen und Ihnen zu helfen, die Herausforderungen, die mit der Mehrfach-Regulierung einhergehen, besser zu verstehen und zu bewältigen. Sie lernen, wie Sie Ihr Unternehmen vor den Gefahren schützen können, die durch die Nichteinhaltung der Vorschriften entstehen können, und warum es so dringend notwendig ist, geeignete Tools einzusetzen.

The Core Problem

Die Mehrfach-Regulierung ist ein reales Problem, das Finanzdienstleistungsunternehmen in Europa konfrontiert. Sie müssen nicht nur die Vorschriften der Europäischen Union einhalten, sondern auch nationale Regelungen in den Ländern, in denen sie tätig sind. Dies führt zu einer Vielzahl von Compliance-Pflichten, die sich häufig überschneiden und in Konflikt geraten können.

Eine gängige Verkennung besteht darin, dass die Compliance-Managementsysteme nur auf die Erfüllung der minimalen Anforderungen abzielen und nicht an die besonderen Anforderungen des Unternehmens anpasst. Dies führt oft zu einer ineffizienten Verwaltung von Ressourcen und einem erhöhten Risiko, nicht alle Vorschriften einzuhalten.

Ein konkretes Beispiel für die Realkosten dieser Ansatzweise können wir mit den Bußgeldern berechnen, die Unternehmen zahlen müssen, wenn sie gegen die Vorschriften verstoßen. Laut dem European Banking Authority (EBA) beliefen sich die Bußgelder im Jahr 2022 auf mehr als 3 Milliarden EUR. Zusätzlich zu diesen finanziellen Sanktionen können Auditmisserfolge und Betriebsstörungen das Geschäft des Unternehmens ernsthaft behindern und das Ansehen des Unternehmens beschädigen.

Es ist entscheidend, die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Compliance-Frameworks wie DORA und ISO 27001 zu verstehen und sie angemessen zu integrieren. Ohne ein tiefes Verständnis dieser Zusammenhänge kann es schwierig sein, ein effektives Compliance-Managementsystem aufzubauen und zu verwalten.

Why This Is Urgent Now

Die Notwendigkeit einer doppelten Compliance in Europa hat sich in den letzten Jahren erhöht, und dies aus mehreren Gründen:

1. Neue regulatorische Änderungen oder Maßnahmen: Mit der Einführung neuer Vorschriften wie DORA oder der NIS2-Verordnung haben sich die Compliance-Pflichten erhöht. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, diese neuen Anforderungen zu erfüllen, können schwerwiegende Bußgelder zahlen müssen.

2. Marktdruck: Kunden fordern zunehmend Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001. Unternehmen, die diese Zertifizierungen nicht vorweisen können, geraten in einen Wettbewerbsnachteil.

3. Wettbewerbsnachteil der Nichteinhaltung: Unternehmen, die nicht in der Lage sind, die Anforderungen der europäischen Finanzaufsicht einzuhalten, können nicht nur Bußgelder zahlen müssen, sondern können auch ihre Lizenzen verlieren oder ihre Geschäftsmodelle ändern müssen.

Die Lücke zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind und wo sie sein müssen, ist beträchtlich. Um dies zu demonstrieren, schätzen wir, dass Unternehmen durchschnittlich 6 Wochen auf die Vorbereitung von Audits aufwenden, obwohl es Tools gibt, die diese Zeit auf maximal 5 Tage reduzieren können. Dies ist ein deutlicher Indikator dafür, dass es notwendig ist, die Compliance-Tools und -Methoden zu überdenken und anzupassen.

Es ist daher dringend notwendig, die besten Tools und Methoden zur Unterstützung der doppelten Compliance in Europa einzusetzen, um die Herausforderungen zu meistern, die mit der Mehrfach-Regulierung einhergehen, und um sicherzustellen, dass das Unternehmen seinen Pflichten nachkommt und gleichzeitig wettbewerbsfähig bleibt. In Teil 2 dieses Artikels werden wir gemeinsam die besten Tools zur Unterstützung von DORA und ISO 27001 erkunden und Ihre Vorteile und Funktionen im Detail untersuchen.

Die Lösungs-Struktur

Um die Herausforderung der doppelten Compliance in Europa zu bewältigen, müssen Finanzinstitute einen systematischen und proaktiven Ansatz verfolgen. Dies beginnt mit einem Schritt-für-Schritt-Konzept, das spezifische Implementierungsdetails beinhaltet und auf relevanten Vorschriften basiert.

Schritt 1: Risikoanalyse und Identifikation von Anforderungen
Zuerst müssen Sie eine gründliche Risikoanalyse durchführen. Dies ist ein entscheidender Schritt, um die spezifischen Complianceanforderungen für Ihre Organisation zu identifizieren. Nach dem Kriterium der Risikoträgheit und der Umsetzung der Prinzipien des Verhältnismäßigkeitssatzes beziehen sich die Anforderungen auf wichtige Aspekte wie Informationssicherheit (ISO 27001), Datenschutz (DSGVO) und die organisatorische Integrität gemäß DORA.

Schritt 2: Entwurf einer Compliance-Strategie
Ein entscheidender Bestandteil der Lösungsstruktur ist die Entwicklung einer Compliance-Strategie, die sowohl die spezifischen Anforderungen der EU-Richtlinien als auch die individuellen Bedürfnisse Ihrer Organisation abbildet. Hier sollten Sie sich auf die Artikel 7 und 8 von DORA verlassen, welche die Verpflichtungen der Finanzinstitute in Bezug auf die interne Organisation und das Risikomanagement regeln.

Schritt 3: Implementierung einer Compliance-Plattform
Die Implementierung einer umfassenden Compliance-Plattform, die sowohl die Anforderungen des DORA als auch der ISO 27001 abdeckt, ist entscheidend. Dies beinhaltet die Schaffung von Richtlinien, die spezifisch für die Zuständigkeiten und Prozesse Ihres Unternehmens formuliert sind. Diese Richtlinien müssen für die Mitarbeiter nachvollziehbar und durchsetzbar sein.

Schritt 4: Überwachung und Audit
Die kontinuierliche Überwachung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Compliance-Strategie. Dies schließt regelmäßige interne und externe Audits ein, die sicherstellen, dass alle Aspekte der Compliance nachweislich eingehalten werden. Artikel 24 der DORA legt die Verpflichtung zur Durchführung von Audits und zur Bewertung der Integrität der internen Kontrollsysteme fest.

Schritt 5: Anpassung und Fortschritt
Die Compliance ist kein Einmalig-Vorgang, sondern ein fortlaufender Prozess der Anpassung an neue Gesetze und Verordnungen. Daher ist es notwendig, kontinuierlich die Effektivität der Compliance-Maßnahmen zu bewerten und, falls erforderlich, Anpassungen vorzunehmen.

Was gute Compliance bedeutet: Eine "gute" Compliance bedeutet, dass Ihre Organisation nicht nur die minimalen Anforderungen erfüllt, sondern auch proaktiv auf Veränderungen reagiert und ihre Richtlinien und Verfahren kontinuierlich verbessert. Dies schließt ein umfassendes Verständnis der Anforderungen nach DORA und ISO 27001 ein und umfasst die Entwicklung von Systemen, die diese Anforderungen überwachen und aktualisieren.

Häufige Fehler, die unterlassen werden sollten

Es gibt mehrere Fehler, die Organisationen bei der Umsetzung von Compliance-Strategien häufig machen. Hier sind die Top 5:

1. Unzureichende Risikoanalyse: Viele Organisationen neigen dazu, ihre Risikoanalyse oberflächlich zu behandeln, ohne die tieferen Implikationen ihrer Geschäftsmodelle und Prozesse zu berücksichtigen. Dies kann dazu führen, dass wichtige Compliance-Aspekte übersehen werden. Stattdessen sollten Sie eine gründliche undholistische Risikoanalyse durchführen, die alle relevante Gefahren und Auswirkungen berücksichtigt.

2. Nicht anwendbare Compliance-Richtlinien: Es ist ein häufiger Fehler, Compliance-Richtlinien zu entwickeln, die nicht für die täglichen Geschäftsprozesse Ihrer Organisation relevant oder anwendbar sind. Eine effektive sollte den spezifischen Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens angepasst werden.

3. Unzureichende Training und Sensibilisierung: Ohne ausreichende Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter können Compliance-Richtlinien ineffektiv sein. Mitarbeiter sollten verstehen, warum Compliance wichtig ist und wie sie ihre jeweiligen Rollen spielen. Eine umfassende Schulung ist unerlässlich, um eine Kultur des Compliance-Respekts zu fördern.

4. Fehlende oder unzureichende Überwachung: Ohne kontinuierliche Überwachung kann es schwierig sein, Compliance-Verstoße aufzuspüren und rechtzeitig zu beheben. Eine effektive muss ein System zur Überwachung und Meldung von Nonkonformitäten beinhalten.

5. Lack of Adaptability to Changes: Compliance is not a one-time event, but a continuous process of adapting to new regulations and industry standards. Failing to regularly update compliance policies and procedures can lead to non-compliance with current legal requirements.

Tools und Ansätze

Bei der Wahl der richtigen Compliance-Tools und -Methoden ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und die Größe Ihrer Organisation zu berücksichtigen. Hier sind einige Ansätze und ihre Vor- und Nachteile:

Manuelle Vorgehensweise:
Die manuelle Vorgehensweise bei der Compliance kann bei kleinen Organisationen oder für spezifische Compliance-Aspekte funktionieren, die nicht oft geändert werden. Sie bietet Flexibilität und ermöglicht eine personalize Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Organisation. Allerdings kann sie zeitaufwendig und fehleranfällig sein, insbesondere wenn es um die Erfüllung von Complianceanforderungen mit hohen Frequenzen und hohen Anforderungen geht.

Tabellenkalkulations-/GRC-Lösungen:
Grundlegende GRC-Lösungen und Tabellenkalkulationen können bei der Verwaltung von Dokumenten und der Verfolgung von Compliance-Aktivitäten hilfreich sein. Sie haben jedoch oft begrenzte Funktionen und sind nicht in der Lage, proaktive Meldungen oder eine umfassende Risikoanalyse durchzuführen. sie sind oft nicht in der Lage, die Komplexität der modernen Complianceanforderungen zu bewältigen.

Automatisierte Compliance-Plattformen:
Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter die automatische Generierung von Richtlinien, die Erfassung von Beweisen von Cloud-Anbietern und die Überwachung von Endpunkten. Sie sind speziell auf EU-Finanzdienstleister zugeschnitten und bieten 100%ige Datenaufbewahrung in der EU. Solche Plattformen können die Effizienz und Effektivität der Compliance-Aktivitäten erhöhen, insbesondere wenn es um die Erfüllung von Anforderungen mehrererFrameworks geht. Sie sind jedoch möglicherweise nicht für kleine Unternehmen oder für Organisationen geeignet, die eine hohe Maße an Personalisierung und Anpassung ihrer Compliance-Strategien benötigen.

Wann nützt Automatisierung helfen und wann nicht: Automatisierte Compliance-Plattformen können den Prozess der Compliance-Überwachung und -Verwaltung erheblich vereinfachen und effektiver machen, insbesondere in komplexen Szenarien mit mehrerenFrameworks. Sie helfen auch dabei, die Risiken von Compliance-Verstoßen zu minimieren. Allerdings kann die Automatisierung nicht alle Compliance-Herausforderungen lösen, insbesondere wenn es um die Anpassung an lokale Gesetze und individuelle Geschäftsprozesse geht. In solchen Fällen kann eine Kombination aus automatisierten Tools und manuellen Vorgehensweisen das beste Ergebnis erbringen.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte

Im Folgenden finden Sie einen konkreten 5-Schritt-Plan, den Sie in dieser Woche umsetzen können, um Ihre doppelte Compliance in Europa voranzutreiben.

Schritt 1: Bewerten der aktuellen Compliance-Struktur
Beginnen Sie mit einer Bewertung Ihrer bestehenden Compliance-Struktur und -prozesse. Überprüfen Sie, wie gut Sie gegenwärtig die Vorgaben von DORA, ISO 27001 und anderen relevanten Verordnungen erfüllen. Dies kann mit einer internen Audit oder durch das Einleiten eines bewerkstelligt werden.

Schritt 2: Untersuchen von Compliance-Automation-Tools
Beginnen Sie mit der Untersuchung von Compliance-Automation-Tools, die speziell für europäische Finanzdienstleister entwickelt wurden. Suchen Sie nach Funktionen wie AI-geeigneten Richtlinienerstellung, automatischer Beweisbeschaffung von Cloud-Anbietern und Endpunkt-Compliance-Agents für Geräteüberwachung. Stellen Sie sicher, dass das Tool in Fragen der Datenresidenz und der Anonymität der gesammelten Daten 100% EU-konform ist.

Schritt 3: Ressourcenstudium
Spendieren Sie Zeit mit der Analyse offizieller Veröffentlichungen der EU und der BaFin, um sich ein fundiertes Verständnis der gesetzlichen Rahmenbedingungen zu verschaffen. Hier einige Ressourcen, die Sie nicht übersehen sollten:

• Die Verordnung (EU) 2019/876 über Eigenkapitalanforderungen für und Versicherungsunternehmen (DORA)
• Die Empfehlungen des Europäischen Ausschusses für Normung (CEN) und der Europäischen Committee for Standardization (CEN) zu ISO 27001

Schritt 4: Entwicklung eines Umsetzungsplans
Einrahmen Sie Ihre Compliance-Ziele in einen klar definierten Umsetzungsplan. Setzen Sie Meilensteine, feste Zeiträume und verantwortliche Personen für jede Aufgabe.

Schritt 5: Entscheidung für interne oder externe Unterstützung
Bestimmen Sie, ob Sie die Compliance-Maßnahmen im eigenen Haus durchführen oder externe Experten hinzuziehen möchten. Dies kann von der Komplexität Ihrer bestehenden Infrastruktur und den verfügbaren Ressourcen abhängen. Eine externe Unterstützung kann oft wertvolle Fachkenntnisse und Ressourcen bringen, kann aber auch Kosten verursachen.

Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie innerhalb der nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, ein kostenloses Assessment zu beantragen. Nutzen Sie das Formular auf https://matproof.com/contact, um Ihre aktuelle Compliance-Lage zu bewerten und spezifische Empfehlungen für Ihre Organisation zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Hier sind einige häufig gestellte Fragen rund um doppelte Compliance und deren Beantwortung:

F: Gibt es spezifische Anforderungen, die sowohl DORA als auch ISO 27001 erfüllt werden müssen?

Ja. Beide Verordnungen haben bestimmte Anforderungen, die Sie berücksichtigen müssen. DORA legt die Anforderungen an das Eigenkapital und die Risikosteuerung fest, während ISO 27001 den Umgang mit Informationenssicherheit vorschreibt. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Compliance-Maßnahmen beide Verordnungen berücksichtigen. Artikel 6(1) von DORA erfordert z.B. ein ICT-Risikomanagementframework, das Artikel 4.1 von ISO 27001 betont die Notwendigkeit eines.

F: Was ist der Unterschied zwischen einer "Multi-Framework Compliance Plattform" und einem Tool, das nur für eine einzige Verordnung konzipiert wurde?

Eine Multi-Framework Compliance Plattform ist in der Lage, die spezifischen Anforderungen mehrerer Compliance-Rahmenbedingungen gleichzeitig zu erfüllen. Dies ist wichtig, wenn Sie sowohl DORA als auch ISO 27001 oder andere Verordnungen einhalten müssen. Ein Tool, das nur für eine einzige Verordnung konzipiert wurde, kann oftmals nicht die Anforderungen anderer Verordnungen abdecken und kann somit zu Inkompatibilitäten führen.

F: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Organisation die Anforderungen der doppelten Compliance effizient und effektiv erfüllt?

Effektive und effiziente Erfüllung der doppelten Compliance erfordert einen klaren Fokus auf die Integration von Compliance-Maßnahmen in Ihre täglichen Geschäftsprozesse. Verwenden Sie Compliance-Automation-Tools, um die Richtlinienerstellung, die Beweisbeschaffung und die Überwachung zu automatisieren. Setzen Sie auch auf regelmäßige Audits und Schulungen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter über das erforderliche Wissen verfügen.

F: Gab es Fälle, in denen Organisationen in die Compliance verliefen, weil sie die doppelte Compliance nicht korrekt bewältigt haben?

Ja, es gibt solche Fälle. Fehlende oder unzureichende Compliance-Maßnahmen können zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, einschließlich Bußgeldern, Reputationsverlust und. Es ist daher entscheidend, die Compliance als Priorität zu behandeln und die notwendigen Investitionen in das Personal und Technologie zu treffen, um die erforderlichen Standards sicherzustellen.

Schlüsselbotschaften

• Eine doppelte Compliance in Europa erfordert eine sorgfältige und koordinierte Herangehensweise, die sowohl auf regulatorische Anforderungen als auch auf die besonderen Geschäftsanforderungen Ihrer Organisation abzielt.
• Die Verwendung einer Multi-Framework Compliance Plattform kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen, indem sie die Notwendigkeit einer Integration verschiedener Compliance-Rahmenbedingungen reduziert und die Effizienz steigert.
• Eine ständige Überwachung und Anpassung Ihrer Compliance-Strategie an neue Verordnungen und Geschäftsbedingungen ist entscheidend, um Risiken zu minimieren und die Compliance zu gewährleisten.
• Selbst bei einer soliden internen Compliance-Struktur kann es ratsam sein, externe Expertise in anspruchsvollen Compliance-Situationen einzuholen.
• Matproof kann Ihnen dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren. Interessierte Organisationen können sich hierzu https://matproof.com/contact eine kostenlose Bewertung anfordern und so einen Schritt in Richtung besserer Compliance gehen.