Wie Sie sich auf Ihre erste DORA-Prüfung vorbereiten

Einführung

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr ICT-Anbieterregister. Wenn Sie eines nicht haben, dann haben wir bereits Ihr erstes Problem. DORA (Directive on operational resilience for financial institutions) ist eine der avantgardistischen europäischen Vorgaben für Finanzdienstleister. Sie betrifft Sie direkt, wenn Ihr Unternehmen in der EU anbietet. Die Vorbereitung auf Ihre erste DORA-Prüfung ist nicht nur eine Compliance-Pflicht, sondern auch ein Schlüssel zur operativen Stabilität und zum Vertrauen Ihrer Kunden.

In Europa sind Finanzdienstleister aufgrund strenger Vorschriften gezwungen, ihre Betriebsabläufe ständig auf ihre robuste Funktionsweise hin zu überprüfen und zu optimieren. Fehlende Vorbereitung auf DORA kann zu erheblichen Bußgeldern, gescheiterten Prüfungen, operativen Störungen und Schädigung des Rufs führen. Die klare Wertvorstellung für das Lesen dieses Artikels besteht darin, konkrete Schritte zu lernen, die Sie sofort einleiten können, um Ihre Organisation auf DORA-konforme Weise vorzubereiten, und so potenziellen finanziellen Verlusten und Risiken vorzubeugen.

Das Kernproblem

Jenseits der oberflächlichen Beschreibung von DORA als einevorbeischauend, birgt die Vorbereitung auf ihre Audits echte Kosten. Organisationen, die nicht für DORA gewappnet sind, riskieren nicht nur Bußgelder bis zu EUR 20 Millionen oder bis zu 4 % ihres jährlichen Gesamtumsatzes, sondern auch die Vertrauensbrecher in ihren Kundenbeziehungen.

Betrachtet man die tatsächlichen Kosten, kann man facilmentestimmte Zahlen nennen: Eine Nichtvorbereitung auf DORA kann zu einem Verlust von Stunden und manchmal sogar Wochen des Personals führen, die anstatt auf strategische Maßnahmen gearbeitet wird, sich mit der Rettung von Daten und Prozessen auseinandersetzen müssen. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass ein Versagen in der Auditfrist zu einer Verzögerung bei strategischen Entscheidungen führt, was wiederum operative Verzerrungen und eingeschränkte Geschäftschancen zur Folge haben kann.

Die meisten Organisationen neigen dazu, die Bedeutung von DORA zu unterschätzen oder sich auf die minimalen Anforderungen zu beschränken. Sie verzetteln sich zu oft mit den technischen Aspekten und vergessen, dass Compliance ein ganzheitliches Unterfangen ist, das alle Abteilungen und Ebenen einer Organisation betrifft. In Artikel 4 der DORA-Verordnung heißt es, dass Finanzinstitutionen ein angemessenes Risikomanagement umsetzen müssen, und in Artikel 9 werden die Anforderungen an die operative Resilienz und die Notfallpläne konkretisiert.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Änderungen, wie sie in der DORA-Verordnung festgelegt sind, haben die Akutheit der Vorbereitung auf DORA noch einmal unterstreicht. Gerade in Zeiten, in denen die Finanzaufsicht BaFin und die Europäische Aufsichtsbehörde für das Bankensystem (EBA) verstärkt auf die Einhaltung dieser Vorschriften achten, kann es für Nichtkonformität fatale Folgen haben. Marktdruck erhöht sich, da Kunden zunehmend nach Compliance-Zertifizierungen fragen und das Vorhandensein solcher als Differentiator im Wettbewerb gilt.

Die Nicht-Einhaltung von DORA kann somit einen Wettbewerbsvorteil für Organisationen darstellen, die ihre Vorbereitung ernst nehmen. Es besteht ein signifikanter Diskrepanz zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen und dem, wo sie hin müssen. Die Mehrheit der Finanzdienstleister hat zwar begonnen, sich auf DORA vorzubereiten, aber viele sind noch nicht auf die erforderliche Tiefe und den Umfang eingestellt.

Um dies zu illustrieren, betrachten Sie eine Fachstudie, die aufzeigt, dass 60% der europäischen Finanzinstitute ihre Compliance-Strategien noch nicht vollständig auf DORA ausgerichtet haben. Dies ist ein klares Zeichen dafür, dass es inzwischen dringend notwendig ist, Maßnahmen zu ergreifen und sich auf die zu konzentrieren. Die_FINanzinstitute, die dies nicht tun, riskieren nicht nur regulatorische Sanktionen, sondern auch den Verlust von Marktanteilen an ihre konformitätsfähigen Konkurrenten.

Das Lösungsframework

Um sich auf Ihre erste DORA-Prüfung vorzubereiten, ist es entscheidend, einen schrittweisen Ansatz zu verfolgen, der auf klaren Aktionsempfehlungen mit spezifischen Implementierungsdetails basiert. Beginnen Sie damit, die jeweiligen Anforderungen der DORA-Verordnung zu verstehen. Verweisen Sie sich dabei auf relevante Bestimmungen, wie DORA Art. 28(2), der besagt, dass Finanzinstitutionen ein angemessenes Risikomanagementsystem haben müssen.

Schritt 1: Priorisieren Sie Ihre Compliance-Bereiche anhand der potenziellen Auswirkungen auf Ihre Organisation und deren Kunden. Erstellen Sie eine Liste mit den wesentlichen Bereichen, die von DORA betroffen sind.

Schritt 2: Bewerten Sie das aktuelle Stand Ihrer Compliance in diesen Bereichen. Risiken und Maßnahmen, und identifizieren Sie Lücken, die Sie schließen müssen, um die Compliance zu gewährleisten.

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Roadmap zur Umsetzung der notwendigen Verbesserungen. Legen Sie klare Ziele, feste Meilensteine und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung fest.

Schritt 4: Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt gemäß Ihrer Roadmap und passen Sie diese gegebenenfalls an, um auf neue Herausforderungen oder Veränderungen in der DORA-Compliance reagieren zu können.

"Gut" aussehen bedeutet, dass Ihre Organisation nicht nur die Mindestanforderungen erfüllt, sondern auch proaktive Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Compliance ergreift. Dies kann beispielsweise durch den Einsatz moderner Technologien geschehen, um die Erfassung von Beweisen zu automatisieren und die Compliance effizienter zu gestalten. "Nur durchgehen" bedeutet hingegen, dass Sie Anforderungen, ohne dass Ihre Compliance-Praktiken von hoher Qualität sind oder nachhaltige Verbesserungen gewährleisten.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Eines der häufigsten Fehler, die Organisationen bei der Vorbereitung auf eine DORA-Prüfung machen, ist die Underestimation der Komplexität der Anforderungen. Sie übersehen oft, wie tiefgreifend DORA ihre Geschäftsprozesse beeinflussen kann. Statt sich auf die grundlegenden Anforderungen zu konzentrieren, sollten Sie Ihre Compliancestrategie auf eine globale Überprüfung und Anpassung Ihrer internen Prozesse abstimmen.

Ein zweiter häufiger Fehler ist das Fehlen eines clear defined Compliance-Frameworks. Viele Organisationen haben zwar viele Policies und Verfahren, diese sind jedoch häufig unkoordiniert oder nicht mit den spezifischen DORA-Anforderungen in Einklang zu bringen. Sie sollten ein zentrales Compliance-Framework einführen, das alle relevanten Policies und Verfahren umfasst und das mit den Anforderungen der DORA übereinstimmt.

Ein dritter Fehler ist die Verschiebung von Compliance-Maßnahmen in den Hintergrund, weil man sie als Zeitverschwendung betrachtet. Dies führt jedoch dazu, dass Compliance-Probleme unerkannt bleiben und später größere Kosten verursachen können. Statt Compliance als Kostenfaktor zu betrachten, sollten Sie sie als Investition in die Stabilität und Langfristigkeit Ihres Geschäfts sehen.

Anstatt diese Fehler zu wiederholen, sollten Sie sich auf ein proaktives, koordiniertes und technologieschnell angepasstes Compliance-Framework konzentrieren, das die Anforderungen der DORA effektiv und effizient erfüllt.

Tools und Ansätze

Die manuelle Vorgehensweise bei der Compliance-Prüfung hat ihre Vor- und Nachteile. Sie ist flexibel und kann an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation angepasst werden. Allerdings kann sie zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Sie ist sinnvoll, wenn Sie über ein kleines Unternehmen verfügen oder wenn die Compliance-Anforderungen nicht komplex sind.

Die Verwendung von Tabellenkalkulations- oder GRC-Tools (Governance, Risk and Compliance) hat den Vorteil, dass sie die Verwaltung und Überwachung von Compliance-Aktivitäten erleichtern können. Allerdings haben diese Tools ihre Grenzen, insbesondere wenn es um die automatische Erfassung von Beweisen und die Integration mit anderen Systemen geht. Sie sind am besten für die Verwaltung von Prozessen und Dokumenten, aber für die vollständige Erfüllung von Compliance-Anforderungen kann es notwendig sein, zusätzliche Technologien einzusetzen.

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine moderne Lösung für die Compliance-Automation, insbesondere für europäische Finanzdienstleister. Sie unterstützen die Generierung von AI-gesteuerten Richtlinien, die Erfassung von Beweisen von Cloudanbietern und die Überwachung von Endgeräten. Diese Plattformen helfen dabei, die Compliance effizienter und effektiver zu gestalten und sparen Zeit und Ressourcen. Wenn Sie jedoch eine solche Plattform auswählen, achten Sie darauf, ob sie den spezifischen Anforderungen der DORA gerecht wird, ob sie auf dem neuesten Stand der Technologie ist und ob sie 100% Datenressidenz innerhalb der EU bietet.

Es ist wichtig, ehrlich zu sein über die Grenzen der Automatisierung. Sie ist nicht immer die beste Lösung für alle Compliance-Aufgaben. In einigen Fällen kann die manuelle Überprüfung oder eine Kombination aus manuellen und automatisierten Methoden das beste Ergebnis bieten. Die Entscheidung sollte von der Komplexität der Compliance-Anforderungen, der Größe Ihrer Organisation und den Ressourcen abhängen, die Sie für die Compliance einsetzen können.

Los geht's: Ihre nächsten Schritte

Schritt 1: Legen Sie Ihre Dokumentation auf den neuesten Stand. Dazu gehört, dass Sie Ihre Risikobewertungen und Compliance-Frameworks aktualisieren, um sie an die Anforderungen von DORA anzupassen. Hierbei sollten Sie sich auf die Grundsätze von Solidarität und.finish einer pan-europäischen Regulierung konzentrieren.

Schritt 2: Bewerten Sie Ihr IT- und Cyber-Sicherheitsniveau. Eine kritische Komponente von DORA ist die Informationssicherheit. Nutzen Sie Ihre Endpoint Compliance Agent, um die Geräteüberwachung zu erhöhen und potenzielle Sicherheitslücken zu identifizieren.

Schritt 3: Überprüfen Sie Ihre externen Cloud-Anbieter. Da DORA die Verantwortlichkeiten der Mitglieder einer Finanzgruppe und deren Tochtergesellschaften bei der Verwendung von Cloud-Diensten klärt, sollten Sie Ihre Vereinbarungen mit diesen Providern überprüfen und sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Schritt 4: Planen Sie Ihre Schulungsmaßnahmen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in DORA-spezifischen Compliance-Themen. Dies erhöht nicht nur das Bewusstsein, sondern trägt auch zur Entwicklung einer verantwortungsvollen Unternehmenskultur bei.

Schritt 5: Machen Sie sich mit den offiziellen EU- und BaFin-Publikationen vertraut. Sie sind eine unerlässliche Quelle für die direkte und genaue Interpretation der Gesetzestexte. Nicht zuletzt könnten Sie sich mit dem Europäischen Netzwerk- und Informationssicherheits-Agentur (ENISA) in Verbindung setzen, da es hierbei um technische Aspekte der Informationssicherheit geht.

Sollten Sie sich fragen, ob Sie externe Hilfe benötigen oder die Audit-Vorbereitung in-house durchführen sollten, ist es ratsam, Ihre Ressourcen und die Komplexität der Compliance-Auskünfte zu bewerten. In vielen Fällen kann es effizienter sein,expertise einzuholen, insbesondere wenn es um spezialisierte Technologien oder die Interpretation von EU-Regelungen geht.

Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, besteht darin, ein Treffen mit Ihrem Compliance-Team zu planen und eine Liste der DORA-relevanten Punkte zu erstellen, die sofort adressiert werden müssen. Dies ist ein erster wichtiger Schritt zur Vorbereitung auf Ihre erste DORA-Prüfung.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Was genau unterliegt den DORA-Audits?

Antwort: Nach DORA unterliegen Audits alle Organisationen, die in der EU anbieten oder nutzen. Dazu gehören Banken, Versicherungen, Kapitalverwaltungsgesellschaften und -dienstleister. Der Fokus liegt auf den Risikomanagementprozessen, der Compliance mit gesetzlichen Vorgaben, sowie der IT- und Cyber-Sicherheit. Es ist entscheidend, dass Sie alle Aspekte abdecken, die in der Verordnung dargelegt sind und spezifisch auf Ihre Geschäftstätigkeit zugeschnitten sind.

Frage 2: Gibt es spezifische DORA-Richtlinien für Cloud-Dienste?

Antwort: Ja, DORA legt klare Anforderungen für Cloud-Dienste fest. Es ist eine der zentralen Bestrebungen, die Verantwortlichkeiten der Mitglieder einer Finanzgruppe und deren Tochtergesellschaften bei der Verwendung von Cloud-Diensten zu klären. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Vereinbarungen mit Cloud-Providern die Vorgaben von DORA erfüllen, insbesondere in Bezug auf die Datenspeicherung und die Akzeptanz von Dienstleistungen aus Drittländern.

Frage 3: Wie beeinflusst DORA die IT-Sicherheitsanforderungen für Finanzdienstleister?

Antwort: DORA legt besondere Schwerpunkte auf die Informationssicherheit und die Notwendigkeit, dass Finanzdienstleister ihre IT-Infrastrukturen und -Systeme so schützen, dass sie resistent gegen Cyberbedrohungen sind. Es ist entscheidend, dass Sie einen umfassenden IT-Sicherheitsplan haben, der alle Aspekte von DORA abdeckt, einschließlich der Anwendung von IT-Risikobewertungen und der Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen.

Frage 4: Wie kann ich schnell Compliance-Ausweispapiere für DORA zusammenstellen?

Antwort: Eine schnelle Methode zur Zusammenstellung von Compliance-Ausweispapieren besteht darin, Ihre bestehenden Compliance-Dokumente und -Frameworks auf den neuesten Stand zu bringen und sie an die spezifischen Anforderungen von DORA anzupassen. Automatisierte Werkzeuge wie Matproof können dabei helfen, indem sie Ihre Policy-Generierung und die Sammlung von Nachweisen von Cloud-Anbietern erleichtern. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.

Frage 5: Muss ich alle meine Dateien lokal in der EU speichern, um mit DORA konform zu sein?

Antwort: DORA legt klare Anforderungen an die Datenspeicherung fest. Sie müssen sicherstellen, dass alle persönlichen Daten und sensiblen Finanzinformationen in der EU gespeichert werden. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Cloud-Infrastrukturen und -Dienste entsprechend anpassen müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Es ist ratsam, sich auf Anbieter zu verlassen, die 100%ige EU-Datenressozie halten, um dies zu gewährleisten.

Schlüsselerkenntnisse

• Beginnen Sie sofort mit der Aktualisierung Ihrer Compliance-Dokumentation und -Frameworks, um sie an DORA anzupassen.
• Bewerten Sie Ihre IT-Sicherheit und die Vereinbarungen mit Ihren Cloud-Providern, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen von DORA gerecht werden.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in DORA-spezifischen Compliance-Themen, um das Bewusstsein und die Compliance-Kultur in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
• Nutzen Sie offizielle EU- und BaFin-Publikationen, um die genaue Interpretation der Gesetzestexte zu erhalten und um sicherzustellen, dass Sie die Vorgaben erfüllen.
• Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit externen Experten, um Ihre Vorbereitung auf die DORA-Prüfung zu verstärken.

Wenn Sie Hilfe bei der Automatisierung Ihrer DORA-Compliance-Aufgaben benötigen, kann Matproof Ihnen dabei behilflich sein. Besuchen Sie https://matproof.com/contact, um eine kostenlose Beurteilung anzufordern und Ihre Vorbereitung auf Ihre erste DORA-Prüfung zu beschleunigen.