DORA Compliance for Insurance Companies: What You Need to Know

Introduction

Im dritten Quartal 2025 hat BaFin seinen ersten DORA-bezogenen Strafverfügung erlassen. Die Geldbuße: 450.000 EUR. Die Verletzung: Unzureichende Dokumentation von ICT-Drittpartei-Risiken. Hier ist, was das Unternehmen falsch gemacht hat. Diese Fallstudie zeigt, warum DORA-Compliance für europäische Finanzdienstleister – insbesondere Versicherungen – von entscheidender Bedeutung ist. Die Consequences von Nichteinhaltung sind nicht nur schwerwiegende Geldbußen, sondern auch mögliche Prüfungsschikanen, operationale Störungen und Reputationsschäden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie tun müssen, um DORA-konform zu sein, welche Herausforderungen Sie erwarten und wie Sie Ihre Versicherungsgesellschaft vor Strafen und Compliance-Risiken schützen können. Wir gehen tiefer auf die Kernprobleme ein, analysieren die aktuelle Compliance-Landschaft und diskutieren, warum jetzt handeln angesichts jüngster regulatorischer Änderungen und Strafverfügungen unbedingt ratsam ist.

The Core Problem

DORA (Digital Operational Resilience Act) ist das neueste Instrument der EU, um die Informationssicherheit und Betriebssicherheit von Finanzdienstleistern zu gewährleisten. Für Versicherungsunternehmen ist die Compliance damit von entscheidender Bedeutung. Die Folgen von Defiziten können dramatisch sein: Eine Studie des Europäischen Ausschusses für Bankaufsicht und -aufsicht (EBA), dass banks and insurance companies incidents alonecould lose up to 1,5 Milliarden EUR. Dazu kommen zusätzliche Kosten für Notfallreaktionen, IT-Aktualisierungen und Reputationsschäden.

Die Hauptprobleme, die Unternehmen bei der DORA-Compliance haben, sind:

1. Unzureichende Risikobewertung und -dokumentation: Unternehmen dokumentieren ihre ICT-Risiken oft nicht ausreichend, was zu Compliance-Versäumnissen führt. Artikel 18 der DORA-Verordnung verlangt eine umfassende Risk Assessment und -dokumentation.

2. Mangelnde IT-Sicherheitsstandards: Viele Versicherungsunternehmen haben noch nicht die erforderlichen IT-Sicherheitsstandards implementiert. Artikel 27 DORA fordert eine angemessene Informationssicherheitsinfrastruktur und -politik.

3. Schwache Drittparteien-Überwachung: Outsourcing ist weit verbreitet, aber viele nicht ausreichend. Artikel 28 DORA verlangt eine umfassende Risikobewertung und -steuerung von Drittparteien.

Diese Probleme führen nicht nur zu hohen Geldbußen, sondern auch zu Compliance-Verstößen, operationalen Störungen und Reputationsschäden. Um diese Risiken zu minimieren, müssen Versicherungsunternehmen ihre Compliance-Strategie überdenken und anpassen.

Why This Is Urgent Now

Die DORA-Compliance ist heute dringlicher denn je. Gründe hierfür sind:

1. Jüngste regulatorische Änderungen: Die Einführung des DORA-Gesetzes bringt neue Anforderungen und Strafandrohungen mit sich. Artikel 47 DORA kann bis zu 6.300.000 EUR an Geldbußen vorsehen. Unternehmen müssen sich schnell anpassen, um diese neuen Anforderungen zu erfüllen.

2. Marktdruck: Kunden verlangen zunehmend nach Compliance-Zertifizierungen und -Garantien. Nichteinhaltung kann zu einem Wettbewerbsnachteil führen und potenzielle Kunden verlieren.

3. Technologischer Wandel: Die Digitalisierung und Cloud-Migration bringen neue Risiken und Compliance-Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen ihre IT-Sicherheitsstrategien und -Infrastrukturen kontinuierlich aktualisieren, um mit den sich ständig ändernden Bedrohungen Schritt zu halten.

Die Lücke zwischen den aktuellen Compliance-Standorten der meisten Unternehmen und den erforderlichen Standards ist beträchtlich. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Risiken zu minimieren, müssen Versicherungsunternehmen ihre Compliance-Strategie und -Infrastruktur dringend überarbeiten.

In Teil 2 dieses Artikels werden wir auf die spezifischen Anforderungen von DORA eingehen, wie Sie Ihre Compliance-Strategie optimieren können und welche Technologien und Tools Sie einsetzen sollten, um die Herausforderungen von DORA zu meistern. Bleiben Sie dran und erfahren Sie, wie Sie Ihre Versicherungsgesellschaft vor den Folgen von Nichteinhaltung schützen!

Die Lösungsstruktur

Um die Problemstellung der DORA-Konformität für Versicherungsunternehmen effektiv anzugehen, ist ein schrittweiser Ansatz entscheidend. Anhand der folgenden Empfehlungen kann Ihre Organisation den Prozess der ICT-Risikobewertung und -kontrolle optimieren und die Einhaltung der Vorgaben sicherstellen.

Schritt 1: Eine klare Compliance-Struktur aufbauen
Zuerst benötigen Sie eine klare und gut definierte Compliance-Struktur, die alle Aspekte des DORA-Gesetzes abdeckt. Dies umfasst die Identifizierung Ihrer wichtigsten Risikoquellen, die Festlegung von Kontrollen und die regelmäßige Überprüfung dieser Kontrollen. Die DORA-Artikel 14 und 15 legen klare Pflichten in Bezug auf Risikomanagement und die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern fest. Sie müssen daher sicherstellen, dass Ihre interne Compliance- und Risikomanagementstruktur diesen Anforderungen gerecht wird.

Schritt 2: Eine detaillierte Dokumentation
Eine detaillierte und transparente Dokumentation der jeweiligen Verfahren und Kontrollen ist entscheidend. Dies beinhaltet sowohl die interne ICT-Struktur als auch den Umgang mit externen Dienstleistern. Die DORA-Artikel 11 und 12 fordern von Finanzinstituten die Einhaltung bestimmter Informationspflichten und die Durchführung von Risikobewertungen. Daher ist es notwendig, alle relevanten Aspekte in Form von Dokumenten festzuhalten, die für die Finanzaufsicht transparent und zugänglich sind.

Schritt 3: Audit und Kontrollen regelmäßig durchführen
Regelmäßige Audits und Kontrollen sind unerlässlich, um mögliche Compliance-Lücken frühzeitig zu identifizieren und zu schließen. Artikel 18 der DORA legt die Verpflichtung zur Durchführung von internen und externen Audits auf. Die Ergebnisse solcher Audits sollten genutzt werden, um die Compliance-Maßnahmen weiter zu verbessern und anzupassen.

Ein guter Compliance-Status bedeutet, dass die Organisation nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch proaktiv ist und ihre Systeme und Prozesse ständig verbessert. Dies steht im Gegensatz zu einer "nurnoch-ausreichenden" Umsetzung, bei der die Mindestanforderungen nur knapp erfüllt werden und die Möglichkeit eines Versagens besteht.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es gibt drei häufige Fehler, die Organisationen bei der Umsetzung der DORA-Konformität begehen:

1. Unzureichende Risikobewertung
   Viele Organisationen raten den Umfang und die Komplexität der Risiken, die sie durch externe Dienstleister und ihre ICT-Infrastruktur haben, falsch ein. Dies führt oft zu einer unzureichenden Bewertung des operationalen Risikos und kann zu schwerwiegenden Compliance-Verstößen führen. Statt dies zu tun, sollte man ein robustes Risikomanagement-System haben, das regelmäßig überprüft und angepasst wird.

2. Unklare Dokumentation
   Ein häufiges Problem ist die fehlende oder unklare Dokumentation von Prozessen und Kontrollen. Dies kann dazu führen, dass bei einer Finanzaufsichtsprüfung wichtige Informationen fehlen und die Organisation bestraft wird. Es ist entscheidend, detaillierte und aktualisierte Dokumente über alle Aspekte der Compliance zu führen.

3. Fehlinvestment in Technologie
   Wenn Organisationen Technologie einsetzen, um die Compliance zu verbessern, wählen sie oft die falschen Tools oder investieren in Lösungen, die nicht für die spezifischen Bedürfnisse der Versicherungsbranche konzipiert wurden. Ein gutes Beispiel für eine Anpassung an die Bedürfnisse der Branche ist die Verwendung einer automatisierten Compliance-Plattform, die speziell für die Anforderungen von DORA und anderen wichtigen Finanzvorschriften entwickelt wurde.

Werkzeuge und Ansätze

Die Wahl der richtigen Tools und Ansätze kann entscheidend für die Effektivität der Compliance sein.

Manuelle Vorgehensweise: Der manuelle Ansatz hat den Vorteil, dass er anfänglich einfacher und kostengünstiger sein kann. Jedoch ist er zeitaufwendig und fehleranfällig. Er eignet sich gut für kleinere Organisationen oder für spezifische Compliance-Aufgaben, bei denen eine automatisierte Lösung nicht erforderlich ist.

Tabellenkalkulations-/GRC-Ansätze: Diese Ansätze bieten mehr Flexibilität und können an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Sie haben jedoch ihre Grenzen, wenn es um die Sammlung von Beweisen, die Automatisierung von Prozessen und die Integration mit anderen Systemen geht. Diese Ansätze sind für mittelgroße Organisationen geeignet, die eine gewisse Maßanpassung benötigen, aber noch nicht bereit sind oder können, in ein vollständig automatisiertes Compliance-System zu investieren.

Automatisierte Compliance-Plattformen: Eine automatisierte Compliance-Plattform wie Matproof kann die Effizienz und Effektivität der Compliance drastisch steigern. Sie bieten die Möglichkeit, Richtlinien in mehreren Sprachen zu generieren, automatisiert Beweise von Cloud-Anbietern zu sammeln und die Compliance von Endgeräten zu überwachen. Diese Plattformen sind ideal für große Organisationen oder für solche, die eine hohe Automatisierung und Integration in ihre Prozesse benötigen.

Matproof ist ein Beispiel für eine solche Plattform, die speziell für die Anforderungen der EU-Finanzdienstleister entwickelt wurde. Mit 100% EU-Datenresidenz und spezialisiert auf Vorschriften wie DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2, bietet Matproof eine Reihe von Funktionen, die die Compliance-Arbeit für Versicherungsunternehmen erheblich erleichtern können.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Automatisierung nicht in allen Szenarien die beste Lösung sein wird. In einigen Fällen kann eine manuelle oder teilautomatisierte Vorgehensweise ausreichen. Die Entscheidung sollte daher anhand der spezifischen Anforderungen und der Kapazitäten der Organisation getroffen werden.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Um schnell mit der DORA-Konformität für Ihre Versicherungsgesellschaft zu beginnen, folgen Sie diesem fünfstufigen Aktionsplan:

1. Überprüfung der aktuellen Situation: Schätzen Sie Ihre aktuelle Compliance-Position ein. Machen Sie sich eine Liste der beteiligten ICT-Dienstanbieter und identifizieren Sie die Datennutzung und -speicherung in Ihrem Unternehmen.

2. Fachliteratur einhalten: Lesen Sie die offiziellen Veröffentlichungen der EU und BaFin, um sich über die neuen Vorschriften zu informieren. Besonders relevant sind die Artikel 24 und 25 der DORA-Verordnung, die besagten Anforderungen an Risikomanagement und IT-Sicherheit festlegen.

3. Risikoanalyse durchführen: Bewerten Sie die potenziellen Risiken Ihrer externen ICT-Lieferanten und entwickeln Sie ein Wissen über Ihre kritische Infrastruktur.

4. Compliance-Strategie entwickeln: Erstellen Sie eine Strategie, die die Erfüllung der DORA-Vorgaben in den nächsten Monaten und Jahren einschließt. Berücksichtigen Sie hierbei auch die Notwendigkeit, kontinuierlich Ihre Compliance-Maßnahmen anzupassen und zu verbessern.

5. Externe Hilfe in Betracht ziehen: Wenn Sie über keine ausreichende interne Expertise verfügen oder Zeit und Ressourcen begrenzt sind, sollten Sie eine externe Beratung in Erwägung ziehen.

Sobald Sie diese Schritte einleiten, können Sie in den nächsten 24 Stunden einen schnellen Erfolg erzielen, indem Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Risiken Ihres Unternehmens erstellen und sie an das Compliance-Team senden.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Muss meine Versicherungsgesellschaft alle ICT-Dienstanbieter einbeziehen, die wir derzeit nutzen?

Ja, alle ICT-Dienste, die von Ihrer Versicherungsgesellschaft genutzt werden, müssen in Ihre DORA-Compliance-Überprüfungen einbezogen werden. Dies bedeutet, dass Sie sowohl die internen Systeme als auch die externen Dienste, einschließlich Cloud-Dienstanbieter, berücksichtigen sollten. Artikel 24 Absatz 2 der DORA-Verordnung fordert eine umfassende Bewertung der Risiken im Zusammenhang mit ICT-Diensten heraus.

Frage 2: Gibt es Ausnahmen von den ICT-Risikomanagement-Anforderungen?

Nein, es gibt keine allgemeinen Ausnahmen von den ICT-Risikomanagement-Anforderungen. Jedoch kann es spezifische Fälle geben, in denen die Anforderungen angepasst werden müssen. In diesen Fällen sollten Sie eng mit der BaFin zusammenarbeiten, um die beste Vorgehensweise zu ermitteln und sicherzustellen, dass Ihre Lösung im Einklang mit der DORA steht.

Frage 3: Wie kann ich sicherstellen, dass meine ICT-Risiken gemessen und dokumentiert werden?

Um Ihre ICT-Risiken zu messen und zu dokumentieren, sollten Sie ein formales Risikomanagement-System implementieren, das alle Aspekte abdeckt, von der Identifizierung und Bewertung der Risiken bis hin zur Überwachung und Berichterstattung. Dies kann durch Audits, Bewertungen durch externe Experten oder die Verwendung von Compliance-Software erleichtert werden, die speziell für die Erfüllung der DORA-Vorgaben entwickelt wurde.

Frage 4: Muss ich meine ICT-Sicherheitsmaßnahmen ständig aktualisieren?

Ja, die Technologie und die Bedrohungslage im Bereich der Informationstechnologie sind ständig in Bewegung. Daher müssen Sie regelmäßig Ihre ICT-Sicherheitsmaßnahmen überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Anforderungen und Entwicklungen gerecht werden. Dies ist auch eine der DORA-Verordnung.

Frage 5: Wie kann ich die Komplexität der DORA-Compliance für meine Versicherungsgesellschaft reduzieren?

Einer der effektivsten Wege, die Komplexität der DORA-Compliance zu reduzieren, ist die Nutzung einer Compliance-Automatisierungsplattform wie Matproof. Mit AI-gesteuerten Richtlinienerstellung und automatisierter Beweisbeschaffung von Cloud-Anbietern können Sie die Compliance-Aufgaben effizienter und schneller bewältigen.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Aspekte der DORA-Konformität für Ihre Versicherungsgesellschaft betrachtet. Die wichtigsten Punkte sind:

• Die Notwendigkeit, alle Aspekte der ICT-Risiken in Ihre Compliance-Strategie einzubeziehen.
• Die Bedeutung der ständigen Überwachung und Anpassung Ihrer Compliance-Maßnahmen.
• Die Rolle einer externen Beratung und Compliance-Automatisierungsplattformen, um die Komplexität zu reduzieren und schnelle Erfolge zu erzielen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung der DORA-Konformität für Ihre Versicherungsgesellschaft benötigen, kann Matproof Ihnen dabei helfen. Nutzen Sie unsere Website, um eine kostenlose Beurteilung zu erhalten: Matproof Contact.