DORA IKT-Drittanbieterregister bei der BaFin einreichen: Anleitung

Einführung (350 Wörter)

"In Q3 2025, BaFin issued its first DORA-related enforcement notice. The fine: EUR 450,000. The violation: inadequate ICT third-party risk documentation. Here's what the company got wrong." Mit dieser Meldung wurde auf schmerzhafte Weise verdeutlicht, wie ernst die Compliance mit den Vorgaben der Digital Operational Resilience Act (DORA) ist. Nicht nur für europäische Finanzdienstleister, sondern als zentrales Element des Risikomanagements in der digitalisierten Welt. Die potenziellen Folgen von Fehlkonformitäten sind hoch – von Bußgeldern und Audit-Misserfolgen bis hin zu operativen Störungen und Reputationsschäden. In diesem Beitrag erhalten Sie detaillierte Anweisungen, wie Sie das DORA IKT-Drittanbieterregister bei der BaFin einreichen können, um solche Risiken effektiv abzuschirmen. Wir wissen, wie wichtig es ist, die Anforderungen korrekt umzusetzen, daher bieten wir Ihnen in diesem umfangreichen Leitfaden praxisnahe Hilfestellung an.

Das zentrale Problem (350 Wörter)

Die Compliance-Pflicht gemäß DORA Art. 28(2) betrifft die Erstellung und Aufrechterhaltung eines Registers für Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT)-Drittanbieter. Das Hauptproblem vieler Organisationen besteht jedoch darin, die Komplexität und das Ausmaß dieser Anforderungen nicht vollständig zu erfassen. Dies führt dazu, dass sie entweder nicht alle relevanten Informationen erfassen oder fehlerhafte oder unvollständige Informationen in ihr Register aufnehmen. Die tatsächlichen Kosten solcher Versäumnisse sind erheblich. Die Bußgelder können bis zu EUR 450.000 betragen, die manuelle Zusammenstellung dieser Informationen kostet Zeit und Ressourcen, und das Risiko von Betriebsstörungen und Reputationsschäden ist hoch. Bei Nichtbefolgung der Anforderungen können Unternehmen ihre Lizenz verlieren oder sogar das Geschäftsmodell in Frage gestellt werden. Dies zeigt, wie dringend die Umsetzung dieser Vorgaben ist.

Warum dies jetzt dringend ist (300 Wörter)

Die jüngsten regulatorischen Veränderungen, wie das Inkrafttreten der DORA, haben die Betrachtung von IKT-Drittanbietern in der Finanzbranche neu definiert. Die BaFin hat durch ihre ersten Bußgelder gezeigt, dass sie diese Anforderungen ernst nimmt. Darüber hinaus wachsen die Marktdruck, da Kunden nach Compliance-Zertifizierungen fragen und von ihren Finanzdienstleistern eine hohe Standardsicherheit erwarten. Die Nicht-Einhaltung dieser Vorgaben kann zu einem Wettbewerbsnachteil führen, da Kunden und Geschäftspartner von Organisationen abwandern, die nicht nachweislich die erforderlichen Standards einhalten. Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind und wo sie sein müssen, ist signifikant. Die Compliance ist nicht nur ein Frage des rechtlichen Einhaltens, sondern auch ein Element des Wettbewerbs und des Vertrauens, das von Kunden und Gesellschaft erwartet wird. Deshalb ist die Einreichung eines DORA IKT-Drittanbieterregisters bei der BaFin nicht nur eine Verpflichtung, sondern auch eine Chance, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

The Solution Framework

Um der Herausforderung gerecht zu werden, die das DORA IKT-Drittanbieterregister bei der BaFin birgt, ist ein schrittweiser Ansatz entscheidend. Hier sind die Empfehlungen, die Sie bei der Umsetzung beachten sollten:

1. Bestandsaufnahme der externen Dienstleister: Zunächst sollten Sie eine umfassende Übersicht über alle Ihre IKT-Dienstleister haben. Diese Umfassung sollte alle Aspekte von Verträgen, Compliance-Standards, Risikobewertungen und der Implementierung relevanter Sicherheitsmaßnahmen umfassen.

2. Risikobewertung: Nachdem Sie eine Liste erstellt haben, sollten Sie die Risiken, die mit jeder Drittpartei verbunden sind, bewerten. Dies kann basierend auf der Art des Services, der Sensibilität der Daten, die sie verarbeiten, und der Compliance-Reife des Anbieters geschehen.

3. Dokumentation und Überwachung: Für jeden Drittanbieter ist eine detaillierte Dokumentation erforderlich. Dies sollte alle relevanten Informationen wie Verträge, Compliance-Berichte, Sicherheitsbeurteilungen und Kommunikationsprotokolle enthalten. Eine regelmäßige Überwachung und Aktualisierung dieser Dokumente ist entscheidend.

4. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendeten IKT-Dienstleister die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere gemäß DORA Artikel 28 Register. Dies beinhaltet die Erfüllung sämtlicher Anforderungen an die Informationsregister und die Bereitstellung von Transparenz.

5. Schrittweise Einreichung: Wenn Sie bereit sind, sollten Sie die erforderlichen Informationen nach Maßgabe der BaFin-Richtlinien einreichen. Dies sollte in mehreren Schritten erfolgen, wobei Sie Feedback der BaFin einbeziehen und Ihre Unterlagen entsprechend aktualisieren, bevor Sie diese abschicken.

Was eine "gute" Umsetzung von Ihnen ausmacht, ist, dass Sie nicht nur die minimalen Anforderungen erfüllen, sondern auch proaktiv sind bei der Identifizierung und der Bewertung von Risiken sowie bei der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Compliance-Praxis.

Common Mistakes to Avoid

Es gibt einige häufige Fehler, die Organisationen begehen, wenn sie mit der Einreichung ihres DORA IKT-Drittanbieterregisters bei der BaFin konfrontiert sind:

1. Unvollständige Bestandsaufnahme: Eine der häufigsten Fehler ist die unvollständige oder unzureichende Erfassung aller IKT-Dienstleister. Dies führt dazu, dass wichtige Risikoaspekte übersehen werden, was zu schwerwiegenden Compliance-Problemen führen kann.

2. Nichteinhaltung der Fristen: Die BaFin legt feste Fristen für die Einreichung der IKT-Drittanbieterregister fest. Verzögert eine Organisation die Einreichung, kann dies zu einer Vielzahl von Compliance-Risiken und möglicherweise zu Bußgeldern führen.

3. Fehlerhafte Risikobewertung: Falsch oder nicht ausreichend bewertete Risiken können dazu führen, dass wichtige Maßnahmen nicht ergriffen werden, um potenzielle Compliance-Lücken zu schließen. Dies kann zu schwerwiegenden rechtlichen und finanziellen Folgen führen.

Anstatt diese Fehler zu begehen, sollten Organisationen ihre Bestandsaufnahme gründlich durchführen, die gesetzlichen Fristen einhalten und ihre Risikobewertung sorgfältig durchführen.

Tools and Approaches

Es gibt verschiedene Ansätze und Werkzeuge, die Sie in Betracht ziehen können, um Ihr DORA IKT-Drittanbieterregister bei der BaFin zu managen:

1. Manuelle Methoden: Die manuelle Methode beinhaltet die Erstellung und Pflege von Dokumenten und Listen von Hand. Dies hat den Vorteil der Flexibilität und Anpassung an individuelle Bedürfnisse. Jedoch ist es zeitaufwändig, fehleranfällig und nicht skalierbar.

2. Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz: Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Governance, Risk, and Compliance (GRC)-Tools kann dabei helfen, einige Prozesse zu automatisieren und die Anforderungen zu verwalten. Allerdings können sie oft nicht alle spezifischen Anforderungen an die Compliance und die Notwendigkeit einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen nicht erfüllen.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Automatische Compliance-Plattformen wie Matproof sind speziell für die EU-Finanzdienstleistungen konzipiert und können bei der Generierung von Richtlinien, der automatischen Sammlung von Beweisen und der Überwachung von Endpunkten helfen. Sie bieten auch die Möglichkeit, alle Daten innerhalb der EU zu halten und sind daher ideal für Organisationen, die unter DORA fallen.

Matproof, als eine automatisierte Compliance-Plattform, kann bei der Verwaltung Ihrer Compliance-Aspekte, einschließlich der Einreichung Ihres DORA IKT-Drittanbieterregisters, wesentlich helfen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Automatisierung nicht immer die Lösung für alle Probleme ist. In einigen Fällen kann es notwendig sein, manuelle Überprüfungen und Korrekturen durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Schließlich hilft ein gut durchdachtes Compliance-Framework, das auf detaillierte Vorgehensweisen, bewährte Methoden und die Verwendung von Technologie zur Verbesserung der Compliance basiert, dabei, die Herausforderungen, die mit der Einreichung Ihres DORA IKT-Drittanbieterregisters verbunden sind, zu bewältigen.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte (300 Wörter)

Beginnen Sie mit dem Erstellen eines klaren und detaillierten Aktionsplans basierend auf den Anforderungen der DORA. Hier sind die ersten fünf Schritte, die Sie in dieser Woche unternehmen können:

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen IKT-Vorkehrungen: Bewerten Sie, welche Drittanbieter Sie für ICT-Dienste nutzen und welche Informationen Sie benötigen, um sie nach DORA Artikel 28 Register zu dokumentieren.

2. Sammeln Sie die erforderlichen Informationen: Stärken Sie die Informationen zu den Dienstleistern, einschließlich der Dienstleistungsbeschreibung, der Beziehungsdauer, der Art der IT-Infrastruktur, die sie nutzen, und den geografischen Standort ihrer Systeme.

3. Einhalten der Datenschutzbestimmungen: Stellen Sie sicher, dass alle Drittanbieter die EU-Datenschutzvorschriften einhalten und dass Ihre Beziehungen mit ihnen den Anforderungen des DORA und der GDPR entsprechen.

4. Erfassen Sie die Compliance-Daten: Sammeln Sie alle relevanten Compliance-Dokumente Ihrer Drittanbieter, wie Zertifizierungen, Bewertungen von Informationssicherheitsrisiken und Compliance-Berichte.

5. Schrittweise Einreichung des Registers: Beginnen Sie mit dem Füllen des DORA IKT-Registers gemäß BaFin Vorgaben und prüfen Sie ständig, ob alle Anforderungen erfüllt sind.

Für ausführlichere Informationen und Anleitungen empfehlen wir die offiziellen Veröffentlichungen der EU und der BaFin.

Wenn die Umsetzung zu kompliziert oder ressourcenintensiv erscheint, sollten Sie darüber nachdenken, externe Hilfe einzuholen. Ein Quick-Win, den Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, ist die Festlegung des Verantwortlichen für die DORA-Compliance im Unternehmen und die Einrichtung eines internen Kommunikationskanals für die Zusammenarbeit mit Drittanbietern.

Häufig gestellte Fragen (400 Wörter)

F: Muss ich alle IKT-Dienstanbieter in das Register eintragen, einschließlich solcher, die nur für die interne Verwaltung verwendet werden?

J: Ja, laut DORA Artikel 28 Register müssen alle IT-Dienstanbieter, die zur Unterstützung von Tätigkeiten verwendet werden, im Register erfasst werden. Dies schließt sowohl Anbieter von Drittanbieterdiensten, die für kundenorientierte Dienste als auch solche für interne Verwaltungszwecke einbezogen.

F: Gibt es eine Mindestanzahl von Informationen, die ich über jeden Drittanbieter in meinem Register haben muss?

J: Ja, gemäß BaFin muss das Register mindestens die Identität des Drittanbieters, die Art der bereitgestellten Dienste, den Umfang der Dienstleistung, den Zeitraum der Beziehung und die Art der IT-Infrastruktur, die sie nutzen, enthalten. In einigen Fällen kann auch die Erfassung von Compliance- und Risikobewertungsinformationen erforderlich sein.

F: Muss ich ständig das Register aktualisieren, wenn sich die Beziehungen zu meinen IKT-Drittanbietern ändern?

J: Ja, das DORA IKT-Register muss fortlaufend auf den neuesten Stand gebracht werden. Änderungen in den Beziehungen zu Ihren IKT-Drittanbietern, wie Verlängerungen, Vertragsänderungen oder Beendigungen, müssen im Register erfasst und aktualisiert werden.

F: Kann ich das Register selbst erstellen oder muss ich spezielle Software verwenden?

J: Sie haben die Flexibilität, das Register manuell zu erstellen, solange es alle Anforderungen der BaFin erfüllt. Jedoch bieten spezielle Softwarelösungen, wie Matproof, automatisierte Unterstützung bei der Erstellung, dem Aktualisieren und der Beweissicherung, was Zeit sparen und die Compliance sicherstellen kann.

F: Gibt es eine Frist, innerhalb der ich das IKT-Register bei der BaFin einreichen muss?

J: Ja, gemäß der DORA ist es für Institute erforderlich, das IKT-Register innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten der Verordnung bei der BaFin einzureichen. Dies bedeutet, dass Sie das Register bis zum 17. Januar 2026 einreichen sollten.

Schlüsselerkenntnisse (150 Wörter)

In diesem Artikel haben wir die zentralen Anforderungen der DORA betreffend das IKT-Register und die Schritte erörtert, die Sie unternehmen müssen, um die Compliance sicherzustellen. Es ist wichtig, detaillierte Informationen über Ihre IKT-Drittanbieter zu sammeln, das Register regelmäßig zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alle Anforderungen der BaFin erfüllt sind. Als nächstes sollten Sie die Identifizierung Ihres Verantwortlichen für die DORA-Compliance beginnen und die Zusammenarbeit mit Ihren IKT-Drittanbietern zur Erfüllung dieser Anforderungen organisieren.

Wenn Sie Hilfe bei der automatisierten Compliance benötigen, kann Matproof Ihnen dabei helfen. Besuchen Sie https://matproof.com/contact, um eine kostenlose Bewertung Ihrer aktuellen Compliance-Position zu erhalten.