DORA Incident Reporting: How to Report ICT Incidents to BaFin
Einleitung
Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Register der ICT-Anbieter. Wenn Sie eines nicht haben, dann ist das Ihr erstes Problem. Dies ist der erste praktische Schritt, den Sie in den nächsten 10 Minuten umsetzen können, um Ihre Einhaltung der DORA-Vorschriften zur Berichterstattung von ICT-Zwischenfällen an die BaFin zu verbessern.
Die digitale Transformation hat die Finanzdienstleistungen in Europa revolutioniert, aber sie hat auch neue Anforderungen an die Compliance mit sich gebracht. Die DORA (Directive on operational resilience for the financial sector) legt klare Regeln für die Berichterstattung von ICT-Zwischenfällen an die BaFin fest, und Sie müssen diese Anforderungen umsetzen. Die Nichtbefolgung dieser Vorschriften kann zu Bußgeldern in Höhe von bis zu 2 % des jährlichen Gesamtumsatzes oder 2,5 Millionen EUR führen. Darüber hinaus können Audits scheitern, Betriebsunterbrechungen auftreten und das Ansehen Ihres Unternehmens beeinträchtigt werden.
Das Lesen dieses Artikels bietet Ihnen einen klaren Wert, indem es Ihnen hilft, die Bedeutung der ordnungsgemäßen DORA-Berichtspflicht zu verstehen und Ihnen einen praktischen Ansatz bietet, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation diese Anforderungen erfüllt.
Das zentrale Problem
Die Berichterstattung von ICT-Zwischenfällen ist keineswegs nur ein Compliance-Formular, das ausgefüllt und abgeschickt wird. Es geht darum, Risiken zu identifizieren, den Finanzaufsichtsbehoärden transparent zu sein und schnell zu reagieren, wenn Schwachstellen entdeckt werden. Viele Organisationen haben jedoch Schwierigkeiten, die DORA-Vorschriften adäquat umzusetzen. Dies kann zu signifikanten Verlusten führen, wenn nicht rechtzeitig und korrekt gemeldet wird.
Betrachten wir ein Szenario: Eine Finanzinstitut erkennt einen Datenverlust, der mehr als 24 Stunden dauert. Nach DORA-Artikel 17 müssen sie dies innerhalb von 72 Stunden der BaFin melden. Wenn die Organisation die Meldung übersieht oder unzureichend durchführt, können die Bußgelder bis zu 2,5 Millionen EUR betragen. Darüber hinaus können die Kosten für den Ersatz des Datenverlustes und diesschäden erheblich sein.
Die Hauptursache für diese Fehlschritte ist oft ein Mangel an proaktiver Vorbereitung und ein mangelndes Verständnis der spezifischen Anforderungen der BaFin. Dies wird durch einen Mangel an automatisierten Tools und klaren Prozessen verschärft.
Warum dies jetzt dringend ist
Die regulatorische Landschaft hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Die BaFin hat verstärkt auf die Einhaltung der DORA-Richtlinie hingewiesen und hat vorgegebenenfalls Schiedsverfahren eingeleitet. Darüber hinaus werden Kunden immer häufiger nach Compliance-Zertifikaten gefragt, was das Druck auf Finanzinstitute erhöht, ihre Systeme und Prozesse auf die neueste regulatorische Standards auszurichten.
Die Nichtbeachtung dieser Anforderungen kann dazu führen, dass Unternehmen einen wettbewerbslichen Nachteil erleben. Kunden sind zunehmend sensibilisiert für die Risiken von Cyber-Attacken und Datenschutzereignissen und ziehen bevorzugt Finanzinstitute, die ihre Systeme und Datenschutzvorkehrungen nachweislich aufrechterhalten.
Die Lücke zwischen der Position, in der sich die meisten Organisationen befinden, und der Position, in der sie sich befinden müssen, um DORA vollständig zu erfüllen, ist beträchtlich. Eine Studie der ENISA hat gezeigt, dass nur 37 % der Finanzinstitute einen proaktiven Compliance-Plan haben, der den Anforderungen von DORA gerecht wird. Dies zeigt, dass es in der Branche einen dringenden Handlungsbedarf gibt, um die Berichterstattung von ICT-Zwischenfällen zu verbessern.
Die Lösungs-Struktur
Um adäquat Berichtspflichten gemäß DORA und BaFin zu erfüllen, benötigen Sie ein schrittweises Vorgehen, das die gesetzlichen Anforderungen vollständig berücksichtigt. Hier sind einige Handlungsempfehlungen mit spezifischen Implementierungsdetails:
Schritt 1: Richtlinien und Vorschriften analysieren
Zunächst sollten Sie sich mit den Bestimmungen von DORA Artikel 17 und anderen zugehörigen Vorschriften vertraut machen. Diese definieren, welche Ereignisse als ICT-Zwischenfälle gelten und welche Informationen an die BaFin zu melden sind.
Schritt 2: Interne Prozesse und Strukturen überprüfen
Es ist wichtig, dass Ihre Organisation über klare, dokumentierte Prozesse zum Identifizieren, Behandeln und Melden von ICT-Zwischenfällen verfügt. Dies sollte durch routinemäßige Audits und Tests überprüft werden.
Schritt 3: Schulung und Sensibilisierung
Damit alle Mitarbeiter die Bedeutung von DORA-Berichterstattung verstehen, sollten Sie Schulungsprogramme und Informationsveranstaltungen durchführen. Dies reduziert das Risiko von Fehlverhalten und trägt dazu bei, schnelle und korrekte Meldungen zu gewährleisten.
Schritt 4: Technische Lösungen implementieren
Für die Sammlung und Analyse von Daten zur Berichterstattung ist eine geeignete technische Infrastruktur erforderlich. Diese sollte automatisierte Überwachungsfunktionen bieten und die Anforderungen von DORA Artikel 17 erfüllen.
Schritt 5: Berichterstattung und Dokumentation
Nachdem ein ICT-Zweifel identifiziert wurde, sollte dieser sofort gemeldet werden, und es sollten ausreichende Dokumente erstellt und beibehalten werden, um eine effiziente Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Als "gute" Lösung für die Berichterstattung an BaFin würde eine umfassende, automatisierte Lösung gelten, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig einen hohen Grad an Effizienz bietet. "Nur vorhanden" wäre hingegen eine minimalste Einhaltung der Vorschriften ohne zusätzlichen Wert, wie z.B. die Verwendung von Papierformularen oder unzureichender digitaler Tools, was zu Verzögerungen und möglichen Verstoß gegen Vorschriften führen kann.
häufige Fehler um zu vermeiden
Organisationen neigen dazu, einigegravierende Fehler bei der Umsetzung von DORA-Berichterstattungsanforderungen zu begehen. Hier sind die drei häufigsten:
Unzureichende Sensibilisierung der Mitarbeiter
Was falsch gemacht wird: Nicht ausreichend Schulung und Kommunikation über die Bedeutung der DORA-Berichterstattung. Warum es scheitert: Mitarbeiter sind nicht in der Lage, relevante ICT-Zwischenfälle zu identifizieren und zu melden. Was tun: Führen Sie regelmäßige Schulungsseminare durch und stellen Sie klare Kommunikationskanäle zur Verfügung.Fehlende oder unzureichende Dokumentation
Was falsch gemacht wird: Keine oder nicht ausreichende Dokumentation der Prozesse und Ereignisse, die gemeldet werden müssen. Warum es scheitert: Dies kann zu Missverständnissen und möglichen Verstößen gegenüber BaFin führen. Was tun: Verwenden Sie eine dokumentationsfähige Software, um alle relevanten Informationen zu erfassen und aufzuzeichnen.Vorhandensein von Prozessen ohne Überwachung und Kontrolle
Was falsch gemacht wird: Es gibt zwar Prozesse, aber keine regelmäßigen Überprüfungen oder Tests. Warum es scheitert: Dies kann zu einem Mangel an Effizienz und möglichen003-Verstößen führen. Was tun: Implementieren Sie regelmäßige Audits und Überprüfungen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse korrekt funktionieren.
Werkzeuge und Ansätze
Die Berichterstattung von ICT-Zwischenfällen an BaFin kann auf verschiedene Weisen durchgeführt werden, jede mit ihren Vor- und Nachteilen.
Manuelle Vorgehensweise
Vorteile: Es gibt keine hohen Einrichtungskosten und es ist einfach zu verstehen. Nachteile: Es ist zeitaufwendig, fehleranfällig und es ist schwierig, alle Anforderungen zu erfüllen. Wann es funktioniert: In sehr kleinen Unternehmen können die einfachen Prozesse manuell verwaltet werden.
Tabellenprogramme/GRC Systeme
Einschränkungen: Die Automatisierung ist eingeschränkt, und es kann schwierig sein, alle Anforderungen vollständig zu erfüllen. Sie bieten eine bessere Übersicht als das Papier, sind aber nicht ausreichend, um die Komplexität der DORA-Berichterstattung zu bewältigen.
Automatisierte Compliance-Plattformen
Was zu suchen: Eine Plattform, die alle Anforderungen von DORA Artikel 17 erfüllt, automatisierte Überwachung und Berichterstattung ermöglicht und EU-Datenresidenz gewährleistet. Wozu sie gut sind: Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und ermöglichen eine bessere Einhaltung der Vorschriften.
In diesem Zusammenhang ist es angebracht, Matproof zu erwähnen, einer Compliance-Automatisierungsplattform, die speziell für die Anforderungen von DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 entwickelt wurde. Matproof bietet unter anderem AI-gestützte Richtlinienerstellung in Deutsch und Englisch, automatisierte Beweissammlungen von Cloud-Anbietern und einen Endpunkt-Compliance-Agenten für Geräteüberwachung. Da Matproof in Deutschland gehostet wird, bietet es 100% EU-Datenresidenz und ist somit die perfekte Lösung für europäische Finanzdienstleister.
Während der Einsatz von Automatisierung in vielen Fällen von Vorteil ist, gibt es Situationen, in denen eine manuelle oder teilautomatisierte Herangehensweise angebrachter sein kann. Dies kann der Fall sein, wenn Ihre Organisation sehr klein ist oder spezielle Anforderungen hat, die eine vollständige Automatisierung nicht rechtfertigen. In solchen Fällen sollten Sie jedoch immer darauf achten, die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Prozesse durch die Verwendung von digitalen Werkzeugen, wie z.B. Tabellenprogrammen und spezialisierten Softwarelösungen, so weit wie möglich zu erhöhen.
Loslegen: Ihre nächsten Schritte
Schritt 1: Bewerten Sie den aktuellen Stand Ihrer Organisation im Hinblick auf die Erfüllung der DORA-Meldepflichten. Überprüfen Sie, ob Sie alle notwendigen Verfahren und Systeme haben, um ICT-Zwischenfälle korrekt zu melden.
Schritt 2: Sehen Sie sich die offiziellen Veröffentlichungen der EU und BaFin an. Hierbei ist der Artikel 17 der DORA, der spezifische Anforderungen für die Meldung von ICT-Zwischenfällen beschreibt, und die BaFin-Leitlinien, die detailliertere Anweisungen bieten, unerlässlich.
Schritt 3: Erstellen Sie einen Notfallplan für ICT-Zwischenfälle. Beziehen Sie sich dabei auf die DORA und die BaFin-Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass alle zuständigen Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, wenn ein Zwischenfall eintritt.
Schritt 4: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Kommunikationswege und interne Verfahren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation in der Lage ist, ICT-Zwischenfälle schnell und effektiv an die BaFin zu melden.
Schritt 5: Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass alle involvierten Mitarbeiter mit den DORA- und BaFin-Anforderungen vertraut sind und wissen, wie sie bei einem Zwischenfall zu handeln haben.
Als Ressourcen empfehlen wir Ihnen die DORA-Verordnung und die BaFin-Leitlinien. Sollte Ihre Organisation mit der Umsetzung dieser Anforderungen Schwierigkeiten haben, ist es ratsam, sich externe Expertise zu holen. Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, besteht darin, einen internen ICT-Zwischenfall-Tageplan zu kreieren oder zu überprüfen.
Häufig gestellte Fragen
F: Muss ich alle ICT-Zwischenfälle der BaFin melden, oder gibt es Ausnahmen?
A: Nein, nicht alle ICT-Zwischenfälle müssen gemeldet werden. Laut DORA-Artikel 17 müssen lediglich diejenigen gemeldet werden, die einen signifikanten Einfluss auf die Dienstleistungsfähigkeit oder die Finanzintegrität der Einrichtung haben können. Das bedeutet, dass es auf die Art und Schwere des Zwischenfalls ankommt und nicht auf deren Anzahl.
F: Wie lange habe ich Zeit, um einen ICT-Zwischenfall der BaFin zu melden?
A: Sie sind verpflichtet, die BaFin unverzüglich darüber zu informieren, sobald Sie von einem Zwischenfall Kenntnis nehmen. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie so schnell wie möglich, in der Regel innerhalb von 72 Stunden, eine vorläufige Meldung abgeben müssen. Eine detailliertere Meldung muss innerhalb von sieben Kalendertagen nach der vorläufigen Meldung erfolgen.
F: Was genau muss in der Meldung enthalten sein?
A: Eine Meldung an die BaFin muss eine Beschreibung des Zwischenfalls, das Datum und die Uhrzeit seines Auftretens, die möglichen Auswirkungen auf die Dienstleistungsfähigkeit oder die Finanzintegrität der Einrichtung und die getroffenen oder geplanten Maßnahmen zur Behebung des Problems umfassen. Dies wird in den BaFin-Leitlinien und der DORA-Verordnung detaillierter erläutert.
F: Kann ich die Meldung in einer anderen Sprache als Deutsch oder Englisch abgeben?
A: Nein, gemäß BaFin-Leitlinien muss die Meldung in Deutsch oder Englisch erfolgen. Es ist wichtig, die Kommunikation mit der BaFin in einer der beiden Sprachen aufrechtzuerhalten, um Verzögerungen oder Missverständnisse zu vermeiden.
F: Wenn ich einen Zwischenfall meldet, werde ich von der BaFin bestraft?
A: Die Meldung eines ICT-Zwischenfalls an die BaFin ist ein Verpflichtungs- und nicht ein Bestrafungsthema. Die BaFin verwendet die erhaltenen Informationen, um das Risikomanagement und die Regulierung der Finanzmärkte zu verbessern. Wenn Sie jedoch die Meldepflichten verschärfen oder unehrlich sind, kann dies zu Bußgeldern oder anderen Sanktionen führen.
Schlüsselerkenntnisse
In diesem Artikel wurde auf die Bedeutung der DORA-Zwischenfallsberichterstattung und die Anforderungen an die BaFin-Berichterstattung eingegangen. Es wurde betont, wie wichtig es ist, die Meldepflichten zu verstehen und die notwendigen Systeme und Verfahren einzurichten. Sie sollten sich mit den relevanten EU- und BaFin-Veröffentlichungen auskennen und sicherstellen, dass Ihre Organisation bereit ist, ICT-Zwischenfälle korrekt zu melden. Als zusätzliche Unterstützung kann Matproof helfen, diese Prozesse zu automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter https://matproof.com/contact und fordern Sie eine kostenlose Bewertung an.