Raccolta Automatica delle Prove: Connetti Una Volta, Raccogli per Sempre

Introduzione

Passo 1: Apri il tuo registro dei fornitori ICT. Se non ne hai uno, questo è il tuo primo problema. Ora, spendi i prossimi 10 minuti ad aggiornarlo con i tuoi attuali fornitori di servizi cloud. Questo semplice esercizio è il primo passo verso la raccolta automatica delle prove - un processo cruciale per le istituzioni finanziarie europee che cercano di raggiungere e mantenere la conformità in un panorama normativo in continua evoluzione.

La conformità normativa non è solo un "nice-to-have" per i servizi finanziari europei. È un must. La non conformità può comportare pesanti multe, fallimenti di audit, interruzioni operative e danni irreparabili alla tua reputazione. Le sanzioni sono elevate, con penalità che vanno da 10 milioni di euro al 2% del fatturato annuale, secondo l'Articolo 83(4) e (5) del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Questo articolo approfondirà l'importanza della raccolta automatica delle prove, i costi di un errore e perché affrontare questo problema dovrebbe essere in cima alla tua lista di priorità.

Il Problema Centrale

La raccolta delle prove - il processo di raccolta, analisi e presentazione dei dati per dimostrare la conformità ai requisiti normativi - è un compito complesso, dispendioso in termini di tempo e spesso manuale. È un processo che la maggior parte delle organizzazioni sbaglia. Invece di essere proattivi, molti aspettano fino all'ultimo minuto per cercare prove, spesso risultando in dati incompleti o inaccurati. Questo approccio reattivo può portare a multe, danni reputazionali e una mancanza di fiducia da parte di clienti e regolatori.

I costi reali di una raccolta di prove inadeguata sono sbalorditivi. Considera il tempo sprecato in processi manuali, l'esposizione al rischio derivante da dati incompleti e le potenziali multe per non conformità. Ad esempio, un'istituzione finanziaria con 1 miliardo di euro di fatturato annuale potrebbe affrontare multe fino a 20 milioni di euro per violazioni del GDPR. Questo non tiene conto delle interruzioni operative e dei danni reputazionali che spesso accompagnano i fallimenti di conformità.

La maggior parte delle organizzazioni ha difficoltà con la raccolta delle prove perché manca di un approccio centralizzato e sistematico. Potrebbero avere strumenti e processi disparati, rendendo difficile aggregare e analizzare i dati in modo efficace. Questo approccio a silos può portare a scadenze mancate, prove incomplete e, infine, sanzioni normative.

Considera il caso di una banca europea che non è riuscita a fornire prove di audit complete durante un'ispezione in loco. Il dipartimento IT della banca ha dovuto affrettarsi a raccogliere dati da varie fonti, risultando in prove incomplete e disorganizzate. La banca ha affrontato una multa di 5,5 milioni di euro, un'interruzione operativa del 10% a causa dell'ispezione e danni reputazionali significativi.

Il panorama normativo è in continua evoluzione, con nuovi requisiti e linee guida che vengono introdotti regolarmente. Ad esempio, l'Articolo 28(2) del Digital Operational Resilience Act (DORA) richiede alle istituzioni finanziarie di dimostrare la loro resilienza operativa attraverso la raccolta e l'analisi delle prove. La non conformità a questi requisiti può comportare sanzioni sostanziali e danni reputazionali.

Perché Questo È Urgente Ora

Recenti cambiamenti normativi, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e il proposto Data Act, hanno messo in evidenza la conformità. Le azioni di enforcement sono aumentate, con i regolatori che adottano un approccio più proattivo per garantire la conformità. Ad esempio, il Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB) ha emesso numerose multe per violazioni del GDPR, che vanno da 1,2 milioni a 746 milioni di euro.

Oltre alla pressione normativa, le forze di mercato stanno guidando la necessità di una raccolta automatica delle prove. I clienti richiedono sempre più certificazioni e prove di conformità, in particolare dopo violazioni dei dati e attacchi informatici di alto profilo. La non conformità può portare a uno svantaggio competitivo, poiché i clienti potrebbero scegliere di lavorare con istituzioni finanziarie che possono dimostrare il loro impegno per la conformità normativa.

Il divario tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove devono essere è significativo. Molti si affidano ancora a processi manuali e disgiunti, lasciandoli vulnerabili a multe, fallimenti di audit e danni reputazionali. Uno studio recente ha rilevato che il 70% delle istituzioni finanziarie in Europa non è pienamente conforme ai requisiti del GDPR, con il 40% che manca delle prove necessarie per dimostrare la conformità.

In questo articolo, esploreremo l'importanza della raccolta automatica delle prove, i costi di un errore e i passi che puoi intraprendere per implementare un approccio centralizzato e sistematico. Connettendo una volta e raccogliendo per sempre, puoi ridurre il rischio di multe, interruzioni operative e danni reputazionali, garantendo al contempo che la tua organizzazione rimanga competitiva nel panorama normativo in evoluzione.

Il Quadro della Soluzione

Per risolvere efficacemente il problema della raccolta automatica delle prove, è essenziale un approccio strutturato che si allinei ai requisiti normativi. Ecco un quadro passo-passo per implementare un sistema robusto di raccolta automatica delle prove:

Passo 1: Comprendere i Requisiti Normativi
Inizia familiarizzando con gli articoli e i requisiti specifici che governano le tue esigenze di raccolta delle prove. Ad esempio, ai sensi dell'Articolo 28(2) del DORA, le istituzioni finanziarie devono mantenere registri che dimostrino la conformità ai requisiti di gestione del rischio specificati. Assicurati di comprendere quali dati specifici devono essere raccolti e conservati.

Passo 2: Definire i Requisiti delle Prove
Identifica cosa costituisce 'prova' per ciascun requisito di conformità. Questo potrebbe includere registri di sistema, registrazioni delle transazioni o comunicazioni con i clienti. Crea un elenco dettagliato di tutte le prove richieste e della frequenza di raccolta.

Passo 3: Identificare le Fonti di Dati
Determina dove vengono generati questi dati. Questo potrebbe coinvolgere fornitori di cloud, sistemi interni o servizi di terze parti. Assicurati di avere una chiara comprensione dei dati disponibili e di come possono essere accessibili.

Passo 4: Stabilire la Connettività dei Dati
Lavora con i fornitori di cloud e i team IT interni per stabilire connessioni sicure e automatizzate per raccogliere i dati necessari. Questo potrebbe comportare la configurazione di API o altri meccanismi di trasferimento dei dati.

Passo 5: Automatizzare la Raccolta delle Prove
Implementa un sistema automatizzato che possa raccogliere e memorizzare queste prove secondo i requisiti normativi. Il sistema dovrebbe essere in grado di gestire grandi volumi di dati e mantenere l'integrità e la riservatezza delle informazioni raccolte.

Passo 6: Audit e Revisioni Regolari
Conduci audit e revisioni regolari del tuo processo di raccolta automatica delle prove per garantire la conformità e identificare eventuali lacune o aree di miglioramento.

Passo 7: Documentazione e Reporting
Genera documentazione e report completi sulle prove raccolte, che possono essere utilizzati durante audit e ispezioni. Questo dovrebbe includere dettagli sul processo di raccolta, i dati raccolti e eventuali problemi riscontrati.

Buono vs. Solo Passare
Un buon sistema di raccolta automatica delle prove non solo soddisfa i requisiti normativi, ma si integra anche senza problemi con i sistemi esistenti, riduce il lavoro manuale e fornisce informazioni chiare e attuabili. Dovrebbe essere scalabile e adattabile ai cambiamenti normativi. D'altra parte, un sistema che "passa" ha un'integrazione minima, manca di scalabilità e potrebbe richiedere un intervento manuale significativo, aumentando il rischio di errori e non conformità.

Errori Comuni da Evitare

Errore 1: Connettività dei Dati Insufficiente
Le organizzazioni spesso non riescono a stabilire connessioni robuste con i fornitori di cloud, portando a raccolte di prove incomplete o ritardate. Invece, lavora a stretto contatto con i fornitori per impostare meccanismi di trasferimento dati sicuri e affidabili.

Errore 2: Mancanza di Audit Regolari
Non condurre audit regolari può portare a lacune di conformità e scadenze mancate. Pianifica audit e revisioni regolari per garantire che il sistema funzioni come richiesto e per identificare eventuali aree di miglioramento.

Errore 3: Documentazione Inadeguata
La mancanza di una documentazione adeguata può portare a confusione durante gli audit e aumentare il rischio di non conformità. Assicurati che tutti i processi di raccolta delle prove siano ben documentati, con registrazioni chiare di quali dati sono stati raccolti, quando e come.

Errore 4: Ignorare la Scalabilità
Con l'evoluzione delle normative e il cambiamento delle esigenze aziendali, un sistema di raccolta automatica delle prove dovrebbe essere scalabile. Evita di investire in sistemi rigidi che non possono adattarsi a nuovi requisiti o a volumi di dati crescenti.

Errore 5: Trascurare la Privacy dei Dati
Concentrarsi esclusivamente sulla conformità può portare a trascurare le normative sulla privacy dei dati. Assicurati che il tuo sistema sia conforme al GDPR e ad altre leggi sulla privacy dei dati, proteggendo i dati dei clienti e mantenendo la fiducia.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale
L'approccio manuale alla raccolta delle prove implica la raccolta e la memorizzazione manuale dei dati di conformità. Sebbene questo possa funzionare per operazioni su piccola scala o a breve termine, diventa impraticabile e inefficiente man mano che i volumi di dati aumentano. I pro includono facilità di configurazione e costi iniziali bassi, ma i contro includono un'elevata intensità di lavoro, processi soggetti a errori e difficoltà nel mantenere coerenza e completezza.

Approccio Spreadsheet/GRC
I sistemi basati su spreadsheet o GRC (Governance, Risk, and Compliance) possono fornire un approccio più strutturato rispetto ai metodi manuali. Tuttavia, spesso hanno limitazioni, come la difficoltà nel gestire grandi volumi di dati, la mancanza di automazione e la necessità di aggiornamenti e inserimenti manuali. Questo approccio funziona bene per organizzazioni piccole e medie con dati limitati, ma fatica con la scalabilità e l'efficienza in operazioni più grandi.

Piattaforme di Conformità Automatizzate
Le piattaforme di conformità automatizzate offrono vantaggi significativi rispetto agli approcci manuali e basati su spreadsheet. Possono automatizzare la raccolta dei dati da varie fonti, garantire l'integrità dei dati e fornire soluzioni scalabili. Quando scegli una piattaforma automatizzata, cerca funzionalità come:

• Capacità di integrazione con fornitori di cloud e sistemi interni
• Generazione di politiche alimentata da AI, come offerta da Matproof, che può semplificare la gestione delle politiche e la supervisione della conformità
• Agenti di conformità per endpoint per il monitoraggio dei dispositivi, migliorando la sicurezza e l'integrità dei dati
• Residenza dei dati 100% UE, garantendo la conformità con le leggi regionali sulla privacy dei dati

Matproof, ad esempio, è progettato specificamente per i servizi finanziari dell'UE, offrendo una raccolta automatica delle prove che si allinea ai requisiti di DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2. La sua generazione di politiche alimentata da AI e la raccolta automatica delle prove dai fornitori di cloud lo rendono una soluzione robusta per le esigenze di conformità.

Valutazione Onesta dell'Automazione
L'automazione non è una soluzione universale. Eccelle in scenari in cui è necessario raccogliere, memorizzare e gestire costantemente grandi volumi di dati. Tuttavia, per operazioni su piccola scala o quando si tratta di dati unici e non standard, approcci manuali o semi-automatizzati possono essere più appropriati. È cruciale valutare le tue esigenze specifiche e scegliere gli strumenti e gli approcci giusti di conseguenza.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

La raccolta automatica delle prove è un processo complesso ma gratificante. Ecco un piano d'azione in 5 passi per avviare la tua implementazione:

1. Rivedi il tuo attuale framework di conformità: Inizia auditando i tuoi processi di conformità esistenti. Identifica le aree in cui la raccolta manuale delle prove è dispendiosa in termini di tempo o soggetta a errori.

2. Valuta i requisiti tecnologici: Controlla se la tua attuale infrastruttura IT supporta la raccolta automatica delle prove. In caso contrario, considera di aggiornare o investire in nuovi sistemi.

3. Identifica le obbligazioni di conformità critiche: Dai priorità alle normative che pongono il rischio più elevato. Usa pubblicazioni ufficiali dell'UE come le "Linee Guida del Regulatory Scrutiny Board" come riferimento.

4. Seleziona strumenti di raccolta automatica delle prove: Ricerca strumenti di raccolta automatica delle prove. Considera la piattaforma di Matproof, costruita specificamente per i servizi finanziari dell'UE per automatizzare la raccolta delle prove.

5. Pianifica un progetto pilota: Scegli un processo piccolo e gestibile da automatizzare. Questo ti aiuterà a comprendere i benefici e le sfide della raccolta automatica delle prove.

Risorse: Per una comprensione completa, fai riferimento alle "Linee Guida dell'Autorità Bancaria Europea (EBA) sulla Conformità" e alla "Circolare BaFin 5/2018 sulla Gestione del Rischio IT e Organizzativo."

Aiuto Esterno vs. Interno: Se ti manca l'expertise interna, considera di collaborare con un fornitore di automazione della conformità. La complessità e il rischio associati alla raccolta manuale delle prove giustificano spesso l'expertise esterna.

Vittoria Rapida: Inizia con il processo più piccolo e gestibile. Ad esempio, automatizza la raccolta delle prove di conformità al GDPR relative alle valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati. Questo potrebbe essere realizzato nelle prossime 24 ore impostando avvisi automatici per queste valutazioni.

Domande Frequenti

1. Come riduce la raccolta automatica delle prove il tempo di audit?
   La raccolta manuale delle prove può richiedere settimane. I sistemi automatizzati, come Matproof, raccolgono e organizzano le prove in tempo reale, riducendo la preparazione dell'audit da 6 settimane a 5 giorni. Questa efficienza riduce i costi e il tempo degli audit, secondo l'Art. 28(2) del DORA, che sottolinea la necessità di una gestione del rischio tempestiva ed efficace.

2. La raccolta automatica delle prove è più sicura dei metodi manuali?
   Sì, i sistemi automatizzati migliorano la sicurezza. Eliminano il rischio di errore umano e riducono la possibilità di esposizione dei dati. Ad esempio, Matproof garantisce la residenza dei dati 100% UE, ospitando i dati in Germania per conformarsi ai rigorosi requisiti di protezione dei dati del GDPR.

3. Come aiuta la raccolta automatica delle prove con la conformità ai sensi del NIS2?
   Il NIS2 richiede misure di sicurezza sistematiche. Le piattaforme di raccolta automatica delle prove, come Matproof, possono raccogliere e presentare prove di queste misure, aiutando le istituzioni finanziarie a soddisfare efficacemente gli obblighi del NIS2.

4. Quali sono i costi associati all'implementazione della raccolta automatica delle prove?
   I costi includono licenze software, servizi di implementazione e manutenzione continua. Tuttavia, questi sono spesso compensati dalla riduzione dei costi di raccolta manuale delle prove e dalle multe associate alla non conformità. È necessario condurre un'analisi costi-benefici dettagliata per valutare il ritorno sull'investimento.

5. Come gestisce la raccolta automatica delle prove le normative in evoluzione?
   I migliori sistemi, come Matproof, sono progettati per adattarsi. Possono essere aggiornati per accogliere nuove normative, garantendo la conformità continua senza la necessità di ulteriori processi manuali.

Punti Chiave

• La raccolta automatica delle prove semplifica i processi di conformità, riduce il tempo di preparazione degli audit e migliora la sicurezza.
• Per iniziare, audit i tuoi processi attuali, valuta le tue esigenze tecnologiche e dai priorità alle normative.
• Risorse come le Linee Guida dell'EBA e la Circolare BaFin 5/2018 forniscono informazioni preziose.
• Considera aiuto esterno se manca l'expertise interna.
• Matproof può automatizzare la raccolta delle prove di conformità, aiutandoti a soddisfare efficacemente le normative dell'UE.
• Per una valutazione gratuita di come Matproof può aiutare la tua organizzazione, visita https://matproof.com/contact.