internal-controls2026-02-1614 min leestijd

Automatisatie van interne controles voor financiële instellingen

Automatisatie van interne controles voor financiële instellingen

Inleiding

In de wereld van Europese financiële instellingen zijn adequate interne controles niet alleen een kwestie van naleving, maar een fundamenteel deel van het bedrijfsstrategie. Artikel 48 van de richtlijnen van de Europese Bankautoriteit (EBA) over interne governance focust op de noodzaak van sterke interne controles om de veiligheid en solvabiliteit van financiële entiteiten te waarborgen. Het is gebruikelijk dat bedrijven de richtlijnen misinterpreteren en hun inspanningen tot een puur checkbox-oefening beperken, het holistische benaderen dat nodig is om regelgevingsverwachtingen effectief te voldoen, overschrijdend. Dit artikel zal deze benadering uitdagen, illustreren waarom het faalt en de cruciale rol van automatisering verkennen bij het verbeteren van interne controles voor financiële instellingen.

Dit is significant voor de Europese financiële dienstverlening, aangezien de stakes hoog liggen met boetes die in de miljoenen euro's lopen, auditmislukkingen, operationele onderbrekingen en reputatieschade. Door in te diepen op de kernproblemen, de echte kosten te berekenen en recente regelgevingswijzigingen te begrijpen, streven we naar een duidelijk waardevoorstel voor het automatiseren van interne controles om risico's te mitigeren en naleving te handhaven.

Het Kernprobleem

Op eerste gezicht lijken interne controles een reeks controlemechanismen te zijn ontworpen om de integriteit en betrouwbaarheid van financiële rapportage te waarborgen. Echter, daarbuiten zijn ze het ruggengraat van een organisatie's governance-framework, ontworpen om fraude te voorkomen, activa te beschermen en regelnaleving te waarborgen. De echte kosten van ontoereikende interne controles zijn diepgaand - gefaalde audits, miljoenen euro boetes en reputatieschade die jaren kan duren om te herstellen.

Bedenk bijvoorbeeld een financiële instelling die haar interne controles niet heeft geautomatiseerd. De tijdverspilling in handmatige processen kan overeenkomen met een verlies van ongeveer 10.000 man-uren per jaar, wat de instelling meer dan €500.000 in verspilde arbeidskrachten kost, gebaseerd op een gemiddelde salaris van €50.000. Bovendien kan het risico op basis van mogelijke menselijke fouten of nalatigheden leiden tot regelgevingsboetes, die bekend zijn om per incident €30 miljoen te bereiken, zoals recent in de praktijk is gebleken onder de richtlijn Markets in Financial Instruments Directive (MiFID II).

De meeste organisaties geloven ten onrechte dat het voldoen aan de letter van de regeling voldoende is. Dit negeert echter het belang van een dynamisch en responsief systeem dat in staat is om aan te passen aan zich ontwikkelende risico's. Bijvoorbeeld, volgens Artikel 7 van de EBA-richtlijnen, worden financiële instellingen verwacht om een systeem van controles te hebben dat omvattend is, goed geïntegreerd en bestaat uit meerdere lagen bescherming. Toch zijn er nog veel instellingen die afhankelijk zijn van gefragmenteerde en geïsoleerde processen, wat niet alleen niet voldoet aan deze verwachtingen maar ook de efficiëntie en effectiviteit van controletesten belemmert.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De dringendheid van deze kwestie wordt versterkt door recente regelgevingswijzigingen, zoals de inleiding van de Richtlijn inzake administratieve sancties voor inbreuken op Unierecht (DAC 6), die financiële instellingen verplicht om grensoverschrijdende overeenkomsten te rapporteren die kunnen leiden tot belastingontwijking. Deze richtlijn is een duidelijk teken van de toenemende aandacht voor interne governance en controle机制 binnen financiële instellingen. Handhavingsacties zijn gestegen, met de Europese Autoriteit voor Effecten en Markten (ESMA) die meldt een 15% stijging in boetes voor interne controlemislukkingen tussen 2019 en 2020.

In deze context spelen marktdrukken een significante rol. Klanten eisen meer transparantie en vertrouwen, wat vaak wordt gelijkgesteld aan certificaten zoals SOC 2 en ISO 27001. Niet voldoen aan deze markteisen kan leiden tot een concurrentieNachteil, aangezien klanten zich mogelijk voor providers uitkiezen met duidelijkere naleving- en controleframeworks.

De kloof tussen waar de meeste organisaties zich bevinden en waar ze moeten zijn, is significant. Volgens een recent industrierapport, hebben minder dan 30% van de financiële instellingen in Europa hun interne controles volledig geautomatiseerd. Dit betekent dat een meerderheid van de instellingen nog steeds handmatig een proces beheren dat niet alleen tijdrovend en foutgevoelig is, maar ook steeds meer in strijd is met regelgevingsverwachtingen.

Dit artikel zal deze uitdagingen in detail verkennen, inzichten geven over hoe automatisering kan helpen om deze kloof te overbruggen, de echte kosten te reduceren die zijn geassocieerd met handmatige processen en naleving te garanderen voor zich ontwikkelende regelgevingsvereisten. Door automatisering te accepteren, kunnen financiële instellingen zich niet alleen beschermen tegen de financiële en reputatierisico's die zijn gekoppeld aan interne controlemislukkingen, maar ook zich positioneren als leiders in een concurrerend markt dat steeds meer waarde hecht aan transparantie en vertrouwen.

Het Oplossingsframework

Om het interne controleprobleem in financiële instellingen volledig op te lossen en naleving te garanderen van regelgevingen zoals DORA, hebben organisaties een systeematisch, omvattend benaderen nodig. Dit omvat niet alleen het aanvinken van vakken, maar het implementeren van actievere aanbevelingen die resulteren in een sterke interne controleomgeving.

Stap 1: Definieer Duidelijke Doelen voor Interne Controles

De eerste stap in het bouwen van effectieve interne controles is het duidelijk definiëren van de doelstellingen die u wilt bereiken. Deze zouden moeten worden uitgelijnd met de strategische doelen en risicotolerantie van de organisatie. Voor financiële instellingen omvatten deze vaak doelen gerelateerd aan financiële rapportage, operationele efficiëntie, regelnaleving, bescherming van activa en het onderhouden van klantvertrouwen.

Stap 2: Identificeer Relevante Risico's

Zodra de interne controledoelstellingen zijn gedefinieerd, is de volgende cruciale stap het identificeren van de risico's die kunnen voorkomen dat deze doelstellingen worden bereikt. Dit omvat een grondige risico-evaluatieprocedure gericht op de unieke operaties en regelgevingsomgeving van de financiële instelling. Relevante risicogebieden voor de meeste financiële instellingen omvatten kredietrisico, marktrisico, liquiditeitsrisico, operationele risico en nalevingrisico.

Stap 3: Ontwerp Effectieve Controles

Nadat de belangrijkste risico's zijn geïdentificeerd, is de volgende stap het ontwerpen van controles om die risico's te mitigeren. Dit omvat zowel preventieve controles om het risico te voorkomen dat het optreedt als detective controles om het risico te detecteren als het wel optreedt. De controles moeten proportioneel zijn naar het risico, kosten-effectief zijn en gemakkelijk te implementeren.

Bijvoorbeeld, om operationele risico te mitigeren, kunnen financiële instellingen streng gesegmenteerde taken implementeren, robuuste toegangscontroles en continue monitoring van transacties. Om nalevingrisico te beheren, kunnen ze een omvattend proces voor het beheer van regelgevingswijzigingen opzetten en regelmatige regelgevingsimpactbeoordelingen uitvoeren.

Stap 4: Implementeer Controles en Monitoreer hun Effectiviteit

Zodra de controles zijn ontworpen, moeten ze worden geïmplementeerd en vervolgens continu worden gemonitord om ervoor te zorgen dat ze zoalsbedoeld functioneren. Dit omvat het regelmatig testen van de controles en het nemen van correctieve maatregelen als er enige problemen worden geïdentificeerd. De monitoringfrequentie zal afhangen van de materialiteit van de controle en het risiconiveau dat het aandert.

Stap 5: Continu Verbeter Controles op Basis van Geleerden

De laatste stap in het interne controleframework is het gebruik van de inzichten die zijn verkregen uit controletesten en monitoring om de interne controleomgeving continu te verbeteren. Dit omvat het bijwerken van controles als het risicoklimaat zich ontwikkelt, het identificeren van kansen om controles te stroomlijnen en het opvoeren van enige significante controledeficiënties naar de senior management voor actie.

"Goede" interne controle ziet eruit als een proactieve, risico-gebaseerde benadering die is uitgelijnd met de strategische doelen van de organisatie en regelgevingsvereisten. Het omvat ook een sterke cultuur van aansprakelijkheid, met duidelijke eigendom van controles en regelmatige communicatie over controleprestaties. "Alleen passeren" interne controle, daarentegen, is reagerend, nalevingsgeorienteerd en ontbreekt aan een strategisch focus.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Vele organisaties maken veelvoorkomende fouten in hun benadering van interne controles die kunnen leiden tot nalevingsfouten en financiële verliezen. Hier zijn de top 3 fouten om te vermijden:

  1. Afhankelijkheid van Manuele Controles: Sommige organisaties zijn nog steeds zwaar afhankelijk van manuele controles, wat tijdrovend, foutgevoelig en niet schaalbaar is. Deze benadering faalt vaak audits omdat het geen voldoende garantie biedt dat de controles effectief functioneren. Wat te doen in plaats daarvan: Geautomatiseerde controles implementeren waar mogelijk om efficiëntie, nauwkeurigheid en schaalbaarheid te vergroten.

  2. Ontbreken van Eigendom en Aansprakelijkheid: In veel organisaties is er een ontbreken aan duidelijke eigendom en aansprakelijkheid voor interne controles. Dit kan resulteren in controles die niet worden gemonitord of bijgewerkt zoals nodig. Wat te doen in plaats daarvan: Duidelijke eigendom toekennen aan elke controle aan een individu of team, met verantwoordelijkheid voor het monitoren, testen en bijwerken van de controle indien nodig.

  3. Onvoldoende Documentatie en Training: Sommige organisaties slaag niet erin hun interne controles adequaat te documenteren of personeel op te leiden over hoe ze moeten worden geïmplementeerd. Dit kan leiden tot inconsistente toepassing van controles en een verhoogd risico op fouten. Wat te doen in plaats daarvan: Duidelijke documentatiestandaarden voor controles vaststellen en regelmatige training aan personeel verstrekken over hun verantwoordelijkheden in verband met controles.

Tools en Benaderingen

Er zijn verschillende tools en benaderingen die financiële instellingen kunnen gebruiken om hun interne controles te beheren. Elke heeft zijn voor- en nadelen, en de beste benadering hangt af van de unieke omstandigheden van de organisatie.

Manuele Benadering: De manuele benadering van interne controles omvat het documenteren van controles op papier, het uitvoeren van handmatige testen en het handmatig bijhouden van controleprestaties. Terwijl deze benadering kan werken voor kleine organisaties of voor bepaalde laagrisicobeheersingsystemen, heeft het significante beperkingen in termen van efficiëntie, nauwkeurigheid en schaalbaarheid.

Spreadsheet/GRC Benadering: Veel organisaties gebruiken spreadsheets of Governance, Risk, and Compliance (GRC) platforms om hun interne controles te beheren. Terwijl deze benadering enige automatisering en zichtbaarheid in controleprestaties biedt, tekortschiet het vaak in het bieden van realtime inzichten en het faciliteren van proactieve risicobeheer. De beperkingen van spreadsheets en GRC-platforms zijn hun gebrek aan integratie met andere systemen en processen, wat resulteert in data-silo's en handmatige dataontvangst.

Geautomatiseerde Complianceplatforms: De meest effectieve benadering voor het beheren van interne controles is het gebruik van een geautomatiseerd complianceplatform zoals Matproof. Deze platforms bieden verschillende sleutelvoordelen:

  • AI-Aangedreven beleidsgeneratie: Matproof gebruikt AI om automatisch beleidsregels in Duits en Engels te genereren, wat de tijd en inspanning vermindert die nodig is voor het ontwikkelen van omvattende, nauwkeurige beleidsregels.

  • Geautomatiseerde Bewijsverzameling: Matproof automatiseert het verzamelen van bewijs van cloudproviders, wat de tijd en inspanning vermindert die nodig is om bewijs te verzamelen en versnelt het auditproces.

  • Endpoint Compliance Agent: Matproof's endpoint compliance agent monitoreert apparaten in realtime, wat continue zichtbaarheid in de controleomgeving biedt en mogelijk maakt om controledeficiënties snel te identificeren.

  • 100% EU-gegevensvestiging: Matproof wordt gehost in Duitsland, wat 100% EU-gegevensvestiging garandeert en naleving van AVG en andere Europese gegevensbeschermingregels waarborgt.

Het is belangrijk op te merken dat hoewel automatisering de efficiëntie en effectiviteit van interne controles aanzienlijk kan verbeteren, het geen wondermiddel is. Er zal altijd een rol zijn voor manuele controles en beoordeling bij het beheren van risico's, vooral voor organisaties met unieke of complexe risicoprofielen. Echter, door de voordelen van automatisering te combineren met sterke governance en een proactieve risicobeheercultuur, kunnen financiële instellingen een sterke interne controleomgeving bouwen die hun strategische doelen ondersteunt en naleving van regelgeving waarborgt.

Aan de slag: Uw Volgende Stappen

Het begin van de reis naar de automatisering van interne controles voor financiële instellingen kan eng lijken, maar het hoeft niet te zijn. Hier is een vijfstaps actieplan dat u zo vroeg als deze week kunt beginnen te implementeren.

  1. Evaluatie van Huidige Processen: Begin met een grondige beoordeling van uw huidige interne controleprocessen. Identificeer de gebieden waar handmatige interventies het meest voorkomen en waar fouten worden gemaakt. Controleer naleving van regelgevingen zoals Artikel 22 van de NIS2-richtlijn die de belangen van robuuste risicobeheersysteem benadrukt.

  2. Definieer Duidelijke Doelen: Zodra u gebieden voor verbetering heeft geïdentificeerd, definieer duidelijke, meetbare doelen voor automatisering. Dit kan zijn om de tijd die wordt genomen voor controletesten van weken naar dagen te reduceren, of om de foutenrate in financiële rapportage te verminderen.

  3. Middelen Toewijzing: Wijs de noodzakelijke middelen toe, inclusief budget en personeel, aan de automatiseringsinitiatief. Volgens Artikel 17 van DORA moet het bestuur van een financiële instelling ervoor zorgen dat de instelling processen heeft om risico's te identificeren en te beoordelen, waaronder de middelen die nodig zijn om die risico's effectief te beheren.

  4. Pilotproject: Begin met een pilotproject in een afdeling of voor een type controle om de effectiviteit van de automatiseringstechnologie te testen. Dit benadering stelt u in staat om eventuele problemen op te lossen voordat een volledige implementatie plaatsvindt.

  5. Beoordelen en Itereren: Na de implementatie van de pilot, beoordeel de resultaten en maak indien nodig aanpassingen. Dit iteratieve proces is cruciaal om uw automatiseringsstrategie te verfijnen.

Voor bronnen, verwijs naar officiële EU-publicaties zoals de "Richtlijnen over interne governance" van de Europese Bankautoriteit (EBA) die een omvattend kader bieden voor het opzetten van een sterke interne governance en interne controlesystemen. Bovendien heeft de BaFin in Duitsland verschillende richtlijnen en aanbevelingen die bijzonder nuttig kunnen zijn voor financiële instellingen die in het land opereren.

Beslissen of de automatisering in huis of externe hulp te zoeken hangt af van de middelen, deskundigheid en de complexiteit van uw systemen. Als uw in-house team de benodigde deskundigheid heeft en het project kan worden voltooid binnen het beschikbare budget, kan het kosteneffectiever zijn om het in huis te doen. Echter, als de complexiteit van het project hoog is, of als uw in-house team ontbreekt aan de benodigde ervaring, kan externe hulp zoeken garanderen voor een meer efficiënte en effectieve implementatie.

Een snelle winst die kan worden behaald binnen de volgende 24 uur is het beginnen met het digitaliseren van uw interne controledocumentatie. Deze kleine stap kan het proces aanzienlijk stroomlijnen en het later integreren met automatiseringstools vergemakkelijken.

Veelgestelde Vragen

Vraag 1: Hoe kan automatisering helpen om naleving van regelgevingen zoals DORA en AVG waarborgen?

A: Automatiseringstools kunnen helpen om naleving te waarborgen door automatisch te controleren op naleving van specifieke regelgevingen. Een platform zoals Matproof kan bijvoorbeeld het genereren van beleidsregels automatiseren in overeenstemming met Artikel 24 van de AVG, die gegevensbescherming bij ontwerp en standaard verplicht. Het kan ook controleren op naleving van Artikel 6(1) van DORA, die een robuust ICT-risicobeheerframework eist.

Vraag 2: Wat zijn de veelvoorkomende uitdagingen bij het automatiseren van interne controles in financiële instellingen?

A: Veelvoorkomende uitdagingen omvatten weerstand tegen verandering, hoge initiële kosten en de complexiteit van integratie met bestaande systemen. Om deze te overwinnen, is het cruciaal alle stakeholders vanaf het begin te betrekken, een redelijke budget te plannen en technologie te kiezen die naadloos kan worden geïntegreerd met uw huidige systemen.

Vraag 3: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze interne controles effectief zijn na automatisering?

A: Na de automatisering is het essentieel om regelmatige audits en testen uit te voeren om ervoor te zorgen dat de controles nog steeds effectief zijn. Dit kan worden gedaan via een combinatie van geautomatiseerde en handmatige testen. Artikel 27 van DORA benadrukt bijvoorbeeld de noodzaak voor regelmatige risicobeoordelingen en interne controles, wat kan worden gefaciliteerd door automatisering.

Vraag 4: Is er een wettelijke verplichting voor financiële instellingen om hun interne controles te automatiseren?

A: Er is geen specifieke wettelijke verplichting om interne controles te automatiseren, maar regelgevingen zoals DORA en NIS2 benadrukken de belangen van effectief risicobeheer en interne controles, wat aanzienlijk kan worden verbeterd door automatisering. Bovendien bevordert de EU's impuls naar digitale transformatie in de financiële sector indirect de adoptie van automatiseringstechnologieën.

Vraag 5: Hoe kunnen we de succes van onze interne controleautomatisatie meten?

A: Succes kan op verschillende manieren worden gemeten, zoals de vermindering van de tijd die wordt genomen voor controletesten, een vermindering van de foutenrate in financiële rapportage en verbeterde naleving van regelgevingen. Bovendien zou een succesvolle implementatie resulteren in verbeterde efficiëntie en verminderde kosten op langere termijn.

Sleutel Boekdelen

  1. Het automatiseren van interne controles is niet alleen een kwestie van naleving, maar kan de efficiëntie aanzienlijk verbeteren en fouten verminderen.
  2. Een goed geplande benadering, beginnend met een evaluatie van huidige processen en het definiëren van duidelijke doelen, is cruciaal voor een succesvolle automatiseringsinitiatief.
  3. Regelmatige audits en testen na de automatisering zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de controles blijven functioneren.
  4. De beslissing om de automatisering in huis of externe hulp te zoeken, hangt af van de middelen, deskundigheid en de complexiteit van het project van de organisatie.
  5. Matproof, met zijn AI-aangedreven beleidsgeneratie en geautomatiseerde bewijsverzameling, kan helpen bij het automatiseren van uw interne controles in overeenstemming met DORA en andere regelgevingen.

Voor een gratis evaluatie van hoe Matproof u kan helpen bij het automatiseren van uw interne controles, bezoek https://matproof.com/contact.

internal controlsautomationfinancial institutionscontrol testing

Klaar om compliance te vereenvoudigen?

Wees audit-ready in weken, niet maanden. Bekijk Matproof in actie.

Demo aanvragen