Compliance Automation für mittelständische Finanzdienstleistungen: Wo man anfangen sollte

Einleitung

Einige behaupten, dass Compliance-Automation für große Banken und multinationale Finanzkonzerne reserviert ist. Diese Annahme trifft jedoch nicht zu – und das wissen wir aus ersten Hand. Letztendlich entscheiden die virulente Cyberbedrohung, die steigenden Anforderungen an Informationssicherheit und die strengen Vorgaben der Finanzaufsicht, wie BaFin oder die EU-weiten Standards, dass Compliance-Automation auch für mittelständische Unternehmen unerlässlich ist. In Europa ist die Finanzbranche aufgrund ihrer sensiblen Daten und ihrer Rolle im Wirtschaftssystem besonders gefährdet und daher auch besonders reguliert. Deshalb ist es für Sie von entscheidender Bedeutung, die richtigen Schritte bei der Einführung von Compliance-Automatisierung zu unternehmen. Die Notwendigkeit, schnell und sicher zu operieren, ist enorm – Fehler können zu Bußgeldern in Höhe von Millionen EUR,, betrieblicher Störungen und einem massiven Rufschimpf führen.

Das Kernproblem

Oft übersehen Unternehmen bei der Umsetzung von Compliance-Automatisierung die Bedeutung der richtigen Priorisierung und des Fokus auf den Kern. Anstatt alle Aspekte gleichzeitig anzugehen, ist es entscheidend, die Ressourcen auf die Bereiche zu konzentrieren, die die größten Risiken bergen und die größte Auswirkung auf die gesetzlichen Anforderungen haben.

Die tatsächlichen Kosten von Nicht-Handlung sind beträchtlich. Eine Studie hat ergeben, dass Unternehmen im Durchschnitt 20.000 Euro pro Tag für die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle ausgeben, und das ist nur der Anfang. Die langfristigen Kosten für Compliance-Verstöße können in die Millionen gehen. So wurde demnach ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des jährlichen Umsatzes bestraft, wodurch das Risiko einer schwerwiegenden finanziellen und reputationsbedingten Schädigung enorm gesteigert wird.

Die meisten Organisationen neigen dazu, ihre Compliance-Frameworks zu übertünschen, ohne sich auf die praktische Umsetzung konzentrieren zu können. Stattdessen für die Entwicklung von umfangreichen Compliance-Richtlinien zu sorgen, die oft unhandhabbar und schwer durchsetzbar werden. Dies zeigt sich auch in der Umsetzung von Compliance-Software für Finanzdienstleistungen. Viele Unternehmen investieren erhebliche Summen in Softwarelösungen, die die Automatisierung von Prozessen und die Sammlung von Beweisen versprechen, ohne tatsächlich die Effizienz und Effektivität zu steigern.

Andere wiederum haben Schwierigkeiten, die relevanten regulatorischen Anforderungen zu identifizieren und zu befolgen. Dies betrifft insbesondere die Vorschriften der Bankensupervisoren wie die BaFin und die europäischen Vorgaben wie die Verordnung über die grenzüberschreitende Zusammenarbeit im Bereich der Netz- und Informationssicherheit (NIS2).

Um dies zu illustrieren, betrachten wir ein Beispiel: Eine mittelständische Bank hat ihre Compliance-Frameworks so konzipiert, dass sie alle möglichen Risiken abdecken, vom Datenschutz bis hin zur Marktintegrität. Dies führt jedoch dazu, dass die Bank ihre Ressourcen überall verteilt und somit keine ausreichende Kontrolle und Überwachung in kritischen Bereichen gewährleistet. Der Mangel an Fokussierung führt zu einer erhöhten Wahrscheinlichkeit, dass regulatorische Anforderungen nicht erfüllt werden, was wiederum zu Bußgeldern und Vertrauensverlust bei Kunden führen kann.

Warum ist dies jetzt dringend

In der Finanzbranche hat sich die Compliance-Landschaft in den letzten Jahren erheblich verändert. Neue regulatorische Anforderungen wie NIS2 und die Anpassung der Risikomanagement-Anforderungen an die sich ständig ändernden Bedrohungslandschaften bringen zusätzliche Herausforderungen mit sich. Gleichzeitig wächst der Druck aus der Marktseite, wo Kunden immer häufiger nach Compliance-Zertifizierungen und -Bestätigungen fragen.

Die Lücke zwischen der aktuellen Compliance-Positionierung der meisten Unternehmen und den Anforderungen, die sie erfüllen müssen, ist groß. Dies zeigt sich in einer Studie, die besagt, dass 60 % der Finanzdienstleister die Anforderungen der DSGVO nicht vollständig erfüllen können. Diese offensichtliche Kluft muss schnell geschlossen werden, um nicht der zunehmenden Gefahr von Strafsanktionsdrohungen und Reputationsschäden ausgesetzt zu sein.

Die Compliance-Automatisierung bietet eine Lösung, um diese Herausforderungen zu meistern. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Compliance-Frameworks effizienter und effektiver zu managen, indem sie den Fokus auf die entscheidenden Bereiche lenkt und die Überwachung und Durchsetzung der gesetzlichen Anforderungen vereinfacht.

Matproof, eine speziell für die Anforderungen der EU-Finanzdienstleistungen konzipierte Compliance-Automatisierungsplattform, hilft Unternehmen, diese Lücke zu schließen. Mit AI-gestützter Richtlinienerstellung, automatisierter Beweissammlungsfunktionen von Cloud-Anbietern und einem Endpunkt-Compliance-Agenten für die Geräteüberwachung bietet Matproof eine 100% EU-Datenresidenz und ist vollständig auf die Anforderungen der europäischen Finanzbranche ausgerichtet.

Indem Sie sich auf die Implementierung von Compliance-Automation konzentrieren, können Sie Ihre Organisation in die Position bringen, die sich ständig ändernden Anforderungen der Finanzaufsicht gerecht zu werden und gleichzeitig das Vertrauen Ihrer Kunden zu gewinnen. Es ist an der Zeit, die Compliance-Automatisierung als eine Schlüsselkomponente Ihres strategischen Compliance-Managements anzuerkennen und umzusetzen.

Die Lösungsgestaltung

Im Mittelpunkt Ihrer Compliance-Strategie sollte ein schrittweiser Ansatz stehen, der auf deren spezifischen Anforderungen und Kapazitäten abgestimmt ist. Zunächst benötigen Sie eine klare Identifizierung der relevanten Vorschriften, wie zum Beispiel die DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2. Jeder dieser Standards hat spezifische Anforderungen, die Sie aufnehmen müssen. Die "richtige" Vorgehensweise sieht daher einen detaillierten und systematischen Ansatz vor.

1. Bestimmung der Compliance-Bereiche: Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Ihre Organisation am stärksten gefordert wird. Dies kann von der Umsetzung von Datenschutzbestimmungen (GDPR) bis hin zur Einhaltung der Informationssicherheitsanforderungen der DORA reichen.

2. Risikoanalyse und -bewertung: Bewerten Sie die potenziellen Risiken, die Ihre Organisation aufgrund nicht erfüllter Complianceanforderungen eingehen könnte, und priorisieren Sie die Bereiche, in denen Maßnahmen ergriffen werden müssen.

3. Entwicklung von Compliance-Richtlinien: Schreiben Sie spezifische Compliance-Richtlinien, die den Anforderungen der Vorschriften entsprechen. Dies sollte unter Berücksichtigung der Implementierungsdetails erfolgen, die für Ihre Organisation relevant sind.

4. Implementierung von Überwachungsmechanismen: Stellen Sie sicher, dass Sie Mechanismen zur Überwachung und Überprüfung Ihrer Compliance-Maßnahmen haben. Dies kann automatisiert oder manuell erfolgen, sollte aber immer auf der Sammlung von Belegen und der Dokumentation beruhen.

5. Fortlaufende Überwachung und Verbesserung: Compliance ist kein Einmalvorgang, sondern ein Prozess, der im Laufe der Zeit an die sich ändernden Gesetze und Bedürfnisse angepasst werden muss. Schaffen Sie einen Zyklus der kontinuierlichen Überwachung, Beurteilung und Verbesserung Ihrer Compliance-Strategie.

Was bedeutet "gut" im Vergleich zu "nur durchpassen"?

"Gut" bedeutet, dass Sie nicht nur die Mindestanforderungen erfüllen, sondern auch aktiv nachweisen können, dass Ihre Compliance-Maßnahmen effektiv sind und kontinuierlich verbessert werden. Dies kann durch regelmäßige Selbstbewertungen, Audits durch Finanzaufsichtsbehörden wie das BaFin und die BSI sowie die Implementierung von Feedbackschleifen erreicht werden. "Nur durchpassen" hingegen bedeutet, dass Sie die minimalen Vorschriften erfüllen, aber möglicherweise keineШnftigen Schritte zur Verbesserung oder Anpassung an sich ändernde Bedingungen planen.

häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es ist wichtig, auf die gängigsten Fehler zu achten, die Organisationen bei der Compliance-Automatisierung machen. Hier sind die Top 3:

1. Unzureichende Risikobewertung: Viele Organisationen neigen dazu, die Risikobewertung oberflächlich zu behandeln. Sie analysieren die Risiken nicht ausreichend und priorisieren nicht die Bereiche, in denen dringend Maßnahmen ergriffen werden müssen. Statt dessen sollten Sie detaillierte Risikoanalysen durchführen und auf dieser Grundlage Ihre Compliance-Maßnahmen planen undPriorisieren.

2. Übermäßige Verlassen auf manuelle Verfahren: Manuelles Erfassen und Verwalten von Compliance-Daten kann ineffizient und fehleranfällig sein. Während manuelle Verfahren manchmal notwendig sind, sollten Sie die Automatisierung von Compliance-Aufgaben in Betracht ziehen, um die Effizienz und Genauigkeit zu erhöhen. Automatisierte Lösungen können die Sammlung von Beweisen und die Überwachung von Compliance-Aktivitäten wesentlich vereinfachen.

3. Fehlende Involvement der Geschäftsführung: Die Geschäftsführung sollte aktiv an der Compliance-Strategie beteiligt sein. Ohne ihr Engagement besteht die Gefahr, dass wichtige Entscheidungen nicht getroffen oder die notwendigen Ressourcen nicht bereitgestellt werden. Daher ist es entscheidend, dass die Geschäftsführung die Bedeutung der Compliance anerkennt und eine aktive Rolle bei der Umsetzung und dem Fortschritt der Compliance-Maßnahmen spielt.

Anstatt diese Fehler zu begehen, sollten Sie nach Lösungen suchen, die eine umfassende Risikobewertung ermöglichen, die Automatisierung von Compliance-Aufgaben unterstützen und die Beteiligung der Geschäftsführung fördern.

Werkzeuge und Ansätze

Es gibt verschiedene Ansätze, um Compliance-Aufgaben zu bewältigen, von manuellen Verfahren bis hin zu automatisierten Compliance-Plattformen. Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile, und die Auswahl hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab.

Manuelle Vorgehensweise

Die manuelle Vorgehensweise umfasst die Überwachung, Dokumentation und Berichterstattung von Compliance-Aktivitäten ohne spezialisierte Software. Die Vorteile hiervon können die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an individuelle Bedürfnisse sein. Allerdings kann dies ineffizient und fehleranfällig sein, da es Zeit kostet und die Verwaltung von Daten und Belegen schwierig ist.

Automatisierte Compliance-Plattformen

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine Reihe von Vorteilen. Sie unterstützen Sie bei der Erfüllung von Compliance-Standards, indem sie die Sammlung von Belegen und die Berichterstattung über die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen automatisieren. Bei der Auswahl einer solchen Plattform sollten Sie darauf achten, dass sie spezifisch auf die Bedürfnisse des europäischen Finanzsektors abgestimmt ist, wie z.B. die 100%ige Datenaufbewahrung in der EU, die Unterstützung von Standards wie DORA und GDPR sowie die Bereitstellung von AI-gestützter Richtlinienerstellung in Deutsch und Englisch.

Matproof, eine Compliance-Automatisierungsplattform für DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2, kann in dieser Hinsicht eine lohnende Option sein. Sie bietet nicht nur 100%ige Datenaufbewahrung in der EU und ist speziell für den europäischen Finanzsektor konzipiert, sondern bietet auch AI-gestützte Richtlinienerstellung in Deutsch und Englisch an. Zusätzlich zur automatisierten Beweisdokumentensammlung ermöglicht die Plattform auch die Überwachung von Endgeräten durch einen Compliance-Agent.

Die Auswahl des richtigen Werkzeugs oder der richtigen Methode hängt von Ihrem Organisationstyp, den verfügbaren Ressourcen und den spezifischen Compliance-Ausforderungen ab. Unabhängig Ihrer Entscheidung sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Compliance-Strategie auf einer fundierten Risikobewertung basiert, dass sie kontinuierlich überwacht und verbessert wird und dass die Geschäftsführung eng involviert ist.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Als mittelständische Finanzdienstleister müssen Sie sich bewusst sein, dass Compliance kein Selbstzweck ist, sondern eine Fertigkeit, die Sie schärfen müssen, um Ihr Unternehmen erfolgreich und sicher zu führen. Um mit Compliance-Automation loszulegen, bietet Ihnen dieser fünfschrittige Aktionsplan eine Handreichung.

Schritt 1: Selbstbewertung
Beginnen Sie mit einer Selbstbewertung Ihrer aktuellen Compliance-Strukturen. Betrachten Sie, wie gut Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und wo Verbesserungsbedarf besteht. Hierfür kann sich die BaFin-Veröffentlichung "Rahmen für die IT- und Organisationskompetenz von Instituten" als wertvoll erweisen.

Schritt 2: Priorisierung
Identifizieren Sie die Compliance-Bereiche, in denen Ihre größten Risiken liegen. Dies kann Ihnen helfen, den Fokus Ihrer Automationsanstrengungen gezielt zu platzieren. Die EU-Richtlinie 2019/2034 (NIS2) bietet detaillierte Anforderungen für IT-Sicherheitsmaßnahmen, die Sie berücksichtigen sollten.

Schritt 3: Technologiebewertung
Forschen Sie nach Lösungen, die speziell für die Anforderungen des europäischen Finanzsektors konzipiert sind. Matproof ist eine Plattform, die sich auf die automatisierte Compliance nach DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 spezialisiert hat und die speziellen Anforderungen der Finanzbranche berücksichtigt.

Schritt 4: Demo und Testphase
Lassen Sie eine Demo der Compliance-Software durchführen und beginnen Sie mit einer Testphase. Dies hilft Ihnen, die Effektivität der Software zu bewerten, bevor Sie in eine vollständige Implementierung investieren. Matproof bietet eine kostenlose Beurteilung, um Ihnen bei diesem Prozess zu helfen.

Schritt 5: Integration und Fortbildung
Integrieren Sie die Software in Ihre bestehenden Systeme und organisieren Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter, um die volle Effektivität der Compliance-Automation zu erzielen. Eine Bekanntmachung der BaFin über "Richtlinien zur organisatorischen und technischen Sicherheit" kann dabei hilfreich sein.

Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, ist die Einrichtung eines Endpunkt-Compliance-Agenten, wie von Matproof angeboten, um die Überwachung Ihrer Geräte zu beginnen und die Datenressourcen in der EU zu sichern.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Welche Rolle spielt Compliance-Automation in der Finanzbranche?
Compliance-Automation ist ein Schlüsselinstrument, um die Effizienz und Effektivität der Compliance-Aktivitäten in der Finanzbranche zu erhöhen. Sie trägt dazu bei, die Anzahl von manuellen Überprüfungen zu reduzieren und die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben wie der GDPR oder NIS2 sicherzustellen.

Antwort:
Compliance-Automation ermöglicht eine schnellere Identifizierung von Risiken und eine effizientere Bearbeitung von Compliance-Aufgaben. Es hilft auch, die Transparenz und Verantwortlichkeit in Bezug auf Compliance-Maßnahmen zu erhöhen, was für Finanzdienstleister von entscheidender Bedeutung ist. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie die Artikel 32 und 33 der GDPR im Auge behalten, die spezifische Anforderungen an Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutz verlangen.

Frage 2: Wie kann Compliance-Automation helfen, die Kosten zu senken?
Compliance-Automation reduziert die Notwendigkeit von manuellen Überprüfungen und verhindert die Fehler, was zu einer Reduzierung der Kosten beiträgt. Sie ermöglicht auch eine bessere Ressourcenallokation, indem sie Routineaufgaben übernimmt.

Antwort:
Durch die Automatisierung von Compliance-Aufgaben können Unternehmen signifikante Zeit und Ressourcen einsparen. Dies kann dazu beitragen, die Kosten für Compliance von sechs Wochen auf nur fünf Tage zu reduzieren, wie es von europäischen Regulierungsbehörden immer häufiger gefordert wird. Darüber hinaus reduziert die automatisierte Sammlung von Beweisen und Berichten die administrative Belastung erheblich.

Frage 3: Welche Rolle spielt Datenschutz in der Compliance-Automatisierung?
Datenschutz ist ein zentraler Aspekt der Compliance-Automatisierung. Eine effektive Compliance-Lösung muss sicherstellen, dass alle Anforderungen des Datenschutzes, wie die GDPR, eingehalten werden.

Antwort:
Die Compliance mit Datenschutzbestimmungen wie der GDPR ist entscheidend für die Automatisierung. Compliance-Software muss in der Lage sein, alle relevanten Aspekte des Datenschutzes abzudecken, einschließlich der Einwilligungserteilung, der Datenspeicherung und der Rechte der betroffenen Personen. Artikel 24 der GDPR verlangt von Unternehmen, dassappropriate zur Gewährleistung der Integrität und Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten getroffen werden.

Frage 4: Wie kann Compliance-Software die Überwachung und Berichterstattung verbessern?
Eine Compliance-Software kann die Überwachung und Berichterstattung durch automatisierte Sammlung von Beweisen und die Erstellung von Berichten erheblich verbessern.

Antwort:
Compliance-Software, die wie Matproof AI-getriebene Policy-Generierung bietet, kann die Erstellung von Berichten und die Überwachung erheblich beschleunigen und vereinfachen. Sie kann automatisch Nachweise sammeln und diese in Einklang mit den Anforderungen der BaFin und der Europäischen Aufsichtsbehörden für das Bankenwesen und die Wertpapierdienstleistungen (EBA) ausrichten, was die Berichterstattung und die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden erheblich verbessert.

Frage 5: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Compliance-Lösung mit den neuesten Gesetzen und Vorschriften kompatibel ist?
Um sicherzustellen, dass Ihre Compliance-Lösung auf dem neuesten Stand ist, ist es wichtig, ständig auf Updates und Änderungen in der gesetzlichen Umgebung zu achten und die Software entsprechend anzupassen.

Antwort:
Die Kompatibilität mit den neuesten Gesetzen und Vorschriften ist entscheidend. Sie sollten sich mit den neusten Entwicklungen in der Compliance-Regelung vertraut machen, indem Sie offizielle Veröffentlichungen der BaFin und der BSI lesen. Compliance-Software wie Matproof wird ständig aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie den neuesten Anforderungen entspricht und Sie auf dem Laufenden hält, was die Einhaltung von Vorschriften wie DORA oder NIS2 betrifft.

Hauptpunkte zur Zusammenfassung

• Compliance-Automation ist ein entscheidender Schritt für mittelständische Finanzdienstleister, um die Effizienz und Effektivität ihrer Compliance-Aktivitäten zu erhöhen.
• Eine gut durchdachte Compliance-Software kann die Kosten senken, die Überwachung und Berichterstattung verbessern und die Einhaltung von Vorschriften wie der GDPR gewährleisten.
• Die Selbstbewertung, Priorisierung, Technologiebewertung, Integration und Fortbildung sind entscheidende Schritte, um mit der Compliance-Automation erfolgreich zu starten.
• Matproof kann Ihnen dabei helfen, diese Prozesse zu automatisieren und bietet eine kostenlose Beurteilung an. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://matproof.com/contact.