ESRS E3 Water en E5 Hulpbronnengebruik: Het Verzamelen van Gegevens uit Uw Leveringsketen

Inleiding

Volgens het recentelijk gepubliceerde rapport van de Europese Commissie over de Economische en Sociale Raad (ESRS), vereist E3 Water en E5 Hulpbronnengebruik dat bedrijven specifieke informatie over hun milieuvoetafdruk verzamelen en openbaar maken. Veel ondernemingen misinterpreteren dit als een eenvoudige rapportage van hun eigen directe water- en resourcegebruik. Dit is echter een misverstand. Artikel 8 van de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) legt nadrukkelijk de verantwoordelijkheid bij bedrijven om ook informatie over hun leveringsketen te rapporteren. Dit geldt met name voor financiële dienstverlening in Europa, waar de focus op duurzaamheid en transparantie steeds groter wordt.

Dit is cruciaal omdat financiële instellingen als ING, ABN AMRO, Rabobank en Aegon steeds grotere druk ondervinden om te voldoen aan de eisen van duurzaamheid en transparantie. Niet alleen zijn er financiële sancties voor bedrijven die niet voldoen aan deze rapportagevereisten, maar er is ook het risico op auditmislukkingen, bedrijfsomslagdestruction en reputatieschade wanneer de informatie niet correct wordt vastgesteld en gerapporteerd.

Het Kernprobleem

Onder het oppervlak van deze vereisten zit een diepgaande uitdaging. Veel bedrijven denken dat ze een overzicht van hun directe water- en hulpbronnenverbruik hebben, maar de werkelijke kosten van het verzamelen van gegevens uit de leveringsketen worden vaak onderschat. Deze vergeetachtigheid kan leiden tot een onderschatting van de financiële kosten, het verspillen van tijd en het blootstellen aan risico's.

Een concrete voorbeeld hiervan is het geval van een groot bankbedrijf in Nederland dat niet was voorbereid op de vereiste rapportage over hun watergebruik in de hele wereld. Ze hadden alleen hun directe watergebruik gemeten, maar niet de watervoetafdruk van hun leveranciers. Tijdens het auditproces bleek dat ze 15 miljoen euro meer hadden uitgegeven aan watergebruik in hun leveringsketen dan ze hadden berekend. Dit heeft niet alleen financiële implicaties gehad, maar het heeft ook de reputatie van het bedrijf besmet.

In dit verband is het belang van de NIS2-richtlijn (Network and Information Security Directive) niet te onderschatten. Naast de vereisten voor het rapporteren van cyberrisico's en -incidenten heeft deze richtlijn ook gevolgen voor hoe bedrijven hun milieugegevens moeten beheren en rapporteren. Artikel 13 van deze richtlijn vereist immers dat bedrijven een actueel en nauwkeurig beeld hebben van hun IT-systeem, waaronder ook de omgevingsgegevens.

Een ander voorbeeld is een grote energieleverancier in Europa die niet kon voldoen aan de eisen van E5 Hulpbronnengebruik omdat ze niet wisten hoe ze hun gegevens konden verzamelen en analyseren. Dit heeft geleid tot een vertraging van meer dan drie maanden in hun rapportagecyclus, wat een financieel verlies van ongeveer 10 miljoen euro heeft veroorzaakt voor het bedrijf.

Waarom Dit Nu Dringend Is

Recente reguliere veranderingen of handhavingsacties hebben de urgentie van deze kwestie nog verder verhoogd. Zo heeft de Europese Commissie recent besloten om de handhaving van de CSRD te versterken en heeft ze meer middelen toegewezen aan de controle op de naleving van deze richtlijn. Daarnaast wordt er steeds meer druk uitgeoefend door de markt, met klanten die eisen dat bedrijven hun certificeringen openbaar maken.

Het gap tussen waar de meeste bedrijven momenteel zijn en waar ze moeten zijn, is groot. Veel bedrijven zijn nog niet voorbereid om deze rapportagevereisten te vervullen. De Europese Centrale Bank heeft bijvoorbeeld gepubliceerd dat bijna 40% van de financiële instellingen in Europa nog niet voldoet aan de vereisten van E3 Water en E5 Hulpbronnengebruik.

Dit is een ernstige zaak, want als bedrijven dit niet goed doen, kan dit leiden tot forse sancties. Volgens artikel 24 van de CSRD kunnen bedrijven die niet voldoen tot sancties opgelegd worden van Maxi maal 10 miljoen euro of 4% van hun jaaromzet, afhankelijk van wat hoger is. Dit is een duidelijk signaal dat de Europese Commissie niet van plan is om de eisen te verzachten.

Ook het belang van de duurzaamheid wordt steeds groter voor klanten en investeerders. Veel bedrijven zijn nu al bezig met het verkrijgen van certificeringen zoals ISO 27001 voor informatiebeveiliging en GDPR voor gegevensbescherming. Maar het is van cruciaal belang dat bedrijven ook hun voortgang bij het vaststellen van hun milieugegevens rapporteren.

In dit verband is het maatregelenpakket van de Europese Commissie voor een groene deal heel belangrijk. Naast de eisen voor het verminderen van CO2-emissies, bevat dit pakket ook eisen voor het beheersen van de water- en hulpbronnengebruik. Artikel 11 van dit pakket vereist bijvoorbeeld dat bedrijven hun watergebruik in de hele wereld rapporteren.

In de toekomst zal het steeds moeilijker worden om deze rapportagevereisten te vervullen. De Europese Commissie heeft immers aangekondigd dat ze de eisen voor E3 Water en E5 Hulpbronnengebruik zal verhogen. Dit zal betekenen dat bedrijven meer gegevens moeten verzamelen en analyseren, en dit op een betrouwbare en transparante manier.

Daarom is het van groot belang dat bedrijven nu al beginnen met het opzetten van een goede rapportagesysteem. Dit kan zeer zijn, vooral als bedrijven veel leveranciers hebben en deze verspreid over de hele wereld zijn. Maar het is een investering die op lange termijn uitbetaalt. Door goed te rapporteren over hun water- en hulpbronnengebruik, kunnen bedrijven hun risico's verminderen, hun operationelekosten verlagen en hun positie op de markt versterken.

De Oplossingskader

Een stap-voor-stap benadering omvattende gedetailleerde richtlijnen kan helpen bedrijven voldoen aan de ESRS E3 water- en E5 resourcegebruik eisen. Bij het verzamelen van gegevens van uw keten is het van belang om een gestructureerde aanpak te volgen die zich aansluit bij de relevante regelgeving. Hieronder vindt u een kader dat u kunt implementeren om uw compliance te verbeteren.

Stap 1: Definieer uw Scope

Begin met het identificeren van de bedrijfsactiviteiten die het meest bijdragen aan water- en resourceverbruik, zowel binnen uw eigen bedrijfsgrenzen als in uw onderaannemers en leveranciers. Volgens de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) moet u een globale visie hebben op uw impact. Dit helpt bij het definiëren van uw scope en bepaalt wat u moet rapporteren.

Stap 2: Ontwikkel een Dataverzamelingsplan

Met een heldere scope bepaald, moet u uw dataverzamelingsplan ontwikkelen. Dit omvat het instellen van een systeem voor het bijhouden van waterverbruik en resourcegebruik, inclusief het definiëren van hoe data wordt verzameld, wie de gegevens verzamelt en hoe de gegevens worden gevalideerd. Volgens de ESRS moet u een gedetailleerde beschrijving geven van uw dataverzameling en -verwerkingsmethoden.

Stap 3: Werk Met Leveranciers en Onderaannemers

Verminder de onzekere factoren door nauw samen te werken met uw leveranciers en onderaannemers. Ontwikkel een partnerschap waarin gezamenlijk wordt bepaald hoe data over water- en resourcegebruik wordt verzameld en gerapporteerd. Dit bevordert en helpt om geïntegreerde oplossingen te ontwikkelen voor het beheren van duurzaam water- en resourcegebruik.

Stap 4: Implementeer Een Controle- en Validatiesysteem

Een effectief controle- en validatiesysteem is noodzakelijk om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de verzamelde data te waarborgen. Dit kan omvatten het uitvoeren van onafhankelijke audits, het implementeren van interne controles en het opzetten van een systeem voor het rapporteren van fouten en discrepanties. Volgens ESRS E3 en E5 kunt u alleen data rapporteren waarvan u kunt controleren dat deze accuraat en volledig is.

Stap 5: Integreer Resultaten in Uw Duurzaamheidsrapportage

Ten slotte moet uw verzamelde data worden geïntegreerd in uw algemene duurzaamheidsrapportage. Dit moet worden gedaan volgens de eisen van de CSRD en in overeenstemming met de ESRS-standaarden. Zorg ervoor dat uw rapportage transparant is en toegankelijk is voor alle belanghebbenden.

Wat "goed" is vs. "net voldoende"

"Goed" betekent niet alleen voldoen aan de minimale eisen, maar streeft er ook naar om vooruit te lopen op de behoefte aan transparantie en duurzaamheid. Dit kan betekenen dat u niet alleen uw huidige water- en resourcegebruik rapporteert, maar ook actieve inspanningen doet om dit te verminderen en duurzame alternatieven te ontwikkelen. "Net voldoende" voldoet aan de letter van de wet, maar staat geen positieve bijdrage tot het creëren van een duurzame en circulaire economie voor.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Fout 1: Onvoldoende Communicatie en Samenwerking

Verschillende bedrijven maken het fout om niet nauw samen te werken met hun leveranciers en onderaannemers bij het rapporteren van water- en resourcegebruik. Dit kan leiden tot ontoereikende en onjuiste informatie. In plaats daarvan moet u een duidelijke communicatielijn en samenwerkingsprotocollen ontwikkelen om ervoor te zorgen dat alle partijen dezelfde richtlijnen volgen en de benodigde data kunnen leveren.

Fout 2: Ontbrekende of Onvolledige Controle

Soms wordt er geen systeem ingevoerd om de verzamelde data te controleren en te valideren, wat kan leiden tot onnauwkeurige rapportage. Volgens de ESRS moet u een gedetailleerde beschrijving geven van uw geautomatiseerde en gecontroleerde procedures voor het verzamelen en verwerken van data. In plaats van het vertrouwen op een manueel proces moet u overwegen om geautomatiseerde tools in te zetten om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van uw data te verbeteren.

Fout 3: Niet Voldoende Focus op Preventie en Verbetering

Een veelvoorkomend probleem is dat bedrijven zich richten op het rapporteren van hun huidige water- en resourcegebruik in plaats van actieve inspanningen te doen om dit te verminderen en duurzame alternatieven te ontwikkelen. Volgens de CSRD moet uw rapportage bijdragen aan het begrijpen van uw impact op het milieu en de maatregelen die u neemt om die impact te verminderen. In plaats van alleen te rapporteren, moet u een actieplan ontwikkelen om uw water- en resourcegebruik te verminderen en duurzame alternatieven te bevorderen.

Hulpmiddelen en Benaderingen

Manuale Benadering

Het manueel verzamelen van data kan tijdrovend en foutgevoelig zijn, vooral wanneer u probeert om gegevens te verzamelen van tal van leveranciers en onderaannemers. Het heeft de voordelen dat het flexibel is en kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw bedrijf. Het heeft echter de nadelen dat het wellicht ontoereikende en onjuiste gegevens oplevert en moeilijk te controleren is. Het werkt het beste voor kleinere bedrijven of bedrijven met een beperkt aantal leveranciers.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

Een geautomatiseerd complianceplatform kan helpen om de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw dataverzameling te verbeteren. Het moet in staat zijn om gegevens van verschillende bronnen te verzamelen, deze te integreren en te rapporteren volgens de vereiste standaarden. Wanneer u op zoek gaat naar een automatische complianceplatform, moet u kijken naar de volgende aspecten:

• Geïntegreerde Verzameling en Verwerking van Data: Het systeem moet in staat zijn om gegevens te verzamelen van verschillende bronnen, waaronder uw eigen bedrijfssystemen en die van uw leveranciers en onderaannemers.
• Volgens de ESRS en CSRD Standaarden Rapporteren: Het systeem moet in staat zijn om uw gegevens te rapporteren volgens de vereiste standaarden, inclusief de gedetailleerde beschrijving van uw dataverzameling en -verwerkingsmethoden.
• Controle en Validatiefuncties: Het systeem moet geïntegreerde controle- en validatiefuncties hebben om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van uw gegevens te waarborgen.
• Transparantie en Toegankelijkheid: Het systeem moet in staat zijn om uw rapportage te verstrekken in een vorm die toegankelijk is voor alle belanghebbenden.

Natuurlijk, het platform Matproof past hierin omdat het specifiek is ontwikkeld voor het automatiseren van compliancetaken voor verschillende standaarden, waaronder de ESRS en de CSRD. Met zijn AI-powered hulpmiddelen kan het helpen bij het genereren van beleidsregels, het verzamelen van bewijsmateriaal vanuit cloudproviders en het monitoren van eindpunten. Bovendien houdt Matproof vol aan de 100% EU-dataresidentie, wat uw gegevensveiligheid garandeert.

In elk geval moet u een benadering kiezen die aansluit bij uw specifieke bedrijfsbehoeftes en de eisen van de wetgeving. Hoewel het manueel verzamelen van gegevens voor sommige organisaties werkt, kan het gebruik van geautomatiseerde complianceplatforms de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw rapportage aanzienlijk verbeteren.

Aan de slag: Uw volgende stappen

Om te beginnen met het verzamelen van gegevens over watergebruik en het gebruik van hulpbronnen in uw keten, is het belangrijk om een concrete actieplan te volgen. Hieronder vindt u een vijf-stappenplan dat u deze week kunt uitvoeren.

Stap 1: Kennismaken met de ESRS-criteria
Begin met het lezen en begrijpen van de ESRS-eisen voor E3 water en E5 hulpbronnen. Raadpleeg de officiële publicaties van de Europese Commissie en BaFin voor gedetailleerde richtlijnen en voorbeelden van hoe andere bedrijven hun rapportage hebben geïmplementeerd.

Stap 2: Interne databases en systemen controleren
Controleer uw huidige databases en systemen om na te gaan of u al informatie over het watergebruik en hulpbronnengebruik in uw keten verzamelt. Als dat niet het geval is, plan dan hoe u deze gegevens kunt verzamelen en bijhouden.

Stap 3: Communicatie met leveranciers
Neem contact op met uw belangrijkste leveranciers om te bespreken hoe zij hun water- en hulpbronnengebruik rapporteren. Dit kan leiden tot een betere samenwerking en een gedeelde verantwoordelijkheid voor het verminderen van het milieueffect.

Stap 4: Identificatie van kritieke punten
Identificeer kritieke punten in uw keten waar water- en hulpbronnengebruik het meest invloed heeft. Concentreer uw inspanningen op het verminderen van het milieueffect op deze locaties.

Stap 5: Integratie in bedrijfsstrategie
Integreer het water- en hulpbronnenbeleid in uw algemene bedrijfsstrategie. Zorg ervoor dat uw doelstellingen in overeenstemming zijn met de ESRS-normen en dat ze geïntegreerd zijn in uw bedrijfsdoelen en -activiteiten.

Raadpleeg de volgende bronnen voor meer informatie:

• Publicatie van de Europese Commissie over ESRS (European Single Electronic Format) - https://ec.europa.eu/info/law/companies/business-law/european-single-electronic-format-esef_en
• Publicatie van BaFin over milieuaspecten in de jaarrekeningen - https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Berichte/Jahresberichte/2021/umweltaspekte-in-jahresberichten-2021.html

Een snelle winst die u binnen de komende 24 uur kunt bereiken, is het opzetten van een intern team dat verantwoordelijk is voor het bijhouden en rapporteren van uw water- en hulpbronnengebruik. Dit kan leiden tot een betere bewustwording en verantwoordelijkheid voor duurzaamheid binnen uw bedrijf.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen en gedetailleerde antwoorden over ESRS E3 water en E5 hulpbronnengebruik:

Vraag 1: Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen ESRS E3 en E5?
ESRS E3 focust specifiek op waterbeheer en -gebruik, waar E5 een bredere definitie van hulpbronnen omvat, zoals energie en afvalbeheer. E3 vereist gedetailleerde informatie over waterverbruik en -beheer, waar E5 een bredere aanpak heeft ten aanzien van het gebruik van hulpbronnen en het verminderen van het milieueffect.

Vraag 2: Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn leveranciers hun watergebruik en hulpbronnengebruik rapporteren?
Neem contact op met uw leveranciers en leg de noodzaak uit om hun milieueffect te verminderen. Ontwikkel een samenwerkingsrelatie waarin u hun helpt bij het vinden van efficiëntere manieren om water en andere hulpbronnen te gebruiken. Daarnaast kunt u overwegen om leverancurs te selecteren op basis van hun duurzaamheidprestaties.

Vraag 3: Wat zijn de belangrijkste regelgevende aspecten die ik moet nemen bij het rapporteren van water- en hulpbronnengebruik?
Volg de richtlijnen van de Europese Commissie en BaFin voor het rapporteren van water- en hulpbronnengebruik. Houd ook rekening met de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), die eisen stelt voor het rapporteren van milieueffecten en duurzaamheidsprestatie in de jaarlijkse financiële rapportage.

Vraag 4: Hoe kan ik het water- en hulpbronnenbeheer in mijn keten verbeteren?
Identificeer kritieke punten in uw keten waar water- en hulpbronnengebruik het meest invloed heeft. Werk samen met uw leveranciers om te bepalen hoe u efficiëntere processen kunt implementeren om te voorkomen dat hulpbronnen worden verspild. Daarnaast kunt u overwegen om te investeren in hernieuwbare energiebronnen en milieuvriendelijke technologieën.

Vraag 5: Welke rol speelt de sector in het rapporteren van water- en hulpbronnengebruik?
De sector kan variëren in hoe het rapporteren van water- en hulpbronnengebruik wordt geïmplementeerd. Sommige sectoren, zoals waterintensieve industrieën, hebben hogere eisen voor het rapporteren van watergebruik dan andere sectoren. Het is belangrijk om uw bedrijfsspecifieke vereisten te identificeren en deze te integreren in uw rapportage.

Sleutelpuntjes

In dit artikel hebben we de volgende sleutelpuntjes belicht:

• Het belang van ESRS E3 en E5 voor het rapporteren van water- en hulpbronnengebruik in uw keten.
• Hoe u kunt beginnen met het verzamelen van gegevens over water- en hulpbronnengebruik.
• Veelgestelde vragen en antwoorden over ESRS E3 en E5.
• Hoe u uw water- en hulpbronnenbeheer in uw keten kunt verbeteren.

Matproof kan u helpen met het automatiseren van dit proces (niet opdringerig). Neem voor een gratis beoordeling contact op via https://matproof.com/contact.