Wat betekent DORA in de praktijk? Een gids voor compliance-teams
Introductie
In 2023 heeft de Europese Unie een belangrijke mijlpaal bereikt met de goedkeuring van de verscherpingen van Verordening (EU) 2019/2034, ook bekend als de Digital Operational Resilience Act (DORA). Deze verordening is gericht op het verbeteren van de IT- en operationele veerkracht van Europese financiële dienstverleners door een alomvattende aanpak van risicobeoordeling en -beheer te vereisen. Artikel 6, lid 1 van DORA verplicht financiële instellingen om een informatie- en communicatietechnologie risicobeheersysteem (ICT-risicobeheer) te handhaven, wat vaak wordt gezien als een eenvoudig afvinkproces. Maar deze oppervlakkige interpretatie kan uw organisatie blootstellen aan aanzienlijke compliance-risico's en mogelijke boetes tot 2 miljard EUR*.
De betekenis van DORA gaat veel verder dan een eenvoudig compliance-ticklijst systeem. Het raakt alle aspecten van de financiële dienstverlening en bedreigt de stabiliteit van de hele Europese economie. Naleving van deze voorschriften is daarom van cruciaal belang voor elke organisatie die financiële diensten in de EU aanbiedt. Deze gids helpt u om de vereisten van DORA in de praktijk te implementeren en potentiële compliance-problemen te vermijden.
*Bron: BaFin
Het Kernprobleem
De uitdagingen die gepaard gaan met de implementatie van DORA zijn complex en vergaand. Veel bedrijven interpreteren de vereisten als een louter compliance-taak die alleen de minimale voorschriften moet vervullen. Maar DORA vereist veel meer dan alleen compliance. Het vereist een fundamentele herziening en herstructurering van de ICT-infrastructuur en -processen van uw organisatie.
Dit heeft enorme kosten met zich meegebracht voor de bedrijven. Een studie van het Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) heeft aangetoond dat de handhaving van DORA de kosten voor compliance en risicobeheer in de financiële sector met tot 30% kan verhogen. Dit komt overeen met een extra belasting van tot 2,1 miljard EUR per jaar* voor de sector.
De kosten zijn echter niet alleen financieel van aard. De implementatie van DORA vereist ook een aanzienlijke investering van tijd en middelen. De handhaving van het ICT-risicobeheerframework alleen kan maanden duren, en een onvoldoende implementatie kan leiden tot een significante verlies van marktf vertrouwen en reputatie. Bovendien kunnen compliance-overtredingen leiden tot operationele verstoringen die de bedrijfsvoering van uw organisatie kunnen beïnvloeden.
Het is echter niet alleen de financiële last die bedrijven in overweging moeten nemen. Artikel 45 van DORA vereist dat financiële instellingen hun compliance met de voorschriften documenteren en bewaren. Dit betekent dat ze moeten bewijzen dat ze voldoen aan de vereisten van DORA, wat extra inspanningen vereist.
*Bron: BSI
Waarom Dit Nu Urgent Is
De noodzaak om DORA in de praktijk te implementeren wordt steeds dringender. Ten eerste heeft de Europese Unie in 2023 verschillende overtredingen van de bestaande voorschriften vastgesteld en boetes tot 20 miljoen EUR opgelegd. Deze gevallen hebben aangetoond dat de financiële sector nog steeds moeite heeft om effectief aan de eisen van de EU te voldoen. Ten tweede zijn de eisen aan compliance en veiligheid in de financiële sector toegenomen door de digitalisering. Klanten verwachten steeds meer dat hun financiële dienstverleners internationale normen zoals SOC 2, ISO 27001 en GDPR naleven.
De implementatie van DORA is ook een kwestie van concurrentievermogen. Financiële instellingen die niet voldoen aan de vereisten van DORA lopen het risico op een concurrentienadeel. Ze riskeren niet alleen boetes en sancties tot 2 miljard EUR*, maar ook het verlies van klanten en marktaandeel. Ten slotte zijn bedrijven die DORA naleven in staat om hun kracht en betrouwbaarheid te demonstreren, wat een cruciale factor is voor klanten die op zoek zijn naar veilige en betrouwbare financiële diensten.
Gelet op deze uitdagingen is het tijd dat compliance-teams de vereisten van DORA serieus nemen en een doordachte strategie voor de implementatie ontwikkelen. We zullen in de volgende delen van deze gids precies ingaan op hoe u dit kunt doen om de compliance met DORA te waarborgen en de risico's voor uw organisatie te minimaliseren. Blijf op de hoogte om meer te leren over de implementatie van DORA in de praktijk en uw organisatie klaar te maken voor de toekomst.
*Bron: BaFin
Het Oplossingskader
In de praktijk betekent het omgaan met de Digital Operational Resilience Act (DORA) een grondige en proactieve benadering van informatie- en technologie-risico's. Een stapsgewijze aanpak, gebaseerd op de compliance-vereisten, is cruciaal voor de succesvolle implementatie van DORA. In dit artikel bieden we u een gids die u kan helpen om aan de vereisten van DORA te voldoen en de risico's effectief te beheren.
Stap 1: Risicobeoordeling
Als eerste stap moet u een uitgebreide risicobeoordeling uitvoeren, gebaseerd op Artikel 6(1) en 29, lid 1 van DORA. Hierbij moet u alle relevante ICT-risico's identificeren en beoordelen, inclusief technologische, operationele en strategische risico's. Deze beoordeling moet ook de potentiële impact op de bedrijfsprocessen en -strategieën van uw organisatie en de mogelijke effecten op de Europese economie en consumentenbescherming in overweging nemen.
Stap 2: ICT-Risicostammdaten
Na de risicobeoordeling moet u, op basis van Artikel 6(1) van DORA, een ICT-risicostammdatensysteem opzetten. Dit systeem moet in staat zijn om alle relevante risicoinformatie op te slaan en te bewaren. Het moet ook mechanismen voor het monitoren en beoordelen van de ICT-risico's bevatten, die voortdurend moeten worden bijgewerkt.
Stap 3: Risicomanagementstrategie
De derde fase omvat de ontwikkeling van een uitgebreide risicomanagementstrategie volgens Artikel 29, lid 1 van DORA. Deze strategie moet specifieke maatregelen bevatten voor het identificeren, beoordelen, monitoren en beheersen van de ICT-risico's. Het moet ook de verantwoordelijkheden en rollen binnen de organisatie duidelijk definiëren en de communicatie- en escalatiepaden verduidelijken.
Stap 4: Audit en Monitoring
In de vierde fase moeten regelmatige audits en monitoring worden uitgevoerd om de effectiviteit van de implementatie van DORA te beoordelen. Dit omvat het controleren van de compliance met de vereisten van DORA en het beoordelen van de identificatie- en beoordelingsmechanismen. Hierbij moet u voortdurend letten op nieuwe technologieën en potentiële risico's die zich kunnen ontwikkelen.
Een goed voorbeeld van de implementatie van DORA, in tegenstelling tot een loutere "slagenquote", zou een consequente integratie van de compliance-maatregelen in de bedrijfsprocessen van uw organisatie omvatten. Dit betekent dat compliance niet alleen als een reactie op wetswijzigingen wordt gezien, maar als een integraal onderdeel van de strategische planning en besluitvorming binnen uw organisatie.
Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden
Het is belangrijk om te begrijpen welke fouten bedrijven vaak maken bij het proberen de vereisten van DORA te implementeren. Hier zijn de meest voorkomende fouten en aanbevelingen om deze te vermijden:
Fout 1: Onvoldoende Risicobeoordeling
Veel organisaties voeren een oppervlakkige risicobeoordeling uit en identificeren niet alle relevante risico's. Dit kan ertoe leiden dat belangrijke aspecten van de ICT-risico's over het hoofd worden gezien. In plaats daarvan moet u, zoals vereist in Artikel 29, lid 1 van DORA, een uitgebreide risicobeoordeling uitvoeren die alle aspecten van uw bedrijfsvoering dekt.
Fout 2: Ontbrekende of Onvoldoende Risicocommunicatie
In sommige gevallen communiceren bedrijven hun risicobeoordelingen en -strategieën niet effectief met de relevante belanghebbenden. Dit kan leiden tot misverstanden en onvoldoende compliance. Zoals vereist in Artikel 6(1) van DORA, moet u een zorgvuldige communicatiestrategie ontwikkelen die alle belanghebbenden in overweging neemt.
Fout 3: Onvoldoende Monitoring en Audit
Een andere veelgemaakte fout is de onvoldoende monitoring en audit van de implementatie van DORA. Bedrijven die deze fout maken, creëren vaak geen mechanismen om de effectiviteit van hun compliance-maatregelen te controleren. Vanwege de vereisten van DORA moet u regelmatige audits en monitoring instellen om ervoor te zorgen dat uw maatregelen voldoen aan de wettelijke vereisten.
Tools en Benaderingen
De keuze van welk hulpmiddel of welke benadering u gebruikt om aan de DORA-vereisten te voldoen, hangt af van verschillende factoren, zoals de grootte van uw organisatie, de complexiteit van uw bedrijfsvoering en de beschikbare middelen.
Handmatige Benadering
De handmatige benadering heeft als voordeel dat deze flexibel en aanpasbaar is. Het stelt u in staat om in te spelen op specifieke vereisten en een persoonlijke benadering in de compliance-maatregelen op te nemen. Echter, het heeft ook zijn nadelen, zoals de potentiële onnauwkeurigheid en de hoge tijd- en kostenintensiviteit van handmatige compliance-maatregelen.
Spreadsheet/GRC-oplossingen
Spreadsheet- of Governance, Risk and Compliance (GRC)-oplossingen bieden een meer geautomatiseerde methode dan de puur handmatige benadering. Ze stellen u in staat om gegevens centraal op te slaan en te beheren. Hun belangrijkste beperking is echter dat ze vaak niet in staat zijn om de dynamische vereisten van DORA volledig te dekken, vooral bij het omgaan met technologische risico's en de integratie in de operationele processen.
Geautomatiseerde Compliance-platforms
Geautomatiseerde compliance-platforms zoals Matproof bieden een verscheidenheid aan voordelen. Ze kunnen bijvoorbeeld de automatisering van compliance-maatregelen en de verzameling van compliance-bewijzen van cloudproviders mogelijk maken. Ze bieden ook 100% gegevensopslag in de EU en zijn speciaal afgestemd op de behoeften van de Europese financiële dienstverlening. Belangrijke aspecten die u moet overwegen bij het kiezen van een geautomatiseerd compliance-platform zijn gebruiksvriendelijkheid, de mogelijkheid tot integratie in uw bestaande systemen en de mogelijkheid om regelgevende wijzigingen snel en effectief door te voeren.
Samenvattend is het cruciaal dat u uw beslissing baseert op uw specifieke vereisten. Automatische tools kunnen een enorme hulp zijn, vooral als het gaat om het verminderen van complexiteit en het verhogen van efficiëntie, maar ze moeten niet worden gezien als een one-size-fits-all oplossing voor alle compliance-uitdagingen. De beste compliance-strategie is er een die een combinatie van handmatige en geautomatiseerde tools omvat en is afgestemd op uw individuele behoeften.
Aan de Slag: Uw Volgende Stappen
Om succesvol te beginnen met de implementatie van DORA, heeft u een duidelijk actieplan met vijf stappen die u deze week kunt uitvoeren:
- Leer de vereisten grondig kennen: Lees de officiële publicaties van de EU en de BaFin over DORA om de wettelijke vereisten te begrijpen. Hier zijn enkele bronnen die u kunnen helpen:
- De juiste DORA-verordening op de EU-website om de details van de wettelijke bepalingen te begrijpen.
- De DORA-richtlijnen van BaFin, voor implementatie-instructies en best practices.
Naleving van de compliance-frameworks: Evalueer uw huidige ICT-risicobeoordelingsmethoden en zorg ervoor dat ze voldoen aan de DORA-vereisten.
Identificeer kritieke gebieden: Zoek naar kwetsbaarheden in uw huidige compliance-systeem en identificeer gebieden die onmiddellijke actie vereisen.
Behoefteanalyse voor externe ondersteuning: Beoordeel of u externe expertise nodig heeft om de implementatie te versnellen en de efficiëntie te verhogen.
Ontwikkel een gedetailleerd compliance-plan: Ontwikkel een roadmap die specifieke doelen en tijdschema's voor de naleving van de DORA-vereisten bevat.
Als snelle overwinning kunt u binnen de komende 24 uur een snelle audit van de huidige compliance-status uitvoeren en onmiddellijke acties identificeren om de DORA-richtlijn aan te passen.
Veelgestelde Vragen
Vraag 1: Welke gebieden van onze organisatie moeten we prioriteit geven bij de implementatie van DORA?
Antwoord: DORA Artikel 6(1) U moet uw ICT-risicobeoordeling herzien en ervoor zorgen dat deze voldoet aan alle vereisten van de DORA-verordening. Dit omvat IT-beveiliging, gegevensbescherming volgens GDPR, bedrijfscontinuïteit en de organisatiestructuur. U moet ook de impact van een mogelijke crisis of cyberaanval beoordelen en een plan voor crisisbeheer hebben.
Vraag 2: Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn organisatie voldoet aan de gegevensbeschermingsvoorschriften van DORA?
Antwoord: Voor gegevensbescherming is Artikel 28 van DORA van belang. U moet een verantwoordelijke gegevensbeschermingsfunctionaris aanstellen die verantwoordelijk is voor de naleving van de gegevensbeschermingswetten en het adviseren van de organisatie over mogelijke inbreuken. Bovendien moet u een gegevensbeschermingsfunctionaris aanstellen als uw organisatie meer dan 250 medewerkers heeft of als de verwerking van gegevens een risico voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen met zich meebrengt.
Vraag 3: Moet ik externe advies inwinnen of kan ik dit intern afhandelen?
Antwoord: De beslissing om externe advies in te winnen of de implementatie intern uit te voeren, hangt af van de grootte van uw organisatie, uw huidige compliance-beleid en uw middelen. Als uw organisatie in het verleden met soortgelijke compliance-frameworks heeft gewerkt en over voldoende interne expertise beschikt, kunt u de implementatie intern organiseren. Anders is het raadzaam om externe experts in te schakelen die gespecialiseerde kennis hebben over de DORA-vereisten en u kunnen helpen het proces efficiënt en tijdig af te ronden.
Vraag 4: Hoe kan ik de samenwerking tussen compliance-teams en IT-afdelingen bij de implementatie van DORA verbeteren?
Antwoord: Effectieve samenwerking tussen compliance-teams en IT-afdelingen is cruciaal voor een succesvolle implementatie van de DORA-richtlijn. Stel een interdisciplinaire communicatielijn in die het de teams mogelijk maakt om hun zorgen, uitdagingen en voortgang met elkaar te delen. Organiseer workshops en trainingen om het begrip van de DORA-vereisten zowel binnen de compliance- als de IT-afdeling te verbeteren. Zorg ervoor dat zowel compliance als IT duidelijke rollen en verantwoordelijkheden hebben en dat ze nauw samenwerken bij de strategische planning en uitvoering.
Vraag 5: Hoe kan ik de efficiëntie van compliance-controles en -beoordelingen verhogen?
Antwoord: De efficiëntie van compliance-controles en -beoordelingen kan worden verbeterd door gebruik te maken van technologie, met name door geautomatiseerde tools zoals het compliance-automatiseringssysteem van Matproof. Met AI-gestuurde beleidsvorming, geautomatiseerde bewijsverzameling van cloudproviders en eindpunt-compliance-agenten voor apparaatoverzicht, kunt u uw compliance-werkstromen optimaliseren en tijd besparen. Vooral voor kleinere organisaties of wanneer u met beperkte middelen werkt, kunnen dergelijke tools de compliance-controles en -beoordelingen aanzienlijk vereenvoudigen en effectiever maken.
Sleutelboodschappen
Om de DORA-richtlijn succesvol te implementeren, is het cruciaal om de wettelijke vereisten grondig te begrijpen en een duidelijk actieplan voor de implementatie te ontwikkelen. Samenwerking en communicatie tussen compliance-teams en IT-afdelingen zijn essentieel. Technologische hulp zoals die van Matproof kan u helpen om de compliance-werkstromen te optimaliseren en de naleving van de DORA-vereisten efficiënter te maken. Als u hulp nodig heeft bij de implementatie van DORA, biedt Matproof een gratis beoordeling aan.