7 DORA-beleidsjablonen die elke financiële instelling nodig heeft

Inleiding

Artikel 6(1) van de Richtlijn inzake operationele veerkracht en prudentiële regelgeving (DORA) verplicht financiële entiteiten om een kader voor het beheer van informatie- en communicatietechnologie (ICT) risico's te handhaven. Ondanks de duidelijkheid van deze richtlijn beschouwen veel organisaties naleving als een check-the-box oefening. Deze benadering is echter een verkeerde interpretatie van de regelgeving en kan leiden tot aanzienlijke operationele, juridische en reputatierisico's.

De gevolgen van niet-naleving van de strikte richtlijnen van DORA zijn ernstig voor Europese financiële instellingen. Het niet voldoen aan de normen van de richtlijn kan resulteren in aanzienlijke boetes, auditfouten, operationele verstoringen en schade aan de reputatie van de instelling. De Europese Centrale Bank (ECB) heeft de bevoegdheid om administratieve sancties op te leggen van maximaal 10 miljoen EUR of tot 5% van de totale jaarlijkse omzet voor niet-nalevende entiteiten.

Gezien de hoge inzet moeten financiële instellingen het belang begrijpen van het creëren en onderhouden van robuuste beleidsjablonen die in lijn zijn met de richtlijnen van DORA. Door dit te doen, beschermen ze zichzelf niet alleen tegen boetes, maar waarborgen ze ook operationele veerkracht en behouden ze het vertrouwen van klanten. Dit artikel zal ingaan op de zeven essentiële DORA-beleidsjablonen die elke financiële instelling moet hebben om te voldoen aan de regelgeving en risico's effectief te mitigeren.

Het Kernprobleem

De Richtlijn inzake operationele veerkracht en prudentiële regelgeving (DORA) is geïntroduceerd om de operationele veerkracht van financiële entiteiten te verbeteren en om ervoor te zorgen dat zij kunnen weerstaan, reageren op en herstellen van ICT-gerelateerde verstoringen. Veel organisaties beschouwen naleving echter ten onrechte als een oppervlakkige taak, waarbij ze zich alleen richten op het creëren van beleidsdocumenten zonder de principes in hun operationele praktijken te verankeren.

Deze nalatigheid kan leiden tot aanzienlijke financiële en operationele kosten. Een studie van de Europese Bankenautoriteit (EBA) schatte bijvoorbeeld dat een enkele grote operationele gebeurtenis een financiële instelling tot 25 miljoen EUR kan kosten, exclusief de langetermijnreputatieschade en het verlies van klantvertrouwen. Bovendien kan de tijd die verloren gaat met het verhelpen van nalevingsproblemen middelen afleiden van kernactiviteiten, wat de concurrentiepositie van de instelling beïnvloedt.

Bovendien kan het falen om effectieve ICT-risicobeheerframeworks te implementeren leiden tot regelgevende sancties. Zoals eerder vermeld, kan de ECB boetes opleggen van maximaal 10 miljoen EUR of tot 5% van de totale jaarlijkse omzet voor niet-nalevende entiteiten. Deze financiële last kan bijzonder schadelijk zijn voor kleinere instellingen met beperkte middelen.

Wat betreft regelgevende verwijzingen, stelt Artikel 6(1) van DORA duidelijk de noodzaak vast voor financiële entiteiten om een ICT-risicobeheerframework te handhaven. Daarnaast vereist Artikel 6(2) dat deze frameworks processen voor risicobeoordeling, monitoring en mitigatie omvatten. Veel organisaties slagen er echter niet in om deze processen effectief te implementeren, waarbij ze zich alleen richten op het creëren van beleidsdocumenten zonder de principes in hun operationele praktijken te verankeren.

Waarom Dit Nu Urgent Is

De urgentie voor financiële instellingen om hun benadering van DORA-naleving aan te pakken, is vergroot door recente regelgevende veranderingen en handhavingsacties. In 2022 bijvoorbeeld legde de ECB een boete van 6,5 miljoen EUR op aan een Europese bank voor het niet adequaat beheren van ICT-risico's. Deze zaak dient als een duidelijke herinnering aan de gevolgen van niet-naleving van de richtlijnen van DORA.

Bovendien is er toenemende druk vanuit de markt voor financiële instellingen om naleving van regelgeving zoals DORA aan te tonen. Klanten en partners eisen certificeringen en bewijs van operationele veerkracht, waardoor naleving een concurrentievoordeel wordt. Niet-nalevende organisaties riskeren zakelijke kansen te verliezen en achterop te raken in de markt.

Daarnaast is de kloof tussen waar de meeste organisaties zich bevinden en waar ze moeten zijn aanzienlijk. Een enquête uitgevoerd door de Europese Autoriteit voor effecten en markten (ESMA) in 2021 toonde aan dat slechts 30% van de financiële instellingen robuuste ICT-risicobeheerframeworks had geïmplementeerd in overeenstemming met de richtlijnen van DORA. Dit betekent dat een meerderheid van de organisaties nog steeds risico loopt op niet-naleving en de bijbehorende sancties.

Concluderend is de noodzaak voor financiële instellingen om robuuste DORA-beleidsjablonen te ontwikkelen en te onderhouden urgenter dan ooit. Door dit te doen, kunnen ze niet alleen regelgevende boetes vermijden, maar ook hun operationele veerkracht verbeteren, het vertrouwen van klanten behouden en een concurrentievoordeel op de markt behalen. In de volgende secties zullen we de zeven essentiële DORA-beleidsjablonen verkennen die elke financiële instelling moet hebben om deze uitdagingen effectief aan te gaan.

Het Oplossingskader

Een robuuste oplossing voor het effectief beheren van ICT-risico's, zoals bepaald in Artikel 6(1) van DORA, vereist een uitgebreide, gestructureerde aanpak. Het kader omvat verschillende kritieke stappen, elk ontworpen om specifieke regelgevende vereisten en risicobeheerstrategieën aan te pakken.

Stap 1: Voer een Risicobeoordeling uit

Om te beginnen moeten financiële entiteiten een grondige risicobeoordeling uitvoeren om potentiële ICT-risico's te identificeren. Dit proces omvat het analyseren van de huidige ICT-infrastructuur van de instelling en het identificeren van potentiële kwetsbaarheden. De risicobeoordeling moet in lijn zijn met Artikel 7 van DORA, dat vereist dat instellingen de risico's die verband houden met hun activiteiten, inclusief die met betrekking tot ICT, beoordelen.

Stap 2: Ontwikkel Beleidsjablonen

Na de risicobeoordeling moeten beleidsjablonen worden ontwikkeld die de geïdentificeerde risico's omvatten. Deze sjablonen moeten uitgebreid zijn en elk aspect van het ICT-risicobeheer aanpakken. Voor elk risico moet er een bijbehorend beleid zijn dat de maatregelen beschrijft om het te mitigeren. De beleidsmaatregelen moeten voldoen aan Artikel 6(2) van DORA, dat vereist dat entiteiten beleid vaststellen en handhaven om ICT-risico's effectief te beheren.

Stap 3: Implementeer de Beleidsmaatregelen

Zodra de beleidsmaatregelen zijn ontwikkeld, is de volgende stap om ze in de organisatie te implementeren. Dit omvat het trainen van personeel, het integreren van de beleidsmaatregelen in de operationele processen van de instelling en het waarborgen van naleving op alle niveaus. De implementatiefase moet in lijn zijn met Artikel 6(3) van DORA, dat vereist dat financiële entiteiten effectieve processen hebben voor de toepassing van hun beleidsmaatregelen.

Stap 4: Voortdurende Monitoring en Beoordeling

Tot slot zijn continue monitoring en regelmatige beoordelingen essentieel om ervoor te zorgen dat de beleidsmaatregelen effectief blijven. Dit omvat het beoordelen van de effectiviteit van de beleidsmaatregelen, het identificeren van nieuwe risico's en het dienovereenkomstig bijwerken van de beleidsmaatregelen. Dit proces is in overeenstemming met Artikel 8 van DORA, dat vereist dat instellingen processen hebben voor voortdurende monitoring en beoordeling van hun risicobeheerframework.

Wat "Goed" Eruitziet

In praktische termen houdt "goed" ICT-risicobeheer onder DORA een dynamisch, evoluerend proces in. Het gaat niet alleen om het afvinken van vakjes, maar om ervoor te zorgen dat de beleidsmaatregelen effectief, actueel en uitgebreid zijn. Deze aanpak voldoet niet alleen aan de regelgevende vereisten, maar verbetert ook de algehele veerkracht van de instelling tegen ICT-risico's.

Veelgemaakte Fouten om te Vermijden

Ondanks de duidelijkheid van de regelgeving falen veel financiële entiteiten nog steeds in hun implementatie van de ICT-risicobeheervereisten van DORA. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten om te vermijden:

1. Gebrek aan Uitgebreide Risicobeoordeling:

Veel organisaties voeren haastig een risicobeoordeling uit zonder hun ICT-infrastructuur grondig te onderzoeken. Dit leidt tot beleidsmaatregelen die niet zijn afgestemd op de werkelijke risico's. Om dit te vermijden, voer een gedetailleerde, uitgebreide risicobeoordeling uit die elk aspect van de ICT-omgeving van de instelling onderzoekt.

2. Onvoldoende Beleidsontwikkeling:

Sommige entiteiten ontwikkelen beleidsmaatregelen die onvolledig zijn of specifieke risico's niet aanpakken. Dit kan leiden tot niet-naleving van de vereisten van DORA. Om dit te vermijden, zorg ervoor dat elk geïdentificeerd risico een bijbehorend beleid heeft dat gedetailleerde mitigatiemaatregelen beschrijft.

3. Slechte Beleidsimplementatie:

Zelfs met goed ontwikkelde beleidsmaatregelen slagen veel organisaties er niet in om deze effectief te implementeren. Dit komt vaak voort uit onvoldoende training van personeel of gebrek aan integratie in de operationele processen van de instelling. Om dit te mitigeren, zorg ervoor dat het personeel adequaat is getraind en dat de beleidsmaatregelen zijn geïntegreerd in de processen van de instelling.

Hulpmiddelen en Benaderingen

Er zijn verschillende hulpmiddelen en benaderingen die organisaties kunnen gebruiken om hun ICT-risicobeheerframework effectief te beheren. Hier is een overzicht van enkele veelvoorkomende opties:

Handmatige Benadering:

Voordelen:

• Kan worden afgestemd op de specifieke behoeften van de instelling.
• Biedt een gedetailleerd, praktisch inzicht in de ICT-risico's van de instelling.

Nadelen:

• Tijdrovend.
• Gevoelig voor menselijke fouten.
• Moeilijk consistent te onderhouden en bij te werken.

Wanneer het werkt:

• Kleinere instellingen met beperkte ICT-risico's en middelen.
• Instellingen die een hoog niveau van controle over hun risicobeheerproces willen.

Spreadsheet/GRC Benadering:

Voordelen:

• Gestructureerder dan een handmatige benadering.
• Gemakkelijker te onderhouden en bij te werken.

Nadelen:

• Nog steeds gevoelig voor menselijke fouten.
• Moeilijk te integreren met andere systemen en processen.

Wanneer het werkt:

• Grotere instellingen met complexere ICT-risico's.
• Instellingen die een gestructureerdere aanpak nodig hebben, maar geen volledige automatisering vereisen.

Geautomatiseerde Nalevingsplatforms:

Voordelen:

• Vermindert het risico op menselijke fouten.
• Gemakkelijker te onderhouden en bij te werken.
• Kan integreren met andere systemen en processen.

Nadelen:

• Vereist een initiële investering.
• De effectiviteit hangt af van de kwaliteit van het platform.

Wanneer het werkt:

• Grote instellingen met complexe ICT-risico's.
• Instellingen die een efficiëntere, consistente aanpak willen voor het beheren van hun risicobeheerframework.

Bij het kiezen van een geautomatiseerd nalevingsplatform, let op functies zoals AI-gestuurde beleidsgeneratie, geautomatiseerde bewijsverzameling en apparaatsmonitoring. Matproof biedt bijvoorbeeld deze functies en is specifiek ontwikkeld voor EU-financiële diensten, waardoor 100% EU-gegevensresidentie en naleving van regionale regelgeving wordt gegarandeerd. Het is echter essentieel om een platform te kiezen dat het beste past bij de specifieke behoeften en middelen van uw instelling.

Aan de Slag: Uw Volgende Stappen

Om uw financiële instelling in lijn te brengen met DORA en naleving te waarborgen, volg deze vijf stappen deze week:

1. Herzie Bestaande Beleidsmaatregelen: Voer een initiële beoordeling uit van uw huidige beleidsmaatregelen in vergelijking met de vereisten van DORA. Besteed speciale aandacht aan Artikel 6(1), dat een robuust ICT-risicobeheerframework vereist.

2. Wijs Eigenaarschap Toe: Wijs een toegewijd team of individu aan dat verantwoordelijk is voor beleidsontwikkeling en naleving. Deze persoon of groep zal contact onderhouden met de juridische, IT- en risicodiensten.

3. Werk Uw Documentatie Bij: Begin op basis van uw beoordeling met het bijwerken van uw beleidsmaatregelen om te voldoen aan de specifieke vereisten van DORA. Gebruik Artikel 4(6) als uitgangspunt, dat zich richt op ICT-risicobeheer en procedures voor incidentrapportage.

4. Raadpleeg Officiële Bronnen: Verwijs naar officiële EU- en nationale regelgevende publicaties zoals de "Richtlijnen inzake ICT- en beveiligingsrisicobeheer" van de EBA en de "Sector-specifieke IT-richtlijnen voor financiële diensten" van BaFin. Deze documenten bieden gedetailleerde richtlijnen voor het voldoen aan de normen van DORA.

5. Implementeer een Nalevingsautomatiseringsplatform: Overweeg platforms zoals Matproof, die AI-gestuurde beleidsgeneratie en geautomatiseerde bewijsverzameling bieden, om het proces te vergemakkelijken en continue naleving te waarborgen.

Overweeg externe expertise in te schakelen als uw interne team niet de capaciteit of expertise heeft. Anders kunnen interne inspanningen kosteneffectiever zijn. Een snelle overwinning binnen 24 uur kan zijn om de verantwoordelijkheid voor DORA-naleving toe te wijzen aan een toegewijd teamlid.

Veelgestelde Vragen

V: Kunnen we onze bestaande beleidsmaatregelen eenvoudig bijwerken om te voldoen aan de vereisten van DORA?

A: Hoewel het bijwerken van bestaande beleidsmaatregelen cruciaal is, is het niet voldoende. DORA introduceert nieuwe normen, met name op het gebied van ICT-risicobeheer (Artikel 6(1)). U moet een grondige gap-analyse uitvoeren tussen uw huidige beleidsmaatregelen en de vereisten van DORA. Dit omvat meer dan alleen bijwerken; het vereist een uitgebreide beoordeling om volledige afstemming te waarborgen.

V: Hoe beslissen we welke beleidsmaatregelen prioriteit moeten krijgen?

A: Geef prioriteit aan beleidsmaatregelen die de grootste impact hebben op uw ICT-risicobeheerframework, zoals vereist door Artikel 6(1). Beleidsmaatregelen met betrekking tot gegevensbescherming, incidentrapportage (Artikel 4(6)) en bedrijfscontinuïteit zijn cruciaal. Pak deze eerst aan, omdat ze de ruggengraat van uw naleving vormen.

V: Wat zijn de gevolgen van niet-naleving van DORA?

A: Niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes en sancties. Volgens Artikel 34 kunnen financiële instellingen boetes tot 10.000.000 EUR of tot 20% van hun totale jaarlijkse omzet krijgen, afhankelijk van wat hoger is. Bovendien kan herhaalde niet-naleving leiden tot reputatieschade en verlies van klantvertrouwen.

V: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze beleidsmaatregelen voortdurend compliant zijn met DORA?

A: Beoordeel en werk uw beleidsmaatregelen regelmatig bij om af te stemmen op eventuele wijzigingen in DORA of gerelateerde regelgeving. Bovendien kan het implementeren van een nalevingsautomatiseringsplatform zoals Matproof helpen bij het automatiseren van beleidsgeneratie, bewijsverzameling en voortdurende monitoring om continue naleving te waarborgen.

V: Wat is de rol van het managementorgaan in de naleving van DORA?

A: Het managementorgaan speelt een cruciale rol bij het waarborgen van naleving, zoals uiteengezet in Artikel 5. Zij moeten een effectief governancekader opstellen en handhaven, inclusief het definiëren van de risicotolerantie en ervoor zorgen dat de beleidsmaatregelen, procedures en processen in overeenstemming zijn met de vereisten van DORA.

Belangrijkste Punten

• DORA-naleving is geen eenmalige taak, maar een continu proces dat regelmatige beleidsupdates en monitoring vereist.
• Geef prioriteit aan beleidsmaatregelen die direct invloed hebben op uw ICT-risicobeheerframework zoals vereist door Artikel 6(1).
• Regelmatige beoordelingen tegen de normen van DORA zijn essentieel om naleving te behouden en zware boetes te vermijden.
• Een nalevingsautomatiseringsplatform, zoals Matproof, kan het proces van beleidsgeneratie en bewijsverzameling aanzienlijk stroomlijnen.
• Neem nu actie door uw beleidsmaatregelen te herzien, duidelijk eigenaarschap toe te wijzen en externe hulp te overwegen indien nodig.

Voor een gratis beoordeling van uw huidige beleidsmaatregelen in vergelijking met de vereisten van DORA, neem contact op met Matproof via https://matproof.com/contact.