eIDAS 2.0 und DSGVO: Anforderungen zum Datenschutz

Einleitung

Im Gegensatz zur allgemeinen Meinung geht Compliance nicht nur darin, Kästchen anzukreuzen oder Formulare auszufüllen. Es geht darum, die Integrität von Daten zu schützen und Datenschutz zu gewährleisten - ein Grundsatz, den europäische Finanzdienstleistungen einhalten müssen, insbesondere mit der Einführung von eIDAS 2.0 und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Vorschriften sind nicht nur Richtlinien; sie sind das Rückgrat der Datenschutz-Compliance in Europa und beeinflussen die operative Integrität, finanzielle Gesundheit und Reputation von Unternehmen. Dieser Artikel zielt darauf ab, die Feinheiten von eIDAS 2.0 und DSGVO zu beleuchten und warum sie für Finanzdienstleistungen in Europa wichtig sind. Wir werden uns den zentralen Problemen des Compliance-Managements widmen, warum diese Dringlichkeit entscheidend ist und den konkreten Vorteilen, wenn Sie es richtig machen.

Das zentrale Problem

Europäische Finanzinstitute stehen vor einer gewaltigen Aufgabe. Sie müssen sich nicht nur den strengen Anforderungen von eIDAS 2.0 und DSGVO unterwerfen, sondern auch Compliance effektiv nachweisen, um schwerwiegende Sanktionen zu vermeiden. Die oberflächliche Auffassung dieses Problems ist, dass es um Papierkram und Richtlinien geht. Jedoch sind die tatsächlichen Kosten viel tiefgreifender. Betrachten Sie eine durchschnittliche mittelständische Bank, die aufgrund von Nichtkonformität eine Prüfung nicht besteht. Die finanziellen Auswirkungen sind erschütternd: mögliche Bußgelder können bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des jährlichen weltweiten Umsatzes betragen, abhängig davon, was höher ist. Neben den Bußgeldern geht es um den Verlust von Kundenvertrauen, der unbezahlbar und schwer zu gewinnen ist.

Die meisten Organisationen glauben irrtümlicherweise, dass Compliance ein einmaliges Ereignis ist, eine Checkliste, die einmal abgeschlossen und danach beiseite gelegt wird. Compliance ist jedoch ein fortlaufender Prozess, der Wachsamkeit und ständige Aktualisierungen erfordert. Diese Missverständnis führt zu reaktiven anstatt proaktiven Compliance-Maßnahmen, die sowohl kostenintensiv als auch riskant sein können.

Beispielsweise erfordert Artikel 24 der DSGVO, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer gesetzlichen Grundlage beruhen muss. Viele Unternehmen konzentrieren sich darauf, Zustimmung zu erhalten, oft durch allgemeine, vorausgewählte Kästchen, was nicht nur ineffektiv, sondern auch nicht konform ist. Echte Compliance erfordert ausdrückliche, eindeutige Zustimmung mit einer klaren Vorstellung davon, für welche Zwecke die Daten verwendet werden, wie in Artikel 7 vorgeschrieben.

Die Kosten von Nichtkonformität sind nicht nur finanzieller Natur. Die operative Störung aufgrund scheiternder Prüfungen kann zu Projektverzögerungen, Verlust des Investorenvertrauens und Schädigung des Unternehmensruhmes führen. Betrachten Sie das Szenario, in dem eine Finanzinstitution aufgrund unzureichender Zustimmungsverwaltung nicht in der Lage ist, gesetzmäßige Datenverarbeitung nachzuweisen. Dies könnte zu rechtlichen Schritten, Schadensminderungsmaßnahmen und einem Stillstand der Operationen führen, um das Problem zu beheben, was in einem Verlust von etwa 5 Millionen Euro an operativen Kosten und potenziellem Umsatz resultiert.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Dringlichkeit wird durch jüngste regulatorische Änderungen und Durchsetzungsmaßnahmen verstärkt. Mit eIDAS 2.0 auf dem Horizont und der zunehmenden strengen Durchsetzung der DSGVO vergrößert sich die Lücke zwischen den Compliance-Anforderungen und tatsächlichen Praktiken. Diese Lücke stellt Organisationen nicht nur rechtlichen und finanziellen Risiken, sondern auch Marktdruck aus. Kunden verlangen zunehmend nach digitalen Dienstleistungen, die GDPR- und eIDAS-konform sind, was einen wettbewerbslichen Vorteil für jene schafft, die diese Standards erfüllen können.

Der wettbewerbsliche Nachteil von Nichtkonformität ist offensichtlich. Eine jüngste Umfrage von PwC zeigte, dass 68% der Verbraucher wahrscheinlicher sind, Geschäfte mit einer Unternehmen zu tätigen, das der DSGVO folgt. Diese Kundenmeinung treibt Marktnachfrage an, und jene, die diese Erwartungen nicht erfüllen, riskieren, Marktanteile an Konkurrenten zu verlieren, die eine robuste Compliance demonstrieren können.

Außerdem sind die Datenschutzanforderungen nach eIDAS 2.0 und DSGVO nicht statisch. Sie entwickeln sich mit technologischen Fortschritten und der wachsenden Komplexität von Cyber-Bedrohungen. Was letztes Jahr für die Zustimmungsverwaltung funktionierte, reicht möglicherweise heutzutage nicht aus. Zum Beispiel betont die DSGVO-Einleitung 32 die Bedeutung der Pseudonymisierung, um Daten vor erneuter Identifizierung zu schützen. Jedoch fehlt vielen Organisationen immer noch die technische Möglichkeit, robuste Pseudonymisierungstechniken umzusetzen, was sie anfällig für Nichtkonformität und damit verbundene Risiken macht.

Organisationen, die proaktiv in ihrem Compliance-Ansatz sind, wie z.B. solche, die automatisierte Lösungen wie Matproof nutzen, können ihre Prozesse streamlinen, die Zeit für Compliance von Wochen auf Tage reduzieren und 100%ige EU-Datenruhe gewährleisten. Dies verringert nicht nur das Risiko von Bußgeldern und operativer Störung, sondern positioniert sie auch günstig auf einem wettbewerbslichen Markt.

Zusammenfassend ist die Landschaft des Datenschutzes in Europa komplex und ständig veränderlich. Für Finanzinstitute sind die Spielregeln hoch, mit erheblichen finanziellen und reputationsbedingten Risiken. Indem Organisationen die zentralen Probleme und die Dringlichkeit, sie anzugehen, verstehen, können sie die notwendigen Schritte unternehmen, um Compliance sicherzustellen, ihre Operationen zu schützen und das Vertrauen von Kunden und Investoren aufrechtzuerhalten. Der nächste Abschnitt wird praktische Schritte und Strategien zur Erreichung dieser Compliance auf kosteneffiziente und effiziente Weise erkunden.

Das Lösungsframework

Beim Anpacken der komplexen Wechselwirkungen zwischen eIDAS 2.0 und DSGVO ist ein strukturierter Ansatz unerlässlich. Das Ziel ist nicht nur Compliance, sondern auch eine proaktive Haltung gegenüber dem Datenschutz. Hier ist ein schrittweises Framework, um die Herausforderungen anzugehen:

1. Bewertung der aktuellen Praktiken: Beginnen Sie mit einer umfassenden Überprüfung der bestehenden Datenprozesse und Datenschutzmaßnahmen. Dies sollte einschließen, wie personenbezogene Daten erfasst, gespeichert, verarbeitet und geteilt werden. Nach DSGVO Art. 24(1) müssen Verantwortliche angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen. Beurteilen Sie diese in Bezug auf die eIDAS-Anforderungen für elektronische Identifizierung und vertrauenswürdige Dienste.

2. Entwicklung einer detaillierten Datenflusskarte: Es ist entscheidend zu wissen, wie Daten in Ihrer Organisation fließen. Dies schließt ein, Verständnis darüber zu haben, wo Daten hereinkommen und rausgehen und wer darauf zugreifen kann. Nach eIDAS Art. 9 und DSGVO Art. 30 sind detaillierte Aufzeichnungen von Verarbeitungsaktivitäten verpflichtend.

3. Implementierung eines robusten Zustimmungsmanagements: Da Zustimmung ein Eckpfeiler der DSGVO-Compliance ist, stellen Sie sicher, dass Sie ein robustes System zur Verfügung haben. Dies sollte die Zustimmung der Benutzer genau aufzeichnen und verwalten, was auch für eIDAS relevant ist, insbesondere wenn es um elektronische Identifizierung geht. Eine Zustimmungsverwaltungsplattform kann diesen Prozess automatisieren und sicherstellen, dass die DSGVO-Artikel 7 und eIDAS-Artikel 12 eingehalten werden.

4. Datenschutzbewertungen (DPIA): Führen Sie DPIA für Datenverarbeitungsaktivitäten durch, die wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen darstellen, wie es von DSGVO-Artikel 35 verlangt. Dies schließt die Verarbeitung in großem Umfang, Profiling und systematisches Monitoring ein.

5. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DPO): Wenn Ihre Organisation nach DSGVO-Artikel 37 in Anspruch genommen wird, bestellen Sie einen DPO, der die Compliance überwacht. Diese Rolle ist entscheidend, um sowohl DSGVO- als auch eIDAS-Anforderungen zu erfüllen.

6. Personalschulung und -Bewusstsein: Regelmäßige Schulungssitzungen müssen gemäß DSGVO-Artikel 39 durchgeführt werden. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten im Schutz personenbezogener Daten und im Compliance-Management verstehen.

7. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen: Compliance ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen von Richtlinien und Praktiken sind notwendig, um sich an Veränderungen in Gesetzen und Technologien anzupassen.

"Gute" Compliance geht über das Ankreuzen von Kästchen hinaus. Sie beinhaltet die Einbettung von Datenschutz- und Datenschutzprinzipien in die Unternehmenskultur und -operationen. Sie bedeutet, proaktiv, transparent und verantwortlich in der Behandlung personenbezogener Daten zu sein. Im Gegensatz dazu ist ein "nur noch durchgehen" eine reaktive Herangehensweise, die sich nur auf die minimalen Anforderungen konzentriert, um Bußgelder zu vermeiden. Letzteres kann zu erheblichen Risiken führen, einschließlich regulatorischer Bußgelder und Schädigung des Rufs.

Zu vermeidende häufige Fehler

1. Unzureichende Datenkartierung: Organisationen scheitern oft, ihre Datenflüsse genau zu kartieren, was zu Lücken im Verständnis darüber führt, wo Daten aufbewahrt werden und wer darauf zugreifen kann. Diese Übersicht kann zu Nichtkonformität mit DSGVO-Artikel 30 und eIDAS-Artikel 9 führen. Investieren Sie stattdessen in Tools und Prozesse, die Echtzeit-Sichtbarkeit in Datenflüssen bieten.

2. Mangelnde Transparenz im Zustimmungsmanagement: Zustimmung muss freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig gegeben werden, wie es der DSGVO-Artikel 4(11) vorschreibt. Viele Organisationen haben Schwierigkeiten, klare Zustimmungsnachweise zu demonstrieren, was zu Nichtkonformität führen kann. Implementieren Sie ein transparentes Zustimmungsmanagementsystem, das Zustimmung gemäß eIDAS- und DSGVO-Anforderungen aufzeichnet und verwaltet.

3. Unzureichende DPIA: Einige Organisationen überspringen DPIA oder führen sie unzureichend durch, was zu Risikoverarbeitungsaktivitäten ohne angemessene Schutzmaßnahmen führen kann. Dies vernachlässigt DSGVO-Artikel 35 und kann zu erheblichen Bußgeldern führen. Stellen Sie sicher, dass eine gründliche DPIA für alle relevanten Prozesse durchgeführt wird.

4. Ignorieren der Rolle des DPO: Viele Organisationen, insbesondere KMUs, übersehen die Bedeutung, einen DPO zu bestellen, wie es von DSGVO-Artikel 37 gefordert wird. Dies kann zu Compliance-Lücken und erhöhtem Risiko führen. Erkennen Sie die Rolle des DPO an, um die Compliance zu überwachen, und investieren Sie in deren Schulung und Ressourcen.

5. Vernachlässigung der Personalschulung: Das Bewusstsein des Personals ist für die Compliance entscheidend. Das Fehlen einer ausreichenden Schulung, wie von DSGVO-Artikel 39 verlangt, kann zu nicht konformer Handlungen und Datenbrüchen führen. Regelmäßige Schulungssitzungen sollten Priorität haben.

Tools und Ansätze

1. Manuelle Herangehensweise: Obwohl einige kleine Organisationen möglicherweise auf manuellen Prozessen angewiesen sind, ist dieser Ansatz zeitaufwendig und fehleranfällig. Er bietet keine Skalierbarkeit und keine Echtzeit-Überwachung, wodurch es schwierig ist, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Er funktioniert am besten für sehr kleine Datenmengen mit minimalen Verarbeitungsaktivitäten.

2. Tabelle/GRC-Ansatz: Die Verwendung von Tabellen oder GRC-Tools kann dazu beitragen, Compliance-Prozesse zu verwalten. Jedoch haben sie Einschränkungen hinsichtlich Automatisierung, Echtzeit-Überwachung und Skalierbarkeit. Sie sind auch anfällig für menschlichen Fehler. Dieser Ansatz ist für kleine bis mittlere Datenmengen geeignet, kann jedoch bei großangelegten Operationen zu kämpfen haben.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Automatisierte Plattformen bieten erhebliche Vorteile, einschließlich Echtzeit-Überwachung, automatisierter Beweissammlungen und Richtlinienerstellung. Sie können Organisationen dabei helfen, die Anforderungen der DSGVO und eIDAS effizienter und effektiver zu erfüllen. Bei der Auswahl einer Plattform:

• Suchen Sie nach AI-gestützter Richtlinienerstellung, die dabei helfen kann, konforme Richtlinien in mehreren Sprachen, einschließlich Deutsch und Englisch, zu erstellen.
• Stellen Sie sicher, dass die Plattform die automatisierte Beweissammlung von Cloud-Anbietern unterstützt, was für die Demonstration von Compliance entscheidend ist.
• Überprüfen Sie, ob die Plattform einen Endpunkt-Compliance-Agenten bietet, der die Gerätekompatibilität überwachen kann.
• Vergewissern Sie sich, dass die Plattform 100%ige EU-Datenruhe bietet, was für Finanzinstitutionen, die innerhalb der EU tätig sind, unerlässlich ist.
• Suchen Sie nach einer Plattform, die speziell für EU-Finanzdienstleistungen entwickelt wurde, wie Matproof, die die einzigartigen Herausforderungen dieser Branche versteht.

Zusammenfassend kann die Automatisierung Compliance-Prozesse erheblich vereinfachen, ist jedoch keine万能-Lösung. Manuelle Prozesse haben ihren Platz, insbesondere für kleinere Operationen. Der Schlüssel besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen manueller Überwachung und automatisierter Effizienz zu finden, angepasst an die spezifischen Bedürfnisse und die Größe Ihrer Organisation.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Nun, da Sie die Bedeutung von eIDAS 2.0 und DSGVO im Zusammenhang mit Datenschutz verstanden haben, sind die nächsten Schritte entscheidend. Hier sind fünf Schritte, die Sie in dieser Woche unternehmen können, um Ihre Compliance sicherzustellen:

1. Durchführen einer detaillierten Prüfung: Beginnen Sie mit einer Prüfung Ihrer aktuellen Datenschutz- und Datenschutzpraktiken. Identifizieren Sie etwaige Abweichungen zwischen Ihren bestehenden Praktiken und den Anforderungen von eIDAS 2.0 und DSGVO.

2. Überprüfen und Aktualisieren von Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass alle Richtlinien mit den neuesten Datenschutzvorschriften übereinstimmen. Achten Sie insbesondere auf die Zustimmungsverwaltung und elektronische Identifizierungsprozesse.

3. Implementierung von Zustimmungsmanagement-Tools: Angesichts der Betonung von Zustimmung in beiden Vorschriften ist die Investition in robuste Zustimmungsmanagementlösungen priorisiert.

4. Schulen Ihres Personals: Bildung ist entscheidend. Führen Sie Schulungssitzungen für alle Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass sie die Auswirkungen von eIDAS 2.0 und DSGVO auf ihre tägliche Arbeit verstehen, insbesondere jene, die mit Kundendaten umgehen.

5. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Überprüfen Sie regelmäßig die offiziellen EU-Publikationen und BaFin auf Updates oder Änderungen in Gesetzen.

Für Ressourcen konsultieren Sie die offizielle eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 und die EU-DSGVO-Verordnung (EU) 2016/679. Diese Dokumente zusammen mit den Richtlinien der BaFin sollten Ihre Hauptquelle für Compliance-Informationen sein.

Sollten Sie externe Hilfe in Betracht ziehen oder alles im Haus bewältigen? Es hängt von der Komplexität Ihrer Operationen und den im Team verfügbaren Fachkenntnissen ab. Wenn Sie feststellen, dass Ihr in-house-Team die erforderlichen Fachkenntnisse oder Kapazitäten fehlt, kann die Einstellung externer Berater eine weise Investition sein.

Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, besteht darin, ein Projekt zu initiieren, um alle Datenflüsse innerhalb Ihrer Organisation zu kartieren. Dies hilft Ihnen, zu verstehen, wo personenbezogene Daten gespeichert, verarbeitet und übertragen werden, was ein grundlegender Schritt im Einklang mit sowohl eIDAS 2.0 als auch DSGVO ist.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Wie kann ich sicherstellen, dass die Zustimmung nach DSGVO freiwillig gegeben wird?

A: Die Zustimmung muss gemäß Artikel 7 der DSGVO freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig gegeben werden. Das bedeutet, dass Sie keine vorausgewählten Kästchen oder Zustimmungsbündel für mehrere Zwecke verwenden können. Es muss so einfach sein, die Zustimmung zurückzuziehen, wie sie zu geben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zustimmungsmechanismen mit diesen Prinzipien konzipiert sind.

Frage 2: Was sind die Hauptunterschiede zwischen eIDAS und eIDAS 2.0 in Bezug auf den Datenschutz?

A: eIDAS 2.0 baut auf die ursprüngliche eIDAS-Verordnung auf, indem es neue Herausforderungen in der digitalen Identifizierung und vertrauenswürdigen Diensten adressiert. Es stärkt die grenzüberschreitende Anerkennung von elektronischen Identifikationsschemen und verbessert die Sicherheit und den Datenschutz elektronischer Transaktionen. Achten Sie besonders auf die aktualisierten Anforderungen für Zustimmung und die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Frage 3: Wie können wir die Datenminimierungsgrundlage der DSGVO erfüllen, während wir gleichzeitig den Anforderungen von eIDAS entsprechen?

A: Datenminimierung bedeutet, nur die für den bestimmten Zweck erforderlichen Daten zu sammeln und zu verarbeiten. Um beiden gerecht zu werden, stellen Sie sicher, dass Ihre Datensammlermethoden transparent sind und dass Sie die Daten nur auf das Wesentliche für den Dienst beschränken. Dokumentieren Sie Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinien und stellen Sie sicher, dass sie sich mit beiden Vorschriften decken.

Frage 4: Gibt es spezifische Bußgelder für Nichtkonformität mit eIDAS 2.0 und DSGVO?

A: Ja, Bußgelder können hoch sein. Unter der DSGVO können Bußgelder bis zu 4% des jährlichen weltweiten Umsatzes oder 20 Millionen EUR betragen, abhängig davon, was höher ist (Artikel 83). eIDAS gibt keine Bußgelder an, Nichtkonformität kann jedoch rechtliche Folgen und Verlust des Kundenvertrauens haben.

Frage 5: Wie interagiert das Recht auf Datenportabilität nach DSGVO mit eIDAS 2.0?

A: Das Recht auf Datenportabilität ermöglicht es Einzelpersonen, ihre personenbezogenen Daten von einem Dienstanbieter zu einem anderen zu erhalten und zu übermitteln, wenn dies technisch machbar ist. Dies steht in Einklang mit dem Ziel von eIDAS 2.0, nahtlose und sichere digitale Dienste über Grenzen hinweg zu fördern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme diese Portabilität unterstützen, um beiden Vorschriften gerecht zu werden.

Schlüssiges Fazit

• Grundlagen verstehen: Sowohl eIDAS 2.0 als auch DSGVO haben erhebliche Auswirkungen auf die Behandlung personenbezogener Daten, insbesondere bei elektronischen Transaktionen und Identitätsdiensten.
• Starkes Zustimmungsmanagement umsetzen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme klare, eindeutige und widerrufliche Zustimmung unterstützen.
• Auf dem Laufenden bleiben: Überprüfen Sie regelmäßig Updates von der EU und BaFin, um mit eventuellen Änderungen in Gesetzen konform zu gehen.
• Externe Hilfe in Betracht ziehen: Wenn Fachkenntnisse im Haus fehlen, sollten Sie die Einstellung externer Berater in Erwägung ziehen, um die Compliance sicherzustellen.
• Handeln Sie: Beginnen Sie mit einer Datenflussprüfung und dem Schulen Ihres Personals über die neuen Vorschriften.

Matproof kann bei der Automatisierung von Compliance-Prozessen für eIDAS 2.0 und DSGVO helfen. Besuchen Sie unsere Kontaktseite, um eine personalisierte Bewertung Ihres aktuellen Compliance-Status und der Hilfe, die Matproof leisten kann.