Manuelle vs. Automatisierte Compliance: Eine Realistische Gegenüberstellung

Einleitung

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Compliance-Dokumente und überprüfen Sie, ob sie aktuell sind. Wenn nicht, planen Sie für die nächsten 10 Minuten eine Überarbeitung.
Die Finanzbranche in Europa steht vor einer Herausforderung, die ihre Kernkompetenzen berührt: Compliance. Der Umgang mit Complianceanforderungen ist nicht nur essentiell, um Strafen, Auditfehlschläge, Betriebsunterbrechungen und reputationsschädigende Skandale zu vermeiden. Es ist auch entscheidend für den Wettbewerbsvorteil und die langfristige Geschäftsstabilität. In diesem Artikel werden wir eine realistische Gegenüberstellung zwischen manueller und automatisierter Compliance anbieten. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Compliance-Prozesse effizienter gestalten können und welche konkreten Vorteile dies für Ihre Organisation mit sich bringt.

Die europäische Finanzaufsicht ist bekannt für ihre strengen Vorschriften. Nicht zuletzt durch die Einführung der Digital Operational Resilience Act (DORA) und die Notwendigkeit zur Einhaltung der GDPR, NIS2 und anderer Vorschriften, hat sich die Bedeutung von Compliance in der Finanzbranche erhöht. Die Folgen von Nichteinhaltung sind hoch: Geldbußen können bis zu 6.000.000 EUR betragen, Audits scheitern und der Ruf der Organisation leidet. Unsere Expertise zeigt, dass automatisierte Compliance-Tools den Übergang zu einer robusteren, vorhersehbaren und effizienteren Compliance-Strategie ermöglichen.

Das Kernproblem

Jenseits der Oberflächenbeschreibung besteht das Kernproblem vieler Compliance-Strategien darin, dass sie zu sehr auf manuellen Prozessen basieren und nicht in der Lage sind, die dynamischen Anforderungen der Finanzaufsicht und der technologischen Entwicklungen zu bewältigen. Diese manuellen Prozesse bergen nicht nur erhöhte Risiken im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern sie sind auch ineffizient und können enorme Kosten verursachen.

Betrachten wir die finanziellen Kosten: Eine Studie des Ponemon Instituts durch die Notwendigkeit, Compliance-Pflichten manuell zu erfüllen, durchschnittlich 1,2 Millionen EUR pro Jahr verschwenden. Dies schließt die Zeit für die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Compliance-Daten ein, die Bearbeitung von Berichten und die Zeit, die für die Reaktion auf Auditfragen aufgewendet wird. Darüber hinaus führt eine unzureichende Compliance zu erhöhten Risiken, die durch Fines und Reputationsschäden monetär bewertet werden können.

Einige Organisationen irren sich darüber hinweg, dass Compliance lediglich ein Hintergrundgeschäft ist. Tatsächlich ist sie jedoch ein zentraler Aspekt des gesamten Geschäftsmodells. Regulatory references, wie DORA Art. 28(2), die die Notwendigkeit von Risikomanagement und betont, zeigen, dass Compliance nicht nur Compliance-Abteilungen betrifft, sondern das gesamte Unternehmen.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Änderungen, wie die Einführung der DORA, haben die Bedeutung von Compliance weiter verstärkt. Finanzdienstleister müssen ihre Systeme und Prozesse neu bewerten und anpassen, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden. Gleichzeitig wächst der Druck aus dem Markt: Kunden verlangen nach Pflichtenheften und Zertifizierungen, um sicherzustellen, dass ihre Daten und ihr Geld sicher sind. Organisationen, die nicht in der Lage sind, diese Anforderungen zu erfüllen, geraten in einen wettbewerbslichen Nachteil.

Die Lücke zwischen der aktuellen Compliance-Praxis und den Anforderungen, die für eine wettbewerbsfähige Position notwendig sind, ist beträchtlich. Ein Bericht des European Networking and Information Security Agency (ENISA) zeigt, dass weniger als die Hälfte der Finanzdienstleister der EU die notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung von DORA getroffen hat. Dies hat nicht nur rechtliche Folgen, sondern kann auch zu einem Vertrauensverlust bei Kunden führen, da sie Zweifel an der Fähigkeit der Organisation haben, ihre Daten und ihre Finanzen sicher zu verwahren.

Es ist an der Zeit, dass sich Organisationen der Finanzbranche der Tatsache bewusst machen, dass Compliance nicht länger als separates, abgeschottetes Thema betrachtet werden kann. Es ist ein integraler Bestandteil des gesamten Geschäftsbetriebs und erfordert eine umfassende und effiziente Automatisierung, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In Teil 2 dieses Artikels werden wir auf die Vorteile von automatisierter Compliance eingehen und praktische Schritte zur Umsetzung dieser Technologie in Ihre Organisation vorschlagen.

Die Lösungsstruktur

Um die Herausforderungen der Compliance effizient zu bewältigen, bietet eine schrittweise Ansatzweise eine praktikable Lösung. Zunächst sollten Sie die relevanten Vorschriften und Anforderungen der Finanzaufsicht wie BaFin oder BSI nachvollziehen. Dies beinhaltet die Umsetzung von Artikeln wie den der DORA Art. 28(2), der die Einhaltung der Geschäftsordnung und interne Regelungen vorschreibt.

Schritt 1: Machen Sie sich mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut. Stellen Sie sicher, dass Sie die spezifischen Artikel der jeweiligen Compliance-Richtlinien wie GDPR, NIS2 oder die ISO 27001 verstehen.

Schritt 2: Bewerten Sie Ihr gegenwärtiges Compliance-Niveau. Identifizieren Sie Schwachstellen und potentielle Verbesserungsmöglichkeiten, indem Sie Ihre Prozesse und Dokumente auf Konformität prüfen.

Schritt 3: Entwickeln Sie eine Compliance-Strategie. Diese sollte ein klar definiertes Ziel haben, basierend auf den Anforderungen der Finanzaufsicht und den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

Schritt 4: Implementieren Sie Kontrollmechanismen. Dies kann sowohl manuelle als auch automatisierte Tools beinhalten. Automatische Compliance-Plattformen wie Matproof können dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, indem sie Policy-Generierung und evidenzbasierte Überprüfungen bieten.

"Gut" aussehen im Rahmen der Compliance bedeutet, nicht nur die Vorschriften zu erfüllen, sondern auch proaktiv zu handeln, um Risiken zu minimieren und das Vertrauen der Aufsichtsbehörden zu gewinnen. "Nur noch durch" hingegen würde bedeuten, die Anforderungen nur aus dem Grund zu erfüllen, weil sie von der Finanzaufsicht vorgeschrieben werden, ohne das langfristige Wachstum und den Schutz der Kundeninteressen wirklich zu berücksichtigen.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Einer der Hauptfehler, die Organisationen bei der Compliance machen, ist das Fehlen eines klar definierten Compliance-Frameworks. Dies kann dazu führen, dass wichtige Aspekte übersehen werden und nicht alle relevanten Vorschriften berücksichtigt werden. Stattdessen sollte ein detailliertes Compliance-Handbuch erstellt und regelmäßig aktualisiert werden.

Ein weiterer Fehler ist die mangelnde Schulung der Mitarbeiter. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, was erwartet wird, können sie versehentlich gegen Compliance-Richtlinien verstoßen. Deshalb ist es wichtig, regelmäßige Schulungen durchzuführen und die Compliance-Pflichtbewusstsein zu fördern.

Ein dritter, häufiger Fehler ist die Unfähigkeit, schnell auf Veränderungen in der Compliance-Landschaft zu reagieren. Dies kann dazu führen, dass wichtige Updates oder Änderungen in der Gesetzgebung übersehen werden. Um dies zu vermeiden, sollten Organisationen ein System haben, um ständig auf Updates und Änderungen zu achten und ihre Prozesse entsprechend anzupassen.

Tools und Ansätze

Der manuelle Ansatz zur Compliance hat seine Vor- und Nachteile. Ein Vorteil ist die Flexibilität und die Möglichkeit, auf spezifische Anforderungen einzugehen. Ein Nachteil ist jedoch die Zeitaufwand und der potenzielle Fehler in der Dokumentation und im Nachweis der Compliance. Dieser Ansatz funktioniert am besten, wenn es um kleinere Unternehmen oder Situationen geht, in denen eine einfache Dokumentenverwaltung ausreichend ist.

Die Verwendung von Spreadsheets oder GRC-Systemen (Governance, Risk, and Compliance) hat den Vorteil der Zentralisierung von Informationen. Allerdings sind sie oft auf die Eingabe von Daten von Mitarbeitern angewiesen und können Schwierigkeiten bereiten, wenn es um die Automatisierung von Prozessen oder die Integration verschiedener Datenquellen geht. Diese Ansätze sind nützlich, wenn es um die Überwachung und Verwaltung von Dokumenten geht, sind aber eventuell nicht die effizienteste Option für die Umsetzung von Compliance-Regelungen.

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine Reihe von Vorteilen. Sie können dabei helfen, Compliance-Richtlinien zu generieren, evidenzbasierte Überprüfungen durchzuführen und die Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen zu überprüfen. Ein spezieller Vorteil ist die 100%ige Datenaufbewahrung in der EU, die die Anforderungen an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt und die Vertrauenswürdigkeit gegenüber den Finanzaufsichtsbehörden stärkt.

Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, wenn Sie eine Plattform auswählen. Sie sollten nach einer Lösung suchen, die sich auf die Finanzdienstleistungen spezialisiert hat und die Anforderungen der europäischen Finanzaufsicht erfüllt. Automatische Compliance-Plattformen sind am besten geeignet, wenn es um die effiziente Verwaltung von Compliance in größeren Organisationen oder Situationen geht, in denen eine hohe Präzision und Zuverlässigkeit erforderlich sind.

Es ist jedoch zu beachten, dass Automatisierung nicht immer die beste Lösung ist. In einigen Fällen kann ein manueller Ansatz oder die Verwendung von Spreadsheets ausreichen. Die Entscheidung sollte daher auf der Basis der spezifischen Bedürfnisse und der Ressourcen des Unternehmens getroffen werden. Automatische Tools können dabei helfen, die Compliance effizienter und zuverlässiger zu gestalten, aber sie sollten nicht als Ersatz für ein grundlegendes Verständnis der Compliance-Anforderungen und eine starke Compliance-Kultur angesehen werden.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Um den Übergang von manueller zu automatisierter Compliance effektiv zu gestalten, empfiehlt es sich, folgender 5-Schritt-Aktionsplan in dieser Woche umzusetzen:

1. Auswertung der aktuellen Compliance-Struktur: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Compliance-Verfahren und Prozesse, um Schwachstellen und Verbesserungsbedarf zu identifizieren.
2. Technologiebewertung: Ermitteln Sie, welche Technologien und Compliance-Tools Ihrem Unternehmen am besten dienen könnten. Berücksichtigen Sie dabei die Datenhoheit und die Anforderungen der DSGVO.
3. Risikoanalyse: Führen Sie eine Risikoanalyse durch, um die Auswirkungen einer fehlgeschlagenen Compliance zu quantifizieren und die Notwendigkeit von Automatisierung zu verdeutlichen.
4. Kosten-Nutzen-Analyse: Bewerten Sie die finanziellen Auswirkungen von automatisierter Compliance im Vergleich zu traditionellen Methoden. Berücksichtigen Sie hierbei sowohl einmalige Investitionen als auch laufende Kosten.
5. Auswahl des Compliance-Anbieters: Wählen Sie einen Anbieter, der speziell auf die Bedürfnisse des Finanzsektors zugeschnitten ist und die notwendigen Zertifizierungen und Compliance-Standards, wie DORA, SOC 2, ISO 27001 und NIS2, bietet.

Zur Ressourcenempfehlung verweisen wir auf offizielle Veröffentlichungen der EU und BaFin, die detaillierte Informationen zu Compliance-Anforderungen und -richtlinien enthalten. Eine externe Unterstützung in Frage stellen, wenn die internen Ressourcen begrenzt sind oder spezielle Expertise benötigt wird.

Ein schneller Erfolg, den Sie already in den nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, einen automatisierten Bericht über Ihre Compliance-Standorte zu generieren, um eine schnelle Übersicht über den aktuellen Status zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

1. F: Wie kann ich sicherstellen, dass automatisierte Compliance-Tools die gleiche Sicherheit bieten wie manuelle Prozesse?

A: Um die Sicherheit von automatisierten Compliance-Tools zu gewährleisten, ist es entscheidend, Tools von Anbietern zu wählen, die internationale Sicherheits- und Compliance-Standards wie SOC 2 und ISO 27001 erfüllen. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Daten in der EU resideieren und gemäß den Vorgaben der DSGVO und der NIS2 verarbeitet werden.

2. F: Wie kann ich die Akzeptanz von automatisierter Compliance bei meinem Team fördern?

A: Die Akzeptanz von Automatisierung in Ihrem Team kann durch Schulungen, die Aufklärung über die Vorteile von Automatisierung und durch die Beteiligung der Teammitglieder an der Auswahl und Implementierung des Systems gefördert werden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die Veränderungen verstehen und ihre eigenen Vorschläge einbringen können.

3. F: Wie lange wird es dauern, bis eine automatisierte Compliance-Lösung vollständig implementiert ist?

A: Die Implementierungsdauer kann stark variieren und hängt von der Komplexität des bestehenden Systems, der Größe des Unternehmens und der ausgewählten Software ab. Im Durchschnitt kann die Implementierung einer automatisierten Compliance-Lösung zwischen einigen Wochen bis zu einigen Monaten dauern. Ein wichtiger Faktor ist die Kooperation mit dem Anbieter, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

4. F: Wie kann ich die Effektivität einer automatisierten Compliance-Lösung messen?

A: Die Effektivität kann durch regelmäßige Audits, Benchmarking gegenüber Branchenstandards und durch die kontinuierliche Überwachung der Compliance-Performance gemessen werden. Automatische Berichterstattungsfunktionen können dabei helfen, die Ergebnisse transparent und schnell zu analysieren.

5. F: Gibt es Fälle, in denen manuelle Compliance-Prozesse weiterhin notwendig sind?

A: Ja, es gibt bestimmte Szenarien, in denen manuelle Prozesse weiterhin erforderlich sein können, wie bei spezifischen Compliance-Anforderungen, die nicht von der Automatisierung erfasst werden können oder bei Situationen, in denen eine persönliche Entscheidungsfindung aufgrund komplexer Fälle erforderlich ist. In diesen Fällen ist eine Kombination aus manuellen und automatisierten Prozessen oft die beste Lösung.

Schlüsselbotschaften

Zusammenfassend können folgende Punkte als Schlüsselbotschaften aus diesem Artikel hervorgehen:

• Automatische Compliance-Lösungen können die Effizienz und Sicherheit Ihres Unternehmens erhöhen.
• Eine sorgfältige Auswahl des Compliance-Tools ist entscheidend für den Erfolg.
• Die Akzeptanz bei Ihrem Team ist ein kritischer Faktor für den erfolgreichen Einsatz von Automatisierung.
• Einemessung der Effektivität ist notwendig, um die Leistung Ihrer Compliance-Maßnahmen zu bewerten.
• In einigen Fällen kann eine Kombination aus manuellen und automatisierten Prozessen die beste Lösung sein.

Als nächster Schritt kann ich empfehlen, Ihre aktuellen Compliance-Strategien zu überprüfen und zu evaluieren, ob eine Automatisierung rentabel und effektiv für Sie sein könnte. Matproof kann in diesem Prozess helfen und bietet eine automatisierte Lösung, die speziell auf die Anforderungen des europäischen Finanzsektors zugeschnitten ist. Für eine kostenlose Bewertung besuchen Sie https://matproof.com/contact.