Compliance Esterna vs Interna: Analisi Costo-Beneficio

Introduzione

Nel settore finanziario europeo, navigare nella complessa rete dei requisiti di compliance non è mai stato più impegnativo. Che Lei scelga di externalizzare la compliance o mantenere un team interno, ogni approccio ha i suoi sostenitori e i suoi critici. La decisione non è solo di carattere accademico; ha implicazioni dirette sulla salute finanziaria, l'efficienza operativa e la reputazione della sua istituzione. Questo articolo ha lo scopo di analizzare l'analisi costi-benefici delle strategie di compliance esterna e interna, fornendo una guida chiara e completa per i decision maker nei servizi finanziari europei.

Il Problema di Base

La compliance non riguarda solo la spunta di caselle; riguarda la protezione contro multe ingarbugliate, insuccessi di audit, interruzioni operative e danni alla reputazione. Il costo della non-compliance, come definito dalla Banca Centrale Europea (ECB) e altri organismi di regolamentazione, è astronomico. Ad esempio, ai sensi della Direttiva sui mercati finanziari (MiFID II), le istituzioni possono affrontare sanzioni fino al 10% del loro fatturato annuale. Tuttavia, i costi reali si estendono ben oltre le multe. Includeono il tempo sprecato su misure reattive, le risorse esauste da processi ridondanti e l'esposizione al rischio derivante da un'adeguata sorveglianza.

Molte organizzazioni si sbagliano a identificare la compliance con un centro di costo, invece di riconoscere il suo valore come asset strategico. Questa mancanza di riconoscimento porta a un sottoinvestimento nella compliance, con il risultato di team interni sottoammentati o un eccessivo affidamento su fornitori esterni senza una chiara sorveglianza. La verità è che la compliance è un processo dinamico che deve adattarsi a un paesaggio normativo in rapida evoluzione, come gli aggiornamenti recenti della Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che impongono livelli aggiuntivi di requisiti di protezione dei dati.

I Costi Reali: Calcolati in EUR

Per comprendere i costi reali, consideriamo una banca europea di medie dimensioni con un fatturato annuale di 500 milioni di euro. Una multa del 10% per non-compliance con MiFID II ammonterebbe a un ingente 50 milioni di euro. Tuttavia, questo è solo la punta dell'iceberg. Il tempo sprecato per la correzione dei problemi di compliance, che avrebbe potuto essere meglio speso per lo sviluppo aziendale o il servizio clienti, è inestimabile in termini di opportunità perse. Supponiamo che questa banca spenda una media di 200 ore al trimestre su compiti legati alla compliance, il che, a 100 euro all'ora per personale specializzato in compliance, equivale a 200.000 euro all'anno in costi di manodopera. L'inefficienza dei processi manuali aggrava ulteriormente questi costi.

Cosa Fanno Male La Maggior Parte delle Organizzazioni

Un comune errore è la mancata integrazione della compliance nella strategia aziendale globale. La compliance viene spesso considerata come un'aggiunta, piuttosto che un componente critico della gestione dei rischi e dell'eccellenza operativa. Ciò porta a un approccio frammentato in cui diversi dipartimenti gestiscono vari aspetti della compliance senza una strategia unificata, con il risultato di un duplicazione di sforzi e lacune nella copertura.

Un altro problema è la mancanza di investimenti tecnologici nella compliance. I processi manuali non sono solo time-consuming ma anche propensi agli errori umani. Uno studio di PWC ha scoperto che il 68% delle istituzioni finanziarie in Europa ancora si affidano pesantemente a processi manuali per la compliance, aumentando il rischio di non-compliance e le potenziali sanzioni.

Riferimenti Normativi Specifici

Norme come la Direttiva sul credito e il prestito responsabile (Credito) e la proposta di Atto di Resilienza Operativa Digitale (DORA) obbliono le istituzioni finanziarie a ridefinire le loro strategie di compliance. Ad esempio, l'articolo 28(2) del DORA sottolinea la necessità che le istituzioni abbiano forti quadri di gestione dei rischi operativi in place. Ciò richiede non solo la conformità con la lettera della legge ma anche la comprensione dei principi sottostanti e la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

Perché Questo È Urgente Adesso

L'urgenza della situazione è amplificata da diversi fattori. In primo luogo, i cambiamenti normativi sono stati rapidi ed estensivi. Il recente focus dell'Unione Europea sulla digitalizzazione nel settore finanziario, come visto nella proposta di Pacchetto Finanziario Digitale, richiede che le istituzioni migliorino la loro capacità di compliance per mantenere il passo. In secondo luogo, le azioni di applicazione sono diventate più frequenti e severe, con organismi di regolamentazione come la ECB e l'Autorità Europea dei Mercati Finanziari (ESMA) che mostrano zero tolleranza per la non-compliance.

Inoltre, la pressione sul mercato è in aumento poiché i clienti richiedono sempre di più certificati come SOC 2 e ISO 27001, che dimostrano un impegno verso la sicurezza e la protezione dei dati. Le istituzioni senza questi certificati potrebbero trovarsi in una posizione di svantaggio competitivo, lottando per attrarre e mantenere clienti in un mercato sempre più competitivo.

Il divario tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove devono essere è significativo. Un rapporto del 2022 di Deloitte ha scoperto che solo il 34% delle istituzioni finanziarie europee si sentiva completamente preparata per i cambiamenti normativi imminenti. Questo indica un sottovalutazione diffusa delle risorse e dell'attenzione strategica necessarie per mantenere la compliance in un paesaggio in rapida evoluzione.

Il Disvantaggio Competitivo della Non-Compliance

La non-compliance non comporta solo multe finanziarie dirette ma anche erosiona la fiducia tra i clienti e all'interno del settore. In un settore in cui la fiducia è fondamentale, una reputazione di non-compliance può portare a una perdita di affari e a una diminuzione del valore di mercato. Inoltre, le interruzioni operative causate da fallimenti di compliance possono portare alla perdita di dati, interruzioni di sistema e altri problemi che incidono direttamente sulla soddisfazione dei clienti e le prestazioni finanziarie.

In conclusione, la decisione tra compliance esterna e interna non è solo una questione finanziaria; è una scelta strategica con implicazioni di vasta portata. Mentre esploreremo più a fondo i particolari di ciascun approccio nelle parti successive di questa serie, sarà chiaro che entrambe le opzioni hanno i loro punti di forza e punti di debolezza e la soluzione ottimale può variare a seconda delle circostanze uniche di ciascuna istituzione. Ciò che non è negabile è l'urgente necessità di un approccio completo, strategico e abilitato alla tecnologia per la compliance nel settore finanziario europeo.

Il Framework di Soluzione

Quando si tratta di scegliere tra la compliance esterna e mantenere un team interno, la decisione dovrebbe essere basata su un approccio passo dopo passo che prenda in considerazione le esigenze e le risorse specifiche della tua istituzione finanziaria. L'obiettivo è garantire che la strategia di compliance sia allineata con i requisiti normativi e gli obiettivi aziendali. Ecco alcuni consigli attuativi per l'implementazione:

1. Comprendere i Requisiti Normativi: Inizia esaminando attentamente gli articoli delle normative applicabili alla tua istituzione, come DORA (Direttiva sulla supervisione prudentiale degli istituti di credito e delle aziende di investimento), SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2. Ad esempio, l'articolo 28(2) della DORA sottolinea la necessità di quadri di gestione e governance dei rischi efficaci, che dovrebbero guidare la tua strategia di compliance.

2. Valutare la Maturità Attuale della Compliance: Valuta la maturità attuale della compliance della tua istituzione e identifica le lacune. Questo potrebbe comportare una revisione delle politiche, procedure e pratiche esistenti rispetto agli standard normativi.

3. Definire gli Obiettivi di Compliance: Stabilisci obiettivi di compliance chiari e misurabili. Non dovrebbero solo mirare alla conformità ma anche all'eccellenza operativa.

4. Analisi Costo-Beneficio: Effettua una completa analisi costi-benefici per entrambe le soluzioni di compliance in-house e esterna. Includere non solo i costi diretti ma anche i costi di opportunity associati a ciascuna opzione.

5. Sviluppare un Piano di Transizione: Sia che tu scelga un team interno o servizi esterni, sviluppa un piano dettagliato per la transizione, che dovrebbe includere una timeline, responsabilità e traguardi.

6. Implementare Tecnologia: Dove appropriato, sfrutta strumenti di automazione della compliance. Questi possono aiutare a semplificare i processi, ridurre il lavoro manuale e garantire l'applicazione consistente delle normative.

7. Monitorare e Rivedere: Monitora regolarmente l'efficacia della compliance e rivedi l'approccio contro i cambiamenti nel paesaggio normativo e le esigenze aziendali.

8. Prepararsi agli Audit: Assicurati che la strategia di compliance includa la preparazione per gli audit. Questo implica il mantenimento di documentazione completa e il possesso di un processo per affrontare i risultati degli audit.

La "buona" compliance va oltre il semplice rispetto dei minimi standard normativi. Coinvolge la gestione proattiva dei rischi, l'aumento della reputazione dell'istituzione e potenzialmente porta a vantaggi competitivi. D'altra parte, "superare apposta" la compliance si concentra solo sull'evitare multe e rispettare i requisiti minimi, spesso al costo dell'efficienza operativa e potenziali danni alla reputazione.

Errori Comunemente Commissi da Evitare

Le organizzazioni spesso commettono diversi errori critici nella gestione della compliance, che possono portare a fallimenti e multe. Ecco alcuni dei più comuni:

1. Mancanza di Gestione dei Rischi Proattiva: Non identificare e affrontare i rischi emergenti può portare alla non-compliance. Invece, le istituzioni dovrebbero implementare un processo di valutazione dei rischi dinamico che prenda in considerazione sia fattori interni che esterni.

2. Ignorare il Fattore Umano: La compliance non riguarda solo politiche e procedure; coinvolge anche il cambiamento del comportamento degli dipendenti. Negli staff sulla compliance può minare anche i sistemi più robusti.

3. Eccessiva Affidabilità sui Processi Manuali: Molte organizzazioni si affidano ancora pesantemente a processi manuali, che sono propensi agli errori umani e all'inefficienza. Il passaggio a sistemi automatizzati può aiutare a ridurre questi rischi.

4. Documentazione Inadeguata: Una documentazione scarsa può portare a audit falliti e multe normativi. Invece, le istituzioni dovrebbero mantenere una documentazione completa e aggiornata che supporta i loro sforzi di compliance.

5. Ignorare le Norme sulla Privacy dei Dati: Il GDPR e normative simili hanno implicazioni significative per la compliance. Ignorarle può portare a multe ingarbugliate e danneggiare la reputazione dell'istituzione.

Riconoscendo e evitando questi comuni errori, le organizzazioni possono sviluppare una strategia di compliance più robusta e efficace.

Strumenti e Approcci

Ci sono diversi strumenti e approcci per gestire la compliance, ognuno con il proprio insieme di vantaggi e svantaggi.

Approccio Manuale: Questo prevede l'uso di processi manuali per gestire la compliance. Mentre può essere cost-effective per piccoli team, diventa sempre più impratico ed esposto agli errori umani man mano che l'organizzazione cresce. È più adatto per team con meno di 20 persone, in cui un'attenta sorveglianza personale è fattibile.

Approccio foglio elettronico/GRC: L'uso di fogli elettronici e software GRC (Governance, Risk, and Compliance) può aiutare a gestire la compliance più efficientemente dei processi manuali. Tuttavia, questi strumenti spesso presentano limitazioni in termini di scalabilità e capacità di automazione. Sono adatti per organizzazioni di medie dimensioni che richiedono più struttura di quanto possa fornire un foglio elettronico ma non hanno le risorse per una soluzione completamente automatizzata.

Piattaforme di Compliance Automatizzate: Piattaforme come Matproof, specificamente progettate per i servizi finanziari dell'UE, offrono una soluzione più completa. Possono automatizzare la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio della conformità degli endpoint. Queste piattaforme sono particolarmente vantaggiose per organizzazioni più grandi o quelle con requisiti di compliance complessi. Aiutano a ridurre il rischio di errori umani, migliorare l'efficienza e garantire la coerenza all'interno dell'organizzazione.

Quando si sceglie una piattaforma di compliance automatizzata, cercare caratteristiche come la generazione di politiche abilitate dall'IA, la raccolta automatica di prove dai fornitori di cloud e agenti di conformità degli endpoint per il monitoraggio dei dispositivi. Inoltre, considera i criteri di residenza dei dati della piattaforma, poiché una residenza dei dati al 100% nell'UE è essenziale per la conformità con il GDPR e altre normative sulla protezione dei dati.

In conclusione, la decisione tra la compliance esterna e un team interno dovrebbe basarsi su un'analisi dettagliata delle esigenze specifiche, delle risorse e dei requisiti normativi dell'organizzazione. Seguendo un approccio strutturato e evitando gli errori comuni, puoi sviluppare una strategia di compliance sia efficace che efficiente. L'automazione può giocare un ruolo significativo nell'ottimizzare la gestione della compliance, specialmente per organizzazioni più grandi o quelle con esigenze complesse.

I Tuoi Passi Successivi: Per Iniziare

Per navigare nella decisione cruciale tra compliance esterna e interna, ecco un piano d'azione concreto a 5 passaggi che puoi seguire questa settimana:

1. Effettuare una Revisione Interna:
   Valuta i processi di compliance correnti, inclusi il numero di risorse, il tempo e i costi coinvolti. Ti permetterà di confrontare con potenziali soluzioni esterne.

2. Identificare le Principali Necessità di Compliance:
   Descrivi le aree specifiche in cui la compliance è critica per la tua organizzazione. Secondo l'articolo 28(2) della DORA, identifica i componenti basati sul rischio rilevanti per la tua istituzione.

3. Ricercare Soluzioni di Compliance Disponibili:
   Esplora piattaforme di automazione della compliance come Matproof che siano allineate con i requisiti di residenza dei dati nell'UE e che si occupino specificamente dei servizi finanziari. Dai un'occhiata alla generazione di politiche abilitate dall'IA e alla raccolta automatica di prove.

4. Analisi Costo-Beneficio:
   Esegui una dettagliata analisi costi-benefici confrontando le risorse interne con le soluzioni esterne. Includi non solo i costi monetari ma anche gli intangibili, come il rischio di non-compliance e il tempo di preparazione per gli audit.

5. Consultare con Esperti:
   Coinvolgi consulenti di compliance esperti o aziende per ottenere informazioni sulle migliori pratiche nella gestione della compliance. Questo potrebbe avvenire attraverso le pubblicazioni ufficiali di BaFin o consultazioni dirette con esperti di compliance in istituzioni finanziarie.

Quando consideri se cercare assistenza esterna o mantenere la compliance interna, considera il seguente:

• Scalabilità e Complessità:
  Se i tuoi requisiti di compliance sono estesi e complessi, le soluzioni di compliance esterne possono offrire economie di scala e esperto know-how.

• Disponibilità delle Risorse:
  Se il tuo team interno è sovraccarico o manca di conoscenze specialistiche in alcune aree di compliance, l'assistenza esterna può colmare queste lacune.

• Cambiamenti Normativi:
  Data la natura dinamica delle normative come il GDPR, i team di compliance esterni possono adattarsi più rapidamente ai cambiamenti, assicurando la conformità continua.

Un risultato rapido che puoi ottenere nelle prossime 24 ore è di programmare una consultazione con un consulente di compliance o iniziare un trial con una piattaforma di automazione della compliance per ottenere un'impressione diretta di come tali strumenti possano semplificare i tuoi sforzi di compliance.

Domande Frequenti

Q1: Quali sono i principali svantaggi nel mantenere un team di compliance interno?

I principali svantaggi includono i costi operativi elevati, la necessità di formazione costante per rimanere aggiornati con i cambiamenti normativi e il rischio di errori umani. Inoltre, i team interni potrebbero avere difficoltà nella scalabilità delle misure di compliance man mano che l'organizzazione cresce.

Q2: In che modo la compliance esterna può aiutare con la conformità al GDPR?

I fornitori di compliance esterna, come Matproof, offrono generazione di politiche abilitate dall'IA e raccolta automatica di prove, che sono cruciali per la conformità al GDPR. Possono aiutare a garantire che le politiche della tua organizzazione siano aggiornate e che la prova di conformità sia facilmente disponibile, riducendo il rischio di non-compliance.

Q3: Quali sono i costi associati con l'externalizzazione della compliance?

I costi di externalizzazione della compliance tipicamente includono le quote di abbonamento alle piattaforme di compliance e ulteriori quote di consulenza se è richiesta un'assistenza specializzata. Tuttavia, questi costi sono spesso compensati dalla riduzione dei costi del personale interno, della formazione e delle infrastrutture.

Q4: Come posso assicurarmi che un fornitore di compliance esterno sia affidabile e competente?

Assicurati che il fornitore abbia un tracciato di successo provato, testimonianze positive dei clienti e certificazioni che dimostrano la loro conformità con gli standard pertinenti. Inoltre, verifica se offrono servizi mirati al settore finanziario e hanno esperienza con le specifiche normative a cui la tua istituzione deve attenersi, come la DORA o il GDPR.

Q5: Quali sono i principali problemi nel passare da un modello di compliance interno a quello esterno?

I principali problemi includono la migrazione dei dati, l'assicurazione della continuità aziendale durante la transizione e l'allineamento dei processi del fornitore esterno con la cultura e i sistemi esistenti dell'organizzazione. È cruciale avere un piano di transizione chiaro e una comunicazione aperta per mitigare questi problemi.

Conclusioni Chiave

• Quando si decide tra compliance interna e esterna, bilanciare i costi operativi, l'esperto know-how necessario e la capacità dell'organizzazione di adattarsi ai cambiamenti normativi.
• Le piattaforme di automazione della compliance possono ridurre significativamente il carico di generazione di politiche e raccolta di prove, semplificando il processo di compliance.
• La compliance esterna può offrire conoscenze specializzate e un rapido adattamento ai cambiamenti normativi, che potrebbero essere vantaggiosi per organizzazioni con esigenze di compliance complesse.
• Considerare il costo totale della compliance, inclusi gli intangibili, quando si prende la decisione.
• Matproof può aiutare ad automatizzare e semplificare i sforzi di compliance per la tua istituzione finanziaria. Per una valutazione gratuita di come Matproof può assistere con i tuoi bisogni di compliance, visita https://matproof.com/contact.