Vendor Risk Management Framework per i servizi finanziari

Introduzione

L'articolo 33 della Direttiva sulle requisiti di capitale (CRD V) sottolinea l'obbligo delle istituzioni finanziarie di gestire i rischi associati ai fornitori di terze parti. Mentre molte entità considerano la conformità con questa direttiva come una formalità procedurale, le conseguenze sono molto più gravi. Questo è particolarmente vero per i servizi finanziari europei, dove il fulcro operativo spesso dipende da complessi ecosistemi di fornitori. Il mancato gestione adeguata dei rischi relativi alle terze parti (TPRM) può comportare multe salate oltre i 10 milioni di EUR o fino al 2% del fatturato annuale totale, come stabilito dalle linee guida dell'Autorità di vigilanza bancaria europea (EBA), interruzioni operative e danni irreparabili alla reputazione dell'istituzione. Questo articolo esaustivo affronta l'importanza di un robusto framework di gestione dei rischi dei fornitori, sfidando l'interpretazione errata che il TPRM sia solo una casella da spuntare per la conformità. Offrendo riferimenti normativi specifici e scenari reali, rivela i costi e i rischi associati ai fornitori di terze parti e fornisce una guida chiara per le istituzioni finanziarie per migliorare i loro sforzi di TPRM.

Il Problema di Base

Alla base, la gestione dei rischi dei fornitori potrebbe sembrare una serie di protocolli standardizzati mirati a mitigare i rischi associati alle relazioni con terze parti. Tuttavia, sotto la superficie si cela una complessa rete di interdipendenze che, se mal gestite, possono portare a significative perdite finanziarie e di immagine. I costi reali vanno oltre le multe; includono inefficienze operative, tempi di inattività prolungati e perdita di fiducia dei clienti.

Un comune errore tra le istituzioni finanziarie è la sottovalutazione dell'esposizione ai rischi delle terze parti. Ad esempio, uno studio di PwC ha rivelato che quasi la metà di tutte le organizzazioni di servizi finanziari non ha una chiara comprensione della loro mappa di rischi relativi alle terze parti. Questo divario di conoscenza si traduce in valutazioni dei rischi inadeguate, portando a una mancanza di preparazione per potenziali incidenti legati ai fornitori.

Le interruzioni operative possono essere quantificate in termini di perdita di entrate e costi aggiuntivi di conformità. Ad esempio, una banca di medie dimensioni potrebbe perdere oltre 5 milioni di EUR a causa di una singola violazione della sicurezza legata a un fornitore, includendo i costi per la correzione, le multe e il danno al brand. Questa cifra non tiene conto dei costi indiretti, come la perdita di fiducia dei clienti e la possibile erosione della quota di mercato.

Secondo l'articolo 112 della Direttiva sulla ripresa e risoluzione delle crisi bancarie (BRRD), le entità finanziarie sono tenute a garantire la continuità delle loro funzioni critiche. Tuttavia, la dipendenza dai fornitori di servizi per operazioni critiche è una lama doppio taglio. Mentre può semplificare le operazioni, introduce anche punti di fallimento singoli. Ad esempio, un'interruzione del servizio di un fornitore di cloud ha portato a una grande banca europea ad affrontare tempi di inattività per ore, influenzando milioni di clienti e causando perdite finanziarie e di immagine significative.

I riferimenti normativi come l'articolo 74 della CRD IV richiedono che le istituzioni abbiano procedure in place per gestire i rischi posati dalle terze parti. Tuttavia, la conformità spesso rimane un esercizio di spuntare una casella, con organizzazioni che producono documenti senza incorporare veramente una cultura di gestione dei rischi.

Perché è Urgente Ora

L'urgenza di migliorare il TPRM nel settore dei servizi finanziari è amplificata dalle recenti modifiche normativi e azioni di attuazione. La Banca centrale europea (ECB) e l'EBA hanno esaminato con crescente attenzione le pratiche di gestione dei rischi delle terze parti, portando a un'ondata di sanzioni per la non conformità.

Le pressioni di mercato sono state ulteriormente intensificate poiché i clienti richiedono una maggiore trasparenza e osservanza delle certificazioni come SOC 2 e ISO 27001. La non conformità o il mancato dimostramento di un robusto TPRM può comportare un vantaggio competitivo, poiché i clienti scelgono fornitori con pratiche di gestione dei rischi migliori.

La distanza tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove dovrebbero essere è significativa. Molte ancora condurre valutazioni dei rischi manualmente, il che non solo è tempo consuming ma è anche suscettibile di errori e omissioni. In quest'età digitale, piattaforme di gestione dei rischi automatizzate come Matproof offrono una soluzione, con capacità per generazione di politiche alimentate da IA e raccolta automatica di prove. Tuttavia, l'adozione di tali tecnologie rimane bassa, indicando un ritardo nell'approccio dell'industria al TPRM.

In conclusione, la necessità di un robusto framework di gestione dei rischi dei fornitori nei servizi finanziari non è solo un requisito di conformità ma un'imperativa critica per il business. Si tratta di proteggere il bottom line dell'istituzione, mantenere la continuità operativa e rispettare la fiducia dei clienti e dei regolatori. Le sezioni successive di questo articolo offriranno un framework dettagliato per implementare una strategia di TPRM efficace, fornendo informazioni sulle buone pratiche e il ruolo della tecnologia nell'affrontare questa sfida critica.

Il Framework di Soluzione

Gestire i rischi dei fornitori in modo efficace nel settore finanziario richiede un framework completo che rispetti i requisiti normativi e affronti la complessità delle relazioni con le terze parti. Ecco un approccio passo dopo passo per risolvere il problema:

Step 1: Comprendere le Valutazioni dei Rischi dei Fornitori secondo l'Articolo 6(1) di DORA

Le entità finanziarie devono iniziare compiendo la sostanza dell'articolo 6(1) di DORA. Questa regolamentazione richiede alle entità di integrare la gestione dei rischi ICT nel loro processo di gestione dei rischi generale. Un errore comune è trattare questo come un semplice compito da spuntare. Tuttavia, una "buona" gestione dei rischi dei fornitori (VRM) va oltre la mera conformità; richiede una comprensione della resilienza operativa del fornitore e del suo impatto potenziale sull'entità finanziaria.

Step 2: Creare un Politica di Gestione dei Rischi dei Fornitori

Creare una politica dettagliata che descriva gli obiettivi, l'ambito, i ruoli e le responsabilità, i processi, gli indicatori di performance chiave e i registri di controllo per la gestione dei rischi delle terze parti. La politica dovrebbe fare riferimento a specifici articoli di DORA per dimostrare la conformità. Ad esempio, la politica deve definire i criteri per valutare i fornitori, come suggerito dall'articolo 7 di DORA, che si occupa della gestione dei rischi delle terze parti.

Step 3: Valutazione e Selezione dei Fornitori

Identificare e valutare i potenziali fornitori. Questo include la valutazione della loro stabilità finanziaria, conformità legale, pratiche di sicurezza e resilienza operativa. Il processo di diligenza deve essere rigoroso e documentato dettagliatamente, facendo riferimento a sezioni specifiche di DORA che richiedono tale diligenza.

Step 4: Obblighi Contrattuali

Una volta selezionato un fornitore, stabilire obblighi contrattuali che dictino le responsabilità del fornitore in materia di protezione dei dati, cybersecurity e conformità alle norme pertinenti. Includere clausole che consentano i diritti di controllo e la rescissione per violazione della conformità, facendo riferimento all'articolo 10 di DORA, che sottolinea il ruolo degli accordi contrattuali nella gestione dei rischi ICT.

Step 5: Monitoraggio Continuato e Verifiche Periodiche

Monitorare costantemente l'esecuzione del fornitore rispetto ai benchmark concordati. Programmare verifiche periodiche per valutare la conformità del fornitore agli obblighi contrattuali e alle esigenze normativi. La documentazione di queste verifiche è cruciale e dovrebbe seguire le linee guida stabilite dall'articolo 14 di DORA sulla gestione della resilienza operativa.

Step 6: Gestione degli Incidenti e Segnalazione

Stabilire un protocollo per la gestione degli incidenti che includa la segnalazione immediata, la contenimento e le misure di correzione. Assicurarsi che i fornitori abbiano una chiara comprensione delle loro responsabilità in caso di violazione, in linea con l'articolo 15 di DORA sulla segnalazione degli incidenti.

Step 7: Audit e Conformità

Eseguire regolari audit del framework di gestione dei rischi dei fornitori per assicurarsi che rimanga efficace e allineato alle modifiche normativi. L'audit dovrebbe essere completo e basato sui requisiti descritti dall'articolo 17 di DORA sulla revisione e valutazione da parte degli organi di vigilanza.

Errori Comunemente Commissi

Le organizzazioni tendono a fallire nella gestione dei rischi dei fornitori a causa di comuni trappole:

1. Mancato Valutazione Proattiva dei Rischi: Molte entità non valutano continuamente i rischi posati dai loro fornitori. Possono effettuare una diligence iniziale ma trascurare il monitoraggio continuo, il che è cruciale data la natura dinamica delle relazioni con terze parti. Questo divario di conoscenza può portare a fallimenti di conformità e danni alla reputazione. Invece, le organizzazioni dovrebbero istituire un processo di valutazione dei rischi robusto e continuo che includa verifiche periodiche e segnalazione degli incidenti.

2. Diligenza Inadeguata: Alcune entità finanziarie trascurano l'importanza di una diligenza approfondita nel processo di selezione dei fornitori. Possono concentrarsi sul costo o sulla comodità senza esaminare adeguatamente la conformità e la posizione di sicurezza del fornitore. Questo può esporre l'entità a rischi significativi. Invece, le entità devono effettuare una diligenza completa, come suggerito dall'articolo 7 di DORA, per assicurarsi che i fornitori soddisfino gli standard richiesti.

3. Tralascio degli Obblighi Contrattuali: Spesso, le entità finanziarie non stabiliscono chiari obblighi contrattuali con i loro fornitori. Questa ommissione può comportare una mancanza di responsabilità e conformità alle esigenze normativi. Per correggere questo, le entità devono definire obblighi contrattuali chiari, come sottolineato dall'articolo 10 di DORA, che dettaglino le responsabilità del fornitore e le conseguenze della non conformità.

4. Gestione degli Incidenti Deficiente: Nel caso di una violazione o un'incidente, molte organizzazioni hanno difficoltà a causa di protocolli di gestione degli incidenti inadeguati. Questo può portare a tempi di risposta ritardati e danni maggiori. Invece, le entità dovrebbero sviluppare un piano di gestione degli incidenti robusto che includa la segnalazione immediata e le misure di correzione, in linea con l'articolo 15 di DORA.

5. Mancato Audit e Verifiche di Conformità: Alcune entità trascurano di effettuare regolari audit del loro framework di gestione dei rischi dei fornitori, portando a un sistema inefficiente e obsoleto. Gli audit regolari, come richiesto dall'articolo 17 di DORA, sono cruciali per mantenere l'efficacia del sistema di gestione dei rischi dei fornitori e assicurare la conformità alle modifiche normativi.

Strumenti e Approcci

Il processo di VRM può essere gestito manualmente, tramite fogli di calcolo/sistemi di governance dei rischi (GRC), o utilizzando piattaforme di conformità automatizzate. Ogni approccio ha i suoi pro e contro:

1. Approccio Manuale: Questo approccio è spesso utilizzato da entità più piccole o per relazioni con fornitori meno complesse. È costituito in base al costo e flessibile, permettendo alle entità di adattare il processo alle loro specifiche esigenze. Tuttavia, può essere tempo consuming, suscettibile di errori umani e potrebbe non scalare bene man mano che il numero di fornitori aumenta.

2. Approccio Foglio di Calcolo/GRC: Questo metodo sfrutta la tecnologia per semplificare la gestione delle valutazioni dei rischi dei fornitori e della segnalazione. Offre una migliore visibilità e controllo sui rischi dei fornitori. Tuttavia, può diventare ingombrante con un gran numero di fornitori e potrebbe richiedere un significativo input manuale e manutenzione.

3. Piattaforme di Conformità Automatizzate: Piattaforme come Matproof offrono una soluzione completa per gestire i rischi dei fornitori. Forniscono generazione di politiche alimentate da IA, raccolta automatica di prove dai fornitori di cloud e agenti di conformità degli endpoint per il monitoraggio dei dispositivi. Queste piattaforme possono ridurre significativamente il tempo e lo sforzo richiesto per la gestione dei rischi dei fornitori. Assicurano anche la residenza dei dati dell'UE al 100%, che è cruciale per le entità finanziarie che operano all'interno dell'UE. Quando si cerca una piattaforma di conformità automatizzata, considerare fattori come facilità di uso, capacità di integrazione e la capacità di generare report pronti per l'audit. Matproof, ad esempio, è costruita specificamente per i servizi finanziari dell'UE e può aiutare a semplificare il processo di gestione dei rischi dei fornitori garantendo la conformità con DORA e altre normative pertinenti.

In conclusione, sebbene l'approccio manuale possa funzionare per entità più piccole, la complessità e la scala delle relazioni con i fornitori nel settore finanziario spesso richiedono soluzioni più robuste. I sistemi di foglio di calcolo/GRC offrono un passo avanti in termini di efficienza e controllo, ma richiedono ancora una significativa intervento manuale. Le piattaforme di conformità automatizzate offrono la soluzione più completa ed efficiente, consentendo alle entità finanziarie di gestire i loro rischi dei fornitori in modo efficace garantendo la conformità con i requisiti normativi come DORA.

Iniziare: I Tuoi Passi Successivi

La gestione dei rischi dei fornitori (VRM) è cruciale per i servizi finanziari. È ora di costruire un robusto framework di gestione dei rischi delle terze parti (TPRM). Ecco un piano d'azione concreto di 5 passaggi per iniziare questa settimana.

1. Eseguire una Valutazione dei Rischi dei Fornitori: Identificare tutte le relazioni con terze parti. Valutare il profilo di rischio di ogni fornitore. Considerare la stabilità finanziaria del fornitore, i controlli di sicurezza e la conformità legale. L'articolo 4(1) di DORA sottolinea l'importanza di comprendere i rischi ICT che possono emergere dai servizi di terze parti. Usa questo come punto di partenza.

2. Sviluppare un Politica di Rischio dei Fornitori: Redigere una chiara politica di rischio dei fornitori. Dovrebbe descrivere le responsabilità della gestione dei rischi, il processo di selezione dei fornitori e le procedure di monitoraggio continuo. Considera l'uso di una piattaforma alimentata da IA come Matproof, che può aiutare a generare politiche conformi sia in tedesco che in inglese.

3. Stabilire un Comitato di Rischio dei Fornitori: Formare un comitato di dirigenti senior dei reparti del rischio, della conformità, del legale e dell'IT. Questo comitato supervisionerà il tuo framework di gestione dei rischi delle terze parti. Secondo le linee guida di BaFin, un comitato dedicato è essenziale per una efficace gestione dei rischi delle terze parti.

4. Implementare un Sistema di Monitoraggio dei Rischi dei Fornitori: Usa un software di gestione dei rischi delle terze parti affidabile per monitorare e valutare continuamente i rischi dei fornitori. Il software dovrebbe tracciare l'esecuzione del fornitore, le variazioni legali e finanziarie e gli incidenti di sicurezza. La raccolta automatica di prove di Matproof dai fornitori di cloud è una funzione preziosa per questo scopo.

5. Eseguire Verifiche Periodiche dei Rischi dei Fornitori: Programmare verifiche periodiche dei rischi dei fornitori per valutare l'efficacia del tuo framework di gestione dei rischi delle terze parti. Usa le informazioni per raffinare le tue strategie di mitigazione dei rischi. L'articolo 4(2) di DORA richiede verifiche periodiche delle misure di gestione dei rischi ICT, tra cui quelle relative ai servizi di terze parti.

Per risorse, fai riferimento alle pubblicazioni ufficiali dell'UE su DORA e alle circolari di BaFin sulla gestione dei rischi delle terze parti. Offrono informazioni e indicazioni prescriptive preziose.

Quando decidi tra l'aiuto esterno e farlo in-house, considera la complessità del tuo ecosistema di terze parti e le competenze disponibili in-house. Se hai risorse limitate o un ecosistema di fornitori complesso, l'aiuto esterno potrebbe essere più efficace.

Come vittoria rapida, esegui una valutazione preliminare dei rischi dei tuoi principali fornitori entro le prossime 24 ore. Identifica eventuali avvisi rossi immediati e avvia un piano di mitigazione dei rischi.

Domande Frequenti

Q1: Quanto spesso dovremmo rivedere il nostro framework di gestione dei rischi dei fornitori?

R: Secondo l'articolo 4(2) di DORA, devi rivedere le tue misure di gestione dei rischi ICT, tra cui i rischi delle terze parti, almeno annualmente o quando si verificano cambiamenti significativi. Tuttavia, considerando la rapida evoluzione del panorama ICT, revisioni più frequenti sono spesso saggio.

Q2: quali sono gli elementi chiave di una politica di rischio dei fornitori?

R: Una politica di rischio dei fornitori completa dovrebbe includere:

1. Obiettivi e responsabilità della gestione dei rischi dei fornitori
2. Criteri di selezione dei fornitori, inclusi la sicurezza, la stabilità finanziaria e la conformità legale
3. Procedure di monitoraggio e valutazione continuo dei fornitori
4. Strategie di mitigazione dei rischi e piani di risposta agli incidenti
5. Ruoli e responsabilità del comitato di rischio dei fornitori

Q3: Come gestire in modo efficace i rischi di sicurezza dei dati dei fornitori?

R: Per gestire i rischi di sicurezza dei dati dei fornitori, stabilisci chiari requisiti di sicurezza nei tuoi contratti. Esegui regolari valutazioni di sicurezza dei fornitori. Monitora gli incidenti di sicurezza e assicurati che i fornitori abbiano robusti piani di risposta agli incidenti. L'articolo 14 di DORA sottolinea l'importanza di garantire la sicurezza dei sistemi ICT.

Q4: quali sono le sanzioni normativi per una gestione dei rischi dei fornitori insufficiente?

R: Una gestione dei rischi dei fornitori insufficiente può comportare sanzioni significative. L'articolo 47 di DORA descrive che la non conformità con i requisiti di DORA può comportare multe fino al 10% del fatturato annuale dell'entità o fino a 10 milioni di EUR. BaFin può anche imporre multe per la non conformità alle sue linee guida sulla gestione dei rischi delle terze parti.

Q5: Come integrare la gestione dei rischi dei fornitori nel nostro framework di gestione dei rischi generale?

R: Integra la gestione dei rischi dei fornitori nel tuo framework di gestione dei rischi generale attraverso:

1. Allineamento degli obiettivi di gestione dei rischi dei fornitori all'appetito di rischio dell'organizzazione
2. Esecuzione di una valutazione di rischio completa che includa i rischi delle terze parti
3. Assegnazione della responsabilità della gestione dei rischi dei fornitori alla funzione di gestione dei rischi
4. Integrazione del monitoraggio dei rischi dei fornitori nel tuo sistema di gestione dei rischi aziendale
5. Garantire che il comitato di rischio dei fornitori faccia rapporto al tuo comitato esecutivo di gestione dei rischi

Conclusioni Chiave

1. Stabilisci un framework di gestione dei rischi dei fornitori completo per affrontare i rischi delle terze parti nei servizi finanziari.
2. Rivedi e aggiorna regolarmente il tuo framework di gestione dei rischi in linea con i requisiti di DORA.
3. Implementa una robusta politica di rischio dei fornitori e nomina un comitato di rischio dei fornitori dedicato.
4. Monitora continuamente i rischi dei fornitori utilizzando strumenti automatizzati e esegui verifiche periodiche.
5. Considera l'aiuto esterno se il tuo ecosistema di fornitori è complesso o le competenze interne sono limitate.

L'azione chiara successiva è quella di avviare lo sviluppo del tuo framework di gestione dei rischi delle terze parti. Matproof può aiutare ad automatizzare questo processo con la sua generazione di politiche alimentate da IA e la raccolta automatica di prove. Per una valutazione gratuita e consulenza, visita la pagina di contatto di Matproof.