Gestione dei fornitori critici per le banche sotto DORA e PRA SS2/21

Introduzione

Passo 1: Aprire il registro dei propri fornitori di ICT. Se non ce l'avete, questo è il vostro primo problema.

Questo non è solo un altro articolo sulla gestione dei fornitori. Stiamo immergendoci nelle tappe pratiche che le banche europee devono intraprendere per soddisfare le disposizioni di DORA e PRA SS2/21. Perché preoccuparsi? Perché la gestione non adeguata dei propri fornitori critici può costare molto - in multe, fallimenti di controllo, interruzioni operative e danni alla reputazione.

Ecco l'offerta di valore chiara: entro la fine di questo articolo, avrete una roadmap per identificare, valutare e gestire i vostri fornitori critici in modo efficace. Saprete esattamente cosa fare prima, cosa evitare e come rimanere in anticipo. Quindi, iniziamo.

Il Problema Principale

La maggior parte delle banche è dolorosamente consapevole della necessità di gestire i propri fornitori critici. Tuttavia, in pratica, hanno difficoltà a implementare un robusto framework per valutare e mitigare i rischi che questi fornitori presentano.

Sii franco - i costi di fare questo male sono astronomici. Pensete al tempo sprecato nel rintracciare lacune di conformità. O le interruzioni operative causate dai problemi dei fornitori. E non dimentichiamo i danni alla reputazione quando gli outages finiscono sui titoli di testa. Tutto questo si somma a milioni di perdite di reddito e fiducia danneggiata.

Secondo la Banca centrale europea, "il fallimento operativo di un fornitore di terze parti critico può avere un impatto sistematico sul sistema finanziario". È un promemoria sobrio dell'entità del rischio con cui state giocando.

Più ancora, DORA e PRA SS2/21 hanno aumentato lo scrutinio sulle pratiche di gestione dei fornitori delle banche. Ecco solo un assaggio della pressione regolamentare:

• L'articolo 28(2) di DORA afferma esplicitamente che le banche devono "valutare regolarmente il rischio associato all'uso dei servizi cloud di paesi terzi e adottare misure proporzionate per mitigare questi rischi".
• PRA SS2/21 richiede alle aziende di "disporre di sistemi e controlli efficaci per identificare, valutare, gestire e monitorare i rischi associati alle terze parti".

Queste non sono solo linee guida. Sono requisiti legali con sanzioni significative per la non conformità. Tuttavia, sulla base della nostra esperienza, la maggior parte delle banche è insufficiente in diversi punti chiave:

1. Stratificazione dei fornitori: Molte banche non hanno un approccio chiaro e sistematico per la stratificazione dei fornitori in base al loro profilo di rischio. Senza un framework strutturato, finiscono per trattare tutti i fornitori allo stesso modo, indipendentemente dal rischio che rappresentano realmente.

2. Diligenza: Quando si tratta di eseguire la diligenza sui fornitori, le banche spesso si affidano a questionari generici. Questo non riesce a catturare i rischi unici associati a ciascun fornitore.

3. Monitoraggio e revisione: Dopo l'onboarding di un fornitore, molte banche non riescono a monitorare e rivedere attivamente la relazione. Questo lascia loro cieca ai rischi emergenti e alle lacune di conformità.

I costi reali di queste carenze sono惊人. Secondo un sondaggio di PwC, le istituzioni finanziarie hanno segnalato in media 3-5 incidenti significativi con terze parti all'anno.

Mettiamoci alcuni numeri concreti:

• Un singolo incidente può costare a una banca fino a €10 milioni in costi diretti, senza parlare dei costi indiretti di danni alla reputazione e perdita di business.
• Il tempo medio per risolvere un incidente con terze parti è di 20-30 giorni, causando interruzioni operative significative.
• Il costo di correzione di una lacuna di conformità può essere fino a €500.000.

Perché è Urgente Ora

L'urgenza di migliorare la gestione dei fornitori non riguarda solo l'evasione delle multe regolamentari. Diversi fattori si stanno sovrapponendo per rendere questa una questione urgente:

1. Cambiamenti regolamentari: DORA e PRA SS2/21 sono solo gli ultimi in una serie di cambiamenti regolamentari che hanno aumentato lo scrutinio sulle pratiche di gestione dei fornitori delle banche. Mentre queste normative si insediano, la pressione sulle banche di conformarsi aumenterà solo.

2. Pressione di mercato: I clienti richiedono sempre di più certificati come SOC 2 e ISO 27001 dai loro fornitori. Questo esercita pressione sulle banche per assicurarsi che i loro fornitori soddisfino questi standard.

3. Svantaggio competitivo: La gestione non efficace dei vostri fornitori critici può mettere voi in una posizione di svantaggio competitivo. I clienti sono più inclini a fidarsi delle banche che possono dimostrare solide pratiche di gestione dei fornitori.

4. Il divario: Il divario tra dove si trovano la maggior parte delle banche e dove dovrebbero essere è significativo. Molte banche sono ancora in ritardo, lottando per implementare i sistemi e i processi necessari per gestire i loro fornitori critici in modo efficace.

In questo articolo, smantelleremo i passi che dovete intraprendere per colmare questo divario. Esamineremo come identificare i vostri fornitori critici, condurre una diligenza efficace e monitorare la relazione nel tempo. E vi mostreremo come fare tutto questo in modo da rispettare DORA e PRA SS2/21.

Le conseguenze sono alte e il tempo stringe. Ma con l'approccio giusto, potete prendere il controllo della gestione dei vostri fornitori critici e mitigare i rischi che questi fornitori presentano.

Restate sintonizzati per la parte 2, dove entreremo nel vivo per identificare e valutare i vostri fornitori critici. Uscirà con un piano di azione chiaro e gli strumenti di cui ha bisogno per iniziare.

Il Framework della Soluzione

Per gestire i fornitori critici in modo efficace sotto DORA e PRA SS2/21, un approccio strutturato è essenziale. Ecco un framework di soluzione passo dopo passo:

1. Identificazione dei fornitori: Inizia identificando tutti i fornitori con accesso a informazioni critiche o sensibili. Questo include fornitori di cloud, fornitori di software e fornitori di servizi. Per la conformità con DORA, considera l'articolo 24, che descrive la governance delle relazioni con terze parti.

FAI: Effettuare una valutazione approfondita dei propri fornitori di servizi e contraddittori.

NON FAI: Semplificare il processo. Escludere qualsiasi fornitore solo perché dicono di essere conformi.

2. Stratificazione dei fornitori: Classificare i fornitori in base al rischio che rappresentano per la vostra istituzione. I fornitori ad alto rischio hanno accesso a dati sensibili o sono fondamentali per le vostre operazioni.

FAI: Assegnare un punteggio di rischio a ogni fornitore, tenendo conto del tipo di dati che gestiscono e dell'impatto del loro fallimento sulle vostre operazioni.

NON FAI: Sottovalutare il rischio rappresentato dai fornitori con accesso indiretto ai vostri sistemi o dati.

3. Obblighi contrattuali: Assicurarsi che tutti i contratti con i fornitori critici soddisfino i requisiti normativi, inclusi gli articoli 24 di DORA sulla gestione dei rischi con terze parti.

FAI: Includere clausole chiare sulla protezione dei dati, i diritti di controllo e le procedure di rescissione.

NON FAI: Trascurare di includere la conformità alle normative sulla protezione dei dati come GDPR e NIS2.

4. Monitoraggio continuo: Implementare un sistema per monitorare la conformità dei fornitori agli obblighi contrattuali e alle normative.

FAI: Utilizzare strumenti automatizzati per tracciare le metriche di conformità e generare avvisi quando si verificano problemi.

NON FAI: Fare affidamento esclusivamente su processi manuali, che sono propensi a errori e ritardi.

5. Audit e reporting: Effettuare regolari verifiche dei fornitori critici e comunicare i risultati ai regolatori. Questo include la conformità con DORA e PRA SS2/21.

FAI: Pianificare verifiche almeno annualmente e dopo qualsiasi cambiamento significativo nella relazione con il fornitore.

NON FAI: Rimandare le verifiche fino all'ultimo minuto, portando a valutazioni affrettate e potenzialmente insufficienti.

6. Risposta agli incidenti: Sviluppare un piano per rispondere agli incidenti di sicurezza coinvolge i fornitori critici. Questo dovrebbe includere passaggi per identificare, contenere e risolvere gli incidenti, nonché notificare i regolatori e altre parti interessate.

FAI: Includere piani di risposta agli incidenti specifici dei fornitori nel proprio quadro di sicurezza cibernetica generale.

NON FAI: Trascurare la necessità di pianificare la risposta agli incidenti per i fornitori.

7. Sostituzione dei fornitori: Stabilire un processo per sostituire i fornitori non conformi. Questo dovrebbe considerare i rischi e i costi associati al cambio dei provider.

FAI: Considerare la facilità di transizione a un nuovo fornitore quando si valutano potenziali sostituti.

NON FAI: Ignorare l'importanza della pianificazione della sostituzione dei fornitori.

La gestione dei fornitori "buona" comporta l'identificazione proattiva dei rischi, l'attuazione degli obblighi contrattuali e il monitoraggio continuo della conformità dei fornitori. "Approssimarsi" comporta il minimo indispensabile per soddisfare i requisiti normativi senza considerare le implicazioni più ampie per il profilo di rischio dell'istituzione.

Errori comuni da evitare

1. Sottovalutare il rischio dei fornitori: Molte organizzazioni forniscono ai fornitori con accesso indiretto alle informazioni sensibili, trascurando il loro impatto potenziale sull'istituzione.

Cosa fanno male: Si concentrano sui fornitori diretti, trascurando quelli con accesso indiretto.

Perché fallisce: I fornitori indiretti possono ancora rappresentare rischi significativi, specialmente se gestiscono dati sensibili.

Cosa fare invece: Includere tutti i fornitori nella valutazione del rischio, indipendentemente dal loro livello di accesso.

2. Tralasciare gli obblighi contrattuali: Alcune organizzazioni non includono clausole essenziali nei contratti dei fornitori, portando a lacune di conformità.

Cosa fanno male: Trascurano la necessità di controlli contrattuali robusti.

Perché fallisce: Senza chiari obblighi contrattuali, i fornitori potrebbero non soddisfare i requisiti normativi.

Cosa fare invece: Includere clausole di conformità complete in tutti i contratti dei fornitori.

3. Mancato monitoraggio continuo: Molte organizzazioni hanno difficoltà a monitorare in modo coerente la conformità dei fornitori, portando a lacune nella loro sorveglianza.

Cosa fanno male: Si affidano a processi manuali o verifiche per valutare la conformità dei fornitori.

Perché fallisce: I processi manuali sono propensi a errori e le verifiche non frequenti possono non rilevare questioni cruciali.

Cosa fare invece: Implementare strumenti automatizzati per monitorare in modo continuo la conformità dei fornitori e generare avvisi in tempo reale.

4. Audit e reporting insufficienti: Alcune organizzazioni effettuano verifiche sporadiche o non segnalano i risultati ai regolatori in modo tempestivo, portando a fallimenti di conformità.

Cosa fanno male: Potrebbero non verificare i fornitori regolarmente o non segnalare i risultati in modo tempestivo.

Perché fallisce: La verifica e la segnalazione inconsistenti possono risultare in lacune di conformità e sanzioni regolamentari.

Cosa fare invece: Pianificare verifiche regolari e segnalare i risultati ai regolatori tempestivamente.

5. Ignorare la pianificazione della risposta agli incidenti: Molte organizzazioni non sviluppano piani specifici per rispondere agli incidenti coinvolge i fornitori.

Cosa fanno male: Possono avere un piano generale di risposta agli incidenti, ma trascurano di includere disposizioni specifiche per i fornitori.

Perché fallisce: Senza piani specifici per i fornitori, le organizzazioni potrebbero avere difficoltà a gestire gli incidenti in modo efficace.

Cosa fare invece: Includere piani di risposta agli incidenti specifici dei fornitori nel proprio quadro di sicurezza cibernetica generale.

Strumenti e Approcci

1. Approccio manuale: Molte organizzazioni ancora si affidano a processi manuali per la gestione dei fornitori.

Pro: Può essere cost-effective per piccole organizzazioni con un numero limitato di fornitori.

Contro: I processi manuali sono propensi a errori, laboriosi e inconsistenti.

Quando funziona: Per organizzazioni con un numero ridotto di fornitori a basso rischio.

2. Approccio foglio di calcolo/GRC: Alcune organizzazioni utilizzano fogli di calcolo o strumenti GRC per la gestione dei fornitori.

Pro: Fornisce un modo strutturato per tracciare le informazioni dei fornitori e gestire i contratti.

Contro: I fogli di calcolo possono diventare ingombranti e propensi a errori. Gli strumenti GRC potrebbero non avere le caratteristiche specifiche necessarie per la gestione dei fornitori.

Quando funziona: Per organizzazioni di medie dimensioni con un numero moderato di fornitori.

3. Piattaforme di conformità automatizzate: Le organizzazioni possono utilizzare piattaforme di conformità automatizzate per gestire efficacemente i rischi dei fornitori.

Pro: Forniscono una piattaforma centralizzata per gestire i rischi dei fornitori, automatizzano il monitoraggio e la segnalazione e generano avvisi in tempo reale.

Contro: Può essere costoso e richiede un investimento iniziale nella messa in opera.

Quando funziona: Per organizzazioni con un gran numero di fornitori o quelle che cercano di migliorare i propri processi di conformità.

Quando si sceglie una piattaforma di conformità automatizzata, cercare le seguenti caratteristiche:

• Generazione di politiche AI-Powered in tedesco e inglese, come richiesto da DORA e altre normative.
• Raccolta automatica di prove dai fornitori di cloud, garantendo la conformità alle normative sulla protezione dei dati.
• Un agente di conformità degli endpoint per il monitoraggio dei dispositivi, fornendo informazioni in tempo reale sull'accesso e le attività dei fornitori.
• Residenza dei dati al 100% nell'UE, garantendo la conformità con il GDPR e altre normative sulla protezione dei dati.

Matproof è una piattaforma di automazione della conformità progettata specificamente per i servizi finanziari dell'UE. Offre la generazione di politiche AI-powered, la raccolta automatica di prove e il monitoraggio della conformità degli endpoint. Con una residenza dei dati al 100% nell'UE, Matproof garantisce la conformità con il GDPR e altre normative sulla protezione dei dati.

L'automazione può aiutare a semplificare i processi di gestione dei fornitori, ma non è una soluzione万能. Ad esempio, gli strumenti automatizzati possono tracciare la conformità dei fornitori, ma non possono sostituire la necessità di approfondite valutazioni dei rischi e piani proattivi di risposta agli incidenti. Utilizzare l'automazione come supplemento, non sostituto, dei vostri processi di gestione dei fornitori esistenti.

Per Cominciare: I Tuoi Passi Successivi

La gestione dei fornitori, in particolare dei fornitori critici, è un processo che richiede passaggi metodici. Ecco un piano di azione a cinque passaggi per metterti sulla giusta strada questa settimana:

Passo 1: Valutare il proprio scenario attuale dei fornitori.
Inizia categorizzando tutte le relazioni con terze parti. Identificare quali fornitori sono critici. Secondo l'articolo 28 di DORA, un fornitore critico è uno il cui fallimento o interruzione potrebbe portare a impatti materiali sulle operazioni dell'istituzione.

Passo 2: Capire la conformità regolamentare dei propri fornitori.
Ispezionare se i propri fornitori rispettano norme come DORA, GDPR, NIS2 e, se applicabile, SOC 2. Questo vi darà una visione della loro preparazione per gli standard normativi, che è essenziale per la vostra conformità.

Passo 3: Implementare la stratificazione dei fornitori.
Sviluppare un sistema di stratificazione per i propri fornitori in base ai potenziali rischi che rappresentano per la vostra banca. Questo aiuta a prioritare sforzi di gestione e risorse.

Passo 4: Stabilire canali di comunicazione chiari.
Assicurarsi che ci sia una linea di comunicazione diretta con i propri fornitori critici. Riunioni regolari e aggiornamenti sono fondamentali per rimanere informati sul loro stato di conformità e su eventuali cambiamenti che potrebbero influenzare le operazioni della vostra banca.

Passo 5: Sviluppare un piano di contingenza.
Sempre avere un piano B nel caso in cui un fornitore critico non riesca a soddisfare le loro responsabilità. Questo include avere fornitori alternativi in attesa e capire quanto rapidamente è possibile passare a loro se necessario.

Raccomandazioni di risorse:

1. Le linee guida dell'Autorità di vigilanza bancaria europea (EBA) sulla gestione dei rischi con terze parti sotto DORA.
2. La circolare 15/2019 di BaFin sulla outsourcing e la gestione dei rischi con terze parti.
3. Le linee guida dell'Autorità competente nazionale (NCA) su ICAAP e ILAAP, che includono sezioni sulla gestione dei rischi operativi legati a terze parti.

Quando prendere in considerazione l'aiuto esterno:
Coinvolgere consulenti esterni se le vostre competenze interne sono insufficienti, o la complessità della gestione dei fornitori critici è oltre le risorse attuali. L'aiuto esterno può essere utile per grandi banche con numerose e diverse relazioni con terze parti o per banche che stanno attraversando trasformazioni digitali significative.

Vincita rapida nelle prossime 24 ore:
Inizia rivedendo i tuoi contratti attuali con i fornitori. Assicurati che includano clausole che affrontano la conformità con DORA, la responsabilità potenziale e il diritto di controllare le operazioni dei fornitori.

Domande frequenti

Q1: Come faccio a determinare se un fornitore è critico sotto DORA?

È necessaria una dettagliata valutazione del rischio per determinare se un fornitore è critico sotto DORA. Valutare il fornitore in base al suo ruolo nelle vostre operazioni, al suo accesso ai dati sensibili dei clienti e all'impatto potenziale sulla vostra istituzione se i loro servizi dovessero essere interrotti. Se il fallimento di un fornitore può comportare una significativa interruzione operativa o perdita finanziaria, sono probabilmente un fornitore critico.

Q2: quali sono gli aspetti chiave delle operazioni dei fornitori che dovrei controllare?

Gli aspetti chiave includono i processi di governance e organizzazione del fornitore, la conformità alle norme regolamentari, la sicurezza delle informazioni e i piani di continuità aziendale. Assicurarsi che questi siano allineati con l'appetito di rischio della vostra banca e i requisiti normativi. L'articolo 28(2) di DORA sottolinea la necessità di un monitoraggio continuo dei sistemi di gestione dei rischi con terze parti.

Q3: Come posso assicurarmi che i miei fornitori critici siano conformi al GDPR?

Per assicurare la conformità al GDPR, il fornitore dovrebbe avere un Responsabile della protezione dei dati designato, condurre valutazioni d'impatto sulla privacy e avere un processo per la gestione degli incidenti di dati. Le verifiche regolari delle loro attività di elaborazione dei dati e la loro capacità di rispondere alle richieste degli interessati sono anche cruciali. Sotto DORA, le banche sono responsabili delle azioni dei loro fornitori, quindi una diligenza approfondita è essenziale.

Q4: E se un fornitore rifiuta di conformarsi alle nostre richieste di verifica?

Se un fornitore rifiuta di conformarsi alle richieste di verifica, questo può essere un segnale di avvertimento significativo. Può indicare questioni di conformità sottostanti o una mancanza di trasparenza. In tal caso, è essenziale di riflettere nuovamente sulla relazione, potenzialmente attivando clausole contrattuali che permettono la rescissione se la conformità non può essere assicurata. L'articolo 28(5) di DORA rafforza la base legale per i diritti di controllo nei contratti di servizi bancari.

Q5: Come posso gestire il rischio dei fornitori in un ambiente regolamentare in rapido cambiamento?

Restate aggiornati con i cambiamenti normativi che potrebbero influenzare le vostre relazioni con terze parti. Rivedere e modificare regolarmente i contratti dei fornitori per assicurarsi che siano allineati con le nuove normative. Coinvolgere il monitoraggio continuo della conformità dei fornitori e considerare l'adozione di un approccio basato sul rischio con un focus sui fornitori critici. Matproof, con la sua generazione di politiche AI-powered e la raccolta automatica di prove, può assistere nel rimanere conformi tra i cambiamenti.

Conclusioni chiave

• I fornitori critici rappresentano rischi operativi e finanziari significativi per la vostra banca, richiedendo pratiche di gestione rigorose.
• Le valutazioni regolari della conformità dei fornitori alle normative come DORA, SOC 2 e GDPR sono necessarie per mitigare i rischi.
• La stratificazione dei fornitori aiuta a prioritare le risorse in modo efficace e a gestire i rischi in base all'impatto potenziale.
• Comunicazione chiara e pianificazione di contingenza sono componenti essenziali della gestione dei rischi con terze parti.
• Matproof può semplificare l'automazione della conformità, riducendo il carico amministrativo e assicurando l'adesione alle normative.

Per una valutazione gratuita delle vostre pratiche di gestione dei fornitori attuali e come Matproof può aiutare, visita https://matproof.com/contact.