Kritische Leveranciersbeheer voor Banken onder DORA en PRA SS2/21

Inleiding

Stap 1: Open uw ICT-leveranciersregister. Als u er geen heeft, dan is dat uw eerste probleem.

Dit is niet slechts een ander artikel over leveranciersbeheer. We duiken diep in de praktische stappen die Europese banken moeten ondernemen om te voldoen aan DORA en PRA SS2/21. Waarom het doen? Omdat het niet goed beheren van uw cruciale leveranciers u zeer duur kan kosten - in boetes, auditmislukkingen, operationele verstoringen en reputatieschade.

Hier is het duidelijke waardeaanbod: aan het einde van dit artikel, zult u een wegkaart hebben om uw cruciale leveranciers te identificeren, te beoordelen en te beheren. U zult precies weten wat u eerst moet doen, wat u moet vermijden en hoe u voorblijft op de hoogte. Dus, laten we beginnen.

Het Kernprobleem

De meeste banken zijn pijnlijk bewust van de noodzaak om hun cruciale leveranciers te beheren. Echter, in de praktijk worstelen ze om een robuust kader te implementeren om de risico's die deze leveranciers opleveren te beoordelen en te beperken.

Weet maar gerust - de kosten van het verkeerd doen zijn astronomisch. Overweeg de tijd die verloren gaat bij het opsporen van nalevingsachterstanden. Of de operationele verstoringen veroorzaakt door leveranciersproblemen. En laten we de reputatieschade niet vergeten wanneer uitvallen deheadlines halen. Al dit optelt op miljoenen aan verloren inkomsten en beschadigde vertrouwen.

Volgens de Europese Centrale Bank, "kan een operationele storing van een cruciale derde partij provider een systeemimpact hebben op het financiële stelsel." Dat is een beangstigende herinnering van de schaal van het risico waarmee u te maken heeft.

Wat er meer is, DORA en PRA SS2/21 hebben de toezichthoudende druk op banks' leveranciersbeheerpraktijken verhoogd. Hier is een proefje van de regelgevende druk:

• DORA Artikel 28(2) staat letterlijk dat banken "regelmatig het risico geassocieerd met het gebruik van clouddiensten in derde landen moeten beoordelen en proportionele maatregelen moeten nemen om die risico's te beperken."
• PRA SS2/21 vereist dat instellingen "effectieve systemen en controlemaatregelen moeten hebben om de risico's geassocieerd met derden te identificeren, te beoordelen, te beheren en te monitoren."

Dit zijn geen richtlijnen. Dit zijn wettelijke vereisten met significante sancties voor niet-naleving. Echter, naar ons ervaren, raken de meeste banken in verschillende belangrijke gebieden kort:

1. Leverancierstiering: Veel banken missen een duidelijk, systeematisch benaderen om leveranciers te classificeren op basis van hun risicoprofiel. Zonder een gestructureerd kader behandelen ze alle leveranciers hetzelfde, ongeacht het werkelijke risico dat ze opleveren.

2. Due Dilligence: Wat betreft het verrichten van due diligence bij leveranciers, vertrouwen banken vaak op algemene vragenlijsten. Dit slaagt er niet in om de unieke risico's te vatten die zijn geassocieerd met elke leverancier.

3. Monitoring en Review: Na de onboarding van een leverancier, raken veel banken niet actief betrokken bij het monitoren en beoordelen van de relatie. Dit laat hen blind voor opkomende risico's en nalevingsachterstanden.

De werkelijke kosten van deze tekortkomingen zijn verbluffend. Volgens een PwC-enquête meldden financiële instellingen gemiddeld 3-5 significante derdenincidenten per jaar.

Laten we wat concrete cijfers erop zetten:

• Een enkel incident kan een bank tot €10 miljoen in directe kosten kosten, niet te vergeten de indirecte kosten van reputatieschade en verloren zaken.
• De gemiddelde tijd om een derdenincident op te lossen is 20-30 dagen, wat significante operationele verstoring veroorzaakt.
• De kosten van het herstellen van een nalevingsachterstand kunnen tot €500.000 bedragen.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De dringendheid van het verbeteren van leveranciersbeheer gaat niet alleen om het vermijden van regelgevende boetes. Verschillende factoren komen samen om dit een dringend probleem te maken:

1. Regelgevende Veranderingen: DORA en PRA SS2/21 zijn slechts de laatste in een reeks regelgevende veranderingen die de toezichthoudende druk op banks' leveranciersbeheerpraktijken hebben verhoogd. Terwijl deze regelgeving wordt ingebed, zal de druk op banken om te voldoen alleen maar toenemen.

2. Marktdruk: Klanten eisen steeds vaker certificaten zoals SOC 2 en ISO 27001 van hun leveranciers. Dit zet druk op banken om ervoor te zorgen dat hun leveranciers aan deze standaarden voldoen.

3. ConcurrentieNachteil: Het niet goed beheren van uw cruciale leveranciers kan u een concurrentieachteruitgang geven. Klanten vertrouwen meer op banken die een sterke leveranciersbeheerpraktijken kunnen.demonstreren.

4. De Kluft: De kluft tussen waar de meeste banken zijn en waar ze moeten zijn is significant. Veel banken spelen nog steeds catch-up, worstelen met het implementeren van de systemen en processen die nodig zijn om hun cruciale leveranciers effectief te beheren.

In dit artikel zullen we de stappen uiteenpakken die u moet nemen om deze kluft te overbruggen. We zullen kijken hoe u uw cruciale leveranciers kunt identificeren, effectieve due diligence kunt verrichten en de relatie over de tijd kunt monitoren. En we zullen u tonen hoe u al dit in overeenstemming met DORA en PRA SS2/21 kunt doen.

De stakes zijn hoog en de klok tikt. Maar met de juiste benadering kunt u de controle over uw cruciale leveranciersbeheer overnemen en de risico's die deze leveranciers opleveren beperken.

Blijf aan de slag voor deel 2, waar we dieper zullen duiken in de praktische stappen voor het identificeren en beoordelen van uw cruciale leveranciers. U zult een duidelijk plan van actie meenemen en de tools die u nodig heeft om te beginnen.

Het Oplossingskader

Om cruciale leveranciers effectief te beheren onder DORA en PRA SS2/21, is een gestructureerde benadering essentieel. Hier is een stapsgewijze oplossingskader:

1. Leveranciersidentificatie: Begin met het identificeren van alle leveranciers met toegang tot cruciale of gevoelige informatie. Dit omvat cloudaanbieders, softwareleveranciers en serviceproviders. Voor DORA-naleving, overweeg Artikel 24, die de governance van derdenrelaties uitlijnt.

DOE: Voer een grondige evaluatie van uw serviceproviders en contractanten uit.

NIET DOE: Vereenvoudig het proces. Sluit geen leverancier uit, alleen omdat ze beweren te voldoen aan de eisen.

2. Leverancierstiering: Classificeer leveranciers op basis van het risico dat ze voor uw instelling opleveren. Hoogrisicoleveranciers hebben toegang tot gevoelige gegevens of zijn integraal voor uw operaties.

DOE: Wijs een risicoscore toe aan elke leverancier, rekening houdend met het type gegevens dat ze verwerken en de impact van hun falen op uw operaties.

NIET DOE: Onderschatte het risico dat wordt gepresenteerd door leveranciers met indirecte toegang tot uw systemen of gegevens.

3. Contractuele Verplichtingen: Zorg ervoor dat alle contracten met cruciale leveranciers voldoen aan regelgevende vereisten, inclusief DORA Artikel 24 over derdenrisicobeheer.

DOE: Neem duidelijke clausules op over gegevensbescherming, auditrechten en beëindigingsprocedures.

NIET DOE: Negeer het opnemen van naleving van gegevensbeschermingreguleringen zoals AVG en NIS2.

4. Continue Monitoring: Implementeer een systeem voor het monitoren van leveranciersnaleving aan contractuele verplichtingen en regelgevende vereisten.

DOE: Gebruik geautomatiseerde tools om naleving van meetbare indicatoren te volgen en waarschuwingen te genereren wanneer problemen optreden.

NIET DOE: Vertrouw alleen op handmatige processen, wat vatbaar is voor fouten en vertragingen.

5. Auditing en Rapportage: Voer regelmatige audits uit bij cruciale leveranciers en rapporteer resultaten aan regelgevende autoriteiten. Dit omvat naleving van DORA en PRA SS2/21.

DOE: Plan audits ten minste jaarlijks en na enige significante veranderingen in de leveranciersrelatie.

NIET DOE: Vertraag audits tot het laatste moment, wat leidt tot gehaast en mogelijk ontoereikend beoordelingen.

6. Incidentrespons: Ontwikkel een plan om te reageren op beveiligingsincidenten die betrekking hebben op cruciale leveranciers. Dit moet stappen bevatten voor het identificeren, beperken en oplossen van incidenten, evenals het informeren van regelgevende autoriteiten en andere betrokken partijen.

DOE: Neem leverancierspecifieke incidentresponsplannen op in uw algemene cybersecuritykader.

NIET DOE: Negeer de noodzaak van incidentresponsplanning voor leveranciers.

7. Leveranciersvervanging: Stel een proces in om niet-nalevende leveranciers te vervangen. Dit moet de risico's en kosten overwegen die zijn geassocieerd met het wisselen van providers.

DOE: Overweeg de gemak van overgang naar een nieuwe leverancier bij het evalueren van mogelijke vervangingen.

NIET DOE: Negeer de belang van leveranciersvervangingsplanning.

"Goed" leveranciersbeheer omvat het proactief identificeren van risico's, het handhaven van contractuele verplichtingen en het continu monitoren van leveranciersnaleving. "Alleen doorheen" omvat het absoluut minimum om regelgevende vereisten te voldoen zonder rekening te houden met de bredere implicaties voor uw instellingsrisicoprofiel.

Veelvoorkomende Fouten Om Te Vermijden

1. Onderschatten van Leveranciersrisico: Veel organisaties hebben leveranciers met indirecte toegang tot gevoelige informatie, maar negeren hun potentiële impact op de instelling.

Wat Ze Fout Doen: Ze focussen op directe leveranciers en negeren die met indirecte toegang.

Waarom Het Mislukt: Indirecte leveranciers kunnen nog steeds significant risico's inhouden, vooral als ze gevoelige gegevens verwerken.

Wat Te Doe In Plaats: Neem alle leveranciers in uw risicobeoordeling op, ongeacht hun toegangsniveau.

2. Neglect van Contractuele Verplichtingen: Sommige organisaties slaan essentiële clausules in leverancierscontracten over, wat leidt tot nalevingsachterstanden.

Wat Ze Fout Doen: Ze negeren de noodzaak van robuuste contractuele controles.

Waarom Het Mislukt: Zonder duidelijke contractuele verplichtingen kunnen leveranciers niet voldoen aan regelgevende vereisten.

Wat Te Doe In Plaats: Neem omvattende nalevingsclausules op in alle leverancierscontracten.

3. Ontbreken van Continue Monitoring: Veel organisaties worstelen met het consistent monitoren van leveranciersnaleving, wat leidt tot lacunes in hun toezicht.

Wat Ze Fout Doen: Ze vertrouwen op handmatige processen of audits om leveranciersnaleving te beoordelen.

Waarom Het Mislukt: Handmatige processen zijn vatbaar voor fouten en onregelmatige audits kunnen essentiële kwesties missen.

Wat Te Doe In Plaats: Implementeer geautomatiseerde tools om leveranciersnaleving continu te monitoren en realtime waarschuwingen te genereren.

4. Onvoldoende Auditing en Rapportage: Sommige organisaties voeren audits sporadisch uit of rapporteren resultaten niet tijdig aan regelgevende autoriteiten, wat leidt tot nalevingsmislukkingen.

Wat Ze Fout Doen: Ze auditeer leveranciers niet regelmatig of rapporteren resultaten niet tijdig.

Waarom Het Mislukt: Inconsistente auditing en rapportage kunnen leiden tot nalevingsachterstanden en regelgevende sancties.

Wat Te Doe In Plaats: Plan regelmatige audits en rapporteer resultaten aan regelgevende autoriteiten onverwijld.

5. Negeren van Incidentresponsplanning: Veel organisaties ontwikkelen geen specifieke plannen voor het reageren op incidenten die betrekking hebben op leveranciers.

Wat Ze Fout Doen: Ze hebben een algemeen incidentresponsplan maar negeren leverancierspecifieke bepalingen.

Waarom Het Mislukt: Zonder leverancierspecifieke plannen kunnen organisaties incidenten mogelijk niet effectief beheren.

Wat Te Doe In Plaats: Neem gedetailleerde leverancierspecifieke incidentresponsplannen op in uw algemene cybersecuritykader.

Tools en Benaderingen

1. Handmatige Benadering: Veel organisaties vertrouwen nog steeds op handmatige processen voor leveranciersbeheer.

Voordelen: Het kan kosteneffectief zijn voor kleine organisaties met een beperkt aantal leveranciers.

Nadelen: Handmatige processen zijn vatbaar voor fouten, tijdrovend en inconsistent.

Wanneer Het Werkt: Voor organisaties met een klein aantal laagrisicoleveranciers.

2. Spreadsheet/GRC Benadering: Sommige organisaties gebruiken spreadsheets of GRC-gereedschappen voor leveranciersbeheer.

Voordelen: Het biedt een gestructureerde manier om leveranciersinformatie te volgen en contracten te beheren.

Nadelen: Spreadsheets kunnen onbeheerbaar worden en vatbaar voor fouten. GRC-gereedschappen kunnen de specifieke functies missen die nodig zijn voor leveranciersbeheer.

Wanneer Het Werkt: Voor middelgrote organisaties met een matig aantal leveranciers.

3. Geautomatiseerde Complianceplatforms: Organisaties kunnen geautomatiseerde complianceplatforms gebruiken om leveranciersrisico effectief te beheren.

Voordelen: Ze bieden een gecentraliseerd platform voor het beheren van leveranciersrisico, automatiseren monitoring en rapportage en genereren realtime waarschuwingen.

Nadelen: Ze kunnen duur zijn en vereisen een initiële investering in implementatie.

Wanneer Het Werkt: Voor organisaties met een groot aantal leveranciers of die hun complianceprocessen willen verbeteren.

Bij het selecteren van een geautomatiseerd complianceplatform, zoek naar de volgende functies:

• AI-geanimeerde beleidsvorming in Duits en Engels, zoals vereist door DORA en andere regelgevingen.
• Geautomatiseerde bewijsmateriaalverzameling van cloudaanbieders, om naleving van gegevensbeschermingreguleringen te waarborgen.
• Een eindpuntnalevingagent voor apparaattoezicht, biedende realtime inzichten in leverancierstoegang en activiteiten.
• 100% EU-gegevensvestiging, om naleving van AVG en andere gegevensbeschermingreguleringen te waarborgen.

Matproof is een complianceautomatiseringsplattform ontworpen speciaal voor EU-financial services. Het biedt AI-geanimeerde beleidsvorming, geautomatiseerde bewijsmateriaalverzameling en eindpuntnalevingsmonitoring. Met 100% EU-gegevensvestiging, zorgt Matproof voor naleving van AVG en andere gegevensbeschermingreguleringen.

Automatisatie kan helpen om leveranciersbeheerprocessen te stroomlijnen, maar het is geen wondermiddel. Geautomatiseerde gereedschappen kunnen leveranciersnaleving volgen, maar kunnen de behoefte aan grondige risicobeoordelingen en proactieve incidentresponsplanning niet vervangen. Gebruik automatisering als aanvulling op, niet als vervanging voor, uw bestaande leveranciersbeheerprocessen.

Aan De Slag: Uw Volgende Stappen

Leveranciersbeheer, met name van cruciale leveranciers, is een proces dat gedetailleerde stappen vereist. Hier is een vijfstaps actieplan om u deze week op het juiste pad te zetten:

Stap 1: Beoordeel uw huidige leverancierslandschap.
Begin met het categoriseren van alle derdenrelaties. Identificeer welke leveranciers crucial zijn. Volgens DORA Artikel 28, is een cruciale leverancier iemand wiens falen of verstoring kan leiden tot materiële impact op de operaties van de instelling.

Stap 2: Begrijp de regelgevende naleving van uw leveranciers.
Inspecteer of uw leveranciers voldoen aan relevante regelgevingen zoals DORA, AVG, NIS2 en, indien van toepassing, SOC 2. Dit geeft u inzicht in hun bereidheid om te voldoen aan regelgevende standaarden, wat essentieel is voor uw naleving.

Stap 3: Implementeer leverancierstiering.
Ontwikkel een systeem van niveaus voor uw leveranciers op basis van de potentiële risico's die ze voor uw bank opleveren. Dit helpt om inspanningen en middelen te prioriteiten.

Stap 4: Stel duidelijke communicatiekanalen in.
Zorg ervoor dat er een directe lijn van communicatie met uw cruciale leveranciers is. Regelmatige vergaderingen en updates zijn essentieel om op de hoogte te blijven van hun nalevingsstatus en eventuele veranderingen die uw bankbeheer kunnen beïnvloeden.

Stap 5: Ontwikkel een noodplan.
Heeft u altijd een plan B als een cruciale leverancier niet aan hun verplichtingen voldoet. Dit omvat het hebben van alternatieve leveranciers in de wachtstand en begrijpen hoe snel u kunt overschakelen op hen indien nodig.

Bronaanbevelingen:

1. De richtlijnen van de Europese Bankiersautoriteit (EBA) over derdenrisicobeheer onder DORA.
2. BaFin's circulaire 15/2019 over uitbesteding en derdenrisicobeheer.
3. De richtlijnen van de Nationale Deskundige Autoriteit (NCA) over ICAAP en ILAAP, die secties bevatten over het beheren van operationele risico's gerelateerd aan derden.

WanneerExterne Hulp Overwegen:
Betrokken externe consultants als uw in-house expertise ontoereikend is, of de complexiteit van het beheren van cruciale leveranciers buiten uw huidige middelen valt. Externe hulp kan nuttig zijn voor grote banken met talrijke en diverse derdenrelaties of voor banken die een significante digitale transformatie ondergaan.

Snelle Win Binnen de Volgende 24 Uren:
Begin met het controleren van uw huidige leverancierscontracten. Zorg ervoor dat ze clausules bevatten die naleving van DORA, potentiële aansprakelijkheid en het recht op audit van de leveranciersactiviteiten aanspreken.

Veelgestelde Vragen

Vraag 1: Hoe bepaal ik of een leverancier crucial is onder DORA?

Een gedetailleerde risicobeoordeling is nodig om te bepalen of een leverancier crucial is onder DORA. Beoordeel de leverancier op basis van hun rol in uw operaties, hun toegang tot gevoelige klantgegevens en de potentiële impact op uw instelling als hun diensten worden onderbroken. Als het falen van een leverancier kan resulteren in significante operationele verstoring of financiële verlies, zijn ze waarschijnlijk een cruciale leverancier.

Vraag 2: Wat zijn de belangrijkste aspecten van een leveranciersoperatie die ik moet auditeren?

De belangrijkste aspecten omvatten de governance en organisatorische processen van de leverancier, naleving van regelgevende standaarden, informatiebeveiliging en bedrijfsvoortzettingsplannen. Zorg ervoor dat deze overeenkomen met het risicoappetit van uw bank en regelgevende vereisten. DORA Artikel 28(2) benadrukkt de noodzaak voor continue monitoring van derdenrisicobeheersystemen.

Vraag 3: Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn cruciale leveranciers voldoen aan AVG?

Om AVG-naleving te garanderen, moet uw leverancier een aangewezen Gegevensbeschermingsverantwoordelijke hebben, Gevoeligheidsimpactbeoordelings uitvoeren en een proces hebben voor het beheer van gegevensbreuken. Regelmatige audits van hun gegevensverwerkingsactiviteiten en hun capaciteit om te reageren op verzoeken van gegevensonderwerpen zijn ook cruciaal. Onder DORA zijn banken verantwoordelijk voor de acties van hun leveranciers, dus grondige due diligence is essentieel.

Vraag 4: Wat als een leverancier weigert om te voldoen aan onze auditverzoeken?

Als een leverancier weigert om te voldoen aan auditverzoeken, kan dit een significante rood vlag zijn. Het kan onderliggende nalevingsproblemen of een gebrek aan transparantie aantonen. In dergelijke gevallen is het essentieel om de relatie opnieuw te beoordelen, mogelijk contractuele clausules in te roepen die beëindiging toestaan indien naleving niet kan worden gewaarborgd. DORA Artikel 28(5) versterkt de juridische basis voor auditrechten in bankdienstcontracten.

Vraag 5: Hoe beheer ik leveranciersrisico in een snel veranderende regelgevende omgeving?

Blijf op de hoogte van regelgevende veranderingen die van invloed kunnen zijn op uw derdenrelaties. Bekijk en wijzig regelmatig leverancierscontracten om ze in overeenstemming te brengen met nieuwe regelgevingen. Blijf de naleving van leveranciers continue monitoren en overweeg het採用 van een risicogebaseerde benadering met een focus op cruciale leveranciers. Matproof, met zijn AI-geanimeerde beleidsvorming en geautomatiseerde bewijsmateriaalverzameling, kan helpen bij het voldoen aan regelgeving in een veranderende omgeving.

Sleutelpunts

• Cruciale leveranciers stellen significante operationele en financiële risico's voor uw bank, wat strikte beheerspraktijken vereist.
• Regelmatige beoordelingen van leveranciersnaleving aan regelgevingen zoals DORA, SOC 2 en AVG zijn nodig om risico's te beperken.
• Leverancierstiering helpt bij het effectief prioriteren van middelen en het beheren van risico's volgens het potentiële impact.
• Duidelijke communicatie en noodplanning zijn essentiële componenten van derdenrisicobeheer.
• Matproof kan helpen bij het stroomlijnen van complianceautomatisering, verminderend de administratieve last en waarborgend regelgevende naleving.

Voor een gratis evaluatie van uw huidige leveranciersbeheerpraktijken en hoe Matproof u kan helpen, bezoek https://matproof.com/contact.