VSME Standard: De ESG-Framework voor KMO-Leveranciers Onder CSRD

Inleiding

Bij het bespreken van het VSME-standaard, een ESG-framework voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) onder het Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), is het belangrijk eerst de legitime redenen te erkennen waarom sommige organisaties mogelijk voor een alternatieve benadering zouden kiezen. Sommige bedrijven kunnen zich meer vertrouwen voelen bij traditionele methoden van ComplianceReporting omdat ze vertrouwd zijn met deze procedures of omdat ze vrezen dat nieuwe standaarden hun operationele processen kunnen verstoren. Echter, het is belangrijk om te realiseren dat de mondiale trends en Europese regelgeving steeds meer druk uitoefenen op bedrijven om hun duurzaamheidsrapportage te verbeteren.

Het belang hiervan voor financiële dienstverleners in Europa kan bijna niet worden overdreven. Dit is een kritieke kwestie omdat financiële bedrijven niet alleen zelf onderworpen zijn aan strenge ESG-verplichtingen maar ook de verantwoordelijkheid dragen om te waarborgen dat hun leveranciers voldoen aan deze normen. Dit is van wezenlijk belang voor het vermijden van financiële en reputatiewijnen, het verminderen van risico's, en het behouden van het vertrouwen van klanten en investeerders.

Hierbij staan hoge straffen op de loer voor bedrijven die niet voldoen aan de eisen. Bij controle mislukt kan dit leiden tot forse boetes en het mislukken van audits, waardoor de bedrijfsvoering wordt onderbroken en de reputatie schade kan oplopen. Bovendien kunnen klanten en investeerders steeds meer eisen dat hun financiële dienstverleners gecertificeerde leveranciers hebben, wat de druk op de KMO-leveranciers verhoogt om aan de nieuwe ESG-standaarden te voldoen.

Het Kernprobleem

De kern van het probleem ligt niet alleen in het voldoen aan de regelgeving maar ook in het begrijpen van de impact van die regelgeving op de dagelijkse bedrijfsvoering. Veel organisaties onderschatten de werkelijke kosten die verbonden zijn aan het negeren van ESG-standaarden. Dit omvat niet alleen financiële verliezen maar ook de tijd die verloren gaat aan het corrigeren van fouten en het risico op blootstelling aan ongewenste media-aandacht.

Bij benadering van de kosten, kunnen we concreet kijken naar het voorbeeld van een financieringsonderneming die ondergeschikt is aan de DNB en de AFM. Stel dat deze onderneming 500.000 euro per jaar investeert in het vaststellen en bijhouden van compliance, maar door een gebrek aan transparantie in hun ESG-beleid 1 miljoen euro per jaar verliest aan reputatiewinst. Dit is maar een klein voorbeeld, maar het illustreert de financiële implicaties van niet voldoen aan de CSRD.

Het is ook niet ongewoon om te zien dat veel organisaties de essentie van de regelgeving verkeerd begrijpen. Veel bedrijven richten zich te veel op het voldoen aan de letters van de wet in plaats van de geest ervan. Dit kan leiden tot een onevenwichtige focus op specifieke aspecten van de ESG-verplichtingen, zoals alleen de milieuaspecten van de CSRD te rapporteren en de sociale en governanceaspecten te negeren, wat uiteindelijk kan leiden tot een ontoereikende compliance.

Specifiek in het kader van de VSME-standaard, is het belangrijk om te verwijzen naar artikel 16 van de CSRD, dat voorschrijft dat alle ondernemingen die binnen de EU opereren, een gedetailleerd en geïntegreerd verslag moeten presenteren over hun duurzaamheidsdoelstellingen en -praktijken. Veel bedrijven raken hierdoor in verwarring, omdat ze niet weten hoe ze dit verslag moeten opstellen of hoe ze het conform de eisen van de VSME-standaard moeten indienen.

Waarom Dit Nu Dringend Is

Recente regelgevingswijzigingen of handhavingsacties hebben de urgentie van het handhaven van ESG-standaarden verder verhoogd. Zo heeft de recente aankondiging van de NIS2-richtlijn, die is gericht op het verbeteren van de beveiliging van essentiële digitale diensten, een impact op hoe financiële bedrijven hun beveiligingsmaatregelen moeten rapporteren. Dit staat haaks op de traditionele manier van rapportage en vereist dat bedrijven hun ESG-beleid aanpassen aan deze nieuwe normen.

Bovendien is er een groeiende druk van de markt als gevolg van klanten die eisen dat hun financiële dienstverleners gecertificeerde leveranciers hebben. Dit is meer dan een trend; het is een absolute noodzaak om te voldoen aan de eisen van de markt om te overleven en concurreren in de financiële sector. Het is niet ongewoon om te zien dat klanten die financiële diensten zoeken, nadrukkelijk vragen naar de duurzaamheidsstandaarden van de leveranciers van hun bank. Dit is een kwestie van vertrouwen en transparantie.

Het is ook belangrijk om te noteren dat de gap tussen waar de meeste organisaties staan en waar ze moeten zijn, nog steeds groot is. Veel bedrijven zijn nog steeds bezig met het opbouwen van hun ESG-beleid en het begrijpen van de implicaties van de VSME-standaard. Dit betekent dat er nog veel werk moet worden gedaan voordat de meeste organisaties in staat zijn om volledig aan de nieuwe regelgeving te voldoen.

In de volgende delen van dit artikel zullen we ingaan op hoe de VSME-standaard kan worden ingevuld, wat de kosten en voordelen zijn van het implementeren van deze standaard en hoe dit kan worden aangepakt om te voldoen aan de huidige en toekomstige eisen van de Europese financiële sector. We zullen ook concrete voorbeelden geven van hoe bedrijven die gespecialiseerd zijn in financiële dienstverlening in Nederland, zoals ING en Rabobank, reageren op deze veranderingen en hoe zij hun operationele processen aanpassen om te voldoen aan deze nieuwe standaard.

Het OplossingsFramework

De VSME standaard biedt een stap-voor-stap aanpak om de problemen op het gebied van ESG rapportage en compliance voor KMO's te ondervangen. Dit kader is ontworpen om bedrijven te helpen bij het nakomen van de vereisten van de CSRD, waarbij de focus ligt op een praktische en operationele aanpak.

Stap 1: Bepaal uw startingpositie

Eerst moet uw bedrijf bepalen waar het zich momenteel bevindt met betrekking tot ESG rapportage. Hiervoor kunt u de VSME standaard als een referentiepunt gebruiken. De basismodule van de VSME standaard biedt een overzicht van de essentiële Aspecten van ESG die elke onderneming zou moeten overwegen.

Stap 2: Identificeer noodzakelijke maatregelen

Verwijzen naar artikelen en eisen van de CSRD, u moet daarnaast de relevante artikelen identificeren die van toepassing zijn op uw bedrijf. Bijvoorbeeld, artikel 47 van de CSRD vereist dat bedrijven een duidelijke en gedetailleerde beschrijving geven van hun beleid inzake non-financiële aspecten. Dit is een stap die "goed" van "net passeren" scheidt - bedrijven moeten dit beleid niet alleen beschrijven, maar ook concreet en operationeel maken.

Stap 3: Integreer ESG in uw bedrijfsvoering

U moet ESG integreren in uw bedrijfsstrategie en dagelijkse bedrijfsvoering. Dit betekent dat u beleid moet ontwikkelen dat zowel gedragsregels als doelstellingen omvat. Bovendien moet u regelmatig beoordelingen uitvoeren om te controleren of uw beleid werkt en of er verbeteringen mogelijk zijn.

Stap 4: Bouw een transparante rapportage op

Transparantie is cruciaal bij het rapporteren over ESG aspecten. U moet uw stakeholders in de gelegenheid stellen om inzicht te krijgen in de maatregelen die u neemt en de resultaten daarvan. Dit omvat het publiceren van een jaarlijks non-financiële verslag waarin alle relevante informatie over uw ESG prestaties wordt opgenomen.

Stap 5: Verifieer en corrigeer

Tot slot moet u uw ESG rapportage controleren en indien nodig corrigeren. Dit kan intern of door een externe partij gebeuren, maar het is een essentiële stap om te voldoen aan de CSRD vereisten en om het vertrouwen van uw stakeholders te winnen.

Het "goed" uit de "net passeren" scheidt door een diepgaande integratie van ESG in het bedrijfsproces, meer dan alleen het nakomen van de minimumeisten. Dit omvat het instellen van ambitieuze doelstellingen, het creëren van een cultuur waarin duurzaamheid en verantwoordelijkheid centraal staan en het bijhouden van voorbeeldige praktijken op het gebied van ESG.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Fout 1: Louter Minimumeisen nakomen

Veel bedrijven volstaan met het nakomen van de minimumeisen voor ESG rapportage. Dit kan echter leiden tot een lakse benadering van de vereisten en kan de kans op non-compliance vergroten. In plaats van dit te doen, moet uw bedrijf streven naar meer dan alleen het minimum, met name door het instellen van concrete doelstellingen en het ontwikkelen van beleid dat werkelijk effect heeft op uw bedrijfsvoering.

Fout 2: Ontbreken van interne verantwoordelijkheid

Een veelvoorkomend probleem is dat bedrijven geen duidelijke verantwoordelijkheid hebben toegewezen aan ESG. Dit kan leiden tot een gebrek aan coördinatie en inconsistente uitvoering van beleid. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat een hoge bestuursfunctie verantwoordelijk is voor ESG en dat deze taken ook worden uitgevoerd door een gespecialiseerde team.

Fout 3: Onvoldoende Communicatie

Sommige bedrijven communiceren hun ESG-initiatieven niet adequaat naar buiten toe. Dit kan ertoe leiden dat stakeholders niet begrijpen wat het bedrijf doet op het gebied van duurzaamheid en ethiek. Het is belangrijk om een duidelijke en transparante communicatiestrategie te ontwikkelen die het werk van uw bedrijf op het gebied van ESG verifieerbaar maakt.

Fout 4: Gebrek aan Continuïteit

Een groot risico is dat bedrijven hun ESG-initiatieven niet op een gestructureerde manier voortzetten. Dit kan leiden tot een gebrek aan verbetering en innovatie op het gebied van ESG. Het is essentieel om te zorgen voor een systeem dat de voortdurende beoordeling en verbetering van uw ESG-prestaties mogelijk maakt.

Fout 5: Onvoldoende Gegevensbeheer

Ten slotte moeten bedrijven hun gegevens goed beheren om te voldoen aan de ESG-vereisten. Het ontbreken van een effectief gegevensbeheer kan ertoe leiden dat bedrijven niet in staat zijn om hun gegevens nauwkeurig te rapporteren en te verifieren. Dit kan voor ernstige problemen op het gebied van compliance leiden.

Hulpmiddelen en Benaderingen

Handmatige Aanpak

De handmatige aanpak voor ESG rapportage heeft voordelen, zoals flexibiliteit en het vermogen om specifieke bedrijfsspecifieke details te hanteren. Echter, dit heeft ook nadelen zoals het tijdrovend zijn en de kans op menselijke fouten toenemen. Bovendien kan het lastig zijn om de benodigde nauwkeurigheid en consistentie te garanderen, vooral bij grotere bedrijven of die met complexe bedrijfsstructuur.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

Geautomatiseerde complianceplatforms, zoals Matproof, kunnen de processen voor ESG rapportage en compliance versnellen en vereenvoudigen. Ze kunnen automatische controlepunten instellen, gegevens verzamelen en rapporten genereren, wat het werk van complianceteams efficiënter maakt. Het is belangrijk om platforms te kiezen die voldoen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf, ondersteuning bieden voor de relevante regelgeving en goed functioneren in de Europese context.

Bij het kiezen van een geautomatiseerd platform moet u rekening houden met de volgende aspecten:

1. Ondersteuning voor relevante ESG- en compliancestandaarden, zoals de CSRD.
2. Mogelijkheid om gegevens te integreren uit verschillende bronnen, zoals financiële systemen en zakelijke processen.
3. User-friendly interface en nauwkeurige instructies voor zowel technische als niet-technische gebruikers.
4. Functies voor het bijhouden en rapporteren van voortgang, inclusief waarschuwingen bij afwijkingen.
5. 100% Europese gegevensresidentie om te voldoen aan de eisen inzake gegevensbescherming.

Matproof past hierbij omdat het een platform is dat specifiek is ontworpen voor de behoeften van financiële diensten in de EU. Het biedt ondersteuning voor de generatie van beleid door AI, het verzamelen van bewijs van cloudaanbieders en het monitoren van eindpunten voor compliance. Bovendien garandeert Matproof 100% gegevensresidentie in de EU, wat het ideaal maakt voor bedrijven die hun gegevensprivacy en -veiligheid hoog in het vaandel moeten houden.

In het algemeen, moet een geautomatiseerd platform de workflow verhogen en de kans op fouten verminderen, terwijl het het nakomen van ESG- en compliancevereisten efficiënter en effectiever maakt. Het is een goedgekeurde optie voor bedrijven die hun processen willen optimaliseren en hun automatiseringsniveau willen verhogen.

Sluitingsopmerkingen

Implementeren van de VSME standaard en het nakomen van de CSRD vereist een gedetailleerde en gestructureerde aanpak. Kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde complianceplatforms kunnen hierbij een grote hulp zijn. Het is echter ook belangrijk om te begrijpen dat automation geen vervanging is voor menselijk inzicht en verantwoordelijkheid. Het is de combinatie van geautomatiseerde tools en deskundige menselijke input die het maximale resultaat zal opleveren. Uiteindelijk is het doel om uw bedrijf te positioneren als een leider op het gebied van duurzaamheid en verantwoordelijkheid, wat niet alleen de naleving van de wet garandeert, maar ook het vertrouwen van uw stakeholders verhoogt en uw concurrentiepositie op de lange termijn versterkt.

Aan de slag: Uw volgende stappen

Het VSME standaard is een ongeëvenaarde kans voor uw onderneming om de wereld van duurzaamheid te betreden en te overtuigen dat u aan de hoogste standaarden voldoet. Hieronder vindt u een vijfstappenplan dat u deze week kunt volgen:

Stap 1: Wetenschappelijke kennis opdoen

Begin met het lezen van de officiële publicaties over de VSME standaard en hoe deze in verband staat met de CSRD. Raadpleeg de richtlijnen van de Europese Commissie en de DNB voor gedetailleerde informatie over de verplichtingen die bij het rapporteren horen.

Stap 2: Interne beoordelingen uitvoeren

Identificeer uw huidige ESG-indicatoren en beoordelingen ten opzichte van de VSME standaard. Dit kan handig zijn om een intern auditteam in te stellen of een externe adviseur in te huren om een objectieve beoordeling uit te voeren.

Stap 3: Een actieplan ontwikkelen

Bijgelicht met de resultaten van uw beoordeling, moet u een actieplan ontwikkelen dat zich richt op de verbeterpunten en hoe u uw ESG-doelstellingen kunt verhogen om te voldoen aan de VSME standaard.

Stap 4: Communicatie met stakeholders

Begin een dialoog met uw belanghebbenden, waaronder klanten, leveranciers en werknemers, over uw ESG-initiatieven en hoe u van plan bent te voldoen aan de VSME standaard.

Stap 5: Implementatie en monitoring

Implementeer uw actieplan en start met het verzamelen van bewijs dat u de VSME standaard voldoet. Monitor regelmatig uw voortgang en past uw strategie aan waar nodig om te voldoen aan de verplichtingen van de CSRD.

Raadpleeg voor verdere bronnen de Publicatie van de Europese Commissie over de VSME standaard (https://eur-lex.europa.eu) en de informatie van de DNB over de CSRD (https://www.dnb.nl).

Een snelle winst die u vandaag kunt bereiken, is het bekijken van uw huidige beleid en procedure om te zien of ze al voldoen aan de basismodule van de VSME standaard. Dit kan een eerste stap zijn om uw onderneming te oriënteren op de vereisten.

Veelgestelde vragen

Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen over de VSME standaard en hoe deze van invloed is op uw onderneming:

Vraag 1: Wat zijn de belangrijkste verplichtingen voor mijn onderneming volgens de VSME standaard?

De VSME standaard vereist dat uw onderneming geharmoniseerde rapportages over ESG-kwesties publiceert die voldoen aan de eisen van de CSRD. Dit omvat informatie over de milieudoelstellingen, arbeids- en sociale normen, alsmede de manier waarop uw onderneming risico's beheert op het gebied van duurzaamheid.

Vraag 2: Hoe word ik gecontroleerd op naleving van de VSME standaard?

De naleving van de VSME standaard wordt beoordeeld middels een gedetailleerde beoordeling van uw ESG-rapportages en beleid. De DNB en de AFM kunnen bepalen of een onderneming voldoet aan de eisen op basis van dit beoordelingsproces, wat kan leiden tot aanbevelingen of sancties indien nodig.

Vraag 3: Wat zijn de financiële gevolgen van niet-naleving van de VSME standaard?

Niet-naleving van de VSME standaard kan leiden tot financiële sancties, reputatieschade en kan de toegang tot financiering beperken. Dit is van groot belang omdat de financiering van bedrijven wordt beïnvloed door hun duurzaamheidsdoelstellingen en hun vermogen om die te halen.

Vraag 4: Hoe kan ik mijn onderneming voorbereiden op de VSME standaard?

U kunt uw onderneming voorbereiden door een gedetailleerd begrip te ontwikkelen van de VSME standaard en wat dit inhakt voor uw specifieke bedrijfsactiviteiten. Werk samen met uw teams om een actieplan uit te werken dat uw onderneming in staat stelt om te voldoen aan de VSME standaard en houd uw stakeholders geïnformeerd over uw voortgang.

Vraag 5: Wat is de invloed van de VSME standaard op de concurrentiepositie van mijn onderneming?

De VSME standaard kan de concurrentiepositie van uw onderneming verbeteren omdat het aanduidt dat u zich inzich kunt houden aan de hoogste standaarden voor duurzaamheid. Dit kan leiden tot een betere marktpositie en kan bijdragen aan het winnen van vertrouwen bij klanten en investors.

Belangrijke lespunten

Hieronder vindt u enkele belangrijke lespunten van dit artikel:

• De VSME standaard stelt specifieke eisen voor het rapporteren van ESG-kwesties voor kleine en middelgrote ondernemingen.
• Het is van groot belang om te voldoen aan deze eisen om te voorkomen dat er sancties worden opgelegd en om uw concurrentiepositie te behouden.
• Door een actieplan te ontwikkelen en te implementeren, kunt u uw onderneming voorbereiden op de eisen van de VSME standaard.
• Matproof kan u helpen om deze processen te automatiseren en ervoor te zorgen dat uw onderneming voldoet aan de VSME standaard (https://matproof.com/contact). Neem contact op om een gratis beoordeling te ontvangen.