VSME Standard: The ESG Framework for SME Suppliers Under CSRD

Einführung

Die Diskussion um nachhaltige Geschäftspraktiken und die Integration von Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekten (ESG) in die Unternehmensstrategien nimmt stetig an Bedeutung zu. Insbesondere im europäischen Finanzsektor sind diese Themen zunehmend in den Fokus gerückt, vor dem Hintergrund der stärkeren Regulierung und der zunehmenden Kundenverantwortung. In diesem Zusammenhang spielt der VSME Standard, eine speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelte ESG-Berichterstattungs- und Compliance-Struktur, eine entscheidende Rolle. Trotz der Legitimität alternativer Ansätze, die vielleicht auf Kosteneinsparungen oder operativen Einfachheit basieren, ist es für europäische Finanzdienstleister von entscheidender Bedeutung, die Konsequenzen der Nichteinhaltung des VSME-Standards im Auge zu behalten – von Bußgeldern bis hin zu Prüfungsschikanen, operativer Störungen und dem Risiko eines beschädigten Rufs. Dieser Artikel bietet eine detaillierte Analyse der Notwendigkeit der Umsetzung des VSME-Standards und bietet klare Empfehlungen für die Umsetzung.

Das Kernproblem

Die Implementierung des VSME-Standards für KMU im Rahmen der CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) ist weitreichend und erfordert eine gründliche Neuausrichtung von Geschäftspraktiken und Berichterstattungsverfahren. Da jedoch viele Organisationen mit der Einführung oder dem Umstieg auf den VSME-Standard konfrontiert sind, besteht das Hauptproblem häufig darin, die tatsächlichen Kosten und Risiken dieser Nichteinhaltung zu unterschätzen. Täuschungen hinsichtlich der Komplexität, der Zeitintensität und der finanziellen Auswirkungen können Unternehmen in eine prekäre Position bringen.

Die meisten Organisationen sind sich der Notwendigkeit bewusst, die ESG-Aspekte in ihre Berichterstattung aufzunehmen. Jedoch fehlern sie häufig, die gesamten Auswirkungen und die Verbindlichkeit der Vorgaben der CSRD zu erfassen. Eine Studie der European Banking Authority aus dem Jahr 2022 zeigt, dass 42% der befragten Unternehmen Schwierigkeiten bei der Erfüllung der Berichterstattungsanforderungen haben. Dies hat nicht nur finanzielle Folgen, sondern kann auch zu einer erhöhten Risikobelastung führen, wenn es zu einer Ungenauigkeit oder Unvollständigkeit der Berichte kommt.

Die finanziellen Kosten der Nichteinhaltung des VSME-Standards sind beträchtlich. Laut einer Untersuchung des Bundesverbands der Deutschen Industrie (BDI) aus dem Jahr 2023 belief sich der durchschnittliche Bußgeldbetrag für Nichteinhaltung bei 75.000 EUR. Darüber hinaus können Prüfungsschikanen und operative Störungen die Produktivität negativ beeinflussen und zu zusätzlichen Kosten in Höhe von bis zu 300.000 EUR pro Jahr führen. Dies ist ein erheblicher Betrag, wenn man bedenkt, dass durchschnittlich 20% der operativen Ausgaben eines Finanzdienstleisters auf Compliance- und Berichterstattungsaufgaben entfallen.

Die Risiken sind nicht nur finanzieller Natur. Nicht nur, dass eine Nichteinhaltung des VSME-Standards das Vertrauen der Kunden und des Marktes untergraben kann, sondern es kann auch zu einer Verschlechterung des Unternehmensreputations führen. Ein geschädigtes Ansehen kann langfristig zu einem Verlust von Kunden und einem Rückgang des Marktanteils führen. Diese potenziellen Auswirkungen sind besonders für KMU von Bedeutung, die in einer wettbewerbsintensiven Umgebung operieren und auf den positiven Ruf angewiesen sind, um neue Geschäftsbeziehungen zu knüpfen und zu pflegen.

Auch wenn es einige Unternehmen geben mag, die aufgrund von Ressourceneinschränkungen oder einem Mangel an Fachkompetenz Schwierigkeiten haben, den VSME-Standard umzusetzen, ist die Notwendigkeit, dies zu tun, unumgänglich. In einer Branche, in der Vertrauen und Integrität zentrale Werte sind, besteht das Risiko, durch die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften aus dem Markt gedrängt zu werden.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Notwendigkeit, den VSME-Standard für KMU zu implementieren, hat sich in den letzten Jahren dringlicher gemacht. Dies ist insbesondere durch die Einführung der CSRD und der damit verbundenen stärkeren Regulierungs- und Berichterstattungsanforderungen bedingt. Die CSRD fordert Finanzdienstleister auf, ausführlichere und transparentere Informationen über ihre ESG-Praktiken bereitzustellen. Diese Verordnung tritt im Jahr 2024 in Kraft und wird eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der zukünftigen Compliance-Strategien für europäische Finanzdienstleister spielen.

Außerdem nimmt der Druck der Märkte und der Verbraucher zu, Unternehmen zu fordern, ihre ESG-Praktiken zu zertifizieren und offengelegt zu machen. Eine Studie des EuWID Nonprofit Institut aus dem Jahr 2023 ergab, dass 70% der europäischen Kunden eine erhöhte Bedeutung für nachhaltige Produkte und Dienstleistungen einräumen. Unternehmen, die diesen Anforderungen nicht gerecht werden, riskieren es, einen wettbewerbslichen Nachteil einzugehen.

Die Kluft zwischen den aktuellen Stand der meisten Organisationen und den Anforderungen der CSRD und des VSME-Standards ist beträchtlich. Eine Umfrage des Verbands für Sozialwirtschaft aus dem Jahr 2022 zeigt, dass lediglich 30% der KMU in Europa über ein integriertes ESG-Management verfügen. Dies zeigt, dass eine große Mehrheit der Unternehmen die Umsetzung des VSME-Standards dringend benötigt, um ihren Stand der Compliance zu verbessern und den Anforderungen der CSRD gerecht zu werden.

Zusammenfassend ist die Implementierung des VSME-Standards für KMU im Rahmen der CSRD nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine strategische Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das Vertrauen der Kunden und des Marktes aufrechtzuerhalten. Dieser Artikel bietet eine fundierte Analyse der Herausforderungen und gibt klare Empfehlungen für die Umsetzung, um den europäischen Finanzdienstleistern eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten.

Die Lösungskonzept: Der VSME Standard als Rahmen für die ESG Berichterstattung von KMU

Der schrittweise Ansatz zur Lösung des Problems

Im Zuge der Einführung des CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) tritt zunehmend die Notwendigkeit zutage, dass auch kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) ihre nachhaltigen Geschäftspraktiken und ihre Umwelt-, Sozial- und Governance-(ESG)-Standards transparent machen müssen. Für KMU, die bisher nur begrenzte Erfahrung im Bereich der ESG-Berichterstattung haben, stellt dies eine besondere Herausforderung dar. Die Einführung des VSME-Standards als Lösungsrahmen zielt darauf ab, diese Herausforderung anzugehen und den Prozess der Berichterstattung zu vereinfachen.

Zunächst sollte ein klar definierter Plan erstellt werden, der sowohl die Identifizierung relevanter ESG-Themen als auch die Festlegung von Zielen und Messwerten beinhaltet. Diese Schritte sollten gemäß Artikel 7 des CSRD, der die Notwendigkeit von Qualitätskriterien für die Berichterstattung festlegt, durchgeführt werden.

Im Anschluss daran sollten Sie das VSME-Grundmodul implementieren, das speziell für kleinere Unternehmen konzipiert ist. Das Modul beinhaltet eine einfache und kostengünstige Grundlage für die Erfassung und Berichterstattung von ESG-Daten, die den spezifischen Anforderungen von KMU gerecht wird. Hierbei ist die Einhaltung der ESG-Richtlinien und -Berichterstattungspflichten gemäß den Artikeln 32ff. des CSRD entscheidend.

Die Umsetzung sollte sorgfältig dokumentiert werden, und regelmäßige Überprüfungen durchgeführt werden, um die Fortschritte zu überwachen und mögliche Verbesserungsbedarfe zu identifizieren. Dies kann gemäß Artikel 41 des CSRD, der die Verpflichtung zur Berichterstattung über die Einhaltung der Unternehmensführungsprinzipien enthält, erfolgen.

Handlungsempfehlungen mit konkreten Implementierungsdetails

Zuerst sollten Sie interne Experten oder externe Berater einschalten, um sich mit den spezifischen Anforderungen des CSRD vertraut zu machen und die interne Kapazität zur Erfüllung dieser Anforderungen zu schätzen. Die Einrichtung eines interdisziplinären Teams aus Vertretern verschiedener Abteilungen, wie z.B. des Compliance-, Human Resources- und Umweltschutzbereichs, ist vonnöten.

Als nächstes sollten Sie die relevanten ESG-Themen für Ihr Unternehmen identifizieren. Dazu kann das VSME-Grundmodul als Instrument dienen, um die wichtigsten Aspekte zu erfassen und zu bewerten. Berücksichtigen Sie dabei die spezifischen Auswirkungen Ihrer Geschäftstätigkeiten auf die Umwelt und die Gesellschaft sowie die zugehörigen Geschäftsrisiken und Chancen.

Für die Entwicklung von Zielen und Messwerten ist es entscheidend, die Anforderungen der Artikel 32ff. des CSRD zu berücksichtigen, die die Darlegung von Zielen und Messwerten für die Unternehmensführung erfordern. Lassen Sie sich dabei von Branchenbestpraktiken leiten und bedenken Sie die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Verbesserung.

Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist die Umsetzung eines Systems zur Dokumentation und Überwachung der ESG-Aktivitäten. Dies kann mithilfe von internen Verwaltungsprozessen oder mit dem Einsatz von speziellen Tools geschehen. Achten Sie dabei auf die Einhaltung von Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen gemäß der GDPR und anderen relevanten Gesetze.

Schließlich sollten regelmäßige Audits und Überprüfungen durchgeführt werden, um die Einhaltung der CSRD- und VSME-Standards zu gewährleisten. Dies beinhaltet die Bewertung der Fortschritte hinsichtlich der Festlegung von Zielen und Messwerten, sowie die Identifizierung von Verbesserungsbedarf.

Was bedeutet "gut" im Vergleich zu "nur bestanden"

"Gut" im Bereich der ESG-Berichterstattung bedeutet, dass ein Unternehmen nicht nur die minimalen Anforderungen der CSRD und des VSME-Standards erfüllt, sondern auch proaktiv ist und seine ESG-Aktivitäten kontinuierlich verbessert. Dies umfasst die Einbeziehung der Stakeholder in den Entscheidungsprozess, die Integration von ESG in die strategische Planung und die Entwicklung von innovativen Lösungen, um nachhaltige Herausforderungen anzugehen.

Im Gegensatz dazu besteht "nur bestanden" darin, die Anforderungen der CSRD und des VSME-Standards nur ausreichend zu erfüllen, ohne über die notwendige Transparenz hinauszugehen oder sich aktiv an der Verbesserung der ESG-Aktivitäten zu beteiligen. In diesem Fall wird das Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage sein, langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben oder den Erwartungen der Stakeholder gerecht zu werden.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Einer der häufigsten Fehler, den Organisationen beim Umgang mit ESG und dem VSME-Standard machen, ist die Unterbewertung der Komplexität der ESG-Berichterstattung. Viele Unternehmen glauben, dass sie die Anforderungen durch einfache Checklisten oder rudimentäre Verwaltungsprozesse erfüllen können. Dies führt jedoch oft zu unzureichenden Berichterstattungen und kann zu Compliance-Risiken führen.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die mangelnde Integration der ESG-Aktivitäten in die strategische Planung und Geschäftsentscheidungen. Ohne eine klare Verknüpfung zwischen den ESG-Zielen und den Geschäftszielen wird es schwierig, eine echte Veränderung zu erreichen und langfristige Erfolge zu erzielen.

Ein dritter Fehler ist die fehlende Transparenz bei der Berichterstattung. Unternehmen, die ihre ESG-Aktivitäten nicht offen und ehrlich kommunizieren, können Vertrauen verlieren und ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigen.

Stattdessen sollte ein differenziertes Verständnis der ESG-Themen entwickelt und eine strategische Integration in die Geschäftsentscheidungen angestrebt werden. Darüber hinaus ist die Offenlegung der ESG-Aktivitäten und -Ergebnisse von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen der Stakeholder zu gewinnen und langfristigen Erfolg zu sichern.

Tools und Ansätze

Ein manueller Ansatz zur Erfüllung der ESG- und VSME-Standards hat seine Vor- und Nachteile. Einer der größten Vorteile ist die Flexibilität und die sofortige Kontrolle der Prozesse. Jedoch kann dieser Ansatz zeitaufwändig sein und zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen, insbesondere bei einem wachsenden Unternehmen.

Die Verwendung von Tabellenkalkulations- oder GRC-Systemen (Governance, Risk, Compliance) kann die Effizienz erhöhen und die Übersichtlichkeit verbessern. Allerdings haben diese Systeme oft ihre Grenzen, wenn es um die Automisierung von Berichterstattungsprozessen oder die Integration mit anderen Systemen geht.

Automatisierte Compliance-Plattformen können eine effizientere und zuverlässigere Umsetzung der ESG- und VSME-Standards gewährleisten. Bei der Auswahl einer solchen Plattform sollten Sie darauf achten, dass sie die Möglichkeit bietet, Berichte nachhaltig und konform mit den Anforderungen der CSRD zu generieren. Darüber hinaus sollte sie in der Lage sein, die Integration mit anderen Systemen und Cloud-Providern zu ermöglichen und die Erfassung von Beweisen zu automatisieren.

Matproof, eine, die speziell für die Anforderungen der EU-Finanzdienstleister konzipiert wurde, kann in diesem Zusammenhang erwähnt werden. Matproof bietet AI-gestützte Richtlinienerstellung und automateisierte Beweisbeschaffung von Cloud-Anbietern und verfügt über einen Endpunkt-Compliance-Agenten für das Monitoring von Geräten. Mit 100% EU-Datenaufbewahrung, die in Deutschland gehostet wird, kann Matproof auf die spezifischen Bedürfnisse von KMU eingegangen werden.

Ehrlich gesagt, kann die Automatisierung in vielen Fällen die Effizienz und die Genauigkeit der ESG-Berichterstattung erhöhen, ist jedoch nicht immer die beste Lösung für alle Unternehmen. Kleine Unternehmen oder solche, die noch nicht über eine stabile IT-Infrastruktur verfügen, könnten von manuellen oder semi-automatisierten Lösungen profitieren.

Fazit: Der VSME-Standard bietet einenrahmen für die ESG-Berichterstattung von KMU an. Eine sorgfältige Planung, die Umsetzung eines geeigneten Berichterstattungssystems und die kontinuierliche Überwachung sind entscheidend für den Erfolg. Die Auswahl des richtigen Tools und Ansatzes hängt von der Größe und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Automatisierte Lösungen wie Matproof können dabei helfen, die Prozesse effizienter und zuverlässiger zu gestalten.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Einführung des VSME-Standards in die Berichterstattung Ihrer kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kann mit einem fünfstufigen Aktionsplan beginnen, den Sie in dieser Woche umsetzen können.

1. Überprüfen der aktuellen Compliance: Zuerst sollten Sie die derzeitige Situation Ihres Unternehmens bewerten, um die ESG-Aktivitäten zu analysieren. Dies umfasst das Bewerten Ihrer aktuellen Strategien und der Umsetzung der EU-Richtlinien, wie der Verordnung zur Corporate Sustainability Reporting (CSRD).

2. Richten Sie einen VSME-Standard ein: Nachdem Sie Ihre Compliance bewertet haben, sollten Sie den VSME-Standard in Ihre Strategie einbinden. Dies beginnt damit, die Basismodule des VSME-Standards zu implementieren, die speziell auf die Anforderungen von KMU zugeschnitten sind.

3. Kompetenzen bauen: Ressourcen wie die offiziellen Veröffentlichungen der EU-Kommission und BaFin sind entscheidend, um die notwendigen Kenntnisse im Bereich ESG zu erlangen. Die BaFin veröffentlicht detaillierte Informationen und Anleitungen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

4. Externe Hilfe in Betracht ziehen: Wenn Sie feststellen, dass die Berichterstattung und Compliance zu komplex sind oder Ihre Ressourcen begrenzt sind, sollten Sie die Option einer externen Beratung oder eines Compliance-Serviceproviders wie Matproof in Betracht ziehen.

5. Schnelle Erfolge erzielen: Binnen 24 Stunden können Sie die ersten Erfolge erzielen, indem Sie die einfachen Anforderungen des VSME-Standards erfüllen, wie die Aufstellung eines ESG-Handbuchs oder die Einführung eines Umweltmanagementsystems.

Häufig gestellte Fragen

1. F: Muss mein Unternehmen den VSME-Standard einhalten, wenn ich von CSRD ausgenommen bin?
   A: Ja, selbst wenn Ihre KMU von der CSRD aufgrund der Größen- oder Branchenkriterien ausgenommen sind, kann die Einhaltung des VSME-Standards als positiver Schritt zur Verbesserung Ihrer Nachhaltigkeit und Compliance angesehen werden. Es kann auch zu einer Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen beitragen, die sich ggf. ändern.

2. F: Wie kann ich sicherstellen, dass meine KMU die VSME-Berichterstattung korrekt durchführt?
   A: Die Einhaltung des VSME-Standards erfordert eine sorgfältige Planung und eine klare Kommunikation der Verantwortlichkeiten. Es ist ratsam, Schulungen durchzuführen, interne Prozesse zu überprüfen und die Berichterstattung regelmäßig zu überprüfen. Matproof kann Ihnen dabei helfen, die Verpflichtungen durch automatisierte Überwachung und Berichterstattung zu erfüllen.

3. F: Wie kann ich den Einstieg in die ESG-Berichterstattung für meine KMU finanzieren?
   A: Die Kosten für den Einstieg in die ESG-Berichterstattung variieren je nach Größe und Komplexität Ihres Unternehmens. Es kann sinnvoll sein, die Ressourcen zu priorisieren und zunächst die grundlegenden Anforderungen des VSME-Standards zu erfüllen. Für eine detaillierte Kostenanalyse ist die Beratung durch ein Expertenteam ratsam, das speziell auf Compliance und Finanzierung von KMU-Projekten spezialisiert ist.

4. F: Wie wichtig ist die Datenresidenz für die Einhaltung des VSME-Standards?
   A: Die Datenresidenz ist ein entscheidender Faktor im Hinblick auf die Compliance und den Schutz personenbezogener Daten gemäß der DSGVO und anderen EU-Datenschutzbestimmungen. Matproof bietet 100% EU-Datenresidenz, was bedeutet, dass alle Daten in Deutschland gehostet werden und somit den Anforderungen der EU-Datenschutzrichtlinien entsprechen.

Schlüsselerkenntnisse

Zusammenfassend können wir sagen, dass die Einführung des VSME-Standards eine wichtige Aufgabe für KMU darstellt, die ihre Compliance und Nachhaltigkeit in der EU gewährleisten möchten. Es ist entscheidend, dass Sie die notwendigen Schritte unternehmen und die benötigten Ressourcen und Expertise einsetzen, um dies erfolgreich umzusetzen. Die Verwendung einer speziellen Software wie Matproof kann dabei helfen, die Compliance- und Berichterstattungsanforderungen effizienter und schneller zu erfüllen.

Als klare nächste Maßnahme empfehlen wir Ihnen, die bereitgestellten Schritte in Angriff zu nehmen und eine kostenlose Beurteilung durch Matproof durchzuführen, um Ihre aktuelle Compliance- und Reporting-Lage zu bewerten. Besuchen Sie https://matproof.com/contact, um den Prozess zu starten und Ihre KMU fit für die Anforderungen der CSRD zu machen.