Estructura del Equipo de Cumplimiento para Entidades de Servicios Financieros

Introducción

Paso 1: Abra su registro de proveedores de TIC. Si usted no tiene uno, ese es su primer problema. En los servicios financieros europeos, el cumplimiento no es solo una opción deseable; es crítico para la misión. La falta de cumplimiento puede llevar a multas abrumadoras, fracasos en auditorías, interrupciones operativas y daño a la reputación. La apuesta es alta, literalmente. Según la Autoridad Bancaria Europea, las multas bajo MiFID II pueden llegar a hasta 15 millones de euros o el 10% del volumen de negocios anual. Pero el costo va más allá de las penalizaciones regulatorias. Considere el tiempo perdido en procesos manuales, la exposición al riesgo debido a controles inadecuados y el costo de oportunidad de no poder responder rápidamente a los cambios en el mercado. El impacto financiero es significativo. Por eso es crucial tener la estructura de su equipo de cumplimiento correcta. La estructura organizacional adecuada puede mejorar la eficiencia, reducir el riesgo y crear una ventaja competitiva. Este artículo proporcionará una ruta de mapa para construir una estructura de equipo de cumplimiento efectiva adaptada a las necesidades de las entidades de servicios financieros europeos.

El Problema Central

La mayoría de las organizaciones tienen equipos de cumplimiento, pero a menudo no alcanzan en términos de estructura, procesos y tecnología. Esto no es solo un problema menor; puede tener consecuencias graves. Hagamos las cuentas. Supongamos una entidad de servicios financieros con 1,000 empleados. Si el equipo de cumplimiento está desorganizado y carece de procesos claros, puede llevar a ineficiencias que desperdician 100 horas de tiempo de los empleados por semana. Eso es 25,200 horas al año, lo que cuesta a la empresa más de 1 millón de euros en costos laborales, asumiendo un salario promedio de 40,000 euros al año. Y eso no es todo. Los malos procesos de cumplimiento también pueden llevar a multas regulatorias. En 2021, Credit Suisse fue multado con 475 millones de euros por BaFin por violaciones de las regulaciones sobre blanqueo de capitales. Estos costos se acumulan rápidamente. Además, los fallos de cumplimiento pueden llevar a interrupciones operativas. Según un informe del Instituto Ponemon, el costo promedio de una violación de datos es de 3.86 millones de euros. Una parte significativa de estos costos proviene de la pérdida de negocios y el daño a la reputación. Entonces, ¿qué están haciendo mal las organizaciones? A menudo, es la falta de una estructura y responsabilidades claras. Muchos equipos de cumplimiento operan en silos, con responsabilidades superpuestas y lagunas en la cobertura. Esta falta de claridad lleva a la confusión, las ineficiencias e incrementa el riesgo. Las referencias regulatorias resaltan aún más la necesidad de una estructura de equipo de cumplimiento bien definida. Bajo el Artículo 28(2) de DORA, las instituciones financieras deben establecer "organigramas adecuados y adecuados". Esto incluye roles y responsabilidades claros para la función de cumplimiento. La realidad es que la mayoría de las organizaciones no alcanzan en este aspecto. Una encuesta de 2022 realizada por PwC encontró que el 44% de las entidades de servicios financieros no tienen una comprensión clara de quién es responsable del cumplimiento dentro de su organización.

¿Por qué esto es urgente ahora?

La urgencia de mejorar las estructuras de equipos de cumplimiento nunca ha sido mayor. Varios cambios regulatorios recientes han incrementado la vigilancia sobre las funciones de cumplimiento. Por ejemplo, la Regulación Europea de Divulgación de Finanzas Sostenibles (SFDR) requiere que los participantes del mercado financiero revelen cómo los riesgos de sostenibilidad se integran en sus procesos. Esto coloca un valor en tener una estructura de equipo de cumplimiento sólida para gestionar estos nuevos requisitos. Del mismo modo, la Directiva Europea sobreInstrumentos Financieros (MiFID II) ha expandido significativamente el alcance de las actividades reguladas. Los equipos de cumplimiento deben estar estructurados para manejar estas responsabilidades ampliadas. La presión del mercado también impulsa la necesidad de mejorar las estructuras de cumplimiento. Los clientes están demandando cada vez más certificaciones como SOC 2 e ISO 27001. Estas certificaciones requieren una estructura de equipo de cumplimiento bien definida para demostrar efectividad. Finalmente, la desventaja competitiva de no cumplir se está volviendo más pronunciada. Las empresas con estructuras de cumplimiento sólidas están mejor posicionadas para capturar oportunidades de mercado y diferenciarse de sus competidores. La brecha entre donde están la mayoría de las organizaciones y donde necesitan estar es significativa. Mientras que el 76% de las entidades de servicios financieros informan tener un oficial principal de cumplimiento, solo el 40% tienen un equipo de cumplimiento dedicado. Y de esos, muchos carecen de la estructura, los procesos y la tecnología necesarios para ser realmente efectivos. En conclusión, construir una estructura de equipo de cumplimiento efectiva es más crítica que nunca para las entidades de servicios financieros europeos. Los costos de no cumplir son demasiado altos, y la ventaja competitiva de estructuras de cumplimiento sólidas es demasiado grande como para ignorar. En la siguiente sección, profundizaremos en los componentes clave de una estructura de equipo de cumplimiento efectiva y cómo implementarlos.

El Marco de Solución

Paso 1: Definir Roles y Responsabilidades Claros

El primer paso para estructurar su equipo de cumplimiento es definir roles y responsabilidades claros. Esto es esencial para un buen cumplimiento. Considere estas pautas:
Oficial de Cumplimiento: De acuerdo con el Artículo 36 de la regulación MiFID II, cada empresa de inversión debe nombrar a un oficial de cumplimiento que esté a cargo de supervisar la implementación de las políticas y procedimientos de la empresa. Deben tener la autoridad y recursos necesarios para cumplir con sus deberes.
Oficiales de Riesgo: Los oficiales de riesgo deben enfocarse en identificar, evaluar y gestionar los riesgos de cumplimiento. Deben poder analizar amenazas potenciales y crear estrategias para mitigarlas de manera efectiva.
Oficiales de Protección de Datos: Bajo el RGPD, las organizaciones deben nombrar un Oficial de Protección de Datos si sus actividades centrales implican el procesamiento a gran escala de datos personales. Son responsables de garantizar el cumplimiento de las leyes de protección de datos y asesorar a la organización en cuestiones de protección de datos.
Coordinadores de Capacitación: Una capacitación adecuada es crucial para el cumplimiento. Designe un miembro del equipo para coordinar programas de capacitación y garantizar que estén actualizados y efectivos.
Bien: Un equipo de cumplimiento bien estructurado debe tener roles y responsabilidades claramente definidos para cada miembro. Esto permite que cada individuo se centre en su área de especialización y garantiza que todos los aspectos de cumplimiento se cubran de manera efectiva.
Apenas Aprobando: Una estructura de equipo complaciente donde los roles están vagamente definidos o compartidos entre demasiadas personas. Esto lleva a la confusión e ineficiencias, resultando en un equipo de cumplimiento que es reactivo en lugar de proactivo.

Paso 2: Implementar un Enfoque Basado en Riesgo

Un enfoque basado en riesgos en el cumplimiento es esencial para las entidades de servicios financieros. Involucra identificar, evaluar y priorizar los riesgos de cumplimiento según su potencial impacto en el negocio.
Evaluación de Riesgo: Realice regularmente una evaluación de riesgo de cumplimiento para identificar amenazas potenciales. Esto debe involucrar a todos los interesados relevantes y considerar tanto factores internos como externos.
Priorización: Una vez que se han identificado los riesgos, priorícelos según su potencial impacto. Esto le ayudará a asignar recursos de manera efectiva y centrarse en los problemas más críticos.
Supervisión de Riesgo: Supervise continuamente los riesgos de cumplimiento y actualice su evaluación de riesgo según sea necesario. Esto garantiza que sus esfuerzos de cumplimiento permanezcan relevantes y efectivos.
Bien: Un equipo de cumplimiento que tome un enfoque basado en riesgos es proactivo y puede identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas. Esto reduce el riesgo de penalizaciones regulatorias y ayuda a mantener una buena reputación.
Apenas Aprobando: Un equipo de cumplimiento que no implementa un enfoque basado en riesgos es a menudo reactivo, lidiando con cuestiones de cumplimiento a medida que surgen en lugar de prevenirlas. Esto puede llevar a costos más altos y un mayor riesgo de penalizaciones regulatorias.

Paso 3: Fomentar una Cultura de Cumplimiento

Crear una cultura de cumplimiento es crucial para garantizar el cumplimiento continuo. Esto implica fomentar un sentido de propiedad y responsabilidad entre todos los empleados.
Capacitación y Concienciación: Proporcione regularmente programas de capacitación y concienciación a todos los empleados. Esto debe abarcar las políticas y procedimientos de cumplimiento relevantes, así como las posibles consecuencias de la falta de cumplimiento.
Comunicación Abierta: Fomente una comunicación abierta sobre cuestiones de cumplimiento. Los empleados deben sentirse cómodos para plantear preocupaciones o hacer preguntas sin miedo a represalias.
Recompensas y Reconocimiento: Reconozca y recompense a los empleados que demuestran un fuerte compromiso con el cumplimiento. Esto puede ayudar a crear un sentido de propiedad y animar a otros a seguir el ejemplo.
Bien: Una cultura de cumplimiento se caracteriza por altos niveles de participación y compromiso por parte de los empleados en el cumplimiento. Los empleados entienden la importancia del cumplimiento y están activamente involucrados en los esfuerzos para asegurarlo.
Apenas Aprobando: Una cultura complaciente donde el cumplimiento se ve como la responsabilidad de alguien más o una consideración secundaria. Los empleados pueden no entender la importancia del cumplimiento o sentirse desvinculados de los esfuerzos de cumplimiento.

Paso 4: Implementar Supervisión y Informes Eficaces

La supervisión y los informes efectivos son esenciales para mantener el cumplimiento. Esto implica hacer un seguimiento de los esfuerzos de cumplimiento, identificar cualquier problema o brecha e informar sobre el progreso.
Supervisión: Supervise regularmente los esfuerzos de cumplimiento para identificar cualquier problema o brecha. Esto puede incluir la revisión de políticas y procedimientos, la realización de auditorías y el seguimiento de indicadores clave de desempeño.
Informes: Informe regularmente sobre el progreso de cumplimiento a la dirección ejecutiva y el consejo. Esto debe proporcionar una visión general de los esfuerzos de cumplimiento, cualquier problema o brecha identificada y cualquier acción tomada para abordarlos.
Bien: Una supervisión y informes efectivos deben proporcionar una imagen clara de los esfuerzos de cumplimiento de la organización y cualquier área que necesite mejora. Esto permite una resolución de problemas proactiva y ayuda a mantener una postura de cumplimiento sólida.
Apenas Aprobando: Una supervisión y informes ineficaces pueden llevar a lagunas en el cumplimiento y una falta de responsabilidad. Esto aumenta el riesgo de penalizaciones regulatorias y puede dañar la reputación de la organización.

Paso 5: Mejorar Continuamente los Procesos de Cumplimiento

El cumplimiento no es una tarea de una vez, sino un proceso continuo. Es esencial mejorar continuamente los procesos de cumplimiento para asegurar que permanezcan efectivos y eficientes.
Revisiones Regulares: Realice revisiones regulares de los procesos de cumplimiento para identificar áreas de mejora. Esto puede involucrar buscar retroalimentación de los empleados, analizar indicadores clave de desempeño y compararse con las mejores prácticas de la industria.
Mejora de Procesos: Implemente mejoras de procesos para abordar cualquier brecha o problema identificado. Esto podría incluir actualizar políticas y procedimientos, mejorar la capacitación o invertir en nueva tecnología.
Bien: Un equipo de cumplimiento que mejora continuamente sus procesos es proactivo y puede adaptarse a los cambios regulatorios y necesidades empresariales. Esto ayuda a mantener una postura de cumplimiento sólida y reduce el riesgo de penalizaciones regulatorias.
Apenas Aprobando: Un enfoque complaciente en la mejora de procesos de cumplimiento puede llevar a ineficiencias y lagunas en el cumplimiento. Esto aumenta el riesgo de penalizaciones regulatorias y puede dañar la reputación de la organización.

Errores Comunes a Evitar

Error 1: Excesiva Centralización de Funciones de Cumplimiento

Lo que Hacen Mal: Algunas organizaciones centralizan todas las funciones de cumplimiento en un departamento, lo que puede llevar a ineficiencias y una falta de responsabilidad.
Por qué Falla: Este enfoque puede resultar en un equipo de cumplimiento desconectado de las unidades de negocio que están supuestamente apoyando. También puede llevar a una falta de visibilidad sobre los riesgos y problemas de cumplimiento.
Qué Hacer en Su Lugar: En lugar de centralizar todas las funciones de cumplimiento, considere un enfoque descentralizado en el que las responsabilidades de cumplimiento se compartan en toda la organización. Esto puede ayudar a garantizar que el cumplimiento esté incrustado dentro de cada unidad de negocio, resultando en esfuerzos de cumplimiento más efectivos y eficientes.

Error 2: Capacitación e Informe Insuficientes

Lo que Hacen Mal: Algunas organizaciones no proporcionan programas de capacitación e información adecuados sobre cuestiones de cumplimiento, lo que lleva a una falta de comprensión entre los empleados.
Por qué Falla: Esto puede resultar en una cultura de cumplimiento en la que los empleados no entienden la importancia del cumplimiento o se sienten desvinculados de los esfuerzos de cumplimiento. También puede llevar a la falta de cumplimiento debido a una falta de comprensión de las políticas y procedimientos.
Qué Hacer en Su Lugar: Proporcione programas regulares de capacitación e información a todos los empleados, abarcando las políticas y procedimientos de cumplimiento relevantes, así como las posibles consecuencias de la falta de cumplimiento. Esto puede ayudar a fomentar una cultura de cumplimiento y garantizar que los empleados entiendan su papel en el mantenimiento del cumplimiento.

Error 3: Falta de Gestión de Riesgos Proactiva

Lo que Hacen Mal: Algunas organizaciones tienen un enfoque reactivo en el cumplimiento, lidiando con cuestiones de cumplimiento a medida que surgen en lugar de identificar y gestionarlas proactivamente.
Por qué Falla: Este enfoque reactivo puede llevar a lagunas en el cumplimiento y una falta de visibilidad sobre posibles amenazas. También puede resultar en costos más altos y un mayor riesgo de penalizaciones regulatorias.
Qué Hacer en Su Lugar: En lugar de un enfoque reactivo, considere una gestión de riesgos proactiva. Realice regularmente evaluaciones de riesgo de cumplimiento, priorice los riesgos según su potencial impacto y supervise continuamente los riesgos de cumplimiento para identificar cualquier problema potencial temprano.

Error 4: Documentación e Informe-Keeping Insuficientes

Lo que Hacen Mal: Algunas organizaciones no mantienen una documentación e informes adecuados de los esfuerzos de cumplimiento, lo que dificulta demostrar el cumplimiento durante las auditorías.
Por qué Falla: Esto puede resultar en penalizaciones regulatorias y dañar la reputación de la organización. También puede dificultar la identificación de lagunas o problemas de cumplimiento.
Qué Hacer en Su Lugar: Mantenga una documentación e informes claros y completos de los esfuerzos de cumplimiento, incluyendo políticas y procedimientos, programas de capacitación, evaluaciones de riesgo y actividades de supervisión e informes. Esto puede ayudar a demostrar el cumplimiento durante las auditorías y proporcionar información valiosa sobre los esfuerzos de cumplimiento.

Error 5: Participación Insuficiente de la Dirección Ejecutiva

Lo que Hacen Mal: Algunas organizaciones no involucran a la dirección ejecutiva en los esfuerzos de cumplimiento, lo que resulta en una falta de visibilidad y apoyo para iniciativas de cumplimiento.
Por qué Falla: Esto puede llevar a una cultura de cumplimiento en la que el cumplimiento se ve como la responsabilidad de alguien más o una consideración secundaria. También puede resultar en una falta de recursos y apoyo para los esfuerzos de cumplimiento.
Qué Hacer en Su Lugar: Involucra a la dirección ejecutiva en los esfuerzos de cumplimiento informando regularmente sobre el progreso de cumplimiento, buscando su opinión en decisiones clave de cumplimiento y involucrándolos en el desarrollo de estrategias y políticas de cumplimiento. Esto puede ayudar a garantizar que los esfuerzos de cumplimiento estén respaldados y priorizados dentro de la organización.

Herramientas y Enfoques

Enfoque Manual

Pros: Un enfoque manual en el cumplimiento puede ser rentable y permitir la personalización de los esfuerzos de cumplimiento. Puede ser particularmente efectivo en organizaciones más pequeñas o donde se necesita cumplir con requisitos regulatorios específicos.
Contras: Un enfoque manual puede ser tiempo-consuming y propenso a errores humanos. También puede ser difícil de mantener y escalar, especialmente en organizaciones más grandes o donde se necesita cumplir con múltiples requisitos regulatorios.
Cuándo Funciona: Un enfoque manual puede funcionar en organizaciones más pequeñas o donde se necesita cumplir con requisitos regulatorios específicos. También puede usarse como suplemento para otras herramientas y enfoques de cumplimiento.

Enfoque de Hoja de Cálculo/GRC

Limitaciones: Una hoja de cálculo o un enfoque GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) puede ayudar con la gestión de cumplimiento. Sin embargo, tiene limitaciones. Las hojas de cálculo pueden ser propensas a errores humanos y difíciles de mantener y escalar. Las herramientas GRC pueden ser complejas y costosas de implementar y mantener, especialmente en organizaciones más pequeñas.

Plataformas de Cumplimiento Automatizado

Qué Buscar: Al considerar una plataforma de cumplimiento automatizado, busque una que esté diseñada específicamente para servicios financieros y pueda abarcar todos los requisitos regulatorios relevantes, como DORA, SOC 2, ISO 27001, RGPD y NIS2. También debería ofrecer la generación de políticas impulsadas por IA, recolección de evidencia automatizada y supervisión de cumplimiento de puntos finales.
Rol de Matproof: Matproof es una plataforma de cumplimiento automatizado que puede ayudar a las entidades de servicios financieros a automatizar sus esfuerzos de cumplimiento. Ofrece la generación de políticas impulsadas por IA en alemán e inglés, recolección de evidencia automatizada de proveedores de nube y supervisión de cumplimiento de puntos finales. Con una residencia de datos del 100% en la UE, Matproof está construido específicamente para los servicios financieros de la UE.
Cuándo Ayuda la Automatización: La automatización puede ayudar a simplificar los esfuerzos de cumplimiento, reducir el riesgo de errores humanos e incrementar la eficiencia. También puede ayudar a las organizaciones a estar al día con los cambios regulatorios y mantener una postura de cumplimiento sólida.
Cuándo No Ayuda: La automatización no es una solución de una sola talla que cuadra todas las situaciones. En algunos casos, un enfoque manual o una combinación de enfoques manuales y automatizados puede ser más apropiado. Es esencial evaluar sus necesidades y requisitos de cumplimiento específicos para determinar el enfoque más efectivo.

En conclusión, estructurar un equipo de cumplimiento efectivo en servicios financieros es crucial para mantener el cumplimiento y reducir los riesgos regulatorios. Al definir roles y responsabilidades claros, implementar un enfoque basado en riesgos, fomentar una cultura de cumplimiento, implementar una supervisión y reporte eficaces y mejorar continuamente los procesos de cumplimiento, las organizaciones pueden crear una postura de cumplimiento sólida y mantener una ventaja competitiva en la industria de servicios financieros.

Pasos a Tomar para Comenzar

Para evolucionar la estructura de su equipo de cumplimiento para servicios financieros, no hay mejor momento que el presente. Aquí hay cinco pasos concretos para comenzar esta semana:

Paso 1: Autoauditar las Estructuras Actuales

Comience realizando un autoauditoría exhaustiva de la estructura actual de su equipo de cumplimiento. Evalúe la distribución de responsabilidades, calificaciones y la efectividad de la configuración actual.

Paso 2: Identificar las Áreas de Cumplimiento Requeridas

Identifique las áreas de cumplimiento específicas relevantes para su empresa según regulaciones como DORA, que introduce nuevos requisitos para la gestión de riesgos y gobernanza en operaciones digitales. Mapee estas áreas a la estructura de su organización.

Paso 3: Mejora de Habilidades y Capacitación

Evalúe las habilidades de los miembros actuales de su equipo. Determine si hay una necesidad de capacitación adicional o mejora de habilidades para cumplir con los requisitos de cumplimiento, como el Artículo 24 del RGPD sobre oficiales de protección de datos.

Paso 4: Implementar una Cultura de Cumplimiento

Promueva una cultura de cumplimiento en toda su organización. Esto implica capacitación regular, programas de concienciación y una política de puerta abierta en la que los empleados puedan plantear preocupaciones sin miedo a represalias.

Paso 5: Aprovechar la Tecnología

Investigue e implemente soluciones tecnológicas que faciliten la gestión de cumplimiento. Considere plataformas como Matproof que ofrecen automatización de cumplimiento para varias normas, incluyendo RGPD y DORA, para simplificar los procesos.

Recomendaciones de Recursos

Para una guía oficial, consulte las siguientes publicaciones:

• Autoridad Bancaria Europea (EBA): Consulte sus directrices sobre cumplimiento y gobernanza interna, que ofrecen un marco de trabajo comprensivo para estructurar su equipo de cumplimiento.
• BaFin: La Autoridad Federal de Supervisor de Finanzas de Alemania proporciona información detallada sobre cumplimiento regulatorio y gestión de riesgos, especialmente relevante para empresas que operan dentro de Alemania.
• EBF (Federación Bancaria Europea): Ofrece directrices prácticas y documentos de posición sobre cumplimiento y gestión de riesgos en servicios financieros que pueden informar la estructura de su equipo.

¿Cuándo Considerar la Ayuda Externa frente a Hacerlo de Forma Interna?

La decisión de externalizar funciones de cumplimiento o manejarlas de forma interna depende de varios factores:

• Escala de Operaciones: Si sus operaciones son extensas y complejas, los expertos externos pueden proporcionar el conocimiento y experiencia necesarios.
• Presupuesto y Recursos: Los equipos internos a menudo son más rentables a largo plazo, pero requieren una inversión inicial significativa en personal y capacitación.
• Experticia Regulatoria: Los servicios externalizados a menudo tienen más conocimiento regulatorio actualizado debido a su exposición a una variedad de empresas y paisajes de cumplimiento.

Victoria Rápida en las Próximas 24 Horas

Comience revisando la estructura y responsabilidades actuales de su equipo de cumplimiento. Identifique un área en la que su equipo podría beneficiarse inmediatamente de recursos adicionales o capacitación. Actúe en esto programando una reunión con su equipo para discutir este área y posibles estrategias de mejora.

Preguntas Frecuentes

Pregunta 1: ¿Cómo aseguro que mi equipo de cumplimiento esté alineado con los requisitos regulatorios?

Un conocimiento detallado de regulaciones aplicables como DORA, RGPD y MiFID II es crucial. Actualice regularmente la comprensión de su equipo sobre estas regulaciones y alinee sus roles y responsabilidades en consecuencia. Asegúrese de que su equipo tenga acceso a recursos y capacitación para mantener su conocimiento actualizado.

Pregunta 2: ¿Qué calificaciones debería tener mi equipo de cumplimiento?

Su equipo de cumplimiento debe poseer una mezcla de habilidades legales, financieras y técnicas. Los miembros deberían tener, en ideal, certificaciones como Certified Information Systems Security Professional (CISSP), Certified Information Privacy Professional (CIPP) para privacidad de datos, o ser contables chartered con especialización en regulaciones financieras.

Pregunta 3: ¿Cómo puedo fomentar una cultura de cumplimiento dentro de mi organización?

Promueva la transparencia y la comunicación abierta. Anime a los empleados de todos los niveles a participar en la capacitación de cumplimiento. Comunique regularmente la importancia del cumplimiento para el éxito de la organización y refuerce esto a través de sus acciones como líder.

Pregunta 4: ¿Cuáles son las consecuencias de no tener un equipo de cumplimiento estructurado?

La falta de cumplimiento puede resultar en multas sustanciales, acciones