Structure de l'équipe de conformité pour les sociétés de services financiers ## Introduction Étape 1 : Ouvrez votre registre de fournisseurs de TI. Si vous n'en avez pas, c'est votre premier problème. Dans les services financiers européens, la conformité n'est pas seulement une option agréable ; c'est essentielle. La non-conformité peut entraîner des amendes handicapantes, des échecs d'audit, des perturbations opérationnelles et des dommages réputations. Le jeu en vaut la chandelle - littéralement. Selon l'Autorité bancaire européenne, les amendes en vertu de MiFID II seul peuvent atteindre jusqu'à 15 millions d'euros ou 10 % du chiffre d'affaires annuel total. Mais le coût va au-delà des simples pénalités réglementaires. Envisagez le temps perdu dans les processus manuels, le risque d'exposition dus à des contrôles insuffisants et le coût d'opportunité de ne pas pouvoir répondre rapidement aux changements sur le marché. L'impact financier est significatif. C'est pourquoi il est essentiel de bien structurer votre équipe de conformité. La bonne structure organisationnelle peut améliorer l'efficacité, réduire le risque et créer un avantage concurrentiel. Cet article fournira un plan pour construire une structure efficace d'équipe de conformité adaptée aux besoins des sociétés de services financiers européens. ## Le Problème de Base La plupart des organisations ont des équipes de conformité, mais elles sont souvent insuffisantes en termes de structure, de processus et de technologie. Ce n'est pas seulement une question mineure ; cela peut avoir des conséquences graves. Faites la mathématique. Supposons une société de services financiers avec 1 000 employés. Si l'équipe de conformité est désorganisée et manque de processus clairs, cela peut entraîner des inefficacités qui gaspillent 100 heures de temps de travail par semaine. C'est 25 200 heures par an, ce qui coûte à la société plus de 1 million d'euros de coûts de main-d'œuvre, en supposant un salaire moyen de 40 000 euros par an. Et ce n'est pas tout. De mauvais processus de conformité peuvent également entraîner des amendes réglementaires. En 2021, Credit Suisse a été condamné à payer 475 millions d'euros par BaFin pour violation des règlements sur le blanchiment d'argent. Ces coûts s'accumulent rapidement. De plus, les échecs de conformité peuvent entraîner des perturbations opérationnelles. Selon un rapport de l'Institut Ponemon, le coût moyen d'une violation de données est de 3,86 millions d'euros. Une grande partie de ces coûts provient de la perte d'activités et de dommages réputations. Alors, que font mal les organisations ? Souvent, c'est un manque de structure et de responsabilités claires. Beaucoup d'équipes de conformité fonctionnent en silos, avec des responsabilités chevauchées et des lacunes dans la couverture. Cette absence de clarté mène à la confusion, aux inefficacités et à un risque accru. Les références réglementaires mettent en exergue le besoin d'une structure d'équipe de conformité bien définie. Sous l'article 28(2) de DORA, les institutions financières doivent établir des "dispositions de gouvernance adéquates et appropriées". Cela comprend des rôles et responsabilités clairs pour la fonction de conformité. La réalité, c'est que la plupart des organisations sont insuffisantes à cet égard. Une enquête de 2022 par PwC a montré que 44 % des sociétés de services financiers n'ont pas une compréhension claire de qui est responsable de la conformité au sein de leur organisation. ## Pourquoi C'est Urgent Maintenant L'urgence d'améliorer les structures d'équipes de conformité n'a jamais été aussi élevée. Plusieurs changements réglementaires récents ont accru l'attention portée aux fonctions de conformité. Par exemple, la Réglementation européenne sur la divulgation des informations sur le financement durable (SFDR) exige que les participants du marché financier divulguent comment les risques de durabilité sont intégrés dans leurs processus. Cela met en valeur l'importance d'avoir une structure robuste d'équipe de conformité pour gérer ces nouvelles exigences. De même, la Directive sur les instruments financiers de marché II (MiFID II) a considérablement élargi la portée des activités réglementées. Les équipes de conformité doivent être structurées pour gérer ces responsabilités élargies. La pression du marché pousse également à améliorer les structures de conformité. Les clients exigent de plus en plus des certifications telles que SOC 2 et ISO 27001. Ces certifications nécessitent une structure d'équipe de conformité bien définie pour démontrer l'efficacité. Enfin, le désavantage concurrentiel de la non-conformité devient de plus en plus marqué. Les entreprises avec une structure de conformité solide sont mieux placées pour saisir les opportunités de marché et se différencier des concurrents. Le fossé entre où la plupart des organisations sont et où elles doivent être est significatif. Bien que 76 % des sociétés de services financiers rapportent avoir un responsable de la conformité, seulement 40 % disposent d'une équipe dédiée de conformité. Et parmi celles-ci, beaucoup manquent de la structure, des processus et de la technologie nécessaires pour être vraiment efficaces. En conclusion, construire une structure efficace d'équipe de conformité est plus critique que jamais pour les sociétés de services financiers européens. Le coût de la non-conformité est trop élevé, et l'avantage concurrentiel des structures de conformité solides est trop grand pour être ignoré. Dans la section suivante, nous allons plonger dans les composants clés d'une structure efficace d'équipe de conformité et comment les mettre en œuvre. ## Le Cadre de Solution ### Étape 1 : Définir des Rôles et Responsabilités Clairs La première étape pour structurer votre équipe de conformité est de définir des rôles et responsabilités clairs. Ceci est essentiel pour une gestion de la conformité efficace. Envisagez ces directives : Compliance Officer : Conformément à l'article 36 du règlement MiFID II, chaque entreprise d'investissement doit nommer un responsable de la conformité qui est responsable de la surveillance de la mise en œuvre des politiques et procédures de l'entreprise. Ils doivent avoir l'autorité et les ressources nécessaires pour remplir leurs devoirs. Risk Officers : Les responsables du risque doivent se concentrer sur l'identification, l'évaluation et la gestion des risques de conformité. Ils doivent être capables d'analyser les menaces potentielles et de créer des stratégies pour les atténuer efficacement. Data Protection Officers : Sous le RGPD, les organisations sont tenues de nommer un responsable de la protection des données si leurs activités principales impliquent un traitement à grande échelle des données personnelles. Ils sont responsables de veiller à la conformité avec les lois sur la protection des données et de conseiller l'organisation sur les questions de protection des données. Training Coordinators : Une formation adéquate est essentielle pour la conformité. Désignez un membre de l'équipe pour coordonner les programmes de formation et vous assurer qu'ils sont à jour et efficaces. Bon : Une équipe de conformité bien structurée doit avoir des rôles et responsabilités clairement définis pour chaque membre. Cela permet à chaque individu de se concentrer sur son domaine d'expertise et assure que tous les aspects de la conformité sont traités efficacement. Juste Passant : Une structure d'équipe complaisante où les rôles sont mal définis ou partagés entre trop de personnes. Cela mène à la confusion et aux inefficacités, entraînant une équipe de conformité réactive plutôt qu'proactive. ### Étape 2 : Mettre en Place une Approche Basée sur les Risques Une approche basée sur les risques pour la conformité est essentielle pour les sociétés de services financiers. Cela implique d'identifier, d'évaluer et de prioriser les risques de conformité en fonction de leur impact potentiel sur l'entreprise. Évaluation des Risques : Effectuez régulièrement une évaluation des risques de conformité pour identifier les menaces potentielles. Cela devrait impliquer tous les parties prenantes concernées et devrait prendre en compte à la fois des facteurs internes et externes. Priorisation : Une fois que les risques ont été identifiés, priorisez-les en fonction de leur impact potentiel. Cela vous aidera à allouer les ressources efficacement et à vous concentrer sur les questions les plus critiques. Surveillance des Risques : Surveillez continuellement les risques de conformité et mettez à jour votre évaluation des risques selon les besoins. Cela assure que vos efforts de conformité restent pertinents et efficaces. Bon : Une équipe de conformité qui adopte une approche basée sur les risques est proactive et peut identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Cela réduit le risque de pénalités réglementaires et contribue au maintien d'une bonne réputation. Juste Passant : Une équipe de conformité qui ne met pas en place une approche basée sur les risques est souvent réactive, traitant les questions de conformité au fur et à mesure qu'elles se posent plutôt que de les prévenir. Cela peut entraîner des coûts plus élevés et un risque accru de pénalités réglementaires. ### Étape 3 : Favouriser une Culture de Conformité Créer une culture de conformité est essentiel pour assurer une conformité durable. Cela implique de favoriser un sentiment de propriété et de responsabilité parmi tous les employés. Formation et Sensibilisation : Fournissez régulièrement des programmes de formation et de sensibilisation à tous les employés. Cela devrait couvrir les politiques et procédures de conformité pertinentes, ainsi que les conséquences potentielles de la non-conformité. Communication Ouverte : Encouragez une communication ouverte sur les questions de conformité. Les employés devraient se sentir à l'aise pour soulever des préoccupations ou poser des questions sans crainte de représailles. Récompenses et Reconnaissance : Reconnaissez et récompensez les employés qui démontrent un fort engagement envers la conformité. Cela peut aider à créer un sentiment de propriété et encourager les autres à suivre leur exemple. Bon : Une culture de conformité est caractérisée par un haut niveau d'engagement et de dévouement des employés à la conformité. Les employés comprennent l'importance de la conformité et sont activement impliqués dans les efforts pour garantir la conformité. Juste Passant : Une culture complaisante où la conformité est considérée comme la responsabilité de quelqu'un d'autre ou une affaire secondaire. Les employés peuvent ne pas comprendre l'importance de la conformité ou se sentir désengagés des efforts de conformité. ### Étape 4 : Mettre en Place un Suivi et des Rapports Efficaces Un suivi et des rapports efficaces sont essentiels pour maintenir la conformité. Cela implique de suivre les efforts de conformité, d'identifier tout problème ou écart, et de rendre compte des progrès. Surveillance : Surveillez régulièrement les efforts de conformité pour identifier tout problème ou écart. Cela peut impliquer la revue des politiques et procédures, la réalisation d'audits et le suivi des indicateurs de performance clés. Rapport : Rendez compte régulièrement des progrès de la conformité au sein de la direction et du conseil d'administration. Cela devrait fournir un aperçu des efforts de conformité, tout problème ou écart identifié et toute mesure prise pour les aborder. Bon : Un suivi et des rapports efficaces doivent fournir une image claire des efforts de conformité de l'organisation et des domaines qui nécessitent amélioration. Cela permet de résoudre proactivement les problèmes et contribue au maintien d'une forte position de conformité. Juste Passant : Un suivi et des rapports inefficaces peuvent entraîner des zones d'ombre en matière de conformité et un manque de responsabilité. Cela augmente le risque de pénalités réglementaires et peut nuire à la réputation de l'organisation. ### Étape 5 : Améliorer Continuellement les Procédures de Conformité La conformité n'est pas une tâche unique mais un processus en cours. Il est essentiel d'améliorer continuellement les processus de conformité pour s'assurer qu'ils restent efficaces et efficaces. **Revues Réguliè