Kontrollmängel: Erkennung und automatisierte Sanierung

Einführung

Ein allgemein verbreiteter Glaube bei Compliance-Teams ist, dass Kontrollmängel durch sorgfältige Dokumentation und routinemäßige Audits verwaltet werden können. Jedoch gibt ein Insiderwissen, das die herkömmliche Weisheit auf den Kopf stellt, preis, dass Kontrollmängel nicht nur um Compliance geht – es geht um operative Integrität und finanzielle Nachhaltigkeit. Für europäische Finanzdienstleistungen ist diese Realität besonders kritisch gegeben den strengen Vorschriften unter DORA, MiFID II, GDPR und vor kurzem der strengen NIS2-Richtlinie.

Die Spielchen sind hoch. Nichtkonformität kann zu hohen Bußgeldern, Auditfehlern, operativen Störungen und unersetzlichem Rufsschaden führen. Dieser Artikel geht auf die Erkennung und automatisierte Sanierung von Kontrollmängeln ein und bietet einen strategischen Ansatz zum Risikomanagement, den Finanzinstitute sich nicht länger leisten können, zu ignorieren.

Das Kernproblem

Kontrollmängel liegen oft unter der Oberfläche der operativen Abläufe einer Organisation verborgen, verdeckt durch veraltete Compliance-Prozesse. Die tatsächlichen Kosten sind erschreckend. Eine Studie der Europäischen Bankenbehörde zeigte, dass Nichtkonformität mit regulatorischen Anforderungen Finanzinstitute jährlich Millionen Euro an Bußgeldern kostet. Verschwendete Zeit auf manuellen Prozessen und das Risiko, auf nicht erkannten Mängeln basierend, summieren sich zu erheblichen finanziellen Verlusten und operativen Ineffizienzen.

Die meisten Organisationen——DORAMiFID IIGDPR

GDPR324%

DORA4

1. Gartner2019386

2. PwC20184,5%

3. Forrester2018IT110

Warum dies jetzt dringend ist

Die Dringlichkeit, Kontrollmängel anzugehen, ist durch jüngste regulatorische Änderungen und Maßnahmen zur Durchsetzung erhöht worden. Das Digitale Operationale Resilienzgesetz (DORA) der Europäischen Union soll neue Anforderungen an das Cybersicherheitsmanagement für Finanzinstitute einführen, was die Prüfung interner Kontrollen und operativer Resilienz erheblich verstärkt. Mit zunehmenden Durchsetzungsmaßnahmen, wie der €746 Millionen Bußgeld für Credit Suisse durch die Europäische Zentralbank wegen Verstoßes gegen Geldwäschevorschriften, hat sich die Kosten der Nichtkonformität noch nie so hoch getrieben.

Darüber hinaus nehmen Marktdruck. Kunden und Partner fordern zunehmend Zertifizierungen wie SOC 2 und ISO 27001, die starke interne Kontrollen und Risikomanagementprozesse erfordern. Nichtkonformität kann zu einem Wettbewerbsnachteil führen, da Kunden möglicherweise Organisationen vorziehen, die starke Kontrollen und besseres Risikomanagement demonstrieren können.

Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein müssen, wird immer größer. Viele verlassen sich noch auf manuelle Prozesse und veraltete Technologien, die nicht in der Lage sind, die Komplexität und den schnellen Tempo der regulatorischen Veränderungen zu bewältigen. Dieser Riss ist nicht nur ein Compliance-Problem – es ist ein Geschäftsrisiko, das den Bottom Line und die langfristige Tragfähigkeit von Finanzinstituten beeinträchtigen kann.

Im nächsten Teil dieses Artikels werden wir untersuchen, wie Organisationen Automation und künstliche Intelligenz anwenden können, um Kontrollmängel effizienter zu erkennen und zu sanieren. Wir werden auch darüber diskutieren, wie Matproof, eine Compliance-Automatisierungsplattform, die speziell für europäische Finanzdienstleistungen entwickelt wurde, diesen Riss überbrücken und operatives Resilienz im Angesicht sich verändernder regulatorischer Landschaften gewährleisten kann.

Das Lösungsframework

Ein umfassendes Lösungsframework zur Bewältigung von Kontrollmängeln und Verbesserung von Sanierungsprozessen ist für europäische Finanzinstitute von entscheidender Bedeutung. Dieses Framework sollte robust, anpassungsfähig und in Einklang mit Vorschriften wie DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 stehen. Hier sind Schritte und Empfehlungen, um eine starke interne Kontrollumgebung aufzubauen:

Schritt 1: Identifizieren kritischer Kontrollmängel

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, wo Kontrollmängel vorliegen. Dies beinhaltet eine gründliche Risikobewertung, die detailliert und methodisch sein sollte. Verwenden Sie Risikomatrizen, um Risiken und deren potenziellen Einfluss zu kategorisieren. Risikobewertungen sollten der Erwartung der Regulierer entsprechen; zum Beispiel besagt DORA Artikel 28 (2), dass Institute starke Governance-Rahmen haben müssen.

Schritt 2: Klarer Umfang der Kontrollen

Sobald Risiken identifiziert sind, definieren Sie die Kontrollumgebung. Kontrollrahmen sollten umfassend sein und alle Aspekte der operativen Abläufe der Organisation abdecken. Dazu gehören Richtlinien, Verfahren und Kontrollen im Zusammenhang mit Technologie, Datenmanagement und Mitarbeiterverhalten in Übereinstimmung mit den Anforderungen der GDPR und ISO 27001.

Schritt 3: Entwicklung eines Kontrollmonitoring-Programms

Regelmäßiges Monitoring ist entscheidend. Implementieren Sie ein Programm, das die Wirksamkeit von Kontrollen systematisch überprüft. Dies kann durch periodische Überprüfungen, automatisierte Scans und Audits erfolgen. Stellen Sie sicher, dass die gesammelten Belege leicht abgerufen werden können, wie von SOC 2 gefordert.

Schritt 4: Implementierung eines Sanierungsprozesses

Ein Sanierungsprozess sollte eingerichtet werden, um auf Kontrollmängel schnell reagieren zu können. Dieser Prozess muss gut dokumentiert sein und schrittweise Anweisungen zum Identifizieren, Bewerten und Adressieren von Problemen enthalten. Es sollte auch die Verantwortlichkeiten für jeden Schritt, Fristen für die Fertigstellung und die Methoden zur Messung der Wirksamkeit der Sanierung festlegen.

Schritt 5: Ständige Verbesserung

Schließlich verpflichtend, sich für eine Kultur der ständigen Verbesserung einzusetzen. Das bedeutet, Kontrollrahmen regelmäßig im Anschluss an neue Risiken, Veränderungen in der regulatorischen Umgebung oder technologische Fortschritte zu überprüfen und zu aktualisieren.

Was "gut" ausmacht

Im Gegensatz zu "nur vorbeikommen", ist eine "gute" Kontrollumgebung proaktiv und nicht reaktiv. Sie anticipiert Risiken und reagiert nicht nur darauf. Sie nutzt Technologie, um Kontrolltests und die Sammlung von Belegen zu automatisieren, wodurch die Last für interne Auditteams reduziert wird. Sie integriert auch Risikomanagement in den strategischen Planungsprozess, um sicherzustellen, dass Risikomanagement kein Nachgedanke, sondern ein zentraler Bestandteil der Geschäftsoperationen ist.

Häufig gemachte Fehler zu vermeiden

Fehler 1: Unzureichende Risikobewertung

Viele Organisationen führen keine umfassende Risikobewertung durch, was zu übersehenen Risiken und Kontrollmängeln führt. Anstatt einer oberflächlichen Überprüfung sollte eine detaillierte Risikobewertung durchgeführt werden, die alle potenziellen Bedrohungen und Schwachstellen bewertet und die von ISO 27001 festgelegten Richtlinien folgt.

Fehler 2: Reaktiv anstatt proaktiv

Ein häufiger Fehler besteht darin, Kontrollmängel erst nach einem Audit oder Vorfall zu adressieren, anstatt Risiken proaktiv zu managen. Proaktives Risikomanagement beinhaltet das regelmäßige Monitoring und Testen von Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie wirksam sind und um Probleme zu identifizieren, bevor sie signifikant werden.

Fehler 3: Unzureichende Dokumentation

Das Fehlen von Dokumentation ist ein großes Problem. Dokumentation ist entscheidend für das Nachweisen von Compliance und für den Sanierungsprozess. Sie sollte nicht nur die Richtlinien und Verfahren, sondern auch die Ergebnisse von Kontrolltests und Belege von Sanierungsaktionen umfassen.

Fehler 4: Übermäßige Abhängigkeit von manuellen Prozessen

Manuelle Prozesse sind zeitaufwändig und anfällig für Fehler. Sie machen es auch schwer, die für Audits benötigte Beweislage zu sammeln und zu analysieren. Stattdessen sollten Sie in Betracht ziehen, so viel des Prozesses wie möglich zu automatisieren, was nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler verringert.

Fehler 5: Unzureichende Schulung und Sensibilisierung

Mitarbeiter sind oft nicht bewusst, wie wichtig interne Kontrollen sind und wie sie bei ihrer Aufrechterhaltung beteiligt sind. Schulung sollte ein regelmäßiger Bestandteil der Kontrollumgebung sein, mit einem Fokus auf die Bedeutung von Kontrollen und deren Einhaltung.

Werkzeuge und Ansätze

Manueller Ansatz

Manuelle Ansätze bei Kontrolltests und Beweisensammlung können gründlich sein, sind jedoch oft zeitaufwändig und anfällig für Fehler. Sie sind am besten in kleinen Organisationen oder für spezifische, nicht komplexe Kontrollen geeignet. Sie sind jedoch nicht skalierbar oder effizient für größere Organisationen oder komplexere Kontrollumgebungen.

Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz

Tabellenkalkulationsbasierte oder GRC- (Governance, Risk, and Compliance) Softwareansätze bieten eine gewisse Automatisierung und können effizienter als manuelle Prozesse sein. Sie haben jedoch oft Einschränkungen in Bezug auf Echtzeit-Monitoring, Integration mit anderen Systemen und die Fähigkeit, eine breite Palette von Beweismaterialien zu sammeln und zu analysieren.

Automatisierte Compliance-Plattformen

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten erhebliche Vorteile. Sie können viele Aspekte der Kontrollumgebung automatisieren, einschließlich der Richtlinienerstellung, Beweisensammlung und Sanierung. Sie können auch mit anderen Systemen integriert werden, um eine umfassendere Ansicht der Kontrollumgebung zu bieten. Matproof bietet zum Beispiel 100% EU-Datenresidenz und ist speziell für die Finanzdienstleistungen der EU konzipiert, was sie für Organisationen, die unter DORA und anderen EU-Vorschriften stehen, eine gute Wahl macht.

Beim Auswählen einer automatisierten Compliance-Plattform suchen Sie nach Funktionen wie künstliche Intelligenz angetriebener Richtlinienerstellung, automatisierter Beweisensammlung und Endpunkt-Compliance-Agenten. Berücksichtigen Sie auch die Fähigkeit der Plattform, sich mit anderen Systemen zu integrieren und ihre Skalierbarkeitsfähigkeit.

Wenn Automatisierung hilft und wann nicht

Automatisierung kann bei der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, Reduzierung des Risikos von menschlichen Fehlern und Bereitstellung von Echtzeit-Monitoring und -Berichten erheblich helfen. Sie ist jedoch keine Ersatz für ein gut konzipiertes Kontrollambiente oder den Urteilsvermögen und das Fachwissen von Compliance-Professionellen. Sie ist am wirksamsten, wenn sie in Verbindung mit einem starken internen Kontrollrahmen und einer Compliance-Kultur verwendet wird.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Die Kontrollmängel und ihre Sanierung können überwältigend erscheinen, aber loszulegen ist einfach. Unten finden Sie einen fünfstufigen Aktionsplan, den Sie diese Woche befolgen können:

1. Bewertung der aktuellen Kontrollen: Beginnen Sie mit einer gründlichen Überprüfung Ihrer bestehenden internen Kontrollen. Identifizieren Sie Bereiche, die nicht konform sind oder eine unzureichende Dokumentation aufweisen. Den COSO-Framework zur Orientierung verwenden.

2. Risikobewertung: Führen Sie eine Risikobewertung durch, um zu verstehen, an welchen Stellen Ihre Organisation am verletzlichsten ist. Dies hilft Ihnen, zu priorisieren, welche Kontrollmängel zuerst angegangen werden sollten, basierend auf dem potenziellen Einfluss.

3. Richtlinienprüfung: Bewerten Sie Ihre Richtlinien in Übereinstimmung mit den Standards von DORA, SOC 2 und ISO 27001. Stellen Sie sicher, dass sie auf dem neuesten Stand sind und Ihre operativen Abläufe korrekt widerspiegeln.

4. Einführung automatisierter Werkzeuge: Beginnen Sie mit dem Testen automatisierter Compliance-Werkzeuge wie Matproof, um zu sehen, wie sie bei der Beweisensammlung und Richtlinienerstellung helfen können. Dies kann die manuelle Arbeitsbelastung reduzieren und die Effizienz steigern.

5. Kontinuierliches Monitoring: Richten Sie ein System für das ständige Monitoring und regelmäßige Überprüfung Ihrer Kontrollen ein. Dies sollte geplante Audits und die schnelle Berichterstattung über neue Mängel beinhalten.

Für Ressourcenempfehlungen verweisen Sie auf offizielle EU- und BaFin-Publikationen. Die Leitlinien der Europäischen Bankenbehörde (EBA) zu internen Kontrollsystemen bieten einen umfassenden Ausgangspunkt. Darüber hinaus bietet die Deutsche Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) spezifische Einblicke in regulatorische Erwartungen an Finanzinstituten.

Die Entscheidung, ob Kontrollmängel in-house oder mit externer Hilfe behandelt werden sollen, hängt von der Kapazität und dem Fachwissen Ihres Unternehmens ab. Wenn Ihr internes Team an Kapazität oder spezialisiertem Wissen mangelt, können externe Berater wertvolle Unterstützung bieten. Für das anhaltende Monitoring und die Wartung sind in-house-Fähigkeiten jedoch oft nachhaltiger.

Einen schnellen Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, eine hochgradige Überprüfung Ihrer kritischsten Kontrollen durchzuführen. Identifizieren Sie eine oder zwei, die eindeutig mangelhaft sind, und erstellen Sie einen Aktionsplan, um sie sofort anzugehen.

Häufig gestellte Fragen

Hier sind die Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zur Kontrollmängel und ihrer Sanierung:

Frage 1: Wie kann ich bestimmen, ob eine Kontrollmängel von Bedeutung ist?

A: Die Bedeutung ist kontextabhängig und kann schwierig zu beurteilen. Allgemein gilt, dass eine Mängelung als von Bedeutung betrachtet wird, wenn es eine vernünftige Möglichkeit gibt, dass sie zu einer Fehlstellung der Finanzberichte einer Entität führen könnte, die für einen Benutzer von Bedeutung ist, der auf diese Berichte angewiesen ist. Berücksichtigen Sie die Größenordnung und die Natur der Mängelung, die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und den potenziellen Einfluss auf das Unternehmen.

Frage 2: Welche Rolle spielt Technologie bei der Erkennung und Sanierung von Kontrollmängeln?

A: Technologie ist zunehmend entscheidend. Lösungen wie Matproof nutzen künstliche Intelligenz, um die Richtlinienerstellung und Beweisensammlung zu automatisieren, wodurch die für Compliance erforderliche Zeit und Anstrengung reduziert werden. Sie können auch Echtzeit-Monitoring und Warnungen vor möglichen Problemen bereitstellen, um eine schnellere Sanierung zu ermöglichen.

Frage 3: Wie stelle ich sicher, dass meine Sanierungsbemühungen wirksam sind?

A: Eine wirksame Sanierung umfasst mehr als nur die Behebung der unmittelbaren Probleme. Sie erfordert das Verständnis der Ursache, die Umsetzung einer Lösung und dann das Testen, um sicherzustellen, dass die Kontrolle wie beabsichtigt funktioniert. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen von Richtlinien und Kontrollen sind ebenfalls entscheidend, um ihre Wirksamkeit aufrechtzuerhalten.

Frage 4: Welche regulatorischen Auswirkungen hat es, Kontrollmängel nicht anzugehen?

A: Die Auswirkungen können ernst sein. Sie können Bußgelder, Rufsschäden, Verlust von Kundenvertrauen und rechtliche Konsequenzen beinhalten. Laut Artikel 74 von DORA müssen Institute wirksame interne Kontrollmechanismen haben. Nichtkonformität kann zur Anwendung von Durchsetzungsmaßnahmen durch Aufsichtsbehörden führen.

Frage 5: Wie kann ich eine dauerhafte Compliance mit Kontrollanforderungen aufrechterhalten?

A: Eine anhaltende Compliance erfordert eine Risikomanagement- und kontinuierliche Verbesserungskultur. Dazu gehören regelmäßige Schulungen für das Personal, Aktualisierung von Richtlinien zur Berücksichtigung von Änderungen in der regulatorischen Umgebung und die Nutzung automatisierter Werkzeuge zum Monitoring und Berichten über Kontrollen. Der regelmäßige Einsatz externer Revisoren kann auch eine objektive Bewertung Ihrer Kontrollumgebung bieten.

Schlüsselerkenntnisse

Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Artikel:

• Aktionsplan: Beginnen Sie mit einer aktuellen Kontrollauswertung, gefolgt von einer Risikobewertung, einer Richtlinienprüfung, der Implementierung automatisierter Werkzeuge und kontinuierlichem Monitoring.
• Regulatorische Konformität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien den Standards von DORA, SOC 2 und ISO 27001 entsprechen, um regulatorische Sanktionen zu vermeiden.
• Rolle der Technologie: Nutzen Sie Technologie wie Matproof, um die Richtlinienerstellung und Beweisensammlung zu automatisieren und somit die Effizienz und Wirksamkeit in der Compliance zu erhöhen.
• Anhaltende Bemühungen: Compliance ist kein einmaliges Ereignis, sondern erfordert kontinuierliche Anstrengungen und regelmäßige Aktualisierungen.
• Kostenfreie Bewertung: Matproof kann bei der Automatisierung Ihres Compliance-Prozesses helfen. Für eine kostenlose Bewertung besuchen Sie https://matproof.com/contact.

Indem Sie sich an diesen Schritten orientieren und die richtigen Werkzeuge nutzen, können Sie Kontrollmängel effektiv verwalten und ein robustes Risikomanagement-Framework aufrechterhalten.