Das DORA-Risikoregister für Dritte: Eine umfassende Anleitung zur Umsetzung

Einleitung

In der Finanzwelt Europas hat sich kürzlich eine neue Norm etabliert, die das Management von Dritten-Risiken für Kreditinstitute und andere Finanzdienstleister zwingend verlangt. Mit der Einführung der Verordnung über die Aufsicht der Kreditinstitute (DORA) verschärft die europäische Finanzaufsicht die Anforderungen an das Risikomanagement im Bereich der Zusammenarbeit mit externen Lieferanten. Trotz der offensichtlichen Notwendigkeit einiger Dennoch ist die Umsetzung eines DORA-konformen Risikoregisters für Dritte von entscheidender Bedeutung für europäische Finanzdienstleister. Es geht nicht nur um die Einhaltung der Vorschriften, sondern auch um die Vermeidung von Bußgeldern, Fehlentscheidungen in der Prüfung, betriebliche Störungen und den Schutz des Rufs.

Dieser Artikel bietet eine detaillierte Anleitung zur Umsetzung des DORA-Risikoregisters für Dritte, ein Thema, das für die europäische Finanzbranche von zentraler Bedeutung ist. Indem wir tiefgehende Erklärungen, reale Szenarien und konkrete Zahlen präsentieren, hoffen wir, den Lesern eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Notwendigkeit einer umfassenden Umsetzung des Registers zu geben.

Das zentrale Problem

Die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, insbesondere Informations- und Kommunikationstechnologieanbietern (ICT), ist für Finanzdienstleister unerlässlich. Sie bieten Services, die für den Betrieb von Banken und anderen Finanzeinrichtungen grundlegend sind. Gleichzeitig birgt diese Abhängigkeit von Dritten das Risiko von versehentlichen oder vorsätzlichen Sicherheitslücken, die zu Datenverletzungen, Geschäftsunterbrechungen und finanziellen Verlusten führen können. DORA Artikel 28 fordert eine sorgfältige Bewertung und Überwachung von solchen Risiken.

Die tatsächlichen Kosten dieser Risiken sind hoch. Eine Studie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zeigt, dass Sicherheitslücken bei externen Lieferanten im Durchschnitt 1,2 Millionen Euro an finanziellen Verlusten pro Vorfall verursachen. Darüber hinaus können Prüfungsfehler zu zusätzlichen Bußgeldern in Millionenhöhe führen, wenn eine Finanzeinrichtung die Anforderungen von DORA nicht erfüllt. Des Weiteren dauert die Rechenschaftslegung bei einer Prüfung länger, was den betrieblichen Ablauf stören und den Ruf der Organisation beschädigen kann.

Vieles wird von den Organisationen falsch gemacht. Ein häufiges Missverständnis ist, dass die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten lediglich eine technische Angelegenheit ist. Tatsächlich hat sie jedoch weitreichende Auswirkungen auf die Compliance und das Risikomanagement. Eine Zulassung des Risikos von Dritten ohne ein umfassendes Risikomanagement kann sich negativ auf die Finanzlage und das Ansehen der Organisation auswirken.

Warum dies jetzt dringend ist

Die letzte Zeit hat gezeigt, dass die Anforderungen an die Compliance und das Risikomanagement in Bezug auf externe Lieferanten höher werden. Neuere regulatorische Änderungen, wie die Einführung von DORA, haben die Notwendigkeit eines Risikoregisters für Dritte in die Mitte der Aufmerksamkeit gerückt. Die Finanzaufsicht BaFin und das BSI haben in jüngster Zeit eine Reihe von Kontrollen durchgeführt, bei denen Mängel in der Bewertung und Überwachung von Risiken von Dritten festgestellt wurden. Diese Prüfungen haben oft zu Auflagen und Bußgeldern in Millionenhöhe geführt.

Darüber hinaus wächst der Druck durch den Markt. Kunden erwarten von Finanzdienstleistern, dass sie über Zertifikate verfügen, die ihre Compliance mit den Anforderungen an die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten beweisen. Nicht-Einhaltung dieser Anforderungen kann somit zu einem Wettbewerbsnachteil führen. Kunden können sich für alternative Anbieter entscheiden, die bessere Compliance-Standards aufweisen.

Die Kluft zwischen der aktuellen Situation, in der sich die meisten Organisationen befinden, und den Anforderungen, die sie erfüllen müssen, ist beträchtlich. Eine Umfrage des Europäischen Netzwerks für Informationssicherheit (ENISA) zeigt, dass weniger als die Hälfte der Finanzdienstleister in Europa über ein umfassendes Risikomanagement für die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten verfügt. Diese Situation muss dringend behoben werden, um den Anforderungen der DORA und den Erwartungen der Kunden gerecht zu werden.

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen helfen, diese Kluft zu überbrücken, indem wir eine umfassende Anleitung zur Umsetzung des DORA-Risikoregisters für Dritte präsentieren. Wir werden auf die konkreten Schritte eingehen, die erforderlich sind, um ein vollständiges und konformes Risikoregister einzurichten und zu managen. Dies ist ein wichtiger Schritt, um den Risiken von Dritten vorzubeugen und gleichzeitig die Compliance mit den europäischen Vorschriften sicherzustellen.

Die Lösungskonzepte

Die Umsetzung des DORA-Artikels 28, der die Schaffung eines Registers für IT-Dienstleister vorschreibt, ist keineswegs trivial. Um den gesetzlichen Anforderungen entsprechend zu handeln, erscheint eine schrittweise Vorgehensweise angebracht. Beginnen wir damit, das Problem zu identifizieren und dann die Lösungen zu entwickeln.

1. Identifizierung von IT-Dienstleistern: Zunächst sollte Ihre Organisation alle IT-Dienstleister auflisten, mit denen sie zusammenarbeitet. Hierbei sollten sowohl direkte als auch indirekte Beziehungen berücksichtigt werden.

2. Risikobewertung: Nachdem alle Dienstleister identifiziert wurden, ist es an der Zeit, ein detailliertes Risikomanagement durchzuführen. Dies sollte jene Risiken erfassen, die sich aus der Zusammenarbeit mit diesen Dienstleistern ergeben.

3. Maßnahmen zur Risikominderung: Im Anschluss an die Risikobewertung sollten angemessene Vorkehrungen getroffen werden, um potenzielle Risiken zu minimieren. Dies kann in Form von Vertragsänderungen, zusätzlichen Überwachungsmaßnahmen oder der Einführung von Sicherheitsstandards bestehen.

4. Dokumentation und Berichterstattung: Die gesammelten Daten und Maßnahmen müssen dokumentiert und an die zuständige Finanzaufsicht gemeldet werden. Dies ist ein kritischer Schritt, der nicht nur die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet, sondern auch Transparenz in Bezug auf Ihre Risikobewertungs- und Managementprozesse fördert.

5. Aufrechterhaltung und Aktualisierung: Schließlich sollte das Register ständig aufrechterhalten und aktualisiert werden. Dies beinhaltet die Überwachung der Änderungen in den Dienstleisterbeziehungen, die Neubewertung von Risiken und die Anpassung der Risikominderungsmaßnahmen.

Ein "gutes" Register ist nicht nur ein Register, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Es sollte auch strukturiert sein, leicht durchsuchbar, und es sollte eine klare Linie zu den externen und internen Risikobewertungen aufweisen. Ein "nur passend" Register hingegen konzentriert sich nur auf die Erfüllung der Mindestanforderungen ohne besondere Wertschätzung der Effektivität oder Effizienz.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es gibt mehrere Fehler, die Organisationen bei der Umsetzung des Registers für IT-Dienstleister machen. Hier sind die Top 3:

1. Unvollständige Identifizierung von Dienstleistern: Viele Organisationen haben Schwierigkeiten, alle Dienstleister, insbesondere indirekte, zu identifizieren. Dies führt oft zu einem unvollständigen Risikobild, was wiederum die Effektivität des Risikomanagements beeinträchtigt. Um dies zu vermeiden, sollte eine gründliche Auditierung der gesamten durchgeführt werden.

2. Fehlende Risikobewertung: Ohne eine tiefgehende Bewertung der Risiken, die aus der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern resultieren, ist es schwierig, angemessene Risikominderungsmaßnahmen zu entwickeln. Anstatt nur die offensichtlichen Risiken zu identifizieren, sollten Organisationen ein umfassendes Risikomanagementsystem einsetzen, das auch indirekte und potenzielle Risiken erfasst.

3. Unzureichende Überwachung und Berichterstattung: In zu vielen Fällen werden die Informationen, die für die Finanzaufsicht relevant sind, nicht vollständig oder nicht korrekt berichtet. Dies kann sowohl auf fehlende technische Fähigkeiten als auch auf eine mangelnde Verständnis der Anforderungen der Finanzaufsicht zurückzuführen sein. Um einen vollständigen und genauen Bericht zu erstellen, sollte Ihre Organisation regelmäßige Schulungen und Überprüfungen des Berichtssystems durchführen.

Werkzeuge und Ansätze

Die Umsetzung des Registers für IT-Dienstleister kann auf verschiedene Weisen erfolgen, und jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

1. Manuelle Vorgehensweise: Diese Vorgehensweise ist in kleinen Organisationen oder bei der Zusammenarbeit mit wenigen IT-Dienstleistern durchaus praktikabel. Sie bietet die Flexibilität, detaillierte Anpassungen vorzunehmen und eine persönliche Überwachung zu ermöglichen. Allerdings kann sie zeitaufwändig und fehleranfällig sein, insbesondere wenn die Anzahl der Dienstleister oder die Komplexität der Risiken zunimmt.

2. Tabellenkalkulations-/GRC-Ansätze: Ein gängiger Ansatz zur Verwaltung des Registers ist die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen oder Governance, Risk and Compliance (GRC)-Tools. Diese bieten eine zentrale Datenquelle und können die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen erleichtern. Die Hauptschwächen dieser Ansätze liegen jedoch in der manuellen Dateneingabe und -aktualisierung, was zu Inkonsistenzen und Verzögerungen führen kann.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Für Organisationen, die nach einer effizienteren und zuverlässigeren Lösung suchen, bieten sich automatisierte Compliance-Plattformen an. Solche Plattformen wie Matproof können die Automatisierung von Richtlinienerstellung, die Erfassung von Beweisen von Cloud-Anbietern und die Überwachung von Endpunkten umfassen. Sie bieten auch 100% EU-Datenruhe, was für Organisationen im Finanzsektor besonders wichtig ist. Wichtig bei der Auswahl eines automatisierten Compliance-Tools ist, ob es die Fähigkeit hat, alle Anforderungen der DORA abzudecken und ob es eine einfache Integration in bestehende Systeme ermöglicht.

Es ist wichtig zu beachten, dass Automatisierung nicht immer die beste Lösung ist. In einigen Fällen kann die manuelle oder teilautomatisierte Verwaltung ausreichen, insbesondere wenn die Organisation klein ist oder die Komplexität der Anforderungen gering ist. Automatisierung tritt jedoch in den Vordergrund, wenn es darum geht, die Effizienz, die Genauigkeit und die Compliance für große Organisationen mit einer Vielzahl von IT-Dienstleistern zu gewährleisten.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Da Sie nun den Umfang der Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Risikoregister gemäß DORA verstehen, besteht der nächste Schritt darin, praktische Maßnahmen zu ergreifen. Hier ist ein fünfschritiger Aktionsplan, den Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Grundlagen schaffen: Lesen Sie die offiziellen Veröffentlichungen der EU und der BaFin, um die spezifischen Anforderungen an das Risikoregister nach DORA Art. 28 zu verstehen.
2. Interne Ressourcen bewerten: Bewerten Sie Ihre eigenen Ressourcen, einschließlich des Compliance-Teams, der IT-Abteilung und der internen Abteilung für Risikomanagement.
3. Externe Hilfe in Betracht ziehen: Wenn Sie befürchten, dass Ihre interne Kapazitäten überfordert sind, suchen Sie nach externen Dienstleistern, die spezialisiert sind und Erfahrung mit der Einrichtung von Risikoregistern haben.
4. Vorübergehendes System einrichten: Schaffen Sie ein vorläufiges System, um alle relevanten Informationen über Ihre Drittanbieter zu erfassen und aufzuzeichnen, solange das definitive System entwickelt wird.
5. Bewertung und Priorisierung: Bewerten Sie die Risiken Ihrer aktuellen ICT-Anbieter und priorisieren Sie sie, um die dringendsten Risiken zu identifizieren und zu adressieren.

Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, besteht darin, ein Treffen mit Ihrem Compliance-Team einzuberufen, um das Risikoregistervorhaben zu diskutieren und einen Plan für die nächsten Schritte zu entwickeln.

Wenn Sie nach externer Hilfe suchen, sollten Sie Partner wählen, die spezialisierte Software und Dienstleistungen zur Erfüllung der Anforderungen nach DORA anbieten, wie zum Beispiel Matproof. Ihre Plattform ist speziell für die Finanzbranche in der EU entwickelt und kann Ihnen bei der Automatisierung des gesamten Compliance-Prozesses helfen. Siehe https://matproof.com/contact für eine kostenlose Bewertung.

Häufig gestellte Fragen

F: Muss ich alle Drittanbieter in das Risikoregister aufnehmen, einschließlich der, die nicht ICT-Dienste bereitstellen?

J: Nein, gemäß DORA Art. 28 betrifft das Risikoregister hauptsächlich ICT-Anbieter. Es ist jedoch ratsam, alle Arten von Drittanbietern in Ihren Risikobewertungen mit einzubeziehen, um ein umfassendes Bild Ihrer gesamten Risikolandschaft zu erhalten. Dadurch können Sie proaktiv auf potenzielle Risiken reagieren und besser vorbereitet sein, wenn sich Ihre Geschäftsbedingungen oder das Regulierungsumfeld ändert.

F: Wie oft sollte ich mein Risikoregister aktualisieren?

J: Dazwischen sollte Ihr Risikoregister regelmäßig, mindestens einmal jährlich, überprüft und aktualisiert werden. Dies sollte jedoch in Verbindung mit den spezifischen Anforderungen der BaFin und den Anforderungen Ihrer Risikobewertungsprozesse erfolgen. In Zeiten rapider technologischer Veränderungen oder wenn sich die Geschäftsbeziehungen zu Ihren Drittanbietern erheblich verändern, kann es notwendig sein, das Register häufiger zu aktualisieren.

F: Gibt es spezielle Vorschriften für die Speicherung von Daten im Zusammenhang mit dem Risikoregister?

J: Ja, gemäß den Bestimmungen der DSGVO und der NIS2-Richtlinie müssen Sie sicherstellen, dass alle im Risikoregister gespeicherten Daten sicher und vertraulich sind. Dies bedeutet, dass Sie eine angemessene Datenverarbeitung und -speicherung sicherstellen müssen, einschließlich der Implementierung von verschlüsselten Speicherlösungen und Zugriffskontrollen.

F: Kann ich das Risikoregister extern hosten oder muss es physisch in der EU verwaltet werden?

J: Da DORA Anforderungen an die Datenaufbewahrung und -verarbeitung hat und Considering Matproof's 100% EU data residency, it is crucial to host your risk register within the EU to meet compliance requirements and ensure data privacy. While there may be options for remote hosting, the data sovereignty must be maintained as per GDPR and NIS2 regulations.

F: Wie kann ich die Effektivität meines Risikoregisters messen und verbessern?

J: Die Effektivität des Risikoregisters kann anhand verschiedener Kennzahlen gemessen werden, wie zum Beispiel der Zeitrahmen, in dem Risiken identifiziert und behoben werden, oder der Anzahl der durch das Register verhinderten Compliance-Versäumnisse. Um die Effektivität zu verbessern, sollten Sie regelmäßige Reviews durchführen, Feedback von Compliance-Spezialisten einholen und technologische Tools einsetzen, die Ihnen dabei helfen, das Risikoregister zu überwachen und zu verwalten.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel haben wir eine umfassende Implementierungsübersicht für das Risikoregister gemäß DORA Art. 28 erstellt. Wir haben die Bedeutung des Risikoregisters für Finanzdienstleister in der EU erörtert, die notwendigen Schritte für die Einrichtung eines effektiven Systems beschrieben und dringendsten Fragen gegeben. Die zentrale Botschaft ist, dass ein konsequentes und verbesserungsorientiertes Risikomanagement notwendig ist, um die Anforderungen der DORA zu erfüllen.

Als nächsten Schritt sollten Sie die oben genannten Empfehlungen umsetzen und Ihre eigenen Ressourcen und Prozesse evaluieren. Dazwischen kann Matproof bei der Automatisierung dieser Prozesse helfen. Besuchen Sie https://matproof.com/contact für eine kostenlose Bewertung Ihrer aktuellen Compliance-Lösung.