Il Registro dei Rischi delle Terze Parti DORA: Una Guida Completa all'Implementazione

Introduzione

Nel Q3 2025, BaFin ha emesso il suo primo avviso di enforcement relativo al DORA. La multa: 450.000 EUR. La violazione: documentazione inadeguata del rischio delle terze parti ICT. Ecco cosa ha sbagliato l'azienda.

Le scommesse sono più alte che mai per le istituzioni finanziarie europee. La non conformità ai requisiti di gestione del rischio delle terze parti del DORA può comportare multe crippling, fallimenti di audit, interruzioni operative e danni reputazionali. In questa guida completa, analizzeremo i passaggi critici per implementare un Registro dei Rischi delle Terze Parti conforme al DORA.

Non si tratta solo di un esercizio teorico. Con la resilienza operativa digitale delle istituzioni finanziarie sotto maggiore scrutinio, sbagliare in questo può avere conseguenze gravi. Quindi, che tu sia un professionista della conformità, un CISO o un leader IT di un'istituzione finanziaria europea, devi comprendere le complessità dell'Articolo 28 del DORA e le sue implicazioni.

Alla fine di questa guida, avrai le conoscenze e gli strumenti per:

1. Creare un Registro dei Rischi delle Terze Parti completo
2. Condurre valutazioni di rischio approfondite dei tuoi fornitori ICT
3. Generare politiche supportate dall'IA per la conformità
4. Automatizzare la raccolta di prove dai fornitori cloud
5. Monitorare la conformità degli endpoint per i tuoi dispositivi

Quindi, immergiamoci. La resilienza operativa della tua organizzazione dipende dal fatto di fare questo nel modo giusto.

Il Problema Centrale

In superficie, i requisiti di gestione del rischio delle terze parti del DORA possono sembrare semplici. Dopotutto, le istituzioni finanziarie hanno a lungo riconosciuto l'importanza di gestire il rischio dei fornitori. Ma la scala e la complessità delle relazioni con le terze parti nel panorama digitale odierno presentano una sfida erculea.

I costi reali di un errore in questo campo sono sconcertanti:

• Multe: Come dimostra l'avviso di enforcement di BaFin, la non conformità può comportare multe significative. In questo caso, l'azienda ha affrontato una penalità di 450.000 EUR.
• Tempo sprecato: I processi manuali per le valutazioni di rischio e la generazione di politiche possono richiedere settimane o addirittura mesi. Nel frattempo, la tua organizzazione è esposta al rischio.
• Danno reputazionale: Una violazione dei dati o un'altra interruzione operativa che coinvolge una terza parte può danneggiare la reputazione della tua istituzione, portando a una perdita di fiducia da parte dei clienti.
• Scrutinio normativo: Con un focus crescente sulla resilienza operativa, la tua istituzione potrebbe essere soggetta a audit e azioni di enforcement più frequenti.

Quindi, cosa stanno sbagliando le organizzazioni? Analizziamo:

1. Documentazione inadeguata: Come dimostra il caso di BaFin, non mantenere una documentazione adeguata delle valutazioni del rischio delle terze parti e delle relazioni con i fornitori ICT può comportare multe elevate.
2. Valutazioni del rischio isolate: Condurre valutazioni del rischio in isolamento, senza considerare l'interconnessione delle relazioni con le terze parti, può portare a un profilo di rischio inaccurato.
3. Approccio reattivo vs. proattivo: Molte organizzazioni adottano un approccio reattivo alla gestione del rischio delle terze parti, valutando i rischi solo quando si presenta un problema. Questo può lasciarle esposte a rischi significativi per periodi prolungati.

Il cuore del problema risiede nell'Articolo 28 del DORA, che richiede alle istituzioni finanziarie di:

• Mantenere un Registro dei Rischi delle Terze Parti completo (Art. 28(1))
• Valutare i rischi posti da ciascun fornitore ICT (Art. 28(2))
• Generare politiche per affrontare i rischi identificati (Art. 28(3))

Molte organizzazioni faticano a soddisfare questi requisiti, spesso a causa di una mancanza di risorse, competenze o tecnologia.

Perché Questo È Urgente Ora

L'urgenza di implementare un Registro dei Rischi delle Terze Parti conforme al DORA non è mai stata così alta. Diversi fattori stanno guidando questa necessità:

1. Recenti cambiamenti normativi: Con l'entrata in vigore del DORA a gennaio 2023, le istituzioni finanziarie hanno un tempo limitato per conformarsi ai requisiti di gestione del rischio delle terze parti. La non conformità può comportare severe penalità, come dimostrato dall'avviso di enforcement di BaFin.
2. Pressione di mercato: I clienti richiedono sempre più certificazioni e prove di resilienza operativa dai loro fornitori di servizi finanziari. Non soddisfare queste aspettative può portare a una perdita di affari.
3. Svantaggio competitivo: Le organizzazioni che non gestiscono adeguatamente il rischio delle terze parti potrebbero faticare a competere in un mercato sempre più affollato. Rischiano di essere superate da concorrenti che danno priorità alla resilienza operativa.
4. Gap tra stato attuale e desiderato: Molte organizzazioni stanno ancora cercando di recuperare terreno in materia di gestione del rischio delle terze parti. Un recente sondaggio ha rilevato che solo il 36% delle istituzioni finanziarie dispone di un Registro dei Rischi delle Terze Parti completo. Questo rappresenta un significativo divario che deve essere affrontato urgentemente.

Il tempo stringe. Con i requisiti del DORA che entreranno in vigore, le organizzazioni devono agire ora per garantire di essere pronte. Le conseguenze del non farlo possono essere gravi, comprese multe crippling, danni reputazionali e perdita di fiducia da parte dei clienti.

Nella prossima sezione, approfondiremo i passaggi pratici per implementare un Registro dei Rischi delle Terze Parti conforme al DORA. Analizzeremo i requisiti dell'Articolo 28 del DORA e forniremo una roadmap per soddisfarli. Rimanete sintonizzati per la Parte 2 di questa guida, dove copriremo i passaggi critici per valutare il rischio dei fornitori ICT e generare politiche conformi.

Il Quadro della Soluzione

A seguito dell'azione di enforcement relativa al DORA da parte di BaFin, concentriamo la nostra attenzione su un quadro di soluzione strutturato. Questo quadro è progettato per affrontare il problema della documentazione inadeguata del rischio delle terze parti come richiesto dall'Articolo 28 del DORA. La chiave per la conformità risiede in un approccio passo-passo che sia sia rigoroso che adattabile.

Passo 1: Comprendere i Requisiti

Inizia con una comprensione approfondita dell'Articolo 28(2) del DORA, che richiede alle istituzioni finanziarie di mantenere un registro di tutte le terze parti che forniscono servizi ICT. Questo include un profilo di rischio dettagliato, compreso l'impatto del fallimento e la natura dei servizi forniti. Comprendere questi requisiti fornisce una base per la conformità.

Passo 2: Documentazione e Valutazione

Crea un documento completo che delinei tutte le relazioni con le terze parti. Questo documento dovrebbe includere dettagli come descrizioni dei servizi, accordi contrattuali, valutazioni del rischio e strategie di mitigazione. È fondamentale mantenere un documento vivo che venga aggiornato regolarmente per riflettere i cambiamenti nel panorama delle terze parti.

Passo 3: Monitoraggio Continuo

Implementa procedure di monitoraggio continuo per tracciare le prestazioni e i profili di rischio di tutte le terze parti. Questo comporta audit, valutazioni e revisioni regolari per garantire la conformità continua e identificare i rischi emergenti.

Passo 4: Reporting e Comunicazione

Stabilisci un meccanismo di reporting robusto per comunicare i risultati ai soggetti interessati. Questo include team interni, consigli esecutivi e, se necessario, regolatori. La trasparenza nel reporting è fondamentale per mantenere la fiducia e dimostrare la conformità.

Passo 5: Rimedi e Mitigazione

Sviluppa un piano chiaro per affrontare eventuali carenze o rischi identificati nella valutazione. Questo dovrebbe includere sia strategie immediate che a lungo termine per la mitigazione e il rimedio dei rischi.

Ciò che costituisce una "buona" conformità in questo contesto non è solo soddisfare gli standard minimi, ma superarli dimostrando un approccio proattivo alla gestione del rischio e al miglioramento continuo. Al contrario, "passare" semplicemente significherebbe soddisfare i requisiti minimi senza alcun pensiero alla gestione proattiva del rischio o al monitoraggio continuo.

Errori Comuni da Evitare

Nel campo della conformità al DORA, diversi errori comuni possono portare a multe costose e azioni di enforcement. Ecco i principali errori che le organizzazioni commettono e come evitarli:

Errore 1: Documentazione Insufficiente

Le organizzazioni spesso falliscono non documentando in modo completo le relazioni con le terze parti. Questa svista può portare a una mancanza di trasparenza e difficoltà nel dimostrare la conformità. Per evitarlo, assicurati che tutti i contratti, le descrizioni dei servizi e le valutazioni del rischio siano meticolosamente documentati e aggiornati regolarmente.

Errore 2: Mancanza di Monitoraggio Continuo

Alcune organizzazioni stabiliscono registri di rischio delle terze parti ma non li monitorano continuamente. Questo può portare a valutazioni del rischio obsolete e a una mancata identificazione di nuovi rischi. Implementare un processo di monitoraggio continuo può aiutare a mantenere l'aggiornamento e l'accuratezza delle informazioni nel tuo registro.

Errore 3: Valutazioni del Rischio Inadeguate

Le valutazioni del rischio che sono troppo generali o generiche possono non identificare vulnerabilità e minacce specifiche. Invece, conduci valutazioni del rischio dettagliate e personalizzate per ciascuna relazione con le terze parti per garantire che tutti i potenziali rischi siano identificati e affrontati.

Errore 4: Comunicazione Povera

Non comunicare efficacemente i risultati ai soggetti interessati può portare a una mancanza di comprensione e supporto per gli sforzi di gestione del rischio. Sviluppa una chiara strategia di comunicazione che garantisca che tutte le parti interessate siano informate e coinvolte nel processo di gestione del rischio.

Errore 5: Reattivo Invece di Proattivo

Le organizzazioni che rispondono solo ai requisiti di conformità in modo reattivo, piuttosto che adottare un approccio proattivo, sono più propense a subire azioni di enforcement. Gestire proattivamente i rischi delle terze parti e dimostrare un impegno per il miglioramento continuo può aiutare le organizzazioni a mantenere la conformità e evitare penalità.

Strumenti e Approcci

Quando si tratta di implementare il registro dei rischi delle terze parti DORA, possono essere impiegati vari strumenti e approcci. Ognuno ha i suoi pro e contro, e comprendere questi aspetti può aiutare le organizzazioni a scegliere la soluzione più efficace.

Approccio Manuale

L'approccio manuale prevede l'uso di strumenti di base come l'elaborazione di testi e l'email per gestire le informazioni sul rischio delle terze parti. Sebbene questo metodo sia semplice e richieda un investimento minimo, è soggetto a errori umani, può richiedere tempo e manca della scalabilità e dell'efficienza necessarie per una gestione efficace della conformità.

Approccio Spreadsheet/GRC

I fogli di calcolo e il software GRC (Governance, Risk, and Compliance) offrono modi più strutturati per gestire le informazioni sui rischi. Possono aiutare a organizzare e tracciare i dati delle terze parti. Tuttavia, spesso mancano della flessibilità per adattarsi ai requisiti di conformità in evoluzione e possono diventare ingombranti man mano che il numero di terze parti cresce.

Piattaforme di Conformità Automatizzate

Le piattaforme di conformità automatizzate, come Matproof, sono progettate per semplificare il processo di gestione dei rischi delle terze parti. Offrono generazione di politiche supportate dall'IA, raccolta automatizzata di prove dai fornitori cloud e agenti di conformità degli endpoint per il monitoraggio dei dispositivi, il tutto mantenendo il 100% della residenza dei dati nell'UE. Queste piattaforme possono ridurre significativamente il tempo e lo sforzo richiesti per i compiti di conformità, garantendo accuratezza ed efficienza.

Quando scegli una piattaforma di conformità automatizzata, cerca funzionalità che si allineino ai requisiti del DORA, come valutazioni di rischio dettagliate, capacità di monitoraggio continuo e funzioni di reporting robuste. Matproof, ad esempio, è costruito specificamente per i servizi finanziari dell'UE e offre una soluzione completa che soddisfa le rigorose esigenze della conformità al DORA.

È importante riconoscere che, sebbene l'automazione possa migliorare notevolmente gli sforzi di conformità, non è una soluzione miracolosa. La supervisione e il giudizio umano sono ancora cruciali, specialmente nell'interpretare valutazioni di rischio complesse e nel prendere decisioni strategiche sulla mitigazione del rischio. L'automazione dovrebbe essere vista come uno strumento di supporto, non come un sostituto di un programma di conformità robusto.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

Implementare un quadro robusto di gestione del rischio delle terze parti DORA è un processo multifaccettato che richiede una pianificazione e un'esecuzione attente. Per iniziare, segui questo piano d'azione in cinque passaggi:

1. Condurre una Valutazione Preliminare: Identifica tutti i tuoi fornitori ICT di terze parti e valuta lo stato attuale del tuo processo di valutazione e gestione del rischio. Questo ti aiuterà a comprendere i gap che devono essere affrontati.

2. Revisione della Normativa: Studia specificamente l'Articolo 28 del DORA, che richiede alle istituzioni finanziarie di gestire i rischi associati ai fornitori di terze parti. Consulta anche le linee guida fornite da BaFin per comprendere le loro aspettative.

3. Sviluppare un Quadro di Gestione del Rischio: Sulla base della valutazione, crea un quadro che delinei la metodologia per l'identificazione, la valutazione e la mitigazione del rischio per i fornitori ICT di terze parti.

4. Documentazione e Formazione: Assicurati che tutta la documentazione sia in ordine e conforme ai requisiti del DORA. Forma il tuo personale per comprendere i nuovi processi e regolamenti.

5. Revisione e Iterazione: Rivedi regolarmente l'efficacia delle tue pratiche di gestione del rischio delle terze parti e apporta le necessarie modifiche.

Le raccomandazioni sulle risorse includono il testo ufficiale del DORA, in particolare l'Articolo 28, e le linee guida di BaFin sulla gestione del rischio ICT. Considera se gestire l'implementazione internamente in base alla complessità e alle risorse disponibili, o cercare esperti esterni.

Per un rapido successo, inizia conducendo una revisione dei tuoi attuali fornitori ICT e dei loro accordi contrattuali per garantire che siano allineati con le aspettative del DORA, cosa che può essere realizzata nelle prossime 24 ore.

Domande Frequenti

D: Con quale frequenza dovremmo aggiornare la nostra valutazione del rischio delle terze parti secondo il DORA?

R: Secondo il DORA, le istituzioni finanziarie devono monitorare continuamente e aggiornare regolarmente le loro valutazioni del rischio per i fornitori di terze parti. Questo implica un processo dinamico piuttosto che un evento isolato. La frequenza dovrebbe allinearsi con il profilo di rischio di ciascuna terza parte e la criticità dei servizi che forniscono. È fondamentale stabilire un programma chiaro per revisioni regolari, che potrebbe essere annuale o semestrale, a seconda del livello di rischio.

D: Cosa costituisce servizi ICT critici secondo il DORA, e come influisce sulla nostra gestione del rischio?

R: Il DORA non definisce esplicitamente cosa costituisce servizi ICT critici, lasciando l'interpretazione alle istituzioni finanziarie. In generale, i servizi critici sono quelli che, se interrotti, influenzerebbero significativamente la continuità delle tue operazioni. La tua strategia di gestione del rischio per questi servizi dovrebbe essere più rigorosa, includendo valutazioni del rischio più frequenti e possibilmente ulteriori livelli di due diligence e monitoraggio.

D: Possiamo delegare la responsabilità della gestione del rischio delle terze parti ai nostri fornitori?

R: No, la responsabilità per la gestione dei rischi delle terze parti non può essere delegata ai fornitori stessi. Secondo l'Articolo 28 del DORA, l'istituzione finanziaria rimane infine responsabile del processo di gestione del rischio. Sebbene le terze parti possano assistere nel fornire le informazioni necessarie e nell'implementare controlli, la supervisione e le decisioni devono rimanere con l'istituzione.

D: In che modo la gestione del rischio delle terze parti del DORA differisce da altre normative come il GDPR o il NIS2?

R: Mentre il GDPR si concentra sulla protezione dei dati e sulla privacy, e il NIS2 sulla sicurezza informatica dei servizi digitali critici, il DORA si concentra specificamente sulla resilienza operativa e sulla gestione del rischio in relazione ai fornitori ICT di terze parti. Il DORA richiede di valutare non solo i rischi informatici, ma anche la resilienza operativa, la continuità aziendale e la stabilità complessiva dei servizi delle terze parti, che possono includere aspetti del GDPR e del NIS2 ma si estendono oltre quelle normative.

D: Cosa succede se non soddisfiamo i requisiti del DORA per la gestione del rischio delle terze parti?

R: La non conformità al DORA può portare a sanzioni finanziarie significative, come dimostrato dall'avviso di enforcement di BaFin menzionato in precedenza. Inoltre, può danneggiare la reputazione dell'istituzione, portare a una perdita di fiducia tra i clienti e potenzialmente causare interruzioni operative. Pertanto, è imperativo garantire la piena conformità ai requisiti del DORA per evitare tali conseguenze.

Punti Chiave

• La gestione del rischio delle terze parti DORA è un componente critico della resilienza operativa per le istituzioni finanziarie.
• La conformità ai requisiti del DORA può essere raggiunta attraverso un approccio strutturato che coinvolge valutazione, documentazione e monitoraggio continuo.
• Aggiornamenti e revisioni regolari sono essenziali per mantenere la conformità e gestire i rischi in modo efficace.
• Cercare competenze esterne può essere necessario, a seconda della complessità e delle risorse disponibili per la tua istituzione.

Per semplificare questo processo e automatizzare i compiti di conformità, Matproof può offrire un supporto significativo. Visita https://matproof.com/contact per una valutazione gratuita e scopri come Matproof può assisterti nell'automazione della tua gestione del rischio delle terze parti DORA.