Het DORA Derdenrisicoregister: Een Volledige Implementatiegids

Inleiding

In Q3 2025 heeft BaFin zijn eerste handhavingsmelding met betrekking tot DORA uitgegeven. De boete: EUR 450.000. De overtreding: inadequate documentatie van derdenrisico's op ICT. Dit is wat het bedrijf verkeerd deed.

De inzet is hoger dan ooit voor Europese financiële instellingen. Niet-naleving van de vereisten voor risicobeheer van derden volgens DORA kan leiden tot verwoestende boetes, auditfalen, operationele verstoringen en reputatieschade. In deze uitgebreide gids zullen we de kritieke stappen uiteenzetten voor het implementeren van een DORA-conform Derdenrisicoregister.

Dit is geen theoretische oefening. Met de digitale operationele veerkracht van financiële instellingen onder verhoogde controle, kan het verkeerd doen van deze zaken ernstige gevolgen hebben. Dus, of je nu een complianceprofessional, CISO of IT-leider bent bij een Europese financiële instelling, je moet de intricaties van DORA Artikel 28 en de implicaties ervan begrijpen.

Aan het einde van deze gids heb je de kennis en tools om:

1. Een uitgebreid Derdenrisicoregister op te stellen
2. Grondige risicobeoordelingen van je ICT-providers uit te voeren
3. AI-gestuurde beleidslijnen voor compliance te genereren
4. Bewijsmateriaal van cloudproviders te automatiseren
5. Eindpuntcompliance voor je apparaten te monitoren

Laten we dus beginnen. De operationele veerkracht van jouw organisatie hangt ervan af dat je dit goed doet.

Het Kernprobleem

Op het eerste gezicht kunnen de vereisten voor risicobeheer van derden volgens DORA eenvoudig lijken. Immers, financiële instellingen hebben lange tijd het belang van het beheren van leveranciersrisico's erkend. Maar de enorme schaal en complexiteit van derdenrelaties in het digitale landschap van vandaag vormen een herculiaanse uitdaging.

De werkelijke kosten van het verkeerd doen hiervan zijn schokkend:

• Boetes: Zoals de handhavingsmelding van BaFin aantoont, kan niet-naleving leiden tot aanzienlijke boetes. In dit geval stond het bedrijf voor een boete van EUR 450.000.
• Verloren tijd: Handmatige processen voor risicobeoordelingen en beleidsgeneratie kunnen weken of zelfs maanden duren. In de tussentijd is jouw organisatie blootgesteld aan risico.
• Reputatieschade: Een datalek of andere operationele verstoring die een derde partij betreft, kan de reputatie van jouw instelling schaden, wat leidt tot verlies van klantvertrouwen.
• Regelgevende controle: Met de verhoogde focus op operationele veerkracht kan jouw instelling onderworpen worden aan frequentere audits en handhavingsacties.

Wat doen organisaties verkeerd? Laten we het opsplitsen:

1. Onvoldoende documentatie: Zoals de zaak van BaFin aantoont, kan het niet onderhouden van adequate documentatie van risicobeoordelingen van derden en ICT-providerrelaties leiden tot hoge boetes.
2. Geïsoleerde risicobeoordelingen: Risicobeoordelingen in isolatie uitvoeren, zonder rekening te houden met de onderlinge verbondenheid van derdenrelaties, kan leiden tot een onnauwkeurig risicoprofiel.
3. Reactieve vs. proactieve benadering: Veel organisaties hanteren een reactieve benadering van risicobeheer van derden, waarbij ze alleen risico's beoordelen wanneer zich een probleem voordoet. Dit kan hen blootstellen aan aanzienlijke risico's gedurende langere tijd.

De kern van het probleem ligt in DORA Artikel 28, dat vereist dat financiële instellingen:

• Een uitgebreid Derdenrisicoregister onderhouden (Art. 28(1))
• De risico's van elke ICT-provider beoordelen (Art. 28(2))
• Beleidslijnen genereren om de geïdentificeerde risico's aan te pakken (Art. 28(3))

Veel organisaties hebben moeite om aan deze vereisten te voldoen, vaak vanwege een gebrek aan middelen, expertise of technologie.

Waarom Dit Nu Urgent Is

De urgentie om een DORA-conform Derdenrisicoregister te implementeren is nog nooit zo hoog geweest. Verschillende factoren drijven dit aan:

1. Recente regelgevende veranderingen: Met de inwerkingtreding van DORA in januari 2023 hebben financiële instellingen beperkte tijd om te voldoen aan de vereisten voor risicobeheer van derden. Niet-naleving kan leiden tot zware straffen, zoals aangetoond door de handhavingsmelding van BaFin.
2. Marktdruk: Klanten eisen steeds vaker certificeringen en bewijs van operationele veerkracht van hun financiële dienstverleners. Het niet voldoen aan deze verwachtingen kan leiden tot verlies van zaken.
3. Concurrentienadeel: Organisaties die derdenrisico's niet goed beheren, kunnen moeite hebben om te concurreren in een steeds drukkere markt. Ze riskeren achterop te raken bij concurrenten die operationele veerkracht prioriteren.
4. Kloof tussen huidige en gewenste staat: Veel organisaties lopen nog achter als het gaat om risicobeheer van derden. Een recente enquête toonde aan dat slechts 36% van de financiële instellingen een uitgebreid Derdenrisicoregister heeft. Dit vertegenwoordigt een aanzienlijke kloof die dringend moet worden aangepakt.

De klok tikt. Met de vereisten van DORA die volledig van kracht worden, moeten organisaties nu actie ondernemen om ervoor te zorgen dat ze voorbereid zijn. De gevolgen van het niet doen kunnen ernstig zijn, waaronder verwoestende boetes, reputatieschade en verlies van klantvertrouwen.

In de volgende sectie zullen we ingaan op de praktische stappen voor het implementeren van een DORA-conform Derdenrisicoregister. We zullen de vereisten van DORA Artikel 28 uiteenzetten en een routekaart bieden om aan deze vereisten te voldoen. Blijf op de hoogte voor Deel 2 van deze gids, waarin we de kritieke stappen voor het beoordelen van ICT-provider risico's en het genereren van conforme beleidslijnen zullen behandelen.

Het Oplossingskader

Na de handhavingsactie met betrekking tot DORA door BaFin, laten we onze aandacht richten op een gestructureerd oplossingskader. Dit kader is ontworpen om het probleem van inadequate documentatie van derdenrisico's aan te pakken, zoals voorgeschreven door DORA Artikel 28. De sleutel tot compliance ligt in een stapsgewijze benadering die zowel rigoureus als aanpasbaar is.

Stap 1: Begrijp de Vereisten

Begin met een grondig begrip van DORA Artikel 28(2), dat vereist dat financiële instellingen een register bijhouden van alle derden die ICT-diensten verlenen. Dit omvat een gedetailleerd risicoprofiel, inclusief de impact van falen, en de aard van de geleverde diensten. Het begrijpen van deze vereisten biedt een basis voor compliance.

Stap 2: Documentatie en Beoordeling

Stel een uitgebreid document op dat alle derdenrelaties uiteenzet. Dit document moet details bevatten zoals dienstbeschrijvingen, contractuele overeenkomsten, risicobeoordelingen en mitigatiestrategieën. Het is cruciaal om een levend document te onderhouden dat regelmatig wordt bijgewerkt om veranderingen in het landschap van derden weer te geven.

Stap 3: Continue Monitoring

Implementeer procedures voor continue monitoring om de prestaties en risicoprofielen van alle derden te volgen. Dit omvat regelmatige audits, beoordelingen en herzieningen om voortdurende compliance te waarborgen en opkomende risico's te identificeren.

Stap 4: Rapportage en Communicatie

Stel een robuust rapportagemechanisme in om bevindingen te communiceren naar relevante belanghebbenden. Dit omvat interne teams, bestuursleden en, indien nodig, regelgevers. Transparantie in rapportage is essentieel om vertrouwen te behouden en compliance aan te tonen.

Stap 5: Herstel en Mitigatie

Ontwikkel een duidelijk plan voor het aanpakken van eventuele tekortkomingen of risico's die in de beoordeling zijn geïdentificeerd. Dit moet zowel onmiddellijke als langetermijnstrategieën voor risicomitigatie en herstel omvatten.

Wat "goede" compliance in deze context vormt, is niet alleen voldoen aan de minimale normen, maar deze overschrijden door een proactieve benadering van risicobeheer en continue verbetering aan te tonen. Omgekeerd zou "slechts slagen" betekenen dat je voldoet aan de minimale vereisten zonder enige aandacht voor proactief risicobeheer of continue monitoring.

Veelgemaakte Fouten om te Vermijden

In het domein van DORA-compliance kunnen verschillende veelgemaakte fouten leiden tot kostbare boetes en handhavingsacties. Hier zijn de topfouten die organisaties maken en hoe je ze kunt vermijden:

Fout 1: Onvoldoende Documentatie

Organisaties falen vaak door het niet volledig documenteren van derdenrelaties. Deze omissie kan leiden tot een gebrek aan transparantie en moeilijkheden bij het aantonen van compliance. Om dit te voorkomen, zorg ervoor dat alle contracten, dienstbeschrijvingen en risicobeoordelingen zorgvuldig worden gedocumenteerd en regelmatig worden bijgewerkt.

Fout 2: Gebrek aan Continue Monitoring

Sommige organisaties stellen derdenrisicoregisters op, maar monitoren deze niet continu. Dit kan leiden tot verouderde risicobeoordelingen en een falen om nieuwe risico's te identificeren. Het implementeren van een proces voor continue monitoring kan helpen om de actualiteit en nauwkeurigheid van de informatie in je register te behouden.

Fout 3: Onvoldoende Risicobeoordelingen

Risicobeoordelingen die te breed of algemeen zijn, kunnen falen om specifieke kwetsbaarheden en bedreigingen te identificeren. Voer in plaats daarvan gedetailleerde, op maat gemaakte risicobeoordelingen uit voor elke derdenrelatie om ervoor te zorgen dat alle potentiële risico's worden geïdentificeerd en aangepakt.

Fout 4: Slechte Communicatie

Het niet effectief communiceren van bevindingen naar belanghebbenden kan leiden tot een gebrek aan begrip en ondersteuning voor risicobeheerinspanningen. Ontwikkel een duidelijke communicatiestrategie die ervoor zorgt dat alle relevante partijen geïnformeerd en betrokken zijn bij het risicobeheerproces.

Fout 5: Reactief in Plaats van Proactief

Organisaties die alleen reactief reageren op compliancevereisten, in plaats van een proactieve benadering te hanteren, lopen een groter risico op handhavingsacties. Proactief beheren van derdenrisico's en een toewijding aan continue verbetering kunnen organisaties helpen compliance te behouden en boetes te vermijden.

Tools en Benaderingen

Bij het implementeren van het DORA derdenrisicoregister kunnen verschillende tools en benaderingen worden gebruikt. Elke benadering heeft zijn voor- en nadelen, en het begrijpen hiervan kan organisaties helpen de meest effectieve oplossing te kiezen.

Handmatige Benadering

De handmatige benadering omvat het gebruik van basisgereedschappen zoals tekstverwerking en e-mail om informatie over derdenrisico's te beheren. Hoewel deze methode eenvoudig is en minimale investering vereist, is deze gevoelig voor menselijke fouten, kan tijdrovend zijn en mist de schaalbaarheid en efficiëntie die nodig zijn voor effectief compliancebeheer.

Spreadsheet/GRC Benadering

Spreadsheets en GRC (Governance, Risk, and Compliance) software bieden meer gestructureerde manieren om risicoinformatie te beheren. Ze kunnen helpen bij de organisatie en het volgen van gegevens van derden. Echter, ze missen vaak de flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderende compliancevereisten en kunnen onhandelbaar worden naarmate het aantal derden toeneemt.

Geautomatiseerde Compliance Platforms

Geautomatiseerde complianceplatforms, zoals Matproof, zijn ontworpen om het proces van het beheren van derdenrisico's te stroomlijnen. Ze bieden AI-gestuurde beleidsgeneratie, geautomatiseerde bewijsverzameling van cloudproviders en eindpuntcompliance-agents voor apparaatmonitoring, terwijl ze 100% EU-gegevensresidentie behouden. Deze platforms kunnen de tijd en moeite die nodig zijn voor compliance-taken aanzienlijk verminderen, wat zorgt voor nauwkeurigheid en efficiëntie.

Bij het kiezen van een geautomatiseerd complianceplatform, zoek naar functies die aansluiten bij de vereisten van DORA, zoals gedetailleerde risicobeoordelingen, mogelijkheden voor continue monitoring en robuuste rapportagefuncties. Matproof, bijvoorbeeld, is specifiek gebouwd voor EU-financiële diensten en biedt een uitgebreide oplossing die voldoet aan de strenge eisen van DORA-compliance.

Het is belangrijk om te erkennen dat hoewel automatisering compliance-inspanningen aanzienlijk kan verbeteren, het geen wondermiddel is. Menselijke controle en oordeel zijn nog steeds cruciaal, vooral bij het interpreteren van complexe risicobeoordelingen en het nemen van strategische beslissingen over risicomitigatie. Automatisering moet worden gezien als een hulpmiddel ter ondersteuning van, en niet ter vervanging van, een robuust complianceprogramma.

Aan de Slag: Jouw Volgende Stappen

Het implementeren van een robuust DORA derdenrisicobeheerframework is een veelzijdig proces dat zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Om te beginnen, volg dit actieplan in vijf stappen:

1. Voer een Voorlopige Beoordeling uit: Identificeer al je ICT-derdenproviders en beoordeel de huidige staat van je risicobeoordelings- en beheerproces. Dit helpt je de hiaten te begrijpen die moeten worden aangepakt.

2. Regelgevingsreview: Bestudeer DORA Artikel 28 specifiek, dat vereist dat financiële instellingen risico's in verband met derdenproviders beheren. Verwijs ook naar richtlijnen van BaFin om hun verwachtingen te begrijpen.

3. Ontwikkel een Risicobeheerframework: Op basis van de beoordeling, creëer een framework dat de methodologie voor risicobeheer, beoordeling en mitigatie voor ICT-derdenproviders uiteenzet.

4. Documentatie en Training: Zorg ervoor dat alle documentatie op orde is en voldoet aan de vereisten van DORA. Train je personeel om de nieuwe processen en regelgeving te begrijpen.

5. Review en Iteratie: Beoordeel regelmatig de effectiviteit van je praktijken voor risicobeheer van derden en maak indien nodig aanpassingen.

Aanbevelingen voor bronnen zijn de officiële DORA-tekst, met name Artikel 28, en de richtlijnen van BaFin over ICT-risicobeheer. Overweeg of je de implementatie intern wilt afhandelen op basis van de complexiteit en beschikbare middelen, of externe expertise wilt inschakelen.

Voor een snelle overwinning, begin met het uitvoeren van een beoordeling van je huidige ICT-providers en hun contractuele overeenkomsten om ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de verwachtingen van DORA, wat binnen 24 uur kan worden bereikt.

Veelgestelde Vragen

V: Hoe vaak moeten we onze risicobeoordeling van derden onder DORA bijwerken?

A: Volgens DORA moeten financiële instellingen continu monitoren en regelmatig hun risicobeoordelingen voor derdenproviders bijwerken. Dit impliceert een dynamisch proces in plaats van een eenmalige gebeurtenis. De frequentie moet aansluiten bij het risicoprofiel van elke derde partij en de kritikaliteit van de geleverde diensten. Het is cruciaal om een duidelijk schema voor regelmatige herzieningen vast te stellen, wat jaarlijks of halfjaarlijks kan zijn, afhankelijk van het risiconiveau.

V: Wat wordt beschouwd als kritieke ICT-diensten onder DORA, en hoe beïnvloedt dit ons risicobeheer?

A: DORA definieert niet expliciet wat kritieke ICT-diensten zijn, waardoor de interpretatie aan financiële instellingen wordt overgelaten. Over het algemeen zijn kritieke diensten die diensten waarvan, als ze verstoord worden, de continuïteit van jouw operaties aanzienlijk zou beïnvloeden. Jouw risicobeheerstrategie voor deze diensten moet strenger zijn, inclusief frequentere risicobeoordelingen en mogelijk extra lagen van due diligence en monitoring.

V: Kunnen we de verantwoordelijkheid voor risicobeheer van derden delegeren aan onze derden?

A: Nee, de verantwoordelijkheid voor het beheren van derdenrisico's kan niet worden gedelegeerd aan de derden zelf. Volgens DORA Artikel 28 blijft de financiële instelling uiteindelijk verantwoordelijk voor het risicobeheerproces. Terwijl derden kunnen helpen met het verstrekken van noodzakelijke informatie en het implementeren van controles, moet het toezicht en de besluitvorming bij de instelling blijven.

V: Hoe verschilt het risicobeheer van derden volgens DORA van andere regelgeving zoals GDPR of NIS2?

A: Terwijl GDPR zich richt op gegevensbescherming en privacy, en NIS2 op de cybersecurity van kritieke digitale diensten, richt DORA zich specifiek op operationele veerkracht en risicobeheer in relatie tot derden ICT-providers. DORA vereist dat niet alleen de cybersecurityrisico's worden beoordeeld, maar ook de operationele veerkracht, bedrijfscontinuïteit en algehele stabiliteit van derdenservices, wat aspecten van GDPR en NIS2 kan omvatten, maar verder gaat dan die regelgeving.

V: Wat gebeurt er als we niet voldoen aan de DORA-vereisten voor risicobeheer van derden?

A: Niet-naleving van DORA kan leiden tot aanzienlijke financiële boetes, zoals aangetoond door de eerder genoemde handhavingsmelding van BaFin. Bovendien kan het de reputatie van de instelling schaden, leiden tot verlies van vertrouwen onder klanten en mogelijk resulteren in operationele verstoringen. Daarom is het van essentieel belang om volledige compliance met de vereisten van DORA te waarborgen om dergelijke gevolgen te vermijden.

Belangrijkste Conclusies

• Risicobeheer van derden volgens DORA is een cruciaal onderdeel van operationele veerkracht voor financiële instellingen.
• Compliance met de vereisten van DORA kan worden bereikt door een gestructureerde aanpak die beoordeling, documentatie en continue monitoring omvat.
• Regelmatige updates en herzieningen zijn essentieel om compliance te behouden en risico's effectief te beheren.
• Het inschakelen van externe expertise kan noodzakelijk zijn, afhankelijk van de complexiteit en beschikbare middelen van jouw instelling.

Om dit proces te stroomlijnen en compliance-taken te automatiseren, kan Matproof aanzienlijke ondersteuning bieden. Bezoek https://matproof.com/contact voor een gratis beoordeling en ontdek hoe Matproof kan helpen bij het automatiseren van jouw DORA risicobeheer van derden.