Quanto Costano le Piattaforme di Compliance con Doppio Regolamento in Europa?

Introduzione

Nel complesso scenario della regolamentazione finanziaria in Europa, la compliance non è solo una questione di spuntare caselle ma una funzione critica per il business. Considerare l'articolo 28(2) della Direttiva sulla resilienza operativa e gli interventi sui mercati (DORA), che sottolinea l'importanza di ampie cornici di governance che gestiscono i rischi sistemici in modo efficace. Una comune interpretazione errata da parte di molte entità finanziarie è che la compliance sia un'attività occasionale, portando a non comprendere la natura continua dell'adesione alle norme. Questa mancata comprensione può comportare conseguenze significative per l'operatività e la reputazione delle istituzioni finanziarie in tutta Europa.

Il panorama finanziario in Europa sta diventando sempre più severo con regolamentazioni come la DORA e i Framework SOC 2 della Commissione per la sicurezza e gli scambi (SEC). Queste norme richiedono sistemi di compliance solidi in grado di gestire requisiti di doppia regolamentazione. Questo articolo si immerge nei costi associati alle piattaforme di compliance con doppio regolamento, un investimento essenziale per i servizi finanziari europei per mitigare i rischi, evitare le multe e mantenere la continuità operativa e la reputazione.

Il Problema di Base

Il termine "piattaforma di compliance" può evocare immagini di soluzioni software monolitiche con etichette di prezzo altrettanto grandi. Tuttavia, il vero costo della compliance va ben oltre il software. Per comprendere il costo reale, dobbiamo considerare i costi finanziari, temporali e legati ai rischi. Ad esempio, un'istituzione finanziaria che non supera un'audit potrebbe incorrere in penalità fino al 5% del suo fatturato annuale, o fino a 10 milioni di euro, come stabilito dalla DORA. In realtà, queste implicazioni finanziarie sono spesso solo la punta dell'iceberg.

Consideriamo un'istituzione finanziaria ipotetica con un fatturato annuale di 100 milioni di euro. Un fallimento nel rispetto della compliance che comporta una multa massima ammonterebbe a 10 milioni di euro. Oltre alla multa, c'è il costo di correzione del fallimento di compliance, che può comportare l'assunzione di consulenti esterni, la riallocazione di risorse interne e gli investimenti in infrastrutture di compliance aggiuntive. Questi costi possono variare dai centinaia di migliaia a diversi milioni di euro. Inoltre, il tempo sprecato nella correzione può ritardare altri progetti critici per il business, soffocando l'innovazione e la crescita.

Molte organizzazioni credono erroneamente che investire in una piattaforma di compliance equivalga ad essere conformi. Tuttavia, come sottolineato nell'articolo 33(1) della DORA, l'adesione alle norme è un processo continuo che richiede un monitoraggio regolare, una valutazione e un adattamento. Non è solo una questione IT ma include anche governance, gestione dei rischi e la necessità di miglioramento continuo. Questo approccio olistico è spesso trascurato, portando a una cultura di compliance frammentata che può facilmente fallire sotto l'analisi.

Il costo della non conformità si estende anche alla interruzione operativa e al danno alla reputazione. L'interruzione operativa può derivare dall'implementazione di cambiamenti necessari per diventare conformi, che potrebbe richiedere significativo tempo di inattività. Consideriamo una banca di medie dimensioni che deve ristrutturare le sue procedure di protezione dei dati per allinearsi sia con la DORA che con SOC 2. Questo processo potrebbe durare mesi, durante i quali le operazioni potrebbero essere rallentate o addirittura interrotte, influenzando il servizio clienti e, di conseguenza, il bottom line della banca.

Il danno alla reputazione è più difficile da quantificare ma può essere altrettanto devastante. Un fallimento di compliance può comportare la perdita di fiducia da parte dei clienti, degli investitori e dei regolatori, che potrebbe richiedere anni per essere ricostruita. Nell'età dei social media, la notizia di non conformità può diffondersi rapidamente, moltiplicando il danno.

Perché è Urgente Ora

Le recenti modifiche normative, come l'attuazione della DORA, hanno accentuato l'urgenza per le istituzioni finanziarie di garantire una compliance robusta. Inoltre, le azioni di esecuzione sono diventate più frequenti, con i regolatori che mostrano meno tolleranza per la non conformità. Nel 2020, la Banca Centrale Europea ha imposto multe totali per oltre 1,3 miliardi di euro a diverse istituzioni finanziarie per fallimenti in materia di AML, dimostrando i veri rischi di non rispettare gli standard di compliance.

I pressi di mercato sono anche aumentati. I clienti, specialmente nell'era digitale, richiedono standard più alti di sicurezza e privacy, cercando spesso certificati come prova di conformità. Ad esempio, la conformità SOC 2 è diventata un benchmark per i fornitori di servizi cloud, influenzando le decisioni dei clienti. Non rispondere a queste aspettative può comportare un vantaggio competitivo, dove le organizzazioni non conformi possono perdere business ai loro omologhi più conformi.

Inoltre, lo scarto tra dove la maggior parte delle organizzazioni si trova e dove dovrebbero essere si sta allargando. Uno studio di PwC nel 2021 ha mostrato che solo il 22% delle istituzioni finanziarie europee si sentiva di avere una buona comprensione dei loro requisiti normativi. Questa mancanza di comprensione può portare a misure di compliance insufficienti, aumentando il rischio di fallimenti negli audit e multe normative.

In conclusione, il costo delle piattaforme di compliance con doppio regolamento in Europa non è una questione di prezzo arbitrario ma un investimento critico nella gestione dei rischi e nella continuità operativa. Il vero costo va oltre il software e include le implicazioni finanziarie, temporali e reputazionali della non conformità. Con le recenti modifiche normative e i pressi di mercato, l'urgenza di affrontare questa questione non può essere esagerata. Comprendere e affrontare questi costi è il primo passo verso l'assicurazione di conformità e la salvaguardia del futuro delle istituzioni finanziarie in Europa.

Il Framework di Soluzione

Per affrontare efficacemente la sfida della conformità con doppio regolamento, le entità finanziarie devono adottare un framework strutturato. Questo framework dovrebbe essere radicato in una chiara comprensione dei requisiti e includere un approccio passo dopo passo per l'implementazione. Ecco come farlo.

Step 1: Comprendere le Norme

Consiglio Attuabile: Inizia approfondendo la comprensione specifica dei requisiti sia del Digital Operational Resilience Act (DORA) che dei Controlli di Sistema e Organizzazione (SOC 2). Questo implica non solo leggere le normative ma anche interpretarle nel contesto delle operazioni della tua organizzazione.

Dettagli di Implementazione: Per la DORA, concentrati sull'articolo 6(1), che richiede un framework di gestione dei rischi ICT, e sull'articolo 28(2), che specifica la necessità di procedure di segnalazione e gestione degli incidenti. Per SOC 2, concentrati sui criteri relativi alla sicurezza, disponibilità, integrità del processo, riservatezza e privacy.

"Buono" vs. "Solo Superato": Un approccio "solo superato" potrebbe comportare un'adeguata conformità con la lettera della legge, che potrebbe lasciare significativi divieti. Un approccio "buono", d'altra parte, comporta un'approfondita analisi dell'intento dietro le normative e un'indagine proattiva dei potenziali problemi che potrebbero sorgere.

Step 2: Analisi delle Gap

Consiglio Attuabile: Esegui un'ampia analisi delle gap per identificare le aree in cui i tuoi sforzi attuali di conformità non raggiungono gli standard richiesti.

Dettagli di Implementazione: Usa liste di controllo basate sulle arti della normativa per valutare le tue politiche, procedure e pratiche attuali. Ad esempio, confronta il tuo processo di segnalazione degli incidenti con i requisiti della DORA nell'articolo 28(2) per identificare eventuali carenze.

Step 3: Sviluppare o Aggiornare le Politiche

Consiglio Attuabile: Basandoti sull'analisi delle gap, sviluppa o aggiorna le tue politiche per allinearti alle normative.

Dettagli di Implementazione: Usa strumenti di generazione di politiche alimentati da IA per creare politiche mirate alle specifiche esigenze della tua organizzazione e conformi sia alla DORA che a SOC 2. Matproof, ad esempio, offre generazione di politiche alimentate da IA in tedesco e inglese, che può essere particolarmente utile per le entità finanziarie basate nell'UE.

Step 4: Implementare e Monitorare

Consiglio Attuabile: Implementa le tue politiche aggiornate e monitorale costantemente per valutare l'efficacia.

Dettagli di Implementazione: Usa un agente di conformità degli endpoint per monitorare i dispositivi e assicurare la conformità. L'agente di conformità degli endpoint di Matproof può essere uno strumento prezioso in questo senso, poiché consente il monitoraggio in tempo reale e gli avvisi immediati in caso di deviazioni.

Step 5: Raccolta e Segnalazione delle Prove

Consiglio Attuabile: Raccogli e organizza le prove per dimostrare la conformità e prepararsi agli audit.

Dettagli di Implementazione: La raccolta automatica delle prove dai fornitori cloud può semplificare questo processo. La funzione di raccolta automatica delle prove di Matproof può essere particolarmente vantaggiosa, poiché assicura che tu abbia la documentazione necessaria per dimostrare la conformità sia con la DORA che con SOC 2.

Errori Comunemente Commissi

Errore 1: Trattare la Compliance come un Compito Una tantum

Cosa Fanno Sbagliato: Molte organizzazioni considerano la compliance come un compito una tantum piuttosto che un processo continuo. Possono effettuare un'analisi delle gap e aggiornare le politiche una volta ma poi non monitorare e adattare continuamente le loro pratiche.

Perché Fallisce: Le normative evolvono e le pratiche organizzative cambiano nel tempo. Ciò che era conforme ieri potrebbe non essere più conforme oggi.

Cosa Fare Invece: Adotta un approccio di conformità continua. Rivedi e aggiorna regolarmente le tue politiche per assicurare una conformità continua.

Errore 2: Negare l'Elemento Umano

Cosa Fanno Sbagliato: Alcune organizzazioni si concentrano solo sulla conformità tecnica, trascurando l'elemento umano. Possono avere controlli tecnici robusti in place ma non formare adeguatamente i loro dipendenti o favorire una cultura di conformità.

Perché Fallisce: La conformità non riguarda solo i controlli tecnici; riguarda anche le persone. Gli impiegati devono comprendere l'importanza della conformità e essere formati per seguire le procedure necessarie.

Cosa Fare Invece: Investi nella formazione dei dipendenti e favorisci una cultura di conformità. Comunica regolarmente l'importanza della conformità e fornisci formazione continua.

Errore 3: Non Integrare la Compliance nei Processi Aziendali

Cosa Fanno Sbagliato: Alcune organizzazioni considerano la compliance come una funzione separata e distinta piuttosto che integrarla nei loro processi aziendali centrali.

Perché Fallisce: Questo approccio separato può portare a che la conformità venga trascurata o ignorata nelle operazioni quotidiane, causando lacune e potenziali non conformità.

Cosa Fare Invece: Integra la conformità nei tuoi processi aziendali centrali. Rendi parte del lavoro di ogni impiegato e assicurati che le considerazioni di conformità siano fatte valere in ogni decisione.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale

Vantaggi: Un approccio manuale può essere economicamente conveniente, poiché non richiede un investimento significativo nella tecnologia.

Svantaggi: È tempo consuming e propenso agli errori, poiché si basa sulla raccolta e analisi manuale dei dati.

Quando Funziona: Questo approccio può funzionare per organizzazioni di piccole dimensioni con risorse limitate e un panorama di conformità relativamente semplice.

Approccio con Fogli di Calcolo/GRC

Vantaggi: I fogli di calcolo e gli strumenti GRC (Governance, Rischio e Compliance) possono aiutare a semplificare i sforzi di conformità fornendo una piattaforma centralizzata per la gestione delle politiche e procedure.

Svantaggi: Possono diventare ingombranti man mano che l'organizzazione cresce e il panorama di conformità diventa più complesso. Richiedono anche l'immissione manuale di dati e aggiornamenti, che possono essere tempo consuming e propensi agli errori.

Piattaforme di Compliance Automatizzate

Cosa Cercare: Quando selezioni una piattaforma di compliance automatizzata, cerca funzionalità come la generazione di politiche alimentate da IA, la raccolta automatica delle prove e il monitoraggio della conformità degli endpoint. Queste funzionalità possono aiutare a semplificare i sforzi di conformità e assicurare una conformità continua.

Menziona Matproof: Matproof è un esempio di piattaforma di compliance automatizzata che offre queste funzionalità. È stata progettata specificamente per i servizi finanziari dell'UE e offre residenza dei dati al 100% nell'UE, assicurando la conformità con il GDPR e altre normative di protezione dei dati.

Quando L'Automazione Aiuta: L'automazione può essere particolarmente utile in ambienti di conformità complessi, dove i sforzi manuali diventano insostenibili. Inoltre, può aiutare a ridurre il rischio di errori e assicurare che i sforzi di conformità siano coerenti e completi.

Quando Non Aiuta: In alcuni casi, un approccio manuale può ancora essere necessario, specialmente quando si affrontano requisiti di conformità unici o altamente specializzati. Tuttavia, anche in questi casi, l'automazione può aiutare a semplificare alcuni aspetti del processo di conformità.

In conclusione, il costo delle piattaforme di compliance con doppio regolamento in Europa non riguarda solo l'investimento finanziario. Si tratta del tempo, degli sforzi e delle risorse richiesti per assicurare una conformità continua con sia la DORA che SOC 2. Adottando un framework strutturato, comprensione delle normative, analisi delle gap regolari e integrazione della conformità nei tuoi processi aziendali centrali, puoi minimizzare i costi e massimizzare i benefici della conformità con doppio regolamento.

Cominciare: I Tuoi Prossimi Passi

1. Valutazione: Inizia eseguendo una valutazione interna della tua configurazione di conformità attuale. Concentrati su identificare le lacune tra le tue pratiche esistenti e i requisiti stabiliti dalle norme di regolamentazione con doppio impatto come la DORA e SOC 2.
2. Ricerca: Approfondisci le pubblicazioni ufficiali dell'UE e BaFin per comprendere le implicazioni della conformità. Cerca linee guida sulla gestione dei rischi ICT secondo l'articolo 6(1) della DORA e i principi di SOC 2.
3. Allocazione di Bilancio: Basandoti sulla valutazione, alloca un budget per i miglioramenti di conformità. Considera sia i costi immediati che quelli a lungo termine associati alle piattaforme di conformità.
4. Selezione del Fornitore: Inizia a valutare potenziali piattaforme di conformità. Cerca soluzioni che si adattano specificamente ai servizi finanziari dell'UE, come Matproof, che è progettata per affrontare le sfumature della DORA, SOC 2 e altre normative pertinenti.
5. Test di Prova: Prima dell'implementazione su larga scala, esegui un test di prova con la piattaforma di conformità scelta. Assicurati che il tuo team sia a proprio agio con le funzionalità di sistema e che soddisfi gli standard richiesti.

Le raccomandazioni di risorse per questo processo includono il testo ufficiale della DORA, concentrandosi specificamente sugli articoli 6 e 28, e i criteri dei servizi fiduciari SOC 2 per una comprensione dettagliata degli standard coinvolti.

Quando decidi se considerare l'aiuto esterno o gestire la conformità in-house, pesa l'espertoza portata dai consulenti esterni contro le potenziali risparmi di costo e controllo di un team in-house. L'aiuto esterno può essere particolarmente utile quando si affrontano requisiti normativi complessi o quando il tuo team in-house non dispone dell'esperienza necessaria.

Un risultato rapido che puoi ottenere entro le prossime 24 ore è iniziare un dialogo all'interno della tua organizzazione sulla rilevanza della conformità. Condividi approfondimenti sulle modifiche normativi, le potenziali multe per la non conformità e i benefici di un'infrastruttura di conformità robusta.

Domande Frequenti

Q1: Come si compara il costo di una piattaforma di conformità tra diversi fornitori?

A1: I costi possono variare significativamente a seconda del fornitore e dei servizi specifici che offrono. I fattori che influenzano i prezzi includono l'ambito della piattaforma, il numero di normative che copre, il livello di personalizzazione e la scala dell'organizzazione. È cruciale richiedere preventivi dettagliati e comprendere quali servizi sono inclusi per effettuare un confronto equo.

Q2: Qual è il costo medio di una piattaforma di conformità con doppio regolamento in Europa?

A2: Non esiste una risposta valida per tutti poiché i costi possono variare ampiamente. Tuttavia, per un'istituzione finanziaria in Europa, potresti aspettare di investire da decine di migliaia a centinaia di migliaia di euro all'anno, a seconda della scala e della complessità delle tue operazioni e dei requisiti specifici delle normative con cui devi conformarti.

Q3: Come posso assicurare che la mia piattaforma di conformità sia futura-proof?

A3: Per futura-proof la tua piattaforma di conformità, cerca soluzioni che siano scalable, flessibili e aggiornate regolarmente per adattarsi alle modifiche normativi. Le piattaforme come Matproof, progettate con i servizi finanziari dell'UE a mente, sono più probabili a rimanere al passo con gli sviluppo regolamentare. Inoltre, assicurati che la tua piattaforma possa integrarsi con altri sistemi e tecnologie che potresti adottare in futuro.

Q4: Quali sono i costi nascosti associati all'implementazione di una piattaforma di conformità?

A4: I costi nascosti possono includere l'integrazione con i sistemi esistenti, la formazione dei dipendenti, la personalizzazione e la manutenzione continua. È anche importante considerare i potenziali costi della non conformità, come multe e danni alla reputazione, che possono superare di gran lunga l'investimento iniziale in una piattaforma di conformità.

Q5: Posso gestire la conformità da solo senza una piattaforma dedicata?

A5: Sebbene sia tecnicamente possibile gestire la conformità senza una piattaforma dedicata, è altamente impratico e rischioso, specialmente per organizzazioni di grandi dimensioni. La complessità e la quantità di normative, insieme al potenziale per errori umani, rendono l'uso di una piattaforma di conformità una scelta più sicura e efficiente.

Approfondimenti Principali

• Il costo di una piattaforma di conformità con doppio regolamento in Europa varia ampiamente e dipende da vari fattori, tra cui le specifiche normative e la scala dell'organizzazione.
• Una piattaforma di conformità non è solo una spesa; è un investimento nel proteggere la tua organizzazione dalle penalità regolamentari e nel migliorare le tue operazioni.
• Quando selezioni una piattaforma di conformità, considera non solo il costo iniziale ma anche i potenziali benefici a lungo termine e i risparmi sui costi.
• Matproof può aiutare ad automatizzare i processi di conformità, rendendoli più efficienti e meno propensi agli errori.
• Per una valutazione gratuita dei tuoi bisogni di conformità e di come Matproof può aiutare, visita https://matproof.com/contact.