ESRS S2 Value Chain Workers: What to Report on Supplier Labour Practices

Introducción

Paso 1: Revisar el último informe de sustentabilidad de su organización. Si no tiene uno, considere contratar un asesor para iniciar el proceso inmediatamente. Esto le dará una idea clara de cuán preparada está su empresa para enfrentarse a los nuevos estándares de informe de sustentabilidad.

En el contexto específico de los servicios financieros europeos, la importancia de reportar de manera adecuada sobre las prácticas laborales de los proveedores es crucial. Según la nueva Directiva de Sustentabilidad Corporativa (CSRD), las empresas dentro del ámbito de la Unión Europea deben garantizar que sus proveedores cumplan con altos estándares éticos y de sostenibilidad, incluyendo el trato justo y equitativo de sus trabajadores. La falta de transparencia en este aspecto puede resultar en multas, fracasos en auditorías, interrupciones operativas y daño a la reputación de la marca.

El Problema Central

Al abordar las prácticas laborales de los proveedores en la cadena de valor según los ESRS S2 (European Reporting Standards Sustainability 2), muchas organizaciones solo toman en cuenta aspectos superficiales, como la existencia de contratos o declaraciones de conformidad. Sin embargo, esto no es suficiente. El costo real de no cumplir con estos estándares es significativo: se calcula que las empresas pueden perder hasta 50.000 euros en multas por incumplimiento de la ley, así como perder días valiosos en auditorías y revisiones, que podrían haberse evitado con un enfoque más integrado y proactivo.

Lo que se suele malinterpretar en la mayoría de las organizaciones es la importancia de evaluar no solo las declaraciones de los proveedores, sino también las prácticas de trabajo en el terreno. Si bien es común pedir documentos que demuestren el cumplimiento de la ley laboral, estos no siempre reflejan la realidad de las condiciones de trabajo. La ausencia de visitas in situ, entrevistas con empleados directos y auditorías independientes puede llevar a una visión distorsionada y, en última instancia, a riesgos regulatorios.

Referencias regulatorias específicas son fundamentales para entender la magnitud del problema. Según la Ley de Responsabilidad Social de las Empresas (RLE) y el Reglamento de Informes de Sustentabilidad de la UE, las empresas que se benefician del acceso al mercado único europeo están obligadas a informar sobre sus prácticas de sostenibilidad, incluidas las de sus proveedores. La falta de cumplimiento puede resultar en multas, como se mencionó anteriormente, y en el caso más grave, en la pérdida de licencias para operar en la UE.

¿Por qué es Urgente Ahora?

La urgencia de mejorar la transparencia y la calidad de los informes sobre prácticas laborales de los proveedores se debe a varios factores. En primer lugar, los cambios regulatorios recientes, como la CSRD y la Ley de Protección de Datos General (RGPD), están aumentando las exigencias en términos de transparencia y privacidad. En segundo lugar, las acciones de cumplimiento están en aumento, con reguladores como la CNMV y el Banco de España supervisando de cerca la conformidad de las prácticas de sostenibilidad y la protección de datos.

Además, la presión del mercado también está en aumento. Los inversionistas y clientes cada vez más conscientes de la sostenibilidad están exigiendo certificaciones y pruebas tangibles de que las empresas están cumpliendo con estándares éticos. Las organizaciones que no demuestran un compromiso serio con la sostenibilidad y el trabajo equitativo corren el riesgo de perder la confianza del mercado y la competitividad en un entorno que cada vez más valora la responsabilidad social corporativa.

La brecha entre donde se encuentran la mayoría de las organizaciones y donde necesitan estar es significativa. Un estudio reciente reveló que solo un 30% de las empresas en la IBEX 35 tienen políticas de sostenibilidad sólidas y reportan de manera transparente sobre sus prácticas de trabajo. Esto significa que el 70% restante está potencialmente expuesto a riesgos significativos y carece de la preparación necesaria para enfrentarse a los desafíos futuros.

Para abordar este problema, es fundamental que las organizaciones comiencen por internalizar la importancia de las prácticas laborales sostenibles en su cadena de valor. Esto implica no solo cumplir con los estándares mínimos legales, sino también buscar oportunidades para mejorar las condiciones de trabajo y promover la equidad en sus proveedores.

Un paso práctico que pueden realizar inmediatamente es la creación de un equipoal dedicado a la sostenibilidad y la ética. Este equipo debe incluir representantes de recursos humanos, finanzas, operaciones y relaciones con proveedores. Su misión será desarrollar y supervisar la implementación de un marco de sostenibilidad que abarque todas las áreas de la organización y sus proveedores.

Además, es crucial que las organizaciones lleven a cabo auditorías periódicas y rigurosas de sus proveedores, utilizando estándares como ESRS S2 y otros marcos de referencia regionales. Estas auditorías deben incluir revisiones de documentos, entrevistas con empleados y visitas in situ para obtener una imagen completa y precisa de las prácticas laborales.

Por último, la comunicación con los stakeholders es fundamental. Las organizaciones deben informar regularmente sobre sus progresos en la sostenibilidad, incluyendo las mejoras realizadas y los desafíos que enfrentan. Esto no solo ayuda a mantener la confianza del mercado, sino que también impulsa la innovación y la mejora continua.

En resumen, la responsabilidad social corporativa y el enfoque en las prácticas laborales de los proveedores no son solo cuestiones de cumplimiento, sino también de competitividad y sostenibilidad a largo plazo. Con la presión regulatoria y del mercado en aumento, es imperativo que las empresas actúen rápidamente para garantizar que sus prácticas de sostenibilidad estén alineadas con las expectativas de los stakeholders y los estándares legales.

El Marco de Solución

Para enfrentar el desafío de informar sobre las prácticas laborales de los trabajadores de la cadena de valor en relación con ESRS S2 y el futuro CSRD, es esencial adoptar un enfoque estructurado y meticuloso. A continuación, se ofrece un marco de solución paso a paso con recomendaciones concretas y detalles de implementación.

Paso 1: Mapeo de la cadena de valor

El primer paso es identificar y mapear toda la cadena de valor de su organización, lo cual es esencial para comprender dónde y cómo están los trabajadores en todo el proceso de suministro. Esto incluye no solo a los empleados directos, sino también a los trabajadores de terceros, socios y proveedores. Es importante tener en cuenta la legislación regional, como el Reglamento de Responsabilidad Social Corporativa en España, que puede afectar las prácticas de la cadena de valor.

Paso 2: Establecer marcos de referencia

Una vez que se haya identificado la cadena de valor, el siguiente paso es establecer marcos de referencia claros para las prácticas laborales aceptables. Este marco debería basarse en las normas internacionales y de la Unión Europea, como los Principios Rectores de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), además de las leyes locales y europeas, como el CSRD. El marco de referencia debe ser exhaustivo y debe abordar temas como la no discriminación, los derechos de los trabajadores, el trabajo infantil y forzoso y el trabajo en condiciones seguras.

Paso 3: Auditoría y evaluación

Con un marco de referencia establecido, el siguiente paso es llevar a cabo auditorías y evaluaciones de los proveedores y trabajadores a lo largo de la cadena de valor. Estas auditorías deben ser imparciales y deben ser realizadas por terceros de confianza. Los resultados de estas auditorías deben ser documentados y analizados para identificar cualquier área de preocupación o no conformidad con los marcos de referencia establecidos.

Paso 4: Toma de decisiones y acciones correctivas

Si las auditorías revelan deficiencias, la organización debe tomar decisiones rápidas y tomar acciones correctivas para abordar estas deficiencias. Esto puede incluir la capacitación adicional para los trabajadores, mejoras en las condiciones laborales o la terminación de la relación con proveedores que no cumplen con las normas establecidas.

Paso 5: Informes y comunicación

Una vez que se hayan llevado a cabo las auditorías y se hayan tomado las acciones correctivas necesarias, la organización debe informar sobre sus prácticas laborales en la cadena de valor en los informes de sostenibilidad y responsabilidad social. Estos informes deben ser transparentes, precisos y detallados, proporcionando una imagen clara de cómo la organización está trabajando para mejorar las prácticas laborales a lo largo de su cadena de valor.

Lo que se considera "buen desempeño" en términos de informar sobre las prácticas laborales de los trabajadores de la cadena de valor no solo implica cumplir con los requisitos mínimos, sino también ir más allá y demostrar una verdadera integración de las responsabilidades sociales en la estrategia y operaciones de la empresa.

Errores Comunes que Evitar

Algunos de los errores más comunes que las organizaciones cometen al informar sobre las prácticas laborales de su cadena de valor son:

1. Falta de Transparencia: Un error común es no ser lo suficientemente transparentes en los informes de sostenibilidad. Esto puede llevar a la falta de confianza por parte de los inversores y la sociedad en general. En lugar de esto, las organizaciones deberían ser completamente transparentes sobre sus prácticas laborales, incluyendo las áreas donde tienen deficiencias.

2. Falta de Monitoreo y Evaluación: Otra área de error común es no llevar a cabo auditorías y evaluaciones regulares de sus proveedores y trabajadores a lo largo de la cadena de valor. Esto puede resultar en la persistencia de prácticas laborales inadecuadas que pueden dañar la reputación de la organización. En lugar de esto, las organizaciones deberían establecer un sistema de monitoreo y evaluación continuo para garantizar que sus proveedores y trabajadores cumplan con las prácticas laborales aceptables.

3. Falta de Acción Correctiva: Si las auditorías revelan deficiencias, algunas organizaciones no toman acciones correctivas adecuadas o rápidas. Esto puede agravar las deficiencias y conducir a la violación de las leyes y regulaciones laborales. En lugar de esto, las organizaciones deberían tomar decisiones rápidas y tomar acciones correctivas para abordar cualquier área de preocupación o no conformidad.

4. Falta de Integración en la Estrategia Corporativa: Un error común es no integrar las responsabilidades sociales en la estrategia y operaciones de la empresa. Esto puede llevar a la falta de un enfoque coherente y coordinado para abordar las prácticas laborales en la cadena de valor. En lugar de esto, las organizaciones deberían integrar las responsabilidades sociales en su estrategia corporativa y garantizar que todas las partes de la empresa trabajen juntos para mejorar las prácticas laborales.

5. Falta de Capacitación y Concienciación: Finalmente, un error común es no capacitar y concienciar a sus empleados y proveedores sobre las prácticas laborales aceptables y las regulaciones relevantes. Esto puede resultar en la falta de conocimiento y el incumplimiento de las prácticas laborales y regulaciones. En lugar de esto, las organizaciones deberían proporcionar formación y concienciación regulares a sus empleados y proveedores para garantizar que todos entiendan y cumplan con las prácticas laborales aceptables.

Herramientas y Enfoques

La solución a los desafíos de informar sobre las prácticas laborales de los trabajadores de la cadena de valor puede abordarse de varias maneras. A continuación, se ofrecen algunas herramientas y enfoques que pueden ser útiles.

Enfoque Manual: El enfoque manual implica realizar todo el proceso de auditoría, evaluación y reporte manualmente. Esto tiene la ventaja de permitir una personalización completa del proceso, pero también tiene desventajas, como ser más propenso a errores humanos y ser menos eficiente. El enfoque manual funciona mejor para las organizaciones más pequeñas o aquellas que no tienen muchos proveedores o trabajadores en su cadena de valor.

Plataformas de Cumplimiento Automatizado: Para organizaciones más grandes o aquellas con muchas partes interesadas en su cadena de valor, una plataforma de cumplimiento automatizado puede ser una opción más eficaz. Estas plataformas pueden automatizar gran parte del proceso de auditoría, evaluación y reporte, lo que reduce la posibilidad de errores humanos y mejora la eficiencia. Al buscar una plataforma de cumplimiento automatizado, es importante buscar características como la capacidad de integrarse con otros sistemas, la facilidad de uso y la capacidad de generar informes detallados y útiles.

En este contexto, es natural mencionar Matproof, una plataforma de automatización de cumplimiento que está diseñada específicamente para las organizaciones financieras de la UE. Matproof puede ayudar a automatizar gran parte del proceso de cumplimiento, lo que le permite a su organización centrarse en otras áreas importantes. Ofrece generación de políticas impulsada por IA en alemán e inglés, recopilación automatizada de pruebas de proveedores en la nube y un agente de cumplimiento de punto final para el monitoreo de dispositivos, todo con residency de datos del 100% en la UE. Esto hace que Matproof sea una herramienta valiosa para las organizaciones que buscan informar sobre las prácticas laborales de sus trabajadores de la cadena de valor de manera eficiente y efectiva.

Comenzando: Sus Pasos a Seguir

Para implementar la regulación ESRS S2 y reportar sobre las prácticas laborales de los proveedores en la cadena de valor, siga este plan de acción de cinco pasos que puede llevar a cabo esta semana:

1. Revise las Directrices ESRS S2: Comience por familiarizarse con las directrices ESRS S2, que proporcionan un marco para la comunicación de las prácticas laborales de los proveedores. Hay disponibles en la página web del European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG).

2. Identifique los Proveedores Clave: Determine quiénes son sus proveedores clave y en qué sectores operan. Esto le permitirá priorizar a los que tienen un impacto más significativo en las prácticas laborales.

3. Establezca un Plan de Acción: Cree un plan de acción para recopilar, analizar y reportar sobre las prácticas laborales de sus proveedores. Incluya hitos concretos y responsables asignados.

4. Capacite a su Equipo: Ofrezca capacitación a su equipo de cumplimiento y de responsabilidad social corporativa (CSR) sobre las regulaciones relevantes y cómo aplicarlas en la práctica diaria.

5. Comience la Recopilación de Datos: Póngase en contacto con sus proveedores para recopilar datos sobre sus prácticas laborales. Aunque pueda ser un proceso largo, comience por hacer preguntas y solicitar documentación relevante.

Recomendaciones de recursos:

• Reglamento (UE) 2019/2088 (CSRD), especialmente los artículos 37 y 38, que tratan sobre la información adicional que deben incluir las empresas en su informe anual.
• Publicación de la Comisión Europea sobre la "Información financiera sostenible:Calibriación de las normas europeas de informes financieros sostenibles" para comprender la evolución de las normas.
• BaFin, que proporciona información útil sobre la regulación financiera y cómo afecta a las prácticas de los proveedores.

Ganancia rápida en las próximas 24 horas:

Una ganancia rápida podría ser la creación de una lista de control de los requisitos de la ESRS S2 y la asignación de responsabilidades dentro de su equipo para asegurar que se tomen todos los pasos necesarios para estar en conformidad.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Cuáles son las consecuencias de no reportar de acuerdo con las ESRS S2?
   Las consecuencias de no reportar de acuerdo con las ESRS S2 pueden ser graves. Según el nuevo Reglamento de la UE 2019/2088 (CSRD), las empresas que no cumplan con las disposiciones de informar podrían enfrentarse a sanciones financieras substanciales y, potencialmente, a la pérdida de reputación. Además, la falta de transparencia en las prácticas laborales de los proveedores puede afectar negativamente la confianza del mercado y los inversionistas.

2. ¿Cómo se determina a los proveedores clave para los efectos de la ESRS S2?
   Los proveedores clave son aquellos que tienen un impacto significativo en las prácticas laborales de la cadena de valor. Para determinarlos, se pueden considerar factores como el volumen de negocio, la complejidad de los productos o servicios proporcionados, la ubicación geográfica y las industrias en las que operan. También es fundamental tener en cuenta si estos proveedores se encuentran en sectores con riesgos laborales conocidos.

3. ¿Qué tipo de información se requiere exactamente para reportar las prácticas laborales de los proveedores?
   Según las ESRS S2, se requiere una amplia gama de información relacionada con las prácticas laborales de los proveedores. Esto incluye, pero no se limita a, la remuneración justa, las condiciones de trabajo seguras, la no discriminación, el cumplimiento de las leyes laborales y convenciones internacionales, así como las políticas y prácticas sobre la libertad de asociación y la negociación colectiva.

4. ¿Cómo puedo asegurar la calidad y la integridad de los datos proporcionados por mis proveedores?
   Para asegurar la calidad y la integridad de los datos, es fundamental establecer un proceso de validación y auditoría sólido. Esto puede incluir la revisión de documentos, la realización de visitas de supervisión en terreno y, en algunos casos, la contratación de un auditor externo independiente para validar la información proporcionada.

5. ¿Cómo se relaciona la regulación ESRS S2 con otras normativas de sostenibilidad como el GDPR o la NIS2?
   La regulación ESRS S2 se complementa con otras normativas de sostenibilidad como el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y la NIS2 (Directiva de Seguridad de la Información). Mientras que el GDPR se enfoca en la protección de datos personales y la NIS2 en la seguridad cibernética, la ESRS S2 aborda las prácticas laborales sostenibles en la cadena de valor. Alinearse con estas normativas puede ayudar a las empresas a mejorar su gestión de riesgos y a mejorar su imagen de marca en materia de sostenibilidad.

Principios Clave

A continuación, resumen los principios clave de este artículo:

• La regulación ESRS S2 requiere que las empresas reporten sobre las prácticas laborales de sus proveedores en la cadena de valor.
• Es crucial identificar a los proveedores clave y establecer un plan de acción para recopilar y reportar datos precisos.
• Los recursos oficiales de la UE y de organismos como el BaFin pueden proporcionar información valiosa para garantizar la conformidad.
• Garantizar la calidad y la integridad de los datos es fundamental para evitar sanciones y proteger la reputación de la empresa.
• Las empresas que no cumplen con las ESRS S2 pueden enfrentarse a consecuencias graves, incluidas sanciones financieras sustanciales y daños reputacionales.

Si desea automatizar parte de este proceso, Matproof puede ayudar. Ofrecemos una plataforma de automatización de cumplimiento que se ajusta a las normas DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR, NIS2 y ESRS S2, con evidencia de cumplimiento automatizada y una agente de cumplimiento de punto final para el monitoreo de dispositivos. Nuestro enfoque se centra en servicios financieros de la UE con residencia de datos del 100% en la UE, alojados en Alemania.

Para obtener una evaluación gratuita y descubrir cómo Matproof puede facilitar su proceso de reporte de la ESRS S2, visite nuestro sitio web en https://matproof.com/contact.