ESRS S2 Value Chain Workers: Was über Lieferantenarbeitsbedingungen zu berichten ist

Einleitung

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Lieferantendatei und überprüfen Sie die Arbeitsbedingungen, die von Ihren Lieferanten gegeben werden. Wenn Sie diese Datei noch nicht haben, beginnen Sie unverzüglich mit der Erstellung.

In Europa sind Finanzdienstleister verpflichtet, auf die sozialen und ethischen Aspekte ihrer Lieferketten einzugehen, insbesondere im Hinblick auf die Arbeitnehmer. Mit der Einführung der CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) und den ESRS S2-Richtlinien (European Sustainability Reporting Standards) wird diese Verantwortung noch deutlicher. Die Berichterstattung über Lieferantenarbeitsbedingungen ist nicht nur ein Compliance-Ticket, sondern auch ein Anliegen des Corporate Social Responsibility (CSR). Die Folgen von Nichtbefolgung sind hoch – es geht um Geldbußen, Auditfehlschläge, betriebliche Störungen und den Unternehmensruin. Daher bietet sich dieser Artikel an, um Ihnen zu helfen, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen und die Vorgaben zu erfüllen.

Das Kernproblem

Die Berichterstattung über Lieferantenarbeitsbedingungen ist ein komplexes Thema, das weit über die Oberfläche der Beschreibung geht. Eine Studie hat ergeben, dass Organisationen, die ihre Lieferketten nicht ausreichend überwachen, durchschnittlich 10.000 bis 20.000 EUR pro Jahr aufgrund von Fehlinformationen und Nichtkonformitäten verlieren. Dies schließt nicht nur die direkte Geldbuße ein, sondern auch die Kosten für das Auffinden und Beheben von Problemen, die Zeitverschwendung in Audits und die langfristigen Schäden an der Unternehmensreputation.

Viele Organisationen denken, indem sie einfach einen Lieferantencode of Conduct haben oder Occasionally Audits durchführen, sind sie abgesichert. Doch das reicht nicht aus. Es gibt strengere Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Artikel 101 der CSRD verlangt, dass Finanzdienstleister eine detaillierte Analyse und Transparenz über die sozialen und arbeitsrechtlichen Bedingungen in ihrer Lieferkette bereitstellen. Dies schließt die regelmäßige Überprüfung der rechtlichen und tatsächlichen Arbeitsbedingungen von Lieferanten ein.

Warum ist dies jetzt dringend

Die jüngsten rechtlichen Veränderungen und Durchsetzungsmaßnahmen haben die Bedeutung der Nachhaltigkeitsberichterstattung noch stärker betont. Die Einführung der CSRD bringt eine neue Verpflichtung für Unternehmen mit, Umwelt- und Sozialaspekte in ihre Berichte einzubeziehen. Darüber hinaus besteht der Druck des Marktes, der von Kunden immer mehr Nachweise für soziale Verantwortung und Zertifizierungen verlangt.

Die Wettbewerbsnachteile einer Nichteinhaltung sind offensichtlich. Unternehmen, die ihre Lieferantenarbeitsbedingungen nicht transparent und nachweislich nachhaltig gestalten, riskieren den Verlust von Kunden und das Misstrauen der Öffentlichkeit. Der Markt verlangt Nachhaltigkeit, und nicht nur, um die Vorgaben zu erfüllen, sondern auch, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein müssen, ist signifikant. Eine Umfrage hat ergeben, dass weniger als 30% der Finanzdienstleister in Europa ihre Lieferantenarbeitsbedingungen vollständig und korrekt berichten. Dies zeigt, dass es dringend notwendig ist, Maßnahmen zu ergreifen, um den Standard zu erreichen und die Anforderungen der CSRD und ESRS S2 zu erfüllen.

Wie können Sie dies in die Praxis umsetzen? Beginnen Sie mit einer gründlichen Überprüfung Ihrer Lieferanten. Fordern Sie von Ihren Lieferanten detaillierte Informationen über ihre Arbeitsbedingungen und soziale Verantwortung. Machen Sie sich mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut und stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten diesen Standards gerecht werden. Es ist eine kontinuierliche Aufgabe, die regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erfordert, um der schnell wechselnden rechtlichen Landschaft gerecht zu werden.

In Teil 2 dieses Artikels werden wir tiefer in die spezifischen Anforderungen der ESRS S2 einsteigen und praktische Schritte zur Compliance diskutieren. Bleiben Sie dran, um zu erfahren, wie Sie Ihre Berichterstattung über Lieferantenarbeitsbedingungen optimieren und die Anforderungen der CSRD und ESRS S2 erfüllen können.

Das Lösungsframework

Die Berichterstattung über die Beschäftigungspraktiken der Lieferanten im Rahmen der ESRS S2 und der gesellschaftlichen Berichterstattung gemäß der CSRD ist ein ausfallsreicher Prozess, der sowohl detaillierte Informationen als auch eine hohe Transparenz erfordert. Um ein fundiertes Verständnis der Lieferantenarbeitskräfte zu gewinnen und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, können Sie den folgenden schrittweisen Ansatz verfolgen.

Schritt 1: Erstellung eines Lieferantenregisters

Bevor Sie mit der Berichterstattung beginnen, benötigen Sie ein umfassendes Register Ihrer Lieferketten. Dies sollte alle relevanten Lieferanten und deren Standorte, Produktionsstätten und Arbeitsbedingungen umfassen. Als zusätzliches Element sollten Sie auch die besonderen Merkmale Ihrer Lieferanten, wie etwa ihre Branchenzugehörigkeit oder ihre Größe, dokumentieren, da dies Auswirkungen auf die zu erwartenden sozialen und arbeitsrechtlichen Herausforderungen haben kann.

Schritt 2: Definieren von Anforderungen und Richtlinien

Aufbauend auf den Vorgaben der ESRS S2 und der CSRD sollten Sie spezifische Anforderungen und Richtlinien definieren, die Sie von Ihren Lieferanten erwartungen. Hierbei können Sie sich auf die grundlegenden Menschenrechte, faire Löhne, Arbeitsbedingungen und die Nicht-Diskriminierung konzentrieren. Stellen Sie sicher, dass diese Anforderungen klar kommuniziert werden und in Verträgen oder Lieferbedingungen vertraglich festgelegt sind.

Schritt 3: Engagement und Auditierung der Lieferanten

Ein entscheidender Schritt besteht darin, Ihre Lieferanten aktiv zu engagieren und regelmäßige Audits durchzuführen, um deren Einhaltung der vereinbarten Anforderungen zu überprüfen. Hierbei sollten Sie sowohl auf die Eignung der internen Kontrollmechanismen der Lieferanten achten als auch auf die Ergebnisse externer Zertifizierungen oder Bewertungen. Berücksichtigen Sie dabei auch die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen bei Nichtkonformitäten.

Schritt 4: Sammeln und Bewerten von Beweisen

Die gesammelten Beweise – von Auditberichten über Certificationen bis hin zu selbst erstellten Bewertungen – sind für die Glaubwürdigkeit Ihrer Berichte entscheidend. Bewerten Sie diese Belege rigoros und stellen Sie sicher, dass sie den Anforderungen der ESRS S2 und der CSRD entsprechen. Dies erfordert eine sorgfältige Überprüfung und Analyse, um ein klares Bild der tatsächlichen Beschäftigungspraktiken zu erhalten.

Schritt 5: Berichterstattung und Offenlegung

Zum Schluss ist es notwendig, Ihre Erkenntnisse und Ergebnisse in einer transparenten und verständlichen Weise zu kommunizieren. Hierbei geht es nicht nur darum, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern auch um die Verantwortung gegenüber Ihren Stakeholdern und der Gesellschaft insgesamt. Ein guter Bericht sollte spezifische Beispiele, Erfolge und Herausforderungen enthalten, die die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen demonstrieren.

Was bedeutet "gut" im Vergleich zu "nur vorbeikommen"?

Ein "guter" Bericht geht über die reine Erfüllung von Anforderungen hinaus und demonstriert ein tiefgreifendes Verständnis der sozialen Auswirkungen in Ihrer Lieferkette. Dies umfasst nicht nur die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, sondern auch die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsbedingungen und die Einbeziehung der Lieferanten in diese Bemühungen. Ein "nur vorbeikommen"-Bericht hingegen ist oftmals oberflächlich und zeigt wenig Engagement oder Verantwortung.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Fehler 1: Unzureichende Überwachung von Lieferanten

Viele Organisationen neigen dazu, ihre Lieferanten nicht ausreichend zu überwachen, indem sie zuwenig Zeit und Ressourcen für Audits aufwenden oder die Ergebnisse nicht ernsthaft analysieren. Dies führt zu einer unvollständigen Wahrnehmung der tatsächlichen Arbeitsbedingungen und kann zu Komplikationen in der Zukunft führen. Stattdessen sollten Sie regelmäßige, gründliche Audits durchführen und die Ergebnisse kritisch bewerten.

Fehler 2: Unklare und unverbindliche Anforderungen

Ohne klare und verbindliche Anforderungen an Ihre Lieferanten besteht die Gefahr, dass die gesellschaftlichen Verantwortlichkeiten nicht angemessen wahrgenommen und umgesetzt werden. Sie sollten detaillierte und spezifische Anforderungen erstellen und diese in Verträgen festschreiben.

Fehler 3: Mangelnde Dokumentation und Beweisführung

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Unfähigkeit, ausreichende Belege für die Umsetzung der gesellschaftlichen Verantwortlichkeiten zu sammeln und zu bewerten. Ohne fundierte Belege besteht die Gefahr, dass Ihre Berichte nicht glaubwürdig sind und die Anforderungen der ESRS S2 und der CSRD nicht vollständig erfüllt werden.

Fehler 4: Fehlende Kommunikation und Offenlegung

Sie müssen Ihre Ergebnisse transparent kommunizieren, um den Erwartungen Ihrer Stakeholder und gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Mangelnde Offenlegung kann zu Vertrauensverlust und Reputationsproblemen führen.

Fehler 5: Fehlende Fortschrittskontrolle und kontinuierliche Verbesserung

Ein guter Bericht sollte nicht nur den aktuellen Stand reflektieren, sondern auch Fortschritte und Verbesserungen zeigen. Mangelnde kontinuierliche Verbesserung kann zu einer stagnierenden oder sogar verschlechternden Situation im Bereich der Beschäftigungspraktiken in Ihrer Lieferkette führen.

Werkzeuge und Ansätze

Manuelle Ansätze:

Die manuelle Sammlung von Informationen und Beweisen hat den Vorteil der Flexibilität und Anpassung an individuelle Bedürfnisse, kann jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Sie sollten dies in Betracht ziehen, wenn Sie über genügend Ressourcen verfügen und eine hohe Kontrolle über den Prozess wünschen.

Tabellenkalkulations-/GRC-Ansätze:

Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Governance, Risk and Compliance (GRC)-Tools hat den Vorteil der Zentralisierung von Daten und einer gewissen Automatisierung. Die Hauptlimitationen betreffen jedoch die vollständige Erfassung der Komplexitäten in Lieferketten und können zu Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften führen.

Automatisierte Compliance-Plattformen:

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter die Reduzierung der manuellen Überwachung, verbesserte Datenerfassung und -bewertung sowie eine stärkere Integration in Ihre Geschäftsprozesse. Wenn Sie jedoch eine solche Plattform auswählen, achten Sie darauf, dass sie sich auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche und Ihres Unternehmens richtet und die Notwendigkeiten der ESRS S2 und der CSRD erfüllt.

Bedenken Sie, dass Automatisierung in vielen Fällen zur Effizienzsteigerung und Reduzierung von menschlichem Fehler beiträgt, aber sie erfordert auch eine sorgfältige Planung und Bereitstellung von Ressourcen, um den Erfolg zu gewährleisten. Matproof, als Beispiel einer solchen Plattform, kann bei der automatisierten Bearbeitung von Compliance- und Reporting-Aufgaben helfen, insbesondere dort, wo es um die Sammlung und Bewertung von Lieferantenbeweisen geht. Es ist jedoch wichtig, die Grenzen der Automatisierung zu erkennen und die Notwendigkeit eines menschlichen Eingriffs bei komplexen Entscheidungen oder bei der Interpretation von Gesetzen und Vorschriften nicht zu unterschätzen.

In der dritten und letzten Teilen des Artikels werden wir uns auf die praktische Umsetzung und die Verbesserung der Lieferantenkompliance einlassen. Wir werden anhand praktischer Beispiele und bewährter Verfahren zeigen, wie Sie Ihre Compliance-Strategie optimieren und die sozial verantwortliche Gestaltung Ihrer Lieferkette verbessern können.

Getting Started: Ihre nächsten Schritte

Eine 5-Schritt-Aktionsplan, den Sie in dieser Woche umsetzen können

1. Analysieren Sie Ihre Lieferanten: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer Lieferkette. Identifizieren Sie alle Lieferanten und ihre Standorte, um die potenziellen Risiken im Zusammenhang mit Arbeitnehmerpraktiken besser einschätzen zu können.

2. Überprüfen Sie bestehende Verträge: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Verträge auf Klauseln, die die Einhaltung von Arbeitsstandards und Sozialverantwortung fördern. Falls notwendig, planen Sie die Anpassung dieser Verträge.

3. Richten Sie eine internen Arbeitsgruppe ein: Schaffen Sie eine interdisziplinäre Gruppe, die für die Umsetzung der ESRS S2-Berichterstattung zuständig ist. Dies beinhaltet Vertreter aus Compliance, Finanzen, HR und Nachhaltigkeit.

4. Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Bedeutung der sozialen Berichterstattung und deren Einbindung in die corporate Social Responsibility (CSR). Dies ist entscheidend, um ein Verständnis für die Bedeutung dieser Themen auf allen Ebenen zu fördern.

5. Wählen Sie die Berichterstattungstools: Suchen Sie nach geeigneten Tools oder Softwarelösungen, die Ihnen bei der Sammlung, Analyse und Berichterstattung der Arbeitspraktiken in Ihrer Lieferkette helfen können.

Ressourcenempfehlungen

• EU-Verordnung zur Corporate Sustainability Reporting (CSRD): Informieren Sie sich über die neue EU-Verordnung zur Corporate Sustainability Reporting, deren Ziel es ist, die Transparenz und Vergleichbarkeit der_CSR-Berichterstattung in Europa zu erhöhen. Link zur EU-Verordnung

• BaFin-Leitlinien: Die BaFin veröffentlicht regelmäßig Leitlinien und Anleitungen für Unternehmen zur Umsetzung von Compliance- und Berichterstattungsstandards. Sehen Sie sich diese Ressourcen an, um Ihre Methoden bestmöglich auf die Anforderungen einzustellen.

• BSI-Richtlinien: Die Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet detaillierte Informationen rund um Informationssicherheit und Compliance. Nutzen Sie diese Ressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre Berichterstattung den sicherheitsrelevanten Anforderungen entspricht.

externe Hilfe vs. eigenständige Umsetzung

Die Entscheidung zwischen externer Hilfe und eigenständiger Umsetzung basiert auf mehreren Faktoren, wie zum Beispiel Ihrem know-how, Aufwand und Ressourcen zur Verfügung. Wenn Sie bereits über ein ausgebildetes Compliance-Team verfügen, das mit den spezifischen Anforderungen der ESRS S2 vertraut ist, kann es sinnvoll sein, die Umsetzung eigenständig zu übernehmen. Wenn jedoch Ihre Ressourcen oder Kompetenzen begrenzt sind, kann die Kooperation mit externen Beratern, die spezialisiert auf CSRD- und ESRS S2-Berichterstattung sind, von Vorteil sein.

Ein schneller Erfolg in den nächsten 24 Stunden

Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, eine Zusammenkunft mit den Stakeholdern einzurichten und die Notwendigkeit der Umsetzung der ESRS S2-Richtlinie zu diskutieren. Dies kann als katalysierender Schritt gesehen werden, um alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und den Prozess der Umsetzung zu beschleunigen.

Frequently Asked Questions

Wie wichtig sind die sozialen Aspekte in der Lieferkette für meine Organisation?

Die sozialen Aspekte in der Lieferkette sind äußerst wichtig, da sie direkt zu Ihrer corporate Social Responsibility (CSR) und damit zur gesellschaftlichen Akzeptanz und zum langfristigen Erfolg Ihrer Organisation beitragen. Gemäß der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der EU müssen Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitern oder einem jährlichen Umsatz von mehr als 150 Millionen EUR detaillierte Informationen über ihre Lieferanten und deren Sozialpraktiken bereitstellen. Diese Berichterstattung trägt dazu bei, Risiken zu identifizieren, Verbesserungen voranzutreiben und das Vertrauen der Gesellschaft in Ihre Organisation zu stärken.

Was sind die Hauptrisiken bei Nichtbefolgung der ESRS S2?

Nichtbefolgung der ESRS S2 kann zu verschiedenen Risiken führen, darunter:

1. Rechtliche Sanktionen: Fehlende Einhaltung der ESRS S2 kann zu Bußgeldern oder anderen rechtlichen Sanktionen durch nationale Aufsichtsbehörden wie die BaFin führen.

2. Reputationsrisiken: Unzureichende Transparenz bzgl. der Lieferantenpraktiken kann zu Reputationsverlust führen, insbesondere wenn Skandale zu Arbeitsbedingungen in der Lieferkette aufkommen.

3. Marktzugang: Kunden und Investoren könnten vorsichtshalber Geschäfte mit Unternehmen meiden, die ihre Lieferketten nicht überwachen und verbessern.

4. Operationelle Risiken: Nicht erkannte oder unangepasste soziale Praktiken in der Lieferkette können zu Produktionsstörungen und Qualitätsproblemen führen.

Welchen Unterschied machen ESRS S2-Richtlinien für meine Berichterstattung?

Die ESRS S2-Richtlinien bieten spezifische Anleitungen für die Berichterstattung über soziale und arbeitsrechtliche Aspekte in der Lieferkette. Sie helfen Unternehmen dabei, ihre Berichte konsistent und vergleichbar zu gestalten, indem sie detaillierte Anforderungen an die Inhalte, Struktur und Methoden der Berichterstattung festlegen. Dies beinhaltet die Erfassung von Informationen über die soziale Verantwortung der Lieferanten, einschließlich der Umsetzung von Arbeitsstandards, der Gleichstellung, der Fairness in Bezug auf Lohn und Arbeitsbedingungen sowie der Bekämpfung von Diskriminierung und Menschenhandel.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Lieferanten die ESRS S2-Richtlinien einhalten?

Um sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten die ESRS S2-Richtlinien einhalten, sollten Sie:

1. Verträge anpassen: Verändern Sie Ihre Lieferantenverträge, um die Einhaltung der ESRS S2-Richtlinien als Pflicht zu machen.

2. Audits durchführen: Führen Sie regelmäßige, unabhängige Audits durch, um die Einhaltung der Lieferantenprüfungen zu überprüfen.

3. Kommunizierendesysteme: Schaffen Sie ein transparentes Kommunikationssystem, das es Lieferanten ermöglicht, potenzielle Probleme und Verbesserungen zu melden.

4. Bewertungs- und Sanktionsmechanismen: Implementieren Sie Mechanismen zur Bewertung der Leistung Ihrer Lieferanten hinsichtlich der Einhaltung der ESRS S2 und ergreifen Sie Maßnahmen, falls Lieferanten die Anforderungen nicht erfüllen.

Kann ich für die Berichterstattung über soziale Aspekte in der Lieferkette verantwortlich gemacht werden?

Ja, als Inhaber oder Führungskraft einer Organisation können Sie für die Berichterstattung über soziale Aspekte in der Lieferkette verantwortlich gemacht werden. Gemäß der CSRD haben Unternehmen die Pflicht, und umfassende Informationen über die sozialen und arbeitsrechtlichen Bedingungen in ihrer Lieferkette bereitzustellen. Dies schließt die Verantwortung für die Auswahl und Überwachung von Lieferanten ein, die Einhaltung der ESRS S2-Richtlinien zu gewährleisten.

Key Takeaways

• Die ESRS S2-Richtlinien sind ein zentraler Bestandteil der CSRD-Berichterstattung und haben direkte Auswirkungen auf Ihre Organisation.
• Eine gründliche Analyse Ihrer Lieferkette, die Anpassung Ihrer Verträge und die Schulung Ihrer Mitarbeiter sind entscheidend, um die Anforderungen der ESRS S2 zu erfüllen.
• Die Entscheidung zwischen externer Unterstützung und eigenständiger Umsetzung hängt von Ihren Ressourcen und Fähigkeiten ab.
• Die Einhaltung der ESRS S2-Richtlinien ist entscheidend für eine erfolgreiche und nachhaltige Geschäftspraxis.
• Matproof kann Ihnen helfen, diesen Prozess zu automatisieren und Ihre Berichterstattung effizienter und kompatibel mit den Anforderungen der CSRD zu gestalten. Sollten Sie Interesse haben, um eine kostenlose Bewertung durchzuführen, besuchen Sie unsere Website.