Come Creare un Registro delle Informazioni DORA
Nel settore in rapido cambiamento della regolamentazione finanziaria, l'atto di resilienza operativa digitale (DORA) ha stabilito nuovi standard e obblighi per le istituzioni finanziarie e i loro fornitori di ICT in tutta Europa. Tra questi, c'è la particolare importanza della necessità per le imprese di creare e mantenere un Registro delle Informazioni DORA, come previsto dall'articolo 28(3). Questo articolo vi guiderà attraverso il processo di creazione e mantenimento di questo registro cruciale, assicurando che la vostra istituzione finanziaria sia conforme e attrezzata per gestire i rischi legati ai fornitori di terze parti ICT.
Requisiti o concetti chiave
Il Registro delle Informazioni DORA è uno strumento cruciale per le istituzioni finanziarie per gestire i rischi operativi legati ai loro fornitori di ICT. È un registro che deve essere creato e mantenuto per assicurare la resilienza e la sicurezza dei servizi operativi critici. Secondo l'articolo 28(3) del DORA:
"Le entità finanziarie e i fornitori di servizi di terze parti ICT devono mantenere un registro aggiornato delle informazioni relative alle loro rispettive relazioni con terze parti."
Questo registro funge da repository complessivo di tutte le informazioni relative alle relazioni con terze parti, inclusi dettagli sui fornitori, la natura dei servizi che offrono e i rischi associati. È essenziale per gli ufficiali di conformità, i CISO e i gestori dei rischi di comprendere i seguenti requisiti chiave:
Raccolta dei dati: Le istituzioni finanziarie devono raccogliere e mantenere informazioni accurate e aggiornate su tutti i fornitori di servizi ICT di terze parti con cui si intraprendono rapporti. Questo include dettagli come il nome del fornitore, la posizione, i servizi offerti e la natura degli accordi contrattuali.
Classificazione dei fornitori: Il DORA richiede alle istituzioni finanziarie di classificare i loro fornitori di ICT in base al rischio che rappresentano. Questa classificazione determinerà il livello di attenzione e sorveglianza che ogni fornitore riceverà.
Presentazione a BaFin: In Germania, le istituzioni finanziarie devono presentare il loro Registro delle Informazioni DORA all'Autorità di sorveglianza finanziaria federale (BaFin) come parte delle loro obblighi di reporting.
Guida di implementazione o passi pratici
La creazione e il mantenimento di un Registro delle Informazioni DORA richiedono diversi passi pratici. Ecco una guida dettagliata per aiutarvi a implementare questo requisito efficacemente:
Identificare i fornitori di servizi ICT di terze parti: Iniziate identificando tutti i fornitori di servizi ICT di terze parti con cui la vostra istituzione finanziaria intrattiene rapporti. Questo include fornitori di servizi cloud, venditori di software, centri dati e qualsiasi altra entità che fornisca servizi operativi critici.
Raccogliere informazioni: Per ogni fornitore, raccogliere informazioni dettagliate come richiesto dal DORA. Questo include:
- Nome del fornitore, identificatore legale dell'entità (LEI) e dettagli di contatto.
- Descrizione dei servizi offerti.
- Natura e ambito degli accordi contrattuali.
- Informazioni sul quadro legale e regolamentare del fornitore.
Classificare i fornitori in base al rischio: Valutare il rischio rappresentato da ogni fornitore e classificarli di conseguenza. La valutazione del rischio dovrebbe considerare fattori come la criticità dei servizi offerti, la resilienza operativa del fornitore e l'impatto potenziale delle interruzioni.
Documentare le relazioni con terze parti: Mantenere una documentazione dettagliata di tutte le relazioni con terze parti in un registro centralizzato e facilmente accessibile. Questo dovrebbe includere tutte le informazioni raccolte nei passaggi precedenti.
Aggiornare regolarmente il registro: Assicurarsi che il registro venga aggiornato regolarmente per riflettere eventuali cambiamenti nelle relazioni con terze parti o nelle valutazioni di rischio.
Effettuare verifiche periodiche: Effettuare verifiche periodiche del registro per assicurarsi della sua accuratezza e completezza. Questo dovrebbe far parte del processo continuo di monitoraggio di conformità della vostra istituzione finanziaria.
Presentare a BaFin: Per le istituzioni finanziarie in Germania, assicurarsi che il Registro delle Informazioni DORA sia presentato a BaFin come parte dei propri obblighi di reporting.
Errori comuni o insidie da evitare
La creazione e il mantenimento di un Registro delle Informazioni DORA è un compito di conformità cruciale, e ci sono diversi errori comuni da evitare:
Informazioni inesatte o obsolete: Assicurarsi che le informazioni nel vostro registro siano accurate e aggiornate. Dati obsoleti o inesatti possono portare a non conformità e aumentando i rischi operativi.
Mancanza di completezza: Non limitare il registro solo ai fornitori ad alto rischio. Tutti i fornitori di servizi ICT di terze parti dovrebbero essere inclusi nel registro, indipendentemente dalla loro classificazione di rischio.
Mancato aggiornamento regolare: L'aggiornamento regolare del registro è cruciale. Cambiamenti nelle relazioni con terze parti o nelle valutazioni di rischio dovrebbero essere rifletti rapidamente nel registro.
Tralasciare i requisiti di presentazione: Per le istituzioni finanziarie in Germania, trascurare il requisito di presentare il registro a BaFin può portare a penalità regolamentari.
Come Matproof Aiuta
Matproof è una piattaforma di gestione della conformità europea progettata per aiutare le istituzioni finanziarie a gestire le loro obblighi regolamentari in modo efficace. La nostra piattaforma offre una soluzione completa per la creazione e il mantenimento del vostro Registro delle Informazioni DORA, assicurando la conformità con l'articolo 28(3). Matproof semplifica il processo di raccolta dei dati, classificazione dei fornitori e presentazione a BaFin, aiutandovi a evitare gli errori comuni e a mantenere la resilienza operativa.