Versicherungsmakler: IDD-Konformität und Vertriebsanforderungen

Einleitung

In der Welt der Finanzdienstleistungen herrscht oft die Vorstellung vor, dass Compliance-Probleme durch umfangreiche und detaillierte Regelwerke allein gelöst werden können. Doch ein Blick hinter die Kulissen offenbart ein viel gravierenderes Problem: Die Anwendung dieser Regeln. Für Versicherungsmakler in Europa ist die Konformität mit der Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD) von besonderer Bedeutung. Nicht zuletzt, weil die Folgen von Nichtbefolgung erheblich sind: Bußgelder, Audit-Misserfolge, operative Störungen und Schädigung des Rufs können das Geschäftsmodell gefährden. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die zentralen Fragen rund um IDD-Konformität und die daraus resultierenden Vertriebsanforderungen aufzeigen und Ihnen helfen, die notwendigen Schritte effektiv zu planen und umzusetzen.

Das Kernproblem

Jenseits der oberflächlichen Beschreibung der IDD-Anforderungen, geht es bei der Compliance um dielichen Kosten, die Unternehmen in die Wege geleitet werden: EUR-Gelder, verschwendete Zeit und erhöhte Risikoexposition. Die meisten Organisationen haben das falsche Verständnis davon, was tatsächlich erforderlich ist, um IDD-konform zu sein. Sie konzentrieren sich zu sehr auf die Erstellung umfangreicher Handbücher und Policy-Dokumente, anstatt sich auf die tatsächlichen Gesetzes- und Verordnungsvorgaben zu konzentrieren.

Die IDD legt klare Anforderungen an die Vertriebspraktiken und die Informationen vor, die an Kunden weitergegeben werden müssen, um eine faire und transparente Vertriebspraxis sicherzustellen. Jedoch ist es ein weit verbreitetes Missverständnis, dass die Erstellung eines 200-seitigen Sicherheitshandbuchs ausreicht. Im Gegenteil, Auditoren sind mehr an den tatsächlichen Umsetzungen und den Ergebnissen interessiert.

Anders ausgedrückt, ist es an der Zeit, die Fokussierung auf Symbolhandlungen zu überwinden. Statt eine unzulängliche Vorgehensweise fortzusetzen, bei der die Auflistung von Regeln an sich als Ziel verfolgt wird, sollte der Fokus auf die Wirksamkeit und den Erfolg der Umsetzung gelegt werden.

Um konkret zu sein: Die IDD fordert von Maklern, dass sie ausdrücklich auf die Interessen des Kunden eingehen, accurate und verständliche Informationen anbieten, Transparenz bei Kosten und Provisionen gewährleisten und regelmäßig die Kunden beraten. Diese Anforderungen sind nicht nur schwer zu überwachen, sondern auch rechtlich bindend.

Die finanziellen Kosten der Nichtkonformität sind beträchtlich. Zunächst einmal sind Bußgelder von bis zu 4% des jährlichen Gesamtumsatzes möglich. Darüber hinaus können Audit-Misserfolge zu einer operativen Unterbrechung des Geschäfts führen, die weitere finanzielle Verluste mit sich bringen kann. Schließlich ist ein schlechter Ruf schwer zu kurieren und kann langfristig die Kundenzufriedenheit und das Geschäftsvolumen negativ beeinflussen.

Warum das jetzt dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Änderungen und durchgeführten Kontrollen haben gezeigt, dass die Umsetzung der IDD-Vorgaben ernst genommen wird. Die BaFin hat kürzlich betont, dass eine strikte Befolgung der Anforderungen erwartet wird und dass es keine Toleranz für Unregelmäßigkeiten geben wird. Dies bedeutet, dass Versicherungsmakler, die nicht konform sind, mit Bußgeldern und möglichen Verboten des Betriebs rechnen müssen.

Außerdem wächst der Marktdruck, da immer mehr Kunden nach Zertifizierungen und Compliance-Bestätigungen fragen. Die Kunden erwarten, dass ihre Interessen durch faire und transparente Geschäftspraktiken geschützt werden. Unternehmen, die dies nicht gewährleisten können, geraten in einen wettbewerbslichen Nachteil.

Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein müssen, ist beträchtlich. Eine Umfrage von PwC zeigt, dass nur 44% der befragten Versicherungsmakler zuversichtlich sind, die IDD erfolgreich umzusetzen. Dies deutet auf eine allgemeine Unvorbereitetheit hin, was bei der BaFin auf Kritik gestoßen ist.

Die Compliance mit der IDD ist keine Frage des Glücks, sondern eines strategischen Managements und der Umsetzung von Vorsorgemaßnahmen. Es ist eine Herausforderung, die alle Ebenen eines Unternehmens berührt und eine gründliche Überarbeitung der Geschäftspraktiken erfordert.

In Teil 2 dieses Beitrags werden wir uns ausführlicher mit den spezifischen Schritten befassen, die benötigt werden, um die IDD-Konformität sicherzustellen und die Vertriebsanforderungen erfolgreich zu erfüllen. Wir werden auch über die Technologien sprechen, die zur Unterstützung bei der Compliance verfügbar sind, und wie sie eingesetzt werden können, um die Prozesse zu optimieren und den Compliance-Prozess effektiv zu gestalten.

Die Lösungsarchitektur

Lösen der Compliance-Herausforderungen für Versicherungsmakler im Kontext der IDD erfordert ein790552010ugen und schrittweises Vorgehen. Im Folgenden werden wir Sie durch die Schritte leiten, die Sie zur Übernahme der Anforderungen der IDD und zur Umsetzung maßgeschneiderter Lösungen ergreifen sollten.

Schritt 1: Problembewusstsein und Risikobewertung

Als erstes ist es entscheidend, ein klares Verständnis für die gesetzlichen Anforderungen der IDD zu haben und wie diese auf Ihre Geschäftspraktiken anwendbar sind. Sie sollten eine Risikobewertung durchführen, um festzustellen, an welchen Stellen Ihre Organisation Schwachstellen aufweist. Bei dieser Bewertung sollten Sie insbesondere auf die Anforderungen der Artikel 14 (Aufklärung und Empfehlungen), 24 (Vertragsverantwortliche Personen) und 25 (Verträge und Zustimmungen) der IDD eingehen.

Schritt 2: Entwicklung eines Compliance-Frameworks

Basierend auf der Risikobewertung sollten Sie ein Compliance-Framework entwickeln, das die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt. Hierbei sollten Sie sicherstellen, dass alle relevanten Personal, Prozesse und Technologien in Ihren Compliance-Strategien berücksichtigt werden. Dies umfasst die Schaffung von Compliance-Richtlinien, die sowohl die Anforderungen der IDD als auch die besonderen Anforderungen Ihres Geschäftsmodells erfüllen, und die Einführung eines Schulungsprogramms für alle Mitarbeiter.

Schritt 3: Implementierung von Überwachungs- und Berichterstattungsmechanismen

Ein wesentlicher Bestandteil eines Compliance-Frameworks ist die Einführung von Mechanismen zur Überwachung und Berichterstattung von Compliance-Aktivitäten. Dies sollte die kontinuierliche Überwachung von Geschäftspraktiken, die Berichterstattung an die Finanzaufsicht und dieZuverlässigkeit von Transparenz- und Offenlegungsmechanismen beinhalten.

Schritt 4: Audit und Prüfung

Ein regelmäßiger interner und externer Audit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Compliance-System wirksam ist und die gesetzlichen Anforderungen einhält. Sie sollten auch Prüfungen durch Dritte in Betracht ziehen, um eine neutrale Bewertung Ihrer Compliance-Maßnahmen zu erhalten.

Was ein "gutes" Compliance-System im Vergleich zu einem, das nur die Mindestanforderungen erfüllt, ausmacht, ist die Integration von Prozessen, die die kontinuierliche Verbesserung der Compliance fördern und eine proaktive statt reaktive Herangehensweise an Compliance-Themen wählen.

Häufige Fehler zu vermeiden

Es ist wichtig, die gängigsten Fehler zu identifizieren, die Organisationen bei der Umsetzung der IDD-Compliance machen, um diese zu vermeiden.

Fehler 1: Unzureichende Risikobewertung

Einer der häufigsten Fehler ist eine unzureichende Risikobewertung, die dazu führt, dass bestimmte Risiken nicht identifiziert oder angemessen bewertet werden. Dies führt oft dazu, dass Compliance-Maßnahmen nicht adäquat sind oder zu spät implementiert werden. Stattdessen sollten Sie eine gründliche und regeltmäßige Risikobewertung durchführen und diese in Ihre Compliance-Strategie einbeziehen.

Fehler 2: Inkonsistente Implementierung von Richtlinien

Eine inkonsistente oder unzureichende Implementierung von Compliance-Richtlinien ist ein weiterer häufiger Fehler. Dies kann dazu führen, dass einige Bereiche der Organisation den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass alle Richtlinien und Verfahren in den gesamten Organisationseinheiten einheitlich angewendet werden.

Fehler 3: Mangelnde Schulung und Sensibilisierung

Ohne ausreichende Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für Compliance-Themen ist es schwierig, ein Compliance-System umzusetzen, das effektiv und nachhaltig ist. Schulungsprogramme sollten speziell auf die Anforderungen der IDD zugeschnitten sein und regelmäßig aktualisiert werden.

Fehler 4: Fehlende oder ineffektive Überwachung

Ohne eine robuste Überwachungs- und Berichterstattungsinfrastruktur ist es schwierig, sicherzustellen, dass Compliance-Maßnahmen wirksam sind und dass mögliche Verstöße schnell erkannt werden. Es ist entscheidend, einen Überwachungsplan zu haben, der alle relevanten Aktivitäten abdeckt und einen Mechanismus für die Berichterstattung von Verstößen und Nichtkonformitäten umfasst.

Fehler 5: Unzureichende Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden

Ein Mangel an Zusammenarbeit und Kommunikation mit den Finanzaufsichtsbehörden kann zu Verzögerungen oder sogar zu Sanktionen führen. Es ist wichtig, offene und ehrliche Kommunikationskanäle mit den Aufsichtsbehörden aufrechtzuerhalten und bei Bedarf ihre Anregungen und Empfehlungen einzuhalten.

Werkzeuge und Ansätze

Die Umsetzung von Compliance-Maßnahmen kann auf verschiedene Weisen erfolgen, und es ist wichtig, den richtigen Ansatz für Ihre Organisation zu wählen.

Manuelle Vorgehensweise:

Die manuelle Vorgehensweise hat den Vorteil, dass sie flexibel und anpassbar ist. Sie erfordert jedoch eine hohe Menge an Zeit und Ressourcen und ist anfällig für menschliche Fehler. Sie eignet sich am besten für kleine Organisationen oder für spezifische Compliance-Aufgaben, die nicht oft vorkommen.

Tabellenkalkulations-/GRC-Vorgehensweise:

Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Governance, Risk and Compliance (GRC)-Plattformen bietet eine automatisierte Lösung, die es einfacher macht, Prozesse zu verwalten und zu überwachen. Die Hauptbeschränkung ist jedoch, dass diese Tools oftmals nicht die komplexen Anforderungen der IDD vollständig abdecken können und eine hohe Wartungsarbeit erfordern.

Automatisierte Compliance-Plattformen:

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine effiziente und skalierbare Lösung, die speziell für die Anforderungen der EU-Finanzdienstleistungen entwickelt wurde. Diese Plattformen bieten eine 100%ige Datenaufbewahrung in der EU, umfassende Compliance-Richtlinien in deutscher und englischer Sprache und die Möglichkeit, automatisch Nachweise von Cloud-Anbietern zu sammeln. Matproof unterstützt auch die Einhaltung von Vorgaben wie der DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2. Bei der Auswahl einer automatisierten Compliance-Plattform ist es wichtig, die Benutzerfreundlichkeit, die Integration in bestehende Systeme und die Möglichkeit, auf neue Compliance-Anforderungen schnell zu reagieren, zu berücksichtigen.

Es ist ehrlich zu sagen, dass Automatisierung in vielen Fällen die Compliance-Arbeit erheblich erleichtern und effizienter machen kann, insbesondere wenn es um die Sammlung von Beweisen, die Überwachung von Geräten und die generelle Reduzierung der Compliance-Arbeitsbelastung geht. Allerdings kann sie nicht alle Aspekte abdecken, insbesondere in Bereichen, in denen menschliches Urteil und Eingriff erforderlich sind.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Sie haben gelernt, was die InsurTech-Durchführungsvorschrift (IDD) von Ihnen als Versicherungsmakler erwartet. Jetzt geht es darum, die erste Verschnaufpause nachzuholen und die nächsten Schritte zu planen. Hier ist ein konkreter 5-Schritt-Plan, den Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Betriebliches Compliance-Treffen: Rufen Sie ein Treffen mit Ihrem Compliance-Team und Entscheidungsträgern ein, um die IDD-Komplianz und Vertriebsanforderungen zu besprechen. Identifizieren Sie die wesentlichen Vorgaben und teilen Sie die Verantwortlichkeiten auf.

2. Überprüfung von Verfahren und Prozessen: Sorgen Sie dafür, dass alle Geschäftsprozesse und internen Verfahren auf IDD-Konformität überprüft werden. Hierbei können Sie auf die offiziellen EU-Veröffentlichungen und die BaFin-Richtlinien zurückgreifen. Insbesondere sollten Sie die §§ 34 und 35 des Versicherungsaufsichtsgesetzes (VAG) im Auge behalten, die die Pflichten des Maklers regeln.

3. Schulung und Sensibilisierung: Machen Sie sich mit den spezifischen Anforderungen des IDD vertraut und geben Sie dies auch Ihren Mitarbeitern weiter. Die Schulung sollte sowohl das theoretische Wissen als auch praktische Aspekte umfassen.

4. Externe Beratung: Bewerten Sie, ob Sie externe Beratung einschalten müssen. Dies kann der Fall sein, wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Vorschriften zu verstehen oder umzusetzen, oder wenn Sie Ihre interne Kapazität überschreiten.

5. Risikoanalyse und Umsetzungsplan: Führen Sie eine Risikoanalyse durch und erstellen Sie einen Umsetzungsplan. Beziehen Sie dabei die Priorisierungen aus, die Sie aus der aktuellen Situation Ihres Unternehmens ableiten konnten.

Zu ressourcenempfehlungen gibt es die offiziellen Veröffentlichungen der EU und BaFin, insbesondere die IDD selbst und die betreffenden BaFin-Leitlinien. Achten Sie darauf, dass Sie auf die neusten Versionen zurückgreifen, damit Sie sich auf die aktuellsten Anforderungen beziehen.

In Bezug auf die Entscheidung, ob Sie die Umsetzung in-house oder mit externer Hilfe durchführen, sollten Sie die Komplexität der Anforderungen und Ihre interne Kapazität bedenken. Wenn Sie schnelle und sichere Ergebnisse erzielen möchten, kann es ratsam sein, auf externe Expertise zurückzugreifen.

Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, ist die Festlegung eines Compliance-Verantwortlichen oder einer Verantwortlichen, der oder die die Umsetzung der IDD überwacht und durchführt.

Häufig gestellte Fragen

1. Frage: Was sind die Hauptunterschiede zwischen der IDD und der bisherigen Aufsichtsrechtlichen Vorschriften für Versicherungsmakler?

Antwort: Die IDD hat die Aufsichtsrechtlichen Anforderungen in vielen Bereichen harmonisiert und an die Bedürfnisse des digitalen Zeitalters angepasst. Ein Hauptunterschied ist die verstärkte Betonung der Verantwortlichkeit des Maklers bei der Information und Beratung der Kunden, sowie die Anforderungen an die Transparenz bei Vertriebsmethoden und -bedingungen.

2. Frage: Muss ich alle meine Vertriebsprozesse an die IDD anpassen?

Antwort: Ja, alle Ihre Vertriebsprozesse müssen den Anforderungen der IDD entsprechen. Dies betrifft sowohl die direkten als auch indirekten Vertriebswege und muss in allen von Ihnen durchgeführten Geschäftstätigkeiten beachtet werden.

3. Frage: Gibt es spezielle Anforderungen für den Online-Vertrieb von Versicherungsprodukten?

Antwort: Ja, Artikel 24 der IDD legt spezifische Anforderungen an die Bereitstellung von Informationen und die Kommunikation bei Online-Verträgen fest. Dazu gehört auch die Bereitstellung einer Benutzerfreundlichkeit und die Gewährleistung der Transparenz.

4. Frage: Welche Rolle spielt die Information und Beratung bei der Umsetzung der IDD?

Antwort: Die Information und Beratung spielen eine zentrale Rolle. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Kunden im Voraus alle relevanten Informationen erhalten und dass die Informationen verständlich und zugänglich sind. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Kundenfreundlichkeit und Transparenz, die von der IDD gefordert wird.

5. Frage: Was sind die Konsequenzen, wenn ich gegen die Anforderungen der IDD verstoße?

Antwort: Bei Nichteinhaltung der IDD kann es zu Bußgeldern und weiteren Sanktionen durch die Aufsichtsbehörden kommen. Darüber hinaus kann es auch zu Reputationsverlust und Kundenverlust führen.

Schlüsselerkenntnisse

• Die IDD legt neue Anforderungen an die Information, Transparenz und Verantwortlichkeit von Versicherungsmaklern fest.
• Die Umsetzung der IDD muss in alle Geschäftstätigkeiten integriert werden, einschließlich Online-Vertrieb.
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter sind entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung der IDD.
• Ein Compliance-Verantwortlicher oder eine Verantwortliche ist unerlässlich, um die Umsetzung zu überwachen und durchzuführen.
• Matproof kann Ihnen dabei helfen, die automatisierte Compliance für IDD, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 zu erreichen. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beurteilung unter https://matproof.com/contact.