Investment Firms: MiFIR Transaction Reporting and Compliance

Einführung

Im Jahr 2025 wurde ein Finanzdienstleister in Europa mit einer Bußgeldstrafe von 2 Millionen Euro belegt, weil er die Vorgaben der MiFIR-Verordnung nicht eingehalten hatte. Diese Strafe ist ein hartes Beispiel dafür, was passieren kann, wenn die Transaktionsberichterstattung nicht mit den Anforderungen der Marktinfrastruktur-Regelung (MiFIR) übereinstimmt. Die Bedeutung dieses Themas für europäische Finanzdienstleister ist unmissverständlich - das, was hier auf dem Spiel steht, sind nicht nur finanzielle Strafen, sondern auch Auditfehler, operative Störungen und das Risiko von Reputationsverlusten. In diesem Artikel wird die Komplexität der MiFIR-Transaktionsberichterstattung und die Herausforderungen der Compliance für Investmentunternehmen aufgezeigt, und ich werde Ihnen zeigen, was getan werden muss, um diese zu bewältigen.

Das Kernproblem

Die MiFIR-Verordnung ist ein zentrales Element der europäischen Finanzaufsicht und wurde eingeführt, um die Transparenz der Finanzmärkte zu erhöhen und Marktmissbräuche zu verhindern. Sie legt fest, dass Investmentfirmen und andere Marktteilnehmer alle relevanten Informationen über ihre Geschäfte an die zuständigen Aufsichtsbehörden übermitteln müssen. Dies beinhaltet sowohl die Identifikation der Transaktionsparteien als auch die Art der Transaktionen, die Werte und die Preise.

Jedoch besteht ein häufiges Missverständnis darüber, was unter "relevanten Informationen" zu verstehen ist und wie sie korrekt erfasst und gemeldet werden sollten. Viele Unternehmen verstreichen in die Falle, lediglich die minimalen Anforderungen zu erfüllen oder die Berichterstattung als reine Administrative-Pflicht zu betrachten. Die Folge davon ist ein erhöhtes Risiko für Sanktionen, da MiFIR-Verstöße nicht nur schwerwiegende finanzielle Strafen nach sich ziehen können, sondern auch das Vertrauen in die Integrität des Unternehmens untergraben.

Die MiFIR-Verordnung stellt klare Anforderungen an die Qualität und den Zeitpunkt der Transaktionsberichte. Unzureichende oder verzögerte Berichterstattung kann zu bedeutenden Bußgeldern führen, die in der Regel in Höhe von Hunderttausenden Euro liegen. Zusätzlich können Auditfehler zu zusätzlichen Kosten führen, die operativen Unterbrechungen und das Risiko, den Geschäftsbetrieb zu unterbrechen. Es ist jedoch nicht nur das finanzielle Risiko, das Unternehmen in den Fokus der Aufsichtsbehörden rücken lässt - es ist auch das langfristige Schaden an der Marke und dem Ruf, der auf einem soliden Compliance-Management beruht.

Warum das jetzt dringend ist

In den letzten Jahren haben sich die Regulierungen im Finanzsektor erheblich verschärft. Die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) hat verstärkte Überwachungs- und Sanktionsmechanismen eingeführt, um die Einhaltung der MiFIR-Bestimmungen sicherzustellen. Dies hat dazu geführt, dass die Compliance-Aspekte im Fokus der Aufsichtsbehörden stehen und die Kontrolle über die Transaktionsberichterstattung strenger wird.

Neben den regulatorischen Änderungen hat sich auch der Markt drängend verändert. Kunden verlangen immer häufiger nach Zertifizierungen und Compliance-Bestätigungen, um sicherzustellen, dass ihre Finanzdienstleister den höchsten Standards unterliegen. Nicht-konforme Unternehmen können sich in einem Wettbewerbsnachteil befinden, da sie möglicherweise keine Geschäfte mit solchen Kunden abschließen können.

Es besteht ein signifikanter Unterschied zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen, und dem, wo sie sein müssen. Eine Studie hat gezeigt, dass weniger als die Hälfte der Finanzdienstleister in der Europäischen Union ihre Transaktionsberichte vollständig und korrekt einreichen. Dies ist ein Alarmzeichen, das zeigt, wie dringend es ist, dass Unternehmen ihre Compliance-Strategien überprüfen und an die neuen Anforderungen anpassen.

Die MiFIR-Transaktionsberichterstattung ist kein Selbstläufer; sie erfordert ein detailliertes Verständnis der gesetzlichen Anforderungen, die Implementierung von Compliance-Tools und -Prozessen und die kontinuierliche Überwachung der Berichterstattung, um Verletzungen der Bestimmungen zu vermeiden. Diese Tätigkeiten können kostspielig und zeitintensiv sein, insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen, die möglicherweise nicht über die gleichen Ressourcen verfügen wie große Banken oder Investmentfirmen.

Zusammenfassend besteht die MiFIR-Transaktionsberichterstattung aus einer Reihe von komplexen und streng regulierten Anforderungen, die Investmentfirmen und andere Finanzdienstleister in der EU einhalten müssen. Die Nichtbeachtung dieser Verordnung kann zu hohen finanziellen Strafen, operativen Störungen und einem erheblichen Schaden an der Unternehmensreputation führen. In diesem Artikel werden wir uns mit den spezifischen Anforderungen auseinandersetzen, die Herausforderungen, denen sich Unternehmen gegenübersehen, und den Schritten, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie in vollem Umfang mit den Vorgaben der MiFIR-Verordnung konform gehen. Bleiben Sie dran, um mehr über die konkreten Maßnahmen zu erfahren, die Sie ergreifen können, um Ihr Unternehmen vor den Risiken einer MiFIR-Verletzung zu schützen.

Die Lösungsarchitektur

Lösen der MiFIR-Transaction Reporting und Compliance Herausforderungen erfordert einen schrittweisen Ansatz. Hier sind die Hauptschritte, die Sie befolgen sollten:

1. Grundlagen klären: Verstehen Sie die MiFIR-Vorschriften und die Anforderungen der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA). Artikel 26 MiFIR verlangt von Investmentunternehmen, dass sie alle von ihnen ausgeführten Finanzinstrumente melden.

2. Risikoanalyse durchführen: Beurteilen Sie, welche Risiken Ihre Firma aufgrund nicht konformer Transaktionsberichte eingehen könnte. Dies kann zur Strafbarkeit führen, wie es der Fall mit der BaFin-Strafe von 450.000 EUR im DORA-Zusammenhang war.

3. Prozesse und Strukturen überprüfen: Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse und Strukturen hinsichtlich ihrer Effizienz und Wirksamkeit. Hierbei sollten Sie insbesondere auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Meldung der Transaktionen achten.

4. Technische Infrastruktur aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre technische Infrastruktur in der Lage ist, alle notwendigen Daten zu sammeln und zu übermitteln. Dies kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn es um die Integration verschiedener Systeme geht.

5. Policies and Controls entwickeln: Erstellen Sie Policies und Controls, die MiFIR- und ESMA-Anforderungen entsprechen. Dies beinhaltet auch die Entwicklung von Schulungsprogrammen für Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Bedeutung von Compliance verstehen und wie sie dies in ihrer täglichen Arbeit umsetzen können.

6. Überwachung und Audit durchführen: Schaffen Sie eine Umgebung, in der kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Audits stattfinden, um sicherzustellen, dass Ihre Compliancestrategie korrekt umgesetzt wird und alle Anforderungen erfüllt werden.

7. Schrittweise Umsetzung und Anpassung: Setzen Sie die erstellten Policies und Controls schrittweise um und passen Sie sie an, wenn sich die Bedürfnisse oder Vorschriften ändern.

8. Dokumentation und Berichterstattung: Halten Sie eine detaillierte Dokumentation aller Compliance-Maßnahmen aufrecht, und berichten Sie regelmäßig über den Stand der Umsetzung und der Ergebnisse.

9. Kontinuierliche Verbesserung: Compliance ist kein Endziel, sondern ein Prozess. Stellen Sie daher sicher, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind und Ihre Compliance-Strategie kontinuierlich verbessern und anpassen.

"Gut" im Vergleich zu "nur vorbeikommen"

"Gut" bedeutet, dass Sie nicht nur die minimalen Anforderungen erfüllen, sondern auch proaktiv sind und kontinuierlich Verbesserungen in Ihrer Compliance-Strategie einleiten. Dies beinhaltet auch, dass Sie Ihre Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand halten und eine Kultur der Compliance fördern, in der jeder Mitarbeiter die Bedeutung von Compliance versteht und umsetzt.

Häufige Fehler zu vermeiden

1. Unzureichende Schulung der Mitarbeiter: Oftmals sind Mitarbeiter nicht ausreichend geschult, um die Bedeutung von Compliance zu verstehen oder wie sie dies in ihrer täglichen Arbeit umzusetzen. Dies kann zu schwerwiegenden Compliance-Verstößen führen.

2. Unzureichende technische Infrastruktur: Eine nicht ausreichend skalierbare oder integrierbare technische Infrastruktur kann dazu führen, dass wichtige Daten nicht gesammelt oder übermittelt werden können.

3. Fehlende oder unzureichende Überwachung und Audit: Ohne kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Audits besteht die Gefahr, dass Compliance-Verstöße nicht entdeckt werden und somit nicht behoben werden können.

4. Unzureichende Dokumentation und Berichterstattung: Ohne detaillierte Dokumentation und regelmäßige Berichterstattung können Compliance-Verstöße nicht nachvollzogen oder behoben werden.

5. Fehlende Anpassung an Veränderungen: Compliance ist ein stetiger Prozess, der ständig an die sich ändernden Bedürfnisse und Vorschriften angepasst werden muss. Fehlende Anpassung kann zu Compliance-Verstößen führen.

Tools und Ansätze

1. Manuelle Vorgehensweise: Dies kann zu Zeitverschwendung und menschlichem Fehler führen. Es ist jedoch sinnvoll, wenn Ihre Firma klein ist und wenig Reporting zu tun hat.

2. Tabellenkalkulations-/GRC-Vorgehen: Dies kann die Effizienz erhöhen, kann aber bei Skalierung und Integration mit anderen Systemen Schwierigkeiten bereiten.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Diese bieten die Möglichkeit, Compliance-Aufgaben automatisiert durchzuführen und bieten einen besseren Schutz vor menschlichem Fehler. Sie sind ideal, wenn Sie eine skalierbare und integrierbare technische Infrastruktur benötigen.

Matproof ist eine Compliance-Automatisierungsplattform, die speziell für EU-Finanzdienstleister entwickelt wurde und dabei hilft, die Anforderungen von MiFIR und anderen Vorschriften zu erfüllen. Mithilfe von KI können Richtlinien in Deutsch und Englisch erstellt werden, und es wird eine automatisierte Beweisbestandssammlung von Cloud-Anbietern ermöglicht. Matproof bietet auch einen Endpunkt-Compliance-Agenten für das Überwachen von Geräten und garantiert eine 100%ige EU-Datenresidenz (hosted in Deutschland).

Ehrliche Einschätzung

Automation ist in vielen Fällen von Vorteil, insbesondere wenn es um die Skalierung und Integration geht. Aber sie ist nicht immer die beste Lösung, insbesondere bei kleinen Firmen oder wenn es wenig Reporting zu tun gibt. Es ist wichtig, einen Ansatz zu wählen, der Ihren spezifischen Bedürfnissen und Umständen entspricht.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Als Anlegerfirmen müssen Sie sichgameObject-oriented-Programmierung auf die Anforderungen von MiFIR bezüglich des Transaktionsberichts einstellen. Hier ist ein konkreter 5-Schritt-Plan, den Sie in dieser Woche umsetzen können:

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Transaktionsberichterstattungsprozesse: Bewerten Sie, ob Ihre gegenwärtigen Systeme und Verfahren den Anforderungen von MiFIR entsprechen. Prüfen Sie, ob alle relevanten Transaktionstypen einbezogen sind und ob die Berichterstattung in der richtigen Zeit und im richtigen Format erfolgt.

2. Stärken Sie Ihre Compliance-Teams: In Zeiten wachsender regulatorischer Anforderungen ist es wichtig, dass Ihre Compliance-Teams über die notwendigen Fähigkeiten verfügen. Schicken Sie Ihre Mitarbeiter auf Schulungen oder Webinare, um ihre Kenntnisse über MiFIR und dessen Auswirkungen auf Ihre Anlegeraktivitäten zu vertiefen.

3. Richten Sie ein Monitoring-System ein: Es ist entscheidend, dass Sie ein System zur Überwachung und Früherkennung potenzieller Verstöße gegen die Vorschriften von MiFIR haben. Dies sollte ein Tool beinhalten, das es Ihnen ermöglicht, die Berichterstattung Ihrer Anlegeraktivitäten kontinuierlich zu überprüfen und auf eventuelle Probleme zu reagieren.

4. Konsultieren Sie offizielle Veröffentlichungen: Die EU und BaFin veröffentlichen regelmäßig Leitlinien und Empfehlungen zur Umsetzung von MiFIR. Lesen Sie diese sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie die neuesten Entwicklungen und Anforderungen kennen. Hier sind einige Ressourcen, die Sie nicht übersehen sollten:

• MiFIR-Verordnung: Die gesetzliche Grundlage für Transaktionsberichte.
• BaFin-Leitlinien: Offizielle Empfehlungen und Anweisungen der deutschen Finanzaufsicht.
• ESMA-Q&A: Häufig gestellte Fragen und Antworten des Europäischen Aufsichtsausschusses für das Wertpapier- und Finanzmarktunternehmen.

5. Bewerten Sie die Notwendigkeit externer Unterstützung: Je nach Größe und Komplexität Ihrer Anlegerfirmen kann es ratsam sein, auf externe Beratung oder Softwarelösungen zurückzugreifen, um die Anforderungen von MiFIR zu erfüllen. Bewerten Sie die Ressourcen und Fähigkeiten Ihres eigenen Teams und entscheiden Sie, ob Sie externe Hilfe benötigen, um die Compliance sicherzustellen.

Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, besteht darin, die Transaktionsberichte der letzten Monate auf ihre Genauigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Dies kann als erster Schritt zur Verbesserung Ihrer Berichterstattungsprozesse dienen.

Häufig gestellte Fragen

1. Welche Transaktionen müssen gemeldet werden?
   Gemäß MiFIR müssen alle organisierten Marktplatz-Transaktionen (MTF), multilaterale Handelssysteme (MiFID-Verordnung) und übertragenen Geschäfte (OTF) gemeldet werden. Dazu gehören auch alle Arten von Finanzinstrumenten wie Aktien, Devisen und Derivate.

2. Welche Fristen gelten für die Berichterstattung?
   Die Berichterstattung muss unverzüglich erfolgen, in der Regel innerhalb von 15 Minuten nach Abschluss der Transaktion. Dies kann jedoch je nachsystem abweichen.

3. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Berichterstattung korrekt ist?
   Stellen Sie sicher, dass Ihre Anwendung für die Berichterstattung alle Anforderungen und Formatvorgaben von MiFIR erfüllt. Investieren Sie in Schulungen für Ihre Mitarbeiter und überwachen Sie Ihre Berichterstattungsprozesse sorgfältig, um eventuelle Fehler oder Lücken frühzeitig zu erkennen.

4. Welche technischen Anforderungen müssen erfüllt werden?
   Sie benötigen ein System, das die Sammlung, Verarbeitung und Übertragung von Transaktionsdaten unterstützt. Dies schließt die Integration mit den Handelsplattformen und -systemen Ihrer Anlegerfirmen ein, um eine vollständige und genaue Berichterstattung zu gewährleisten.

5. Was geschieht, wenn ich gegen MiFIR verstoße?
   Die Nichtbefolgung von MiFIR kann zu hohen Bußgeldern führen, bis zu 5 Millionen EUR oder 10 % des jährlichen Gesamtumsatz Ihres Unternehmens. Darüber hinaus kann es zu Reputationsschäden und Vertrauensverlust bei Kunden kommen.

Schlüsselerkenntnisse

• Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse und investieren Sie in Schulungen für Ihre Teams, um MiFIR-Anforderungen zu erfüllen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über ein Monitoring-System verfügen, das es Ihnen ermöglicht, Transaktionsberichte kontinuierlich zu überprüfen.
• Nutzen Sie offizielle Veröffentlichungen der EU und BaFin, um sich auf das aktuelle Regulierungsniveau zu bringen.
• Bewerten Sie die Notwendigkeit externer Unterstützung, um die Compliance sicherzustellen.
• Matproof kann Ihnen bei der Automatisierung dieser Prozesse helfen, um die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Transaktionsberichte zu verbessern. Wenn Sie eine kostenlose Bewertung wünschen, besuchen Sie https://matproof.com/contact.