Prüfliste für das Due Diligence von Drittparteien für Banken und Fintechs

Einleitung

Im Q3 2025 gab BaFin seinen ersten DORA-bezogenen Strafantrag heraus. Die Geldbuße? Eine hohe 450.000 Euro. Die Verletzung? Unzureichende Dokumentation des Risikos von Drittparteien in Informations- und Kommunikationstechnologien (ICT). Dieses Szenario ist kein Einzelfall. Es ist eine schroffe Mahnung für die hohen Einsatze bei der Due Diligence von Drittparteien, insbesondere bei europäischen Finanzdienstleistern. Mit verschärften Vorschriften und auf dem Spiel stehenden Reputationen können Compliance-Mängel zu Bußgeldern, Prüfungsschwierigkeiten, Betriebsstörungen und unersetzlicher Schädigung des Unternehmensansehens führen.

Dieser Artikel ist Ihr Leitfaden, um ein solides Due-Diligence-Verfahren für Drittparteien zu verstehen und umzusetzen. Wir werden uns den zentralen Problemen widmen, jüngste Strafanträge erkunden und eine Checkliste bereitstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation bereit ist. Am Ende verfügen Sie über die Erkenntnisse und Werkzeuge, um teure Compliance-Fallen zu vermeiden.

Das zentrale Problem

Drittparteien-Risikomanagement ist nicht nur eine Aktivität, um Kästchen anzukreuzen. Es ist ein kritischer Bestandteil der betrieblichen Resilienz und regulatorischer Compliance. Die tatsächlichen Kosten einer unzureichenden Due Diligence können astronomisch sein. Stellt sich vor, eine Bank prüft einen Cloud-Dienstleister nicht ordnungsgemäß. Sie könnten Datenverletzungen erleben, die zu Millionen in DSGVO-Bußgeldern führen. Oder eine Fintech, die sich auf einen Anbieter mit schlechten Cybersicherheitspraktiken verlässt. Sie könnten eine Betriebsstörung, die Offenlegung von Kundendaten und Schäden an der Marke erleiden.

Was tun diese Organisationen falsch? Ein häufiger Fehler ist ein oberflächlicher Ansatz zur Lieferantenbewertung. Allzu oft hört die Due Diligence mit dem Ankreuzen von Kästchen und dem Sammeln von Papier auf. Doch eine gründliche Risikobewertung umfasst weit mehr als das. Sie erfordert kontinuierliche Überwachung, umfassende Risikoanalyse und ein Verständnis des breiteren regulatorischen Umfelds.

Regelreferenzen sind zahlreich. DORA Art. 28(2) verlangt, dass Finanzinstitute Drittparteien-Risiken effektiv verwalten müssen. Ähnlich verlangt DSGVO Art. 28(3)(c), dass Datenverarbeiter angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen. Nichtkonformität kann zu hohen Strafen und Schädigung des Rufs führen.

Betrachten wir ein konkretes Szenario. Eine Bank verwendet einen IT-Dienstleister, der später als unzureichend in Bezug auf Cybersicherheitskontrollen identifiziert wird. Die Bank erleidet eine Datenverletzung, die zu einer DSGVO-Buße von 20 Millionen Euro führt. Die Kosten für die anfängliche Due Diligence könnten ein Bruchteil dieser Summe gewesen sein. Doch das Fehlschlagen, gründliche Überprüfungen durchzuführen, führte zu katastrophalen Folgen.

Warum ist dies jetzt dringend

Regulierungsänderungen geschehen mit rasendem Tempo. DORA, NIS2 und MiCA sind nur die neuesten Vorschriften, die Finanzinstitute und Fintechs betreffen. Diese Gesetze legen einen erneuten Schwerpunkt auf das Risikomanagement von Drittparteien mit strengen Anforderungen an Due Diligence und fortlaufende Überwachung.

Neben regulatorischem Druck gibt es auch Marktdruck. Kunden verlangen zunehmend Zertifizierungen wie SOC 2 und ISO 27001. Nichtkonforme Organisationen riskieren, Geschäfte an agilere, konforme Wettbewerber zu verlieren.

Schließlich besteht der Wettbewerbsnachteil der Nichtkonformität. Organisationen, die Drittparteien-Risiken nicht effektiv verwalten, können zu Betriebsausfällen, Sicherheitsverletzungen und regulatorischen Sanktionen führen. Diese Vorfälle untergraben das Vertrauen und beschädigen Rufe, was es schwieriger macht, Kunden anzuziehen und zu halten.

Der Abstand zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein sollten, ist erheblich. Viele haben immer noch keine soliden Rahmen für das Risikomanagement von Drittparteien. Sie kämpfen, die Due Diligence in ihre breiteren Risikomanagementprozesse zu integrieren. Und sie scheitern oft, ausreichende Ressourcen für fortlaufende Überwachung und Compliance bereitzustellen.

Angesichts dieser Herausforderungen ist eine umfassende Checkliste für die Due Diligence von Drittparteien mehr denn je wichtig. Sie bietet eine Roadmap, um das komplexe Feld von regulatorischen Anforderungen und Marktforderungen zu navigieren. Wenn Organisationen diese Checkliste befolgen, können sie Risiken minimieren, Strafen vermeiden und ihren Wettbewerbsvorteil aufrechterhalten.

Im nächsten Abschnitt werden wir uns tiefer in die Details dieser Checkliste einarbeiten. Wir werden die Schlüsselkomponenten einer wirksamen Due Diligence erkunden und handlungsreiche Einblicke für Compliance-Fachleute, CISOs und IT-Führungskräfte bereitstellen. Bleiben Sie gespannt auf eine detaillierte Aufschlüsselung der Schritte, die Ihre Organisation unternehmen muss, um das Risikomanagement von Drittparteien erfolgreich zu gestalten.

Das Lösungsframework

Die Herausforderungen der Due Diligence von Drittparteien können mit einem gut strukturierten, systematischen Ansatz angemessen bewältigt werden, der den aktuellen regulatorischen Standards entspricht. Indem Komplexität reduziert und Prozesse gestreamt werden, können Banken und Fintechs ihre Compliance-Position verbessern. Hier ist ein schrittweises Framework für eine robuste Drittparteien-Risikobewertung:

1. Einleitung der Bewertung: Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme aller Drittparteienbeziehungen. Dazu gehören Lieferanten, Zulieferer und Partner, die Zugang zu oder verarbeiten sensible Finanzdaten. Für jede Beziehung bestimmen Sie die Risikokategorie basierend auf ihrem Zugang zu Daten, Systemkomplexität und dem potenziellen Einfluss auf Geschäftskontinuität und Compliance. LAUT DORA Art. 28(2) müssen Einheiten einen risikobasierten Ansatz für das Risikomanagement von Drittparteien etablieren.

2. Risikobewertung: Führen Sie eine detaillierte Risikobewertung für jede Drittpartei durch. Dies sollte Faktoren wie ihre finanzielle Stabilität, Sicherheitspraktiken, vergangene Compliance-Historie und ihre eigenen Drittparteien-Risikomanagementprozesse berücksichtigen. Es sollte ein schriftlicher Risikobewertungsbericht erstellt werden, in dem potenzielle Risiken und Minderungsstrategien beschrieben werden.

3. Due Diligence: Wenn Risiken identifiziert sind, fortfahren Sie mit der Due Diligence. Dazu gehören die Überprüfung der Compliance der Drittpartei mit relevanten Gesetzen und Vorschriften, die Bewertung ihrer Sicherheitskontrollen und die Überprüfung ihrer Geschäftskontinuitätspläne. Compliance-Beweise sollten gesammelt und validiert werden.

4. Vertragsverhandlung: Schließen Sie robuste Klauseln in Verträge ein, die die Verantwortlichkeiten und Pflichten von Drittparteien in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit und regulatorische Compliance festlegen. Stellen Sie sicher, dass Drittparteien vertraglich verpflichtet sind, Ihre Organisation über alle wesentlichen Änderungen in ihren Betriebsabläufen zu informieren, die das Risikoexposition beeinflussen könnten.

5. Fortlaufende Überwachung: Nach dem Vertragsabschluss führen Sie eine fortlaufende Überwachung der Leistung von Drittparteien durch. Legen Sie regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen der Compliance von Drittparteien fest, um eine fortlaufende Einhaltung von vereinbarten Standards und Vorschriften sicherzustellen.

6. Berichterstattung und Dokumentation: Halten Sie eine gründliche Dokumentation des gesamten Due-Diligence-Prozesses. Dazu gehören die ersten Bewertungen, Beweise der Compliance und Ergebnisse der regelmäßigen Überwachung. Diese Dokumentation ist entscheidend, um die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen zu demonstrieren und für Prüfungszwecke.

7. Notfallplanung: Legen Sie klare Notfallprotokolle mit Drittparteien fest. Dazu gehören Verfahren für die Berichterstattung von Sicherheitsvorfällen und die Bewertung möglicher Auswirkungen auf Ihre Organisation.

Was unterscheidet ein "gutes" Drittparteien-Risikomanagement-Programm von einem, das nur vorübergehend funktioniert? Ein "gutes" Programm ist proaktiv, in den täglichen Betrieb integriert und passt sich Veränderungen im Risikoumfeld an. Es beinhaltet fortlaufende Überwachung, regelmäßige Risikoneubewertungen und klare Kommunikationskanäle mit Drittparteien.

Allgemeine Fehler, die zu vermeiden sind

Trotz der klaren Anweisungen aus den Vorschriften sind allgemeine Fehler in der Due Diligence von Drittparteien weit verbreitet. Hier sind einige, die zu vermeiden sind:

1. Fehlende umfassende Bestandsaufnahme: Das Nicht-Aufrechterhalten einer aktuell gehaltenen Bestandsaufnahme aller Drittparteienbeziehungen kann zu einem Verlust an entscheidenden Lieferanten führen, die sensible Daten verarbeiten. Eine klare und vollständige Bestandsaufnahme ist die Grundlage jedes Due-Diligence-Prozesses.

2. Unzureichende Risikobewertung: Eine oberflächliche Risikobewertung ohne Eintauchen in die Details der Drittparteien-Operationen kann zu einem falschen Gefühl der Sicherheit führen. Risikobewertungen sollten gründlich sein und verschiedene Dimensionen wie Datenverarbeitungspraktiken, rechtliche und compliancebezogene Geschichte und technische Fähigkeiten berücksichtigen.

3. Vernachlässigung von Vertragsvereinbarungen: Das Fehlen strenger Vertragsbedingungen in Bezug auf Datenschutz und Compliance kann eine Organisation einem erheblichen Risiko aussetzen. Verträge sollten die Ernsthaftigkeit möglicher Risiken und die Verantwortung von Drittparteien in der Risikobewältigung widerspiegeln.

4. Unzureichende Überwachung: Viele Organisationen übersehen die Bedeutung der fortlaufenden Überwachung nach Vertragsabschluss. Regelmäßige Überprüfungen und Audits stellen sicher, dass Drittparteien weiterhin die vereinbarten Standards und Vorschriften erfüllen.

5. Schlechte Dokumentationspraktiken: Unzureichende Dokumentation kann zu Schwierigkeiten bei Prüfungen und regulatorischen Überprüfungen führen. Eine klare, umfassende Dokumentation ist essentiell, um Compliance- und Risikomanagementbemühungen zu demonstrieren.

Werkzeuge und Ansätze

Manueller Ansatz: Der manuelle Ansatz der Due Diligence von Drittparteien hat seinen Platz, insbesondere in kleineren Organisationen oder für eine begrenzten Anzahl von Drittparteienbeziehungen. Die Vorteile umfassen Flexibilität und die Möglichkeit, Prozesse an bestimmte Bedürfnisse anzupassen. Die Nachteile sind jedoch erheblich: Es ist zeitaufwändig, anfällig für menschlichen Fehler und kann schwer zu skalieren.

Tabelle/GRC-Ansatz: Die Verwendung von Tabellen oder GRC (Governance, Risk, Compliance)-Werkzeugen kann helfen, die Komplexität von Due-Diligence-Prozessen zu verwalten. Diese Werkzeuge haben jedoch oft ihre Grenzen, wie Schwierigkeiten bei der Handhabung großer Datenmengen, mangelnde Automatisierung für die Beweismittelsammlung und Herausforderungen bei der Integration in andere Systeme für eine ganzheitliche Risikosicht.

Automatisierte Compliance-Plattformen: Automatisierte Compliance-Plattformen bieten mehrere Vorteile, einschließlich künstlicher Intelligenz (KI) gesteuerter Richtlinienerstellung, automatisierter Beweismittelsammlung und fortlaufender Überwachungsfunktionen. Wenn Sie eine automatisierte Plattform auswählen, suchen Sie nach Funktionen wie:

• KI-gesteuerter Richtlinienerstellung, die sich an DORA, SOC 2, ISO 27001, DSGVO und NIS2 ausrichtet.
• Automatisierte Beweismittelsammlung, die mit Cloud-Anbietern und anderen Systemen vernetzt werden kann, um Compliance-Beweise effizient zu sammeln.
• Ein Endpunkt-Compliance-Agent für die Überwachung von Geräten und die Sicherstellung von Compliance.
• 100% EU-Datenbestandssitz, um Anforderungen an Datensouveränität zu erfüllen.

Ein Beispiel für eine solche Plattform ist Matproof, das speziell für den EU-Finanzsektor entwickelt wurde und die oben genannten Funktionen bietet, um Compliance mit strengen EU-Vorschriften sicherzustellen.

Die Automatisierung kann die Effizienz und Wirksamkeit des Risikomanagements von Drittparteien erheblich verbessern, aber sie ist keine Allheilmittel. Sie ist am effektivsten, wenn sie in Kombination mit einer starken internen Compliance-Kultur, klaren Prozessen und fortlaufender menschlicher Überwachung eingesetzt wird. Die Automatisierung kann die wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben übernehmen und Compliance-Fachleuten ermöglichen, sich auf strategisches Risikomanagement und Entscheidungsfindung zu konzentrieren.

Zusammenfassend beinhaltet ein solides Due-Diligence-Verfahren für Drittparteien eine strukturierte Herangehensweise, klare Risikobewertung, fortlaufende Überwachung und effektive Nutzung von Werkzeugen. Indem Sie häufige Fehler vermeiden und die richtigen Werkzeuge nutzen, können Banken und Fintechs Drittparteien-Risiken effektiv verwalten und regulatorische Anforderungen erfüllen.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Die Komplexität des Risikomanagements von Drittparteien mag einschüchternd erscheinen, aber mit einer strukturierten Herangehensweise kann Ihre Finanzinstitution diese Verantwortlichkeiten effizient bewältigen. Hier ist ein fünfstufiger Aktionsplan, der sofort umgesetzt werden kann:

Schritt 1: Durchführen einer umfassenden Bestandsaufnahme
Beginnen Sie mit einer gründlichen Katalogisierung aller Drittparteienbeziehungen. Dazu gehören Technologiedienstleister, Lieferanten und alle anderen Entitäten, die kritischen Dienstleistungen für Ihre Operationen erbringen. Diese Übung ist entscheidend für die Identifizierung von potenziellen Compliance-Lücken und das Verständnis des Umfangs Ihrer Drittparteien-Risikoexposition.

Schritt 2: Einrichten klare politischer Leitlinien
Beziehen Sie sich auf offizielle EU/BaFin-Publikationen wie die "Richtlinien zur Outsourcing an Cloud-Dienstleister" und "Empfehlungen für das Risikomanagement in IT", um Ihre Drittparteien-Risikomanagement-Richtlinien zu gestalten. Diese Dokumente bieten detaillierte Rahmenbedingungen, die an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Institution angepasst werden können.

Schritt 3: Durchführen von ersten Risikobewertungen
Führen Sie für jede Drittpartei eine erste Risikobewertung durch, um sie nach Risikostufen zu kategorisieren. Dies hilft, Ihre Bemühungen zu priorisieren und Ressourcen effizienter zuzuweisen. Konzentrieren Sie sich auf Schlüsselbereiche wie Datensicherheit, Compliance mit relevanten Vorschriften (z.B. DSGVO, NIS2) und die finanzielle Stabilität der Drittpartei.

Schritt 4: Entwicklung eines detaillierten Due-Diligence-Rahmenwerks
Verwenden Sie die ersten Risikobewertungen, um ein detailliertes Due-Diligence-Rahmenwerk zu entwickeln. Dazu sollten Fragebögen, Checklisten und Verfahren für das Durchführen von Ortsbesuchen oder Audits eingeschlossen sein. Stellen Sie sicher, dass dieses Rahmenwerk sich an DORA Art. 28(2) ausrichtet, der Finanzinstituten verlangt, das Risiko, das von Drittparteien-ICT-Diensten ausgeht, zu bewerten.

Schritt 5: Einführung von fortlaufender Überwachung
Richten Sie ein System für die fortlaufende Überwachung von Drittparteien-Risiken ein. Dazu gehören regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen Ihrer Due-Diligence-Verfahren sowie fortlaufende Bewertungen der Compliance von Drittparteien mit vertraglichen Verpflichtungen und regulatorischen Anforderungen.

Wenn Sie entscheiden, ob Sie das Risikomanagement von Drittparteien intern oder extern gestalten möchten, denken Sie über die Komplexität Ihres Drittparteien-Ökosystems und das erforderliche Know-how nach. Externe Hilfe kann für spezialisierte Kenntnisse und objektive Erkenntnisse von Vorteil sein, insbesondere in komplexen Bereichen wie Cybersicherheit und Datenschutz sein.

Ein schneller Sieg, der innerhalb von 24 Stunden erreicht werden kann, besteht darin, Ihre bestehenden Drittparteiverträge zu überprüfen und zu aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass sie Klauseln enthalten, die das Risikomanagement, den Datenschutz und die Prüfungsrechte explizit ansprechen und den regulatorischen Anforderungen von DORA und anderen relevanten EU-Richtlinien entsprechen.

Häufig gestellte Fragen

F1: Wie oft sollten wir Due Diligence bei Drittparteien durchführen?

A1: Die Häufigkeit der Due Diligence sollte risikobasiert und der Dringlichkeit des von der Drittpartei erbrachten Dienstes entsprechen. Bei hochrisikohen Beziehungen kann es erforderlich sein, die Due Diligence jährlich oder sogar häufiger durchzuführen. Es ist auch wichtig, Zwischenbewertungen durchzuführen, wenn es wesentliche Änderungen in den Geschäftsabläufen der Drittpartei oder ein Vorfall gibt, der Ihre Institution betreffen könnte.

F2: Welche Schlüsselbereiche sollten wir während der Lieferantenbewertungen fokussieren?

A2: Schlüsselbereiche umfassen die finanzielle Stabilität der Drittpartei, die betriebliche Resilienz, Cybersicherheitsmaßnahmen, Datenschutzpraktiken und Compliance mit relevanten Vorschriften wie DSGVO und NIS2. Darüber hinaus sollte die Fähigkeit der Drittpartei bewertet werden, Vorfälle zu bewältigen und Notfallpläne umzusetzen. Die Bewertung sollte auch das Track Record und die Reputation der Drittpartei innerhalb der Branche berücksichtigen.

F3: Wie können wir sicherstellen, dass Drittparteien-Risiken effektiv von verschiedenen Abteilungen aus verwaltet werden?

A3: Das Einrichten eines interdisziplinären Drittparteien-Risikomanagement-Ausschusses kann dazu beitragen, Konsistenz und Überwachung über verschiedene Abteilungen hinweg zu gewährleisten. Dieser Ausschuss sollte Vertreter aus Compliance-, IT-, Rechts- und Beschaffungsabteilungen umfassen. Sie sollten regelmäßig zusammenkommen, um Risikobewertungen, Risikominderungsstrategien und alle Vorfälle oder Veränderungen im Drittparteien-Umfeld zu besprechen.

F4: Welche Ressourcen können wir nutzen, um über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben, die das Risikomanagement von Drittparteien betreffen?

A4: Offizielle EU-Publikationen wie die EBA-Leitlinien zur Outsourcing und die Empfehlungen der Europäischen Zentralbank zum Risikomanagement sind unerlässliche Ressourcen. BaFin veröffentlicht auch regelmäßig Richtlinien und Updates, die für deutsche Finanzinstitute von entscheidender Bedeutung sind. Darüber hinaus kann das Bleiben informiert durch Branchenverbände und anerkannte Finanznachrichtenquellen helfen, regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

F5: Wie behandeln wir Drittparteien, die nicht konform sind oder erhebliche Risikoprobleme haben?

A5: Wenn eine Drittpartei als nicht konform oder als mit erheblichen Risiken behaftet identifiziert wird, sollten Sie ein Dialog darüber führen, wie die Probleme angegangen werden können. Dies kann die Neuverhandlung von Verträgen, die Implementierung zusätzlicher Kontrollen oder sogar das In-Kraft-Setzen des Beendigungs der Beziehung betreffen, wenn die Risiken nicht gemildert werden können. Es ist entscheidend, diese Diskussionen und ergriffenen Maßnahmen zu dokumentieren, um etwaige Compliance-Probleme zu adressieren.

Schlüsselerkenntnisse

• Führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme von Drittparteienbeziehungen durch und führen Sie regelmäßige Risikobewertungen durch.
• Richten Sie und halten Sie klare Richtlinien, die den EU- und BaFin-Leitlinien entsprechen.
• Entwickeln Sie ein detailliertes Due-Diligence-Rahmenwerk, das risikobasierte Bewertungen und fortlaufende Überwachung einschließt.
• Berücksichtigen Sie externe Hilfe für spezialisiertes Wissen und objektive Erkenntnisse.
• Matproof kann das Risikomanagement von Drittparteien mit seiner künstlichen Intelligenz gesteuerten Richtlinienerstellung und automatisierten Beweismittelsammlung, speziell auf den EU-Finanzsektor zugeschnitten, vereinfachen. Besuchen Sie https://matproof.com/contact für eine kostenlose Bewertung und sehen Sie, wie die Compliance-Automatisierungsplattform von Matproof Ihnen bei Ihrer Reise im Risikomanagement von Drittparteien helfen kann.