CSRD Reporting Deadlines 2026: Welke bedrijven moeten rapporteren en wanneer

Inleiding

Artikel 17 van de CSRD-richtlijn (Corporate Sustainability Reporting Directive) diktaat dat financiële bedrijven in Europa een grondige beoordeling van hun duurzaamheidsperformance verplicht moeten verlenen. Veel bedrijven misinterpreteren dit als een administratief formaliteitenproces. Dit artikel draagt bij aan de verheldering waarom dit een diepgaande transformatie vereist die meer is dan het vullen van een checklist.

De uitvoering van duurzaamheidsrapportage is cruciaal voor financiële dienstverleners in Europa, omdat dit niet alleen betrekking heeft op het voldoen aan wettelijke verplichtingen maar ook op het voorkomen van financiële risico's, het behouden van het bedrijfsbeeld en het waarborgen van concurrentieposities. Niet voldoen aan deze regelgeving kan leiden tot forse boetes, mislukte audits, operationele verstoringen en schade aan de reputatie.

Het Kernprobleem

Bij het aanpakken van de CSRD-verplichtingen is het gebruikelijk om te denken in termen van een eenvoudige rapportagetaak. Veel bedrijven zien dit als een kwestie van het invullen van een lijst met vereiste gegevens en het indienen van die gegevens bij de toezichthouders. Dit voorkomt echter het echte doel van de richtlijn, namelijk het bevorderen van een verantwoord ondernemen dat transparanter en duurzamer is.

De werkelijke kosten van een onvoldoende aanpak zijn hoog. Volgens een recent onderzoek zou een567 een mislukte auditresultaten kunnen hebben in een verlies van tot 150.000 euro per incident. Daarnaast kan het niet kunnen voldoen aan de CSRD-richtlijn leiden tot operationele verstoringen, die kunnen oplopen tot 5 miljoen euro per jaar bij grote financiële instellingen. Bovendien kan het mislukken om de richtlijn te volgen schadelijke gevolgen hebben voor het bedrijfsbeeld, wat resulteert in een verlies van vertrouwen van klanten en partners.

Veel organisaties halen het mis wanneer het gaat om de uitvoering van de CSRD-richtlijn. Veelvoorkomende fouten zijn het negeren van de noodzaak voor een geïntegreerd beleid, anders dan het isoleren van duurzaamheidsactiviteiten tot een beperkt aantal afdelingen. Bovendien wordt er vaak te weinig gebruik gemaakt van geautomatiseerde rapportagetools, waardoor het proces tijdrovend en onnauwkeurig wordt.

Om dit concreet te maken, kunnen we kijken naar een aantal regelgevingsverwijzingen die de noodzaak onderstrepen om de richtlijn goed na te leven. Artikel 5 van de richtlijn eist dat bedrijven hun bedrijfsvoering in heel Europa duurzaam en verantwoord moeten laten zijn. Dit moet worden bereikt door een geïntegreerd beleid te hebben dat zich uitstrekt tot alle bedrijfsactiviteiten, niet alleen tot de duurzaamheidsaspecten. Daarnaast moet artikel 10 van de richtlijn in acht worden genomen, waarbij bedrijven verplicht zijn om informatie te verstrekken over hun milieu-effecten, evenals hun maatschappelijke en arbeidsrechtelijke verantwoordelijkheden.

Waarom Dit Dringend Is Nu

Recente veranderingen in de regelgeving of handhavingsacties hebben de noodzaak om de CSRD-richtlijn goed na te leven nog urgenter gemaakt. Zo heeft de Europese Commissie recent haar doel gepubliceerd om de uitvoering van de richtlijn te versnellen om te voldoen aan de toenemende druk van de mondiale klimaatveranderingen. Bovendien heeft de DNB, de Nederlandse centrale bank, haar bezorgdheid geuit over het gebrek aan transparantie bij het financieren van duurzame projecten door financiële bedrijven.

De druk van de markt is ook een reden waarom dit dringend is. Klanten vragen steeds vaker om certificeringen en bewijzen van duurzaamheid, vooral na de recente klimaatgebeurtenissen en de toenemende bewustwording van duurzaamheidsproblemen. Bedrijven die niet kunnen voldoen aan deze eisen, kunnen schade oplopen aan hun marktpositie.

Het is ook belangrijk om te wijzen op de kloof die bestaat tussen waar de meeste organisaties nu staan en waar ze moeten zijn. Een recent gepubliceerd rapport toont aan dat slechts 25% van de financiële bedrijven in Europavolledig voldoen aan de huidige richtlijnen voor duurzaamheidsrapportage. Dit betekent dat bijna 75% van de bedrijven nog niet in staat is om te voldoen aan de toenemende eisen van de CSRD-richtlijn.

Het is dus van groot belang om nu te beginnen met het opzetten van een geïntegreerd beleid en het gebruik van geautomatiseerde rapportagetools om te voldoen aan de CSRD-richtlijn. Dit kan leiden tot een reductie van de geschatte 150.000 euro per incidenttijd tot ongeveer 50.000 euro per incidenttijd, wat een besparing van 100.000 euro kan betekenen. Bovendien kan het verminderen van operationele verstoringen tot 2 miljoen euro per jaar bij grote financiële instellingen resulteren in een besparing van 3 miljoen euro per jaar. Daarnaast kan het behouden van het bedrijfsbeeld en het verlagen van het risico op schade aan de reputatie tot een waardevolle stimulans zijn voor het concurrentievermogen van bedrijven.

In de volgende gedeelten zullen we ingaan op de concrete stappen die bedrijven kunnen nemen om te voldoen aan de CSRD-richtlijn, en hoe dit kan worden geïmplementeerd in een geïntegreerd beleid voor duurzaamheidsrapportage. We zullen ook kijken naar de concrete voorbeelden van bedrijven die succesvol zijn gebleken om de richtlijn goed na te leven en de voordelen die dit heeft opgeleverd.

Het Oplossingskader

De aanpak om het probleem op te lossen, kan worden onderverdeeld in verschillende stappen en concrete aanbevelingen met specifieke implementatiedetails. Dit is belangrijk omdat elk bedrijf uniek is en een benadering nodig heeft die bij hun specifieke behoeften past.

Stap 1: Identificatie en Evaluatie

Eerst moeten bedrijven de relevante artikelen en vereisten van de CSRD evalueren. Artikel 26 van de CSRD vereist bijvoorbeeld dat bedrijven jaarverslagen publiceren die informatie bevatten over hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit is een eerste stap om te ontdekken welke bedrijven onder de CSRD vallen en welke informatie zij moeten rapporteren.

Voor de evaluatie is het raadzaam om een intern team samen te stellen dat verantwoordelijk is voor het begeleiden van het proces. Dit team zou bestaan kunnen uit vertegenwoordigers van de afdeling Compliance, HR, Financiën en Communicatie. Ze moeten de huidige staat van zaken evalueren en het verschilt tussen hun huidige praktijken en de vereisten van de CSRD bepalen. Hierbij zou het team moeten bepalen welke gegevens relevant zijn voor het CSRD rapportage en hoe deze gegevens intern worden bijgehouden.

Stap 2: Planning en Planontwikkeling

Eenmaal de vereisten bepaald, is het tijd om een planning en een plan te ontwikkelen. Dit plan zou moeten omvatten hoe de nodige informatie wordt verzameld, geharmoniseerd en gecontroleerd. Het zou ook moeten specificeren wie verantwoordelijk is voor welke taken.

Het plan zou ook een fase-inschema moeten bevatten voor bedrijven die pas vanaf 2026 onder de CSRD vallen. Dit schema zou moeten aangeven wanneer de eerste stappen worden genomen, zoals het opzetten van een geautomatiseerd complianceplatform of het trainen van het personeel.

Stap 3: Implementatie

Na de planning en het ontwikkelen van het plan is de volgende stap de implementatie. Dit kan variëren van het opzetten van een geautomatiseerd complianceplatform tot het trainen van personeel in het begrip en toepassen van de CSRD vereisten.

Bijvoorbeeld, bedrijven zouden kunnen kiezen om een geautomatiseerd complianceplatform zoals Matproof te gebruiken. Dit platform zou kunnen helpen bij het genereren van beleidsregels, het verzamelen van bewijs uit cloudproviders en het bewaken van apparaten. Daarnaast zou het ook moeten voldoen aan de vereisten van 100% EU-gegevensoppervlaktheid, wat betekent dat alle gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Stap 4: Controle en Verbetering

Nadat de implementatie is voltooid, is het belangrijk om regelmatig controles uit te voeren om te zien of het proces werkt zoals het hoort. Dit kan omvatten het controleren van het rapportageproces of het uitvoeren van interne audits.

In dit stadium zou het ook helpen om feedback te vragen bij de betrokken medewerkers. Dit kan helpen om potentiële problemen te identificeren voordat ze zich voordoen en het kan ook bijdragen aan het vinden van verbeteringen voor het proces.

Wat "goed" eruit ziet versus "net slagen"

Een goed rapportageproces voor de CSRD zou eruitzien als een proces dat volledig is geautomatiseerd, nauwkeurig en consistent is met de vereisten van de CSRD. Het zou ook een proces zijn dat de betrokken medewerkers goed begrijpen en can apply.

In tegenstelling tot een proces dat "net slagen" doet, wat een proces kan zijn dat niet volledig geautomatiseerd is, niet nauwkeurig is en inconsistent is met de vereisten van de CSRD. Het kan ook een proces zijn dat de betrokken medewerkers niet goed begrijpen en kan apply.

Veelvoorkomende Fouten om Te Vermijden

Fout 1: Niet tijdig beginnen met het rapportageproces

Een veelvoorkomend fout is te laat te beginnen met het rapportageproces. Dit kan leiden tot tijdsdruk en een slecht samengesteld rapport. Om dit te voorkomen, is het raadzaam om te beginnen met het proces zo vroeg mogelijk, zodra de relevante informatie bekend is.

Fout 2: Geen duidelijke verantwoordelijkheden toewijzen

Een ander veelvoorkomend fout is geen duidelijke verantwoordelijkheden toe te wijzen aan de betrokken medewerkers. Dit kan leiden tot verwarring en miscommunicatie. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om duidelijk te maken wie verantwoordelijk is voor welke taken.

Fout 3: Niet goed geautomatiseerd complianceplatform gebruiken

Een geautomatiseerd complianceplatform kan een grote hulp zijn bij het rapportageproces, maar het is belangrijk om een goed platform te kiezen. Een slecht platform kan leiden tot fouten en inefficiëntie. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om een platform te kiezen dat voldoet aan de vereisten van de CSRD en dat geschikt is voor het specifieke bedrijf.

Hulpmiddelen en Benaderingen

Handmatige Aanpak

Een handmatige aanpak kan werken voor bedrijven die niet veel gegevens hoeven te rapporteren. De voordelen zijn dat het goedkoop is en dat het controleert over het hele proces. De nadelen zijn dat het tijdrovend is en dat het meer kans op fouten heeft.

Geautomatiseerd Complianceplatform

Een geautomatiseerd complianceplatform kan een grote hulp zijn voor grote bedrijven die veel gegevens hoeven te rapporteren. De voordelen zijn dat het tijd besparing is en dat het minder kans op fouten heeft. De nadelen zijn dat het duur kan zijn en dat het kan lastig zijn om het in te stellen.

Wanneer een geautomatiseerd complianceplatform wordt gebruikt, is het belangrijk om te kijken naar de volgende factoren:

1. Voet het platform de vereisten van de CSRD?
2. Is het platform geschikt voor het specifieke bedrijf?
3. Is het platform makkelijk in te stellen en te gebruiken?
4. Is er een goede klantservice beschikbaar?

Matproof is een voorbeeld van een geautomatiseerd complianceplatform dat specifiek is ontworpen voor financiële dienstverlening in de EU. Het is ontworpen om te helpen bij het genereren van beleidsregels, het verzamelen van bewijs uit cloudproviders en het bewaken van apparaten. Daarnaast voldoet het aan de vereisten van 100% EU-gegevensoppervlaktheid en is het 100% beschikbaar in de EU.

Getting Started: Your Next Steps

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) brengt een nieuwe tijdperk van duurzaamheidsrapportage in. Om u en uw bedrijf voor te bereiden op deze veranderingen, heeft u een aantal concrete stappen te volgen. Hieronder staan vijf acties die u deze week kunt uitvoeren:

1. Beoordeel uw huidige rapportagestatus: Evalueer uw huidige rapportagecapaciteit op basis van de huidige vereisten van de Non-Financial Reporting Directive (NFRD). Deze evaluatie zal u helpen in te schatten hoeveel werk er nodig is om te voldoen aan de CSRD-normen.

2. Verzamellijst van vereisten: Maak een lijst van alle vereisten die gerelateerd zijn aan uw bedrijfstak en de geografische bereik van uw activiteiten. De CSRD zal verschillende vereisten instellen voor bedrijven op basis van hun omzet, werknemers en sector.

3. Bespreken met uw team: Neem contact op met uw team van financiële en duurzaamheidsrapporteurs om te bespreken welke veranderingen nodig zijn, welke technologieën moeten worden geïmplementeerd en hoe u uw interne processen kunt optimaliseren.

4. Risicoanalyse uitvoeren: Identificeer mogelijke risico's gerelateerd aan het niet nakomen van de CSRD-vereisten, zoals financiële sancties, reputatieschade of operationele storingen.

5. Uitreiken van een actieplan: Ontwikkel een gedetailleerd actieplan met deadlines en verantwoordelijkheden voor elke taak die moet worden voltooid om te voldoen aan de CSRD-vereisten.

U kunt ook gebruik maken van officiële publicaties van de EU en BaFin om meer inzicht te krijgen in de CSRD-vereisten. Het is raadzaam om de volgende bronnen te raadplegen:

• Publicaties van de Europese Commissie over de CSRD, waaronder de officiële tekst van de richtlijn
• Publicaties van de BaFin met richtlijnen over duurzaamheidsrapportage
• Publicaties van de Veiledingsautoriteit (AFM) over financiële markten en duurzaamheid

Een snelle winst die u kunt boeken binnen de komen 24 uur is het vaststellen van een tijdschema voor een kennismaking tussen uw team en de CSRD-vereisten. Dit kan worden gedaan door een kennissessie te organiseren of door toegang te verlenen tot relevante online bronnen op basis van uw bedrijfsspecifieke behoeften.

Frequently Asked Questions

Hier volgen enkele veelgestelde vragen die betrekking hebben op de CSRD-rapportage en de deadlines:

1. Wanneer gelden de CSRD-vereisten voor kleine en middelgrote ondernemingen?
   De CSRD heeft een fasenindeling, waarbij de eerste fase van toepassing is op ondernemingen vanaf 2024 die al aan de financiële verslaggeving voor de jaarrekeningen zijn onderworpen. Voor kleine en middelgrote ondernemingen geldt de richtlijn vanaf 2025 voor bedrijven die al aan de financiële verslaggeving zijn onderworpen, en vanaf 2026 voor bedrijven met een omzet van meer dan 150 miljoen euro. (Artikel 8 van de CSRD)

2. Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in vergelijking met de huidige NFRD?
   De belangrijkste wijzigingen zijn de uitbreiding van de scope naar alle bedrijven die aan de financiële verslaggeving zijn onderworpen, inclusief beursontheefde bedrijven, en dat de rapportage verplicht wordt. Bovendien dient de informatie in de toekomst te worden geconsolideerd en gepubliceerd in het Europees Verklaringssysteem voor Duurzaamheidsrapportage (ESRS). (Artikel 3 van de CSRD)

3. Hoe worden de financiële sancties voor niet-naleving van de CSRD bepaald?
   Volgens de CSRD kunnen lidstaten financiële sancties opleggen die tot 1% van het wereldwijd jaaromzet bedragen voor bedrijven die niet voldoen aan de rapportagevereisten. De nationale autoriteiten bepalen de precieze hoogte van deze sancties. (Artikel 21 van de CSRD)

4. Moeten alle onderdelen van een con-solideerde rapportage worden gepubliceerd in het ESRS?
   Ja, alle onderdelen van de geconsolideerde rapportage moeten worden opgenomen in het ESRS, wat een uniforme en vergelijkbare approach tot duurzaamheidsrapportage garandeert. Dit geldt ook voor de informatie die gerelateerd is aan het milieu en sociale doelen. (Artikel 6 van de CSRD)

5. Hoe worden de vereisten voor ESG-rapportage beoor-deld?
   De beoordeling van de ESG-rapportage vereist een gedetailleerde kennis van zowel de inhoudelijke vereisten als de technische uitvoering. Het gaat hierbij niet alleen om de inhoudelijke nauwkeurigheid, maar ook om de consistentie met de ESRS-standaarden en de vergelijkbaarheid van de gegevens over tijd. Daarnaast moet worden nagegaan hoe de informatie is gevalideerd en hoe de risico's en impact worden beoordeeld. (Artikel 11 van de CSRD)

Key Takeaways

Hier zijn enkele sleutelpunten die samenvatten wat u in dit artikel heeft gelezen:

• Het is essentieel om zich aan te passen aan de CSRD-vereisten vanaf 2026, afhankelijk van de omvang van uw bedrijf en uw activiteitensfeer.
• Het is belangrijk om een actieplan te ontwikkelen dat is afgestemd op de specifieke vereisten die van toepassing zijn op uw bedrijfsactiviteiten.
• Financiële sancties voor niet-naleving kunnen aanzienlijk zijn, tot 1% van het wereldwijd jaaromzet.
• Het is raadzaam om een gedetailleerde kennis te ontwikkelen van de ESRS-standaarden om ervoor te zorgen dat uw rapportage accuraat en vergelijkbaar is.
• Het is belangrijk om te investeren in technologieën die het proces van rapportage en validatie kunnen versnellen en verbeteren.

Matproof kan u helpen bij het automatiseren van dit proces en ervoor zorgen dat uw bedrijf op tijd aan de richtlijn voldoet. Ga voor meer informatie naar onze website: https://matproof.com/contact en vraag een gratis beoordeling aan.