Alternativa a Drata con Supporto DORA: Un Confronto Equo

Introduzione

Nel campo della conformità, una comune concezione errata è che una politica di sicurezza completa garantisca la conformità normativa. Questa convinzione è errata, come molte organizzazioni hanno scoperto a loro spese. Gli auditor non si preoccupano della tua politica di sicurezza di 200 pagine; si preoccupano di prove tangibili che i tuoi sistemi siano sicuri, i tuoi dati siano protetti e i tuoi processi siano robusti e conformi a normative come DORA (Direttiva sul regime prudenziale per le imprese di investimento). Questa intuizione è cruciale per i servizi finanziari europei. Con le sanzioni elevate, comprese pesanti multe, fallimenti di audit, interruzioni operative e danni reputazionali, è essenziale comprendere il divario tra ciò che gli auditor cercano e ciò che le aziende erroneamente credono di dover avere. Questo articolo presenta un confronto equo delle alternative a Drata con supporto specifico per DORA, evidenziando gli aspetti critici che contano per raggiungere e mantenere la conformità.

Il Problema Centrale

Il panorama della conformità è complesso, in particolare con l'implementazione recente di DORA. La direttiva mira a migliorare la resilienza del settore finanziario nell'Unione Europea. Tuttavia, introduce un nuovo insieme di regole e requisiti di reporting che molte istituzioni finanziarie faticano a navigare. La sfida va oltre la comprensione delle normative; riguarda l'implementazione di processi e controlli che possano essere efficacemente auditati.

Consideriamo i costi reali. Una singola violazione dei dati può costare a un'istituzione finanziaria una media di €3,65 milioni, secondo uno studio del 2022. Il tempo speso per risolvere le scoperte degli audit può durare settimane o addirittura mesi, distogliendo risorse dalle operazioni aziendali principali. L'esposizione al rischio non è solo finanziaria; è anche reputazionale, il che può portare a una perdita di fiducia da parte dei clienti e di quote di mercato.

Molte organizzazioni credono erroneamente che la conformità possa essere raggiunta attraverso processi manuali e strumenti di sicurezza sparsi. Si concentrano sul segnare le caselle piuttosto che costruire un robusto framework di conformità. Ad esempio, un'istituzione finanziaria potrebbe avere una politica di sicurezza che soddisfa l'Articolo 28(2) di DORA, che richiede alle aziende di adottare misure per identificare, gestire e mitigare i rischi operativi. Tuttavia, senza una raccolta automatizzata delle prove e un monitoraggio in tempo reale, potrebbero non riuscire a dimostrare efficacemente la conformità.

Qui si trova il problema centrale: il divario tra i requisiti normativi e la capacità dell'organizzazione di soddisfare tali requisiti. Il costo della non conformità è significativo, sia in termini di sanzioni finanziarie che di inefficienze operative. I servizi finanziari europei devono trovare una soluzione che colmi questo divario, assicurandosi di essere non solo conformi a DORA, ma anche pronti per gli audit.

Perché È Urgente Ora

L'urgenza di affrontare le sfide di conformità è accentuata dai recenti cambiamenti normativi e dalle azioni di enforcement. Con l'applicazione di DORA nel 2023, le istituzioni finanziarie in tutta Europa si trovano ad affrontare un nuovo insieme di requisiti rigorosi. La non conformità può portare a pesanti multe, con sanzioni che raggiungono fino al 10% del fatturato annuo totale di un'istituzione. Inoltre, con i clienti che richiedono sempre più certificazioni e trasparenza, c'è una pressione di mercato per conformarsi a queste normative per mantenere un vantaggio competitivo.

Il svantaggio competitivo della non conformità è evidente. Le aziende che non riescono a dimostrare la conformità a DORA possono trovarsi in una posizione svantaggiata sul mercato, poiché clienti e partner cercano coloro che possono dimostrare la loro adesione alle normative più recenti. Questo divario tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove devono essere si sta ampliando, con molte che si affidano ancora a metodi e strumenti obsoleti per gestire la conformità.

In questo contesto, la necessità di un'alternativa a Drata con supporto DORA diventa chiara. Una piattaforma che può automatizzare i processi di conformità, fornire monitoraggio in tempo reale e offrire raccolta automatizzata delle prove non è solo un'opzione; è una necessità per i servizi finanziari europei. La sezione successiva approfondirà le caratteristiche e i vantaggi di tale piattaforma, esplorando come può aiutare le organizzazioni a superare il problema centrale della conformità nell'era di DORA.

Il Framework della Soluzione

Per affrontare efficacemente la conformità a DORA con un'alternativa a Drata, è necessario un approccio strutturato. Un robusto framework di soluzione coinvolge diversi passaggi che soddisfano i requisiti specifici stabiliti dagli articoli normativi.

Passo 1: Comprendere i Requisiti di DORA

Il primo passo è comprendere gli articoli specifici di DORA, come l'Articolo 28, che riguarda i requisiti di resilienza operativa e di stress testing. Comprendere questi articoli fornisce chiarezza sugli obblighi che le istituzioni finanziarie devono soddisfare.

Passo 2: Sviluppo di Politiche e Procedure

In linea con l'Articolo 4 di DORA, che richiede framework di governance, è necessario sviluppare o aggiornare le proprie politiche e procedure per allinearsi a questi requisiti. Politiche "buone" non sono solo complete, ma anche attuabili, fornendo linee guida chiare per i dipendenti, che possono essere contrapposte a politiche che sono semplicemente documenti di conformità senza un'implementazione pratica.

Passo 3: Valutazione dei Rischi e Progettazione del Framework di Controllo

Una valutazione dei rischi approfondita è fondamentale per identificare le minacce potenziali alla resilienza operativa, come delineato nell'Articolo 4(7) di DORA. È essenziale progettare un framework di controllo che affronti questi rischi, concentrandosi su controlli preventivi e di rilevamento. L'efficacia dei controlli dovrebbe essere regolarmente esaminata e aggiornata, assicurando che rimangano pertinenti ed efficaci.

Passo 4: Raccolta delle Prove e Documentazione

Secondo l'Articolo 17 di DORA, le istituzioni devono fornire prove di aver rispettato i loro obblighi normativi. Ciò richiede una raccolta e documentazione meticolosa delle prove che dimostrano l'adesione alla normativa. "Buono" significa avere un processo di documentazione ben organizzato e facilmente recuperabile, mentre "passare" potrebbe significare avere la documentazione necessaria ma in modo disorganizzato o inaccessibile.

Passo 5: Monitoraggio e Reporting Continuo

Infine, come delineato nell'Articolo 17(4), il monitoraggio e il reporting continui sono essenziali per garantire la conformità continua. Ciò comporta controlli e aggiornamenti regolari delle politiche, procedure e controlli. Include anche la preparazione di report di conformità che siano trasparenti e prontamente disponibili per i regolatori su richiesta.

Errori Comuni da Evitare

Ci sono errori comuni in cui le organizzazioni spesso incappano quando cercano di raggiungere la conformità a DORA:

Errore 1: Eccessiva Enfasi sulla Documentazione

Alcune organizzazioni si concentrano esclusivamente sulla creazione di documentazione estesa, trascurando l'implementazione pratica e l'efficacia dei controlli. Questo approccio può portare a un falso senso di sicurezza e fallire durante un audit poiché la conformità reale non viene dimostrata. Invece, concentrati sull'implementazione di controlli efficaci e documentali per fornire prove, non il contrario.

Errore 2: Negligenza dei Rischi dei Terzi

Ai sensi dell'Articolo 4(9), le istituzioni finanziarie devono gestire i rischi posti dai terzi. Non valutare e gestire adeguatamente questi rischi può portare a significativi fallimenti di conformità. Assicurati che la gestione del rischio dei terzi faccia parte del tuo framework di conformità, inclusi la due diligence e il monitoraggio continuo.

Errore 3: Formazione e Consapevolezza Insufficienti

La mancanza di formazione e consapevolezza tra i dipendenti può portare a non conformità, poiché potrebbero non comprendere i loro ruoli e responsabilità. Questa svista può comportare multe normative e danni alla reputazione dell'istituzione. Invece, fornisci formazione regolare e crea una cultura di conformità all'interno dell'organizzazione.

Errore 4: Reporting degli Incidenti Inadeguato

Non avere un sistema robusto di reporting e gestione degli incidenti può portare a risposte ritardate o inefficaci a violazioni o incidenti, come richiesto dall'Articolo 17(5). Assicurati che tutti i dipendenti sappiano come segnalare incidenti e che ci sia un processo chiaro per gestirli.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale: Pro e Contro

L'approccio manuale alla conformità implica fare tutto da zero, inclusa la creazione di politiche, la raccolta di prove e la documentazione delle pratiche. Sebbene possa essere economico, è dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori umani. Funziona meglio in piccole organizzazioni o per compiti di conformità specifici e semplici. Tuttavia, per requisiti di conformità più grandi e complessi, come quelli previsti da DORA, diventa meno efficace.

Approccio Spreadsheet/GRC: Limitazioni

Le spreadsheet e gli strumenti GRC (Governance, Risk, and Compliance) tradizionali possono aiutare a gestire i processi di conformità, ma spesso hanno limitazioni. Potrebbero non scalare bene con l'aumento della complessità e possono diventare ingombranti, portando a silos di dati e dati incoerenti. Richiedono anche aggiornamenti manuali, che possono essere soggetti a errori e richiedere tempo.

Piattaforme di Conformità Automatizzate: Cosa Cercare

Le piattaforme di conformità automatizzate offrono una soluzione più efficiente ed efficace. Utilizzano AI e machine learning per generare politiche, automatizzare la raccolta delle prove e monitorare continuamente la conformità. Quando scegli una piattaforma, cerca i seguenti aspetti:

1. Copertura Completa: La piattaforma dovrebbe coprire tutti i requisiti di conformità pertinenti, inclusi DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2.
2. Generazione di Politiche: Dovrebbe avere capacità di generazione di politiche alimentate da AI in tedesco e inglese, assicurando che le politiche siano sia complete che attuabili.
3. Raccolta delle Prove: La raccolta automatizzata delle prove da fornitori cloud e altre fonti è cruciale per una conformità efficiente.
4. Monitoraggio e Reporting: La piattaforma dovrebbe offrire capacità di monitoraggio e reporting continuo, facilitando la dimostrazione della conformità ai regolatori.
5. Residenza dei Dati: Per le istituzioni finanziarie europee, la residenza dei dati al 100% nell'UE è essenziale per conformarsi alle normative sulla protezione dei dati. Piattaforme come Matproof, che è ospitata in Germania, garantiscono che i dati rimangano all'interno dell'UE.

In conclusione, mentre l'automazione può ridurre significativamente il tempo e lo sforzo richiesti per la conformità, non è una soluzione miracolosa. È più efficace quando utilizzata in combinazione con un framework di conformità ben progettato e una cultura di conformità all'interno dell'organizzazione. Sfruttando gli strumenti e gli approcci giusti, le istituzioni finanziarie possono raggiungere non solo la conformità, ma anche la resilienza operativa e la sostenibilità di fronte alle sfide normative.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

Piano d'Azione per Professionisti della Conformità e CISOs

1. Valuta il Tuo Stato Attuale di Conformità: Inizia conducendo un audit interno per comprendere dove si trova attualmente la tua organizzazione in termini di conformità a DORA. Questo aiuterà a identificare le lacune che devono essere affrontate.

2. Rivedi gli Articoli Rilevanti di DORA: Familiarizzati con le sezioni chiave delle normative DORA, concentrandoti specificamente sugli Articoli 4, 14 e 17 che coprono la gestione del rischio, la governance e i requisiti di reporting.

3. Stabilisci un Framework di Controllo Interno: Secondo le linee guida di DORA, stabilisci un robusto framework di controllo per gestire i rischi operativi e garantire la conformità normativa.

4. Identifica la Necessità di Automazione: Valuta la fattibilità di automatizzare vari compiti di conformità. Considera le capacità di strumenti come Matproof che semplificano la generazione di politiche e la raccolta di prove per DORA.

5. Coinvolgi gli Stakeholder: Coinvolgi tutti gli stakeholder rilevanti, inclusi legale, IT e management esecutivo, nel processo di conformità per garantire un approccio completo.

Raccomandazioni per Risorse

Per una comprensione completa di DORA, consulta le pubblicazioni ufficiali dell'UE:

• "Regolamento (UE) 2019/879 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019 sulla supervisione prudenziale delle imprese di investimento e che modifica i Regolamenti (UE) n. 1093/2010, (UE) n. 575/2013, (UE) n. 600/2014 e (UE) n. 806/2014".

Per approfondimenti specifici sull'implementazione di DORA in Germania, fai riferimento ai documenti di orientamento di BaFin, disponibili sul loro sito ufficiale.

Quando Cercare Aiuto Esterno

Considera di coinvolgere esperti di conformità esterni quando:

• La complessità delle normative DORA sopraffà il tuo team interno.
• La tua organizzazione manca di competenze in materia di conformità normativa.
• È necessaria una valutazione obiettiva delle tue procedure di conformità da parte di terzi.

Vantaggio Rapido per Azione Immediata

Ottieni un vantaggio rapido conducendo una valutazione preliminare dei rischi concentrandoti sulle aree più critiche identificate da DORA. Questo può essere fatto entro le prossime 24 ore e fornirà immediati approfondimenti sulla tua posizione di conformità.

Domande Frequenti

D1: In che modo la definizione di rischio operativo di DORA differisce da altre normative?

R1: DORA definisce distintamente il rischio operativo come "il rischio di perdita derivante da processi interni, persone e sistemi inadeguati o falliti o da eventi esterni." A differenza di altre normative, DORA pone maggiore enfasi sul framework di governance e gestione del rischio, richiedendo alle aziende di avere politiche e procedure robuste in atto per identificare, valutare e gestire efficacemente i rischi operativi. L'Articolo 14 di DORA specifica questi requisiti.

D2: Quali sono gli obblighi di reporting ai sensi di DORA di cui la mia organizzazione deve essere a conoscenza?

R2: Ai sensi di DORA, le aziende sono tenute a presentare report regolari alle loro autorità competenti, inclusi un report annuale sul loro framework di governance, gestione del rischio e meccanismi di controllo interno (Articolo 17). Inoltre, devono segnalare perdite operative significative entro sette giorni lavorativi (Articolo 18). Questi obblighi di reporting richiedono un approccio strutturato alla raccolta e al monitoraggio dei dati, che può essere facilitato attraverso strumenti di automazione della conformità.

D3: In che modo l'aumento dell'attenzione di DORA sui dati di rischio influisce sulle nostre pratiche di gestione dei dati?

R3: L'attenzione di DORA sui dati di rischio richiede alle aziende di avere sistemi in atto per raccogliere, archiviare e analizzare i dati in modo efficace. Ciò include dati relativi ai rischi operativi e alla loro gestione. L'Articolo 14(1)(f) sottolinea la necessità di "capacità di aggregazione dei dati di rischio efficienti ed efficaci." Per conformarsi, le aziende devono garantire che le loro pratiche di gestione dei dati siano robuste, affidabili e in grado di supportare l'analisi e il reporting richiesti da DORA.

D4: Ci sono strumenti o tecnologie specifiche raccomandate per la conformità a DORA?

R4: Sebbene DORA non raccomandi esplicitamente strumenti o tecnologie specifiche, sottolinea l'importanza di avere sistemi robusti in atto per la gestione del rischio e il reporting. Le piattaforme di automazione della conformità come Matproof, progettate specificamente per supportare la conformità a DORA, possono essere inestimabili. Queste piattaforme possono aiutare ad automatizzare la generazione di politiche, la raccolta di prove e la conformità degli endpoint, riducendo il carico sui team interni e garantendo efficienza.

D5: Come possiamo garantire che anche i nostri fornitori di terze parti siano conformi ai requisiti di DORA?

R5: Garantire la conformità dei terzi implica condurre una due diligence approfondita e implementare clausole contrattuali che richiedano ai fornitori di aderire ai requisiti di DORA. L'Articolo 24 di DORA tratta degli accordi, sottolineando la necessità per le aziende di avere processi di gestione del rischio efficaci in atto per gli accordi. Audit e valutazioni regolari della posizione di conformità dei fornitori di terze parti possono anche aiutare a garantire l'allineamento con le aspettative di DORA.

Punti Chiave

• La conformità a DORA non è semplicemente una casella da spuntare; richiede un approccio completo alla governance, gestione del rischio e reporting.
• Comprendere i requisiti specifici di DORA, in particolare gli Articoli 4, 14 e 17, è cruciale per una conformità efficace.
• L'automazione può semplificare significativamente i compiti di conformità, facilitando la gestione dei rischi operativi e il rispetto degli obblighi di reporting.
• Collaborare con esperti esterni può essere utile quando si navigano le complessità di DORA.
• Matproof offre una soluzione per automatizzare la conformità a DORA, semplificando la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio degli endpoint.
• Per una valutazione gratuita per comprendere come Matproof può assistere la tua organizzazione, visita https://matproof.com/contact.