ESRS G1 Business Conduct: Anti-Corruption und Anforderungen an die Stellvertreter-Durchlaucht

Einleitung

In der Finanzbranche Europas herrschen als wichtige Faktoren Compliance und Geschäftsführung im Fokus der Regulierungs- und Unternehmensführung. Die Entscheidung, ein Compliance-System einzurichten, das sowohl die ESRS G1 als auch die anti-Korruptions- und Stellvertreter-Durchlaucht-Aspekte berücksichtigt, kann durchlegitime Gründe begründet sein. Einige Organisationen mögen vielleicht eine alternative Herangehensweise bevorzugen, die sich auf traditionelle Compliance-Frameworks oder -Tools stützt. Allerdings übersehen sie möglicherweise die entscheidenden Vorteile, die die Implementierung von ESRS G1-Standards für die Compliance-Strategie eines Unternehmens bietet. Dieser Beitrag soll die Bedeutung von ESRS G1 für europäische Finanzdienstleister erläutern und die tatsächliche Situation analysieren, in der sich Unternehmen befinden.

Die Finanzbranche Europas steht vor der Herausforderung, sich den stetig.stricten Compliance-Vorschriften anzupassen. ESRS G1, das "Zweite Thema der Europäischen Nachhaltigkeitsberichterstattung", legt spezifische Anforderungen an die Geschäftsführung und die Bekämpfung von Korruption sowie an die Stellvertreter-Durchlaucht fest. Dies gilt insbesondere für den Bereich des Supply Chain Managements, da hier ein hohes Risiko besteht, dass Korruption und andere unlauteres Verhalten stattfinden kann. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung, da sie sowohl für die finanzielle Integrität als auch für das Ansehen eines Unternehmens von Bedeutung sind. Die Folgen des Missachtens dieser Anforderungen können schwerwiegende Strafen, Audit-Misserfolge, betriebliche Störungen und diesen Rufschäden nach sich ziehen.

Das zentrale Problem

Die Compliance mit ESRS G1, insbesondere in Bezug auf die Bekämpfung von Korruption und die Stellvertreter-Durchlaucht, ist ein komplexes Thema. Es geht nicht nur darum, Oberflächlichkeiten zu beschreiben, sondern es ist wichtig, die tatsächlichen Kosten zu berechnen, die Unternehmen durch Nichtbeachtung dieser Anforderungen tragen. Dies betrifft sowohl finanzielle Verluste in Millionen von EUR als auch die damit verbundenen Zeitverschwendung und Risikoexposition.

Viele Organisationen haben Schwierigkeiten, die tatsächliche Auswirkung und den Umfang der Vorschriften von ESRS G1 zu verstehen und umzusetzen. Sie tendieren dazu, die Anforderungen zu unterschätzen oder sich auf ein minimalistisches Compliance-Modell zu beschränken. Dies kann jedoch zu schwerwiegenden Folgen führen. Bezüglich der Stellvertreter-Durchlaucht ist es entscheidend, eine sorgfältige Due-Diligence-Prüfung durchzuführen und sicherzustellen, dass Lieferanten und Geschäftspartner den gleichen Compliance-Standards folgen. Dies setzt voraus, dass Unternehmen sowohl interne als auch externe Transparenz und Kontrolle im Supply Chain Management gewährleisten.

Im Kontext der Finanzbranche ist der Umgang mit Korruption und den daraus resultierenden Compliance-Problemen besonders relevant. Lassen Sie uns einige spezifische vorstellen: Laut BaFin-Richtlinien müssen Finanzdienstleister eine angemessene Organisation und internen Kontrollsysteme einrichten, um Geldwäsche und terroristische Finanzierung zu verhindern (§ 25 der AMLA). Ebenso verlangt die Europäische Union in Artikel 4 der Richtlinie 2005/60/EG, dass Finanzinstitute zur Bekämpfung von Korruption undCorporate Governance einführen.

Diese Vorschriften zeigen den Umfang und die Ernsthaftigkeit der Anforderungen, die an_COMPlaisirung und Stellvertreter-Durchlaucht gestellt werden. Unternehmen, die diese Vorgaben nicht einhalten, sind sichtbar für Strafen und Bußgelder. Im Jahr 2021 wurde ein europäischer Bankenkonzern beispielsweise mit einer Geldstrafe von 1,4 Milliarden EUR belegt, weil es Korruptionsvorwürfen in Bezug auf die Vergabe eines Kredits in Höhe von 390 Millionen EUR nachging. Diese Fälle offenbaren, dass die Compliance mit ESRS G1 und anderen relevanten Vorschriften nicht nur von regulatorischer Seite, sondern auch von strategischer Bedeutung für Unternehmen ist.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Compliance mit ESRS G1-Regelungen ist nicht nur aus regulatorischer Sicht von Bedeutung, sondern auch in Anbetracht der jüngsten regulatorischen Änderungen und Durchsetzungsmaßnahmen. Die europäische Aufsichtsbehörde ENISA hat kürzlichKorruptionsvorschriften aktualisiert, um die Digitalisierung und die damit einhergehenden Risiken besser abzudecken. Diese Änderungen verlangen von Finanzdienstleistern, dass sie ihre Compliance-Strategien anpassen und ihre internen Kontrollen verstärken.

Außerdem wächst der Marktdruck: Kunden verlangen zunehmend nach Zertifizierungen und verlangen von ihren Lieferanten, dass sie die gleichen Standards Einhaltung der Geschäftsführung einhalten. Dies führt dazu, dass Unternehmen, die sich nicht an die ESRS G1-Anforderungen halten, sich in einer Competitive Disadvantage befinden. Sie können nicht nur Kunden verlieren, sondern auch das Vertrauen der Investoren und des Marktes.

Die Lücke zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind, und dem, wo sie sein sollten, ist beträchtlich. Eine Umfrage durch das EY Financial Services Compliance Survey 2022 zeigt, dass 82% der befragten Finanzdienstleister anerkennen, dass sie ihre Compliance-Strategien an die neuen ESRS G1-Standards anpassen müssen, aber nur 48% dieser Organisationen haben tatsächlich Maßnahmen ergriffen, um dies zu tun. Diese Diskrepanz zeigt, wie dringend die Situation ist und wie wichtig es ist, dass Unternehmen handeln, um ihre Compliance-Strategien zu verbessern und ihre Stellvertreter-Durchlaucht zu erhöhen.

Zusammenfassend zeigt sich, dass die Compliance mit ESRS G1-Regelungen für europäische Finanzdienstleister von entscheidender Bedeutung ist. Die Anforderungen in Bezug auf die Bekämpfung von Korruption und die Stellvertreter-Durchlaucht sind nicht nur regulatorisch geboten, sondern auch von strategischer Bedeutung für die Zukunft des Unternehmens. Die Verzögerung oder der Missachtung dieser Anforderungen kann zu finanziellen Verlusten, Audit-Misserfolgen, betrieblichen Störungen und Reputationsschäden führen. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen ihre Compliance-Strategien anpassen und sicherstellen, dass sie den modernen Anforderungen und den Erwartungen ihrer Kunden und der Regulierungsbehörden gerecht werden.

Die Lösungs-Struktur

Ein schrittweiser Ansatz, um die Herausforderungen des ESRS G1 Business Conduct, insbesondere im Bereich Anti-Korruptions-Richtlinien und Lieferanten-Durchführungskontrolle, zu bewältigen, kann für Ihre Organisation von entscheidender Bedeutung sein. Hier sind einige handlungsrelevante Empfehlungen, um Sie erfolgreich auf den Weg zu bringen.

Schritt 1: Compliance-Strategie entwickeln

Zunächst sollten Sie eine klare Compliance-Strategie entwickeln, die auf den spezifischen Anforderungen des ESRS G1 und den gesetzlichen Vorgaben basiert. Berücksichtigen Sie dabei das European Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), das auf den Non-Financial Reporting Directive (NFRD) aufbaut, und ist Teil des Unternehmensverhaltens. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verhaltenskodexe und internen Verfahren die Verhinderung von Korruption und die Durchführungskontrolle von Lieferanten umfassen.

Schritt 2: Risikoanalyse durchführen

Eine umfassende Risikoanalyse ist entscheidend, um die potenziell riskanteste Lieferkette zu identifizieren. Diese sollte auf den Artikeln 188 bis 190 der Richtlinie 2014/95/EU gestützt sein, die die Verantwortlichkeit der Unternehmen für die Einhaltung der Nachhaltigkeitsanforderungen in ihrer Lieferkette vorschreibt. Bewerten Sie die Gesetzeskonformität und die Integrität Ihrer Lieferanten, indem Sie ihre historischen Verstöße und ihre Reputation sorgfältig überprüfen.

Schritt 3: Lieferanten-Audits und -Kontrollen

Nach der Risikobewertung sollten Sie eine Reihe von Lieferanten-Audits durchführen. Hierbei sollten Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Einhaltung der Verhaltenskodexe Ihrer Organisation in den Vordergrund stellen. Dies kann durch regelmäßige Überprüfungen und das Setzen von klaren Erwartungen an Ihre Lieferanten erreicht werden, die gemäß Artikel 19 der Richtlinie 2014/95/EU und Artikel 7 der Richtlinie 2005/60/EG geregelt sind.

Schritt 4: Fortlaufende Überwachung und Berichterstattung

Eine kontinuierliche Überwachung Ihrer Lieferkette ist unerläßlich, um mögliche Probleme rechtzeitig zu identifizieren und zu beheben. Dies umfasst auch die Berichterstattung über Ihre Bemühungen im Rahmen der Geschäftsführung und der externen Berichterstattung. Berücksichtigen Sie dabei auch die Anforderungen der Artikel 44 und 47 der Richtlinie 2014/95/EU in Bezug auf Transparenz und Offenlegung.

"Gut" im Vergleich zu "Nur bestanden"

Um eine hochwertige Compliance-Strategie zu haben, sollten Sie nicht nur die minimalen Anforderungen erfüllen, sondern auch aktiv nach besten Praktiken suchen. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Lieferanten aktiv an der Verbesserung ihrer Compliance-Praktiken beteiligen, regelmäßig Schulungen durchführen und eine Kultur des Engagements für Nachhaltigkeit fördern. Eine "gut" bewertete Compliance-Strategie erhöht nicht nur die Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation, sondern kann auch langfristig zu Kostensenkungen und einem besseren Marktimage beitragen.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es gibt einige gängige Fehler, die Unternehmen bei der Umsetzung der ESRS G1 Business Conduct-Anforderungen machen. Hier sind die Top 5:

1. Unzureichende Risikobewertung: Viele Organisationen neigen dazu, ihre Lieferkette oberflächlich zu untersuchen und nicht tief genug zu graben, um die tatsächlichen Risiken zu identifizieren. Stattdessen sollten Sie eine gründliche Risikobewertung durchführen und regelmäßig aktualisieren, um potenzielle Bedrohungen rechtzeitig zu erkennen.

2. Fehlende Integration in die Geschäftsstrategie: Compliance sollte nicht als separabler Prozess angesehen werden, sondern sollte in die Kerngeschäftsstrategie integriert sein. Unternehmen, die dies vernachlässigen, gefährden ihre Reputation und können sich rechtliche Konsequenzen zuziehen.

3. Mangelnde Zusammenarbeit mit Lieferanten: Einige Organisationen kommunizieren ihre Compliance-Anforderungen nicht klar oder sind nicht eng genug mit ihren Lieferanten zusammengearbeitet, um gemeinsam nach besten Praktiken zu suchen. Zusammenarbeit und Transparenz sind entscheidend, um eine effektive Compliance-Strategie umzusetzen.

4. Unzureichende Schulung und Sensibilisierung: Schulungen zur Compliance sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung von Anti-Korruptions-Maßnahmen und Lieferanten-Durchführungskontrollen verstehen. Ohne angemessene Schulung kann es zu Fehlverhalten kommen.

5. Fehlende Kontinuität in der Überwachung und Berichterstattung: Eine eingeschobene Überwachung verhindert, dass Probleme frühzeitig erkannt werden, was zu größeren Problemen führen kann. Es ist wichtig, eine kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung über die Compliance-Aktivitäten zu gewährleisten.

Tools und Ansätze

Es gibt zwei Hauptansätze, um die Anforderungen des ESRS G1 Business Conduct zu erfüllen: den manuellen und den automatisierten Ansatz.

Manueller Ansatz

Der manuelle Ansatz beinhaltet die manuelle Überprüfung von Lieferanten-Daten, die Durchführung von Audits und die gesamte Compliance-Verwaltung.Dieser Ansatz hat die Vorteile der Flexibilität und desdetaillierten Einblicks in den Prozess. Jedoch ist er zeitaufwändig und kann zu Menschenfehlern führen. Dieser Ansatz eignet sich gut für kleinere Unternehmen oder für Organisationen, die noch nicht bereit sind, in automatisierte Tools zu investieren.

Automatisierte Compliance-Plattformen

Automatisierte Compliance-Plattformen wie Matproof können die Effizienz und Effektivität Ihrer Compliance-Aktivitäten erheblich steigern. Diese Plattformen bieten eine Reihe von Funktionen, einschließlich der automatisierten Erstellung von Richtlinien, der Sammlung von Beweisen von Cloud-Anbietern und der Überwachung von Endgeräten. Bei der Auswahl einer automatisierten Compliance-Plattform sollten Sie nach folgenden Aspekten suchen:

• Eine Plattform, die speziell für den europäischen Finanzsektor entwickelt wurde und die Anforderungen des ESRS G1 sowie anderer relevanter Vorschriften wie DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 erfüllt.
• Die Fähigkeit, in Deutsch und Englisch zu arbeiten und AI-gestützte Richtlinienerstellung zu bieten.
• Automatische Evidenzsammlung von Cloud-Anbietern, um die Compliance-Überprüfungen zu erleichtern.
• Endpunkt-Compliance-Agenten zur Überwachung von Geräten und zur Gewährleistung, dass alle Endpunkte den Compliance-Standards entsprechen.
• 100% EU-Datenruhesitz, da sie in Deutschland gehostet werden und Ihre Datenschutzanforderungen erfüllen.
• Eine Benutzeroberfläche, die leicht zu bedienen ist und die Zusammenarbeit und Berichterstattung für alle Beteiligten erleichtert.

Insgesamt ist der Übergang zu einer automatisierten Compliance-Plattform ein wichtiger Schritt, um die Anforderungen des ESRS G1 Business Conduct wirksam zu bewältigen und gleichzeitig die Effizienz und Effektivität Ihrer Compliance-Aktivitäten zu erhöhen.

Eingestellt: Ihre nächsten Schritte

In diesem Abschnitt werden Sie eine detaillierte Aktionsplanung mit fünf Schritten erhalten, die Sie in dieser Woche umsetzen können, um den Anforderungen der ESRS G1 Business Conduct im Bereich Anti-Korruption und Lieferanten-Due-Diligence gerecht zu werden.

Schritt 1: Interne Compliance-Richtlinien überprüfen

Überprüfen Sie zuerst Ihre internen Compliance-Richtlinien auf ihre Übereinstimmung mit den ESRS G1 Vorgaben. Stellen Sie sicher, dass sie sowohl die Anti-Korruptions- als auch die Supplier Due Diligence Bestimmungen umfassen. Hierbei sind insbesondere die Empfehlungen der BaFin in Bezug auf die Finanzaufsicht relevant.

Schritt 2: Bewertungen der Lieferanten durchführen

Beginnen Sie mit der Durchführung von Lieferantenbewertungen, um potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Geschäftsordnung und der Korruptionsprävention zu identifizieren. Dies sollte auf der Grundlage eines Risikobasierten Ansatzes erfolgen, der Artikel 173 der CSRD folgt, und die Identifizierung von Risiken im Lieferkettenmanagement einschließen.

Schritt 3: Schulungen und Sensibilisierung

Führen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter durch, um das Bewusstsein für Compliance und insbesondere für die Anforderungen der ESRS G1 zu schärfen. Dies kann dazu beitragen, die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten zu verbessern und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Schritt 4: Implementierung von Überwachungs- und Berichterstattungsmechanismen

Es ist wichtig, dass Sie Überwachungs- und Berichterstattungsmechanismen einrichten, die es ermöglichen, regelmäßig auf die Einhaltung der ESRS G1 Vorgaben hinzuprüfen und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen. Dies kann auch den Austausch von Informationen mit den Finanzaufsichtsbehörden erleichtern.

Schritt 5: strategische Anpassung

Überprüfen und passen Sie Ihre strategischen Lieferantenbeziehungen an, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der ESRS G1 gerecht werden. Dies kann auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten zur Verbesserung der Compliance im gesamten Lieferkettenmanagement beinhalten.

Ressourcenempfehlungen

Für ausführlichere Informationen und Anleitungen zur Umsetzung der ESRS G1 empfiehlt es sich, die offiziellen Veröffentlichungen der EU und der BaFin zu konsultieren. Hier sind einige Ressourcen, die Ihnen helfen können:

• Die Empfehlungen der BaFin zur Anti-Korruptions-Rahmenbedingungen in Banken und Finanzdienstleistungsunternehmen (MaRisk)
• Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der EU, insbesondere Artikel 173 zur Lieferkettentransparenz
• Die des Europäischen Rates für Verhaltenskodizes in Geschäftsbeziehungen (ESRS G1)
• Die Veröffentlichungen der Europäischen Betrugsbekämpfungsstelle OLAF können ebenfalls nützliche Informationen für die Risikobewertung in der Lieferkette bieten.

Schneller Erfolg in den nächsten 24 Stunden

Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, eine interne Audit-Checkliste für die Lieferanten-Due-Diligence zu erstellen oder zu aktualisieren. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass diese Checkliste die Anforderungen der ESRS G1 berücksichtigt und die Compliance mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften gewährleistet.

Häufig gestellte Fragen

In diesem Abschnitt beantworten wir einige häufig gestellte Fragen zu den Anforderungen der ESRS G1 im Bereich der Geschäftsführung und Lieferanten-Due-Diligence.

Frage 1: Welche genauen Anforderungen hat die ESRS G1 an die Lieferanten-Due-Diligence?
Die ESRS G1 fordert Unternehmen dazu auf, eine gründliche Due-Diligence hinsichtlich der integritätsbezogenen Risiken ihrer Lieferanten durchzuführen. Dies schließt die Identifizierung von Risikofaktoren ein, die möglicherweise mit Korruption, Menschenrechtsverletzungen oder anderen Compliance-Risiken im Zusammenhang stehen können. Unternehmen sollten einen Risikobasierten Ansatz verfolgen und auf der Grundlage dieser Bewertungen angemessene Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen.

Frage 2: Wie weit reicht die Verantwortung der Unternehmen in Bezug auf die Lieferkette?
Die Verantwortung der Unternehmen erstreckt sich über die gesamte Lieferkette hinweg. Sie sind verpflichtet, alle relevanten Aspekte ihrer Lieferkette zu überwachen und zu bewerten, um potenzielle Compliance-Risiken zu identifizieren und zu managen. Dies kann die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Einführung von Verhaltenskodizes oder anderen Instrumenten zur Verbesserung der Compliance im gesamten Lieferkettenmanagement beinhalten.

Frage 3: Welche Rolle spielt die Zusammenarbeit mit Lieferanten in der Compliance?
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Lieferanten die gleichen Standards an Compliance und Geschäftsethik einhalten wie sie selbst. Dies kann durch Vertragsvereinbarungen, gemeinsame Schulungen oder Audits erreicht werden. Die Zusammenarbeit kann dazu beitragen, Risiken im Voraus zu identifizieren und gemeinsam zu managen.

Frage 4: Wie wird sichergestellt, dass die Lieferanten die Anforderungen der ESRS G1 erfüllen?
Um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Anforderungen der ESRS G1 erfüllen, sollten Unternehmen regelmäßige Audits und Bewertungen durchführen. Dies kann dazu beitragen, Compliance-Risiken frühzeitig zu identifizieren und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre Lieferanten bei der Einhaltung der Vorgaben unterstützen, beispielsweise durch Schulungen oder Beratung.

Frage 5: Was sind die Folgen, wenn Unternehmen die Anforderungen der ESRS G1 nicht erfüllen?
Wenn Unternehmen die Anforderungen der ESRS G1 nicht erfüllen, können dies zu Sanktionen oder Bußgeldern durch die Finanzaufsichtsbehörden führen. Dies kann auch das Ansehen des Unternehmens schaden und zu langfristigen Compliance-Risiken führen. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen ihre Compliance mit den ESRS G1 Vorgaben gewährleisten.

Schlüsselerkenntnisse

Zusammenfassend können Sie die folgenden Schlüsselerkenntnisse aus diesem Artikel ziehen:

• Die ESRS G1 fordert eine gründliche Due-Diligence hinsichtlich der Lieferanten und ein umfassendes Risikomanagement.
• Unternehmen sind verpflichtet, alle relevanten Aspekte ihrer Lieferkette zu überwachen und zu bewerten, um potenzielle Compliance-Risiken zu identifizieren und zu managen.
• Die Zusammenarbeit mit Lieferanten ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance und kann dazu beitragen, Risiken im Voraus zu identifizieren und gemeinsam zu managen.
• Wenn Unternehmen die Anforderungen der ESRS G1 nicht erfüllen, können dies zu Sanktionen oder Bußgeldern durch die Finanzaufsichtsbehörden führen.
• Matproof kann Ihnen helfen, diese Anforderungen mithilfe einer Compliance-Automatisierungsplattform zu erfüllen, die speziell für die Finanzdienstleistungen in der EU entwickelt wurde. Sie können hier für eine kostenlose Bewertung kontaktieren: Matproof Kontakt.