Elenco di Verifica della Diversificazione degli Obblighi nei Rapporti con Terzi per Banche e Fintech

Introduzione

Nel Q3 2025, la BaFin ha emesso il suo primo avviso di esecuzione relativo a DORA. La multa? Una salata EUR 450.000. La violazione? Una documentazione inadeguata dei rischi legati alle terze parti nell'ICT. Questo scenario non è un episodio isolato. È un chiaro promemoria delle alte stake nel controllo degli obblighi nei rapporti con terzi, specialmente per i servizi finanziari europei. Con la regolamentazione che si stringe e le reputazioni in ballo, gli errori di conformità possono portare a multe, fallimenti di controllo, interruzioni operative e danni irreparabili alla reputazione aziendale.

Questo articolo è la tua guida per comprendere e implementare un processo di verifica degli obblighi nei rapporti con terzi robusto. Sbarazzeremo del problema di base, esploriamo le recenti azioni di esecuzione e forniremo un elenco di controllo per assicurare che la tua organizzazione sia preparata. Alla fine, avrai le informazioni e gli strumenti necessari per evitare costosi errori di conformità.

Il Problema di Base

La gestione dei rischi legati alle terze parti non è solo un esercizio di spuntare caselle. È un componente critico della resilienza operativa e della conformità normativa. I veri costi di una verifica degli obblighi inadeguata possono essere astronomici. Considera una banca che non verifica adeguatamente un fornitore di servizi cloud. Potrebbe subire violazioni dei dati, portando a milioni di multe GDPR. O una fintech che si affida a un fornitore con pratiche di cybersecurity poveri. Potrebbe affrontare interruzioni operative, esposizione dei dati dei clienti e danni alla marca.

Cosa fanno male queste organizzazioni? Un errore comune è un approccio superficiale alla valutazione dei fornitori. Troppo spesso, la verifica degli obblighi si ferma al controllo delle caselle e alla raccolta di documenti. Tuttavia, una valutazione dei rischi approfondita implica molto di più. Richiede un monitoraggio continuo, una analisi dei rischi completa e una comprensione dell'ampio scenario normativo.

Le referenze normative sono molteplici. DORA Art. 28(2) stabilisce che le istituzioni finanziarie devono gestire i rischi legati alle terze parti in modo efficace. Allo stesso modo, GDPR Art. 28(3)(c) richiede ai processore di dati di implementare misure tecniche e organizzative appropriate. La non conformità può portare a pesanti multe e danni alla reputazione.

Consideriamo uno scenario concreto. Una banca utilizza un fornitore di servizi IT che successivamente viene ritrovato con controlli cybersecurity inadeguati. La banca subisce una violazione dei dati, che resulta in una multa GDPR di EUR 20 milioni. Il costo della verifica degli obblighi iniziale potrebbe essere stato solo una frazione di questa cifra. Tuttavia, il mancato espletamento di controlli approfonditi ha portato a conseguenze catastrofiche.

Perché è Urgente Ora

I cambiamenti normativi stanno avvenendo a una velocità vertiginosa. DORA, NIS2 e MiCA sono solo le ultime normative che influenzano le istituzioni finanziarie e le fintech. Queste leggi mettono nuovamente l'accento sulla gestione dei rischi legati alle terze parti, con requisiti severi per la verifica degli obblighi e il monitoraggio continuo.

Oltre alla pressione normativa, c'è la pressione di mercato. I clienti stanno richiedendo sempre di più certificati come SOC 2 e ISO 27001. Le organizzazioni non conformi rischiano di perdere affari a competitor più agile e conformi.

Infine, c'è il vantaggio competitivo della non conformità. Le organizzazioni che non gestiscono efficacemente i rischi legati alle terze parti possono subire tempi di inattività operativa, violazioni della sicurezza e penalità normative. Questi incidenti erodono la fiducia e danneggiano le reputazioni, rendendo più difficile attrarre e mantenere i clienti.

La distanza tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove dovrebbero essere è significativa. Molte ancora non dispongono di solide cornici per la gestione dei rischi legati alle terze parti. Hanno difficoltà ad integrare la verifica degli obblighi nei loro processi di gestione dei rischi più ampi. E spesso non allocano risorse sufficienti al monitoraggio continuo e alla conformità.

Di fronte a questi sfide, un elenco di verifica della diversificazione degli obblighi nei rapporti con terzi completo è più importante che mai. Fornisce una roadmap per navigare il complesso scenario dei requisiti normativi e delle esigenze di mercato.Seguendo questo elenco di controllo, le organizzazioni possono mitigare i rischi, evitare le penalità e mantenere la loro posizione competitiva.

Nella sezione successiva, approfondiremo i particolari di questo elenco di controllo. Esploriamo i componenti chiave di una verifica degli obblighi efficaci e forniremo informazioni pratiche per i professionisti di合规, CISO e leader IT. Resta in ascolto per una dettagliata analisi dei passaggi che la tua organizzazione deve intraprendere per assicurare il successo nella gestione dei rischi legati alle terze parti.

Il Framework della Soluzione

Affrontare i problemi della diversificazione degli obblighi nei rapporti con terzi sta in un approccio strutturato e sistematico che sia allineato con gli standard normativi attuali. Semplificando la complessità e rendendo più efficienti i processi, le banche e le fintech possono migliorare la loro posizione di conformità. Ecco un framework passo dopo passo per una valutazione dei rischi legati alle terze parti robusta:

1. Avvio della Valutazione: Inizia con un inventario completo di tutte le relazioni con terze parti. Questo include fornitori, fornitori e partner che hanno accesso o gestiscono dati finanziari sensibili. Per ogni relazione, determina la categoria di rischio in base al loro accesso ai dati, complessità del sistema e l'impatto potenziale sulla continuità aziendale e sulla conformità. Secondo DORA Art. 28(2), le entità devono stabilire un approccio basato sul rischio per la gestione dei rischi legati alle terze parti.

2. Valutazione dei Rischi: Effettua una dettagliata valutazione dei rischi per ogni terza parte. Questo dovrebbe considerare fattori come la loro stabilità finanziaria, pratiche di sicurezza, storico di conformità passato e i propri processi di gestione dei rischi legati alle terze parti. Dovrebbe essere elaborato un rapporto di valutazione dei rischi scritto, che dettagli i potenziali rischi e le strategie di mitigazione.

3. Diversificazione degli Obblighi: Una volta identificati i rischi, procedi con la verifica degli obblighi. Questo include controllare la conformità della terza parte con leggi e regolamenti pertinenti, valutare i loro controlli di sicurezza e rivedere i loro piani di continuità aziendale. Dovrebbe essere raccolta e convalidata la prova di conformità.

4. Negoziazione del Contratto: Incorpora clausole solide nei contratti che descrivono le responsabilità e i doveri delle terze parti in materia di protezione dei dati, sicurezza e conformità normativa. Assicurati che le terze parti siano contrattualmente obbligate a informare la tua organizzazione di qualsiasi cambiamento significativo nelle loro operazioni che potrebbe influire sull'esposizione ai rischi.

5. Monitoraggio Continuo: Dopo il contratto, mantieni un monitoraggio continuo dell'esecuzione delle terze parti. Stabilisci controlli regolari e revisioni della conformità delle terze parti per assicurare la continua osservanza degli standard e delle normative concordati.

6. Resoconti e Documentazione: Mantieni una documentazione approfondita dell'intero processo di verifica degli obblighi. Questo include valutazioni iniziali, prove di conformità e risultati del monitoraggio regolare. Questa documentazione è cruciale per dimostrare la conformità ai requisiti normativi e per gli scopi di controllo.

7. Pianificazione della Risposta agli Incidenti: Stabilisci chiare procedure di risposta agli incidenti con terze parti. Questo include procedure per la segnalazione degli incidenti di sicurezza e la valutazione degli impatti potenziali sulla tua organizzazione.

Cosa distingue un "buono" programma di gestione dei rischi legati alle terze parti da uno che sta solo passando? Un "buono" programma è proattivo, integrato nelle operazioni quotidiane e si adatta ai cambiamenti nel paesaggio dei rischi. Involve un monitoraggio continuo, ricontrolli dei rischi regolari e canali di comunicazione chiari con le terze parti.

Errori Comune da Evitare

Nonostante le chiare direttive dalle normative, gli errori comuni nella diversificazione degli obblighi nei rapporti con terzi sono diffusi. Ecco alcuni da evitare:

1. Mancato Inventario Completo: Non mantenere un inventario aggiornato di tutte le relazioni con terze parti può portare a un' oversight di fornitori cruciali che gestiscono dati sensibili. Un inventario chiaro e esaustivo è la base di qualsiasi processo di verifica degli obblighi.

2. Valutazione dei Rischi Inadeguata: Effettuare una valutazione dei rischi superficiale senza affondare nei dettagli delle operazioni di una terza parte può portare a una falsa sensazione di sicurezza. Le valutazioni dei rischi dovrebbero essere approfondite, considerando vari dimensioni come le pratiche di gestione dei dati, lo storico di conformità legale e le capacità tecnologiche.

3. Negli Accordi Contrattuali: Non includere clausole contrattuali severe in materia di protezione dei dati e conformità può esporre un'organizzazione a rischi significativi. I contratti dovrebbero riflettere la gravità dei potenziali rischi e la responsabilità delle terze parti nella gestione di questi rischi.

4. Monitoraggio Insufficiente: Molte organizzazioni trascurano l'importanza del monitoraggio continuo dopo il contratto. Le revisioni e gli audit regolari garantiscono che le terze parti continuino a soddisfare gli standard e le normative concordati.

5. Pratiche di Documentazione Povere: Una documentazione inadeguata può portare a difficoltà durante i controlli e le verifiche normative. Mantenere una documentazione chiara e completa è essenziale per dimostrare la gestione dei rischi e la conformità.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale: L'approccio manuale alla diversificazione degli obblighi nei rapporti con terzi ha il suo spazio, specialmente in organizzazioni più piccole o per un numero limitato di relazioni con terze parti. I pro includono la flessibilità e la capacità di adattare i processi alle specifiche esigenze. Tuttavia, i contra includono: è time-consuming, suscettibile di errori umani e può essere difficile da scalare.

Approccio Foglio di Calcolo/GRC: L'uso di fogli di calcolo o strumenti GRC (Governance, Rischio e Compliance) può aiutare a gestire la complessità dei processi di verifica degli obblighi. Tuttavia, questi strumenti spesso hanno limitazioni, come la difficoltà di gestire volumi di dati elevati, la mancanza di automazione per la raccolta di prove e sfide nell'integrarsi con altri sistemi per una visione olistica dei rischi.

Piattaforme di Conformità Automatizzate: Le piattaforme di conformità automatizzate offrono diversi vantaggi, tra cui la generazione di politiche alimentate da IA, la raccolta automatica di prove e la capacità di monitoraggio continuo. Quando si sceglie una piattaforma automatizzata, cercare caratteristiche come:

• Generazione di politiche alimentate da IA che si allineano con DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2.
• Raccolta automatica di prove in grado di interfacciarsi con fornitori di cloud e altri sistemi per raccogliere prove di conformità in modo efficiente.
• Un agente di conformità degli endpoint per monitorare i dispositivi e assicurare la conformità.
• Residenza dei dati al 100% nell'UE per soddisfare i requisiti di sovranità dei dati.

Un esempio di tale piattaforma è Matproof, che è stato costruito specificamente per i servizi finanziari dell'UE e offre le caratteristiche sopra elencate, assicurando la conformità con normative UE severi.

L'automazione può migliorare significativamente l'efficienza e l'efficacia della gestione dei rischi legati alle terze parti, ma non è una panacea. È più efficace quando combinata con una forte cultura di conformità interna, processi chiari e sorveglianza umana continua. L'automazione può gestire le attività ripetitiva e time-consuming, lasciando ai professionisti di conformità di concentrarsi sulla gestione dei rischi strategica e sulla decisione.

In sintesi, un processo di verifica degli obblighi nei rapporti con terzi robusto implica un approccio strutturato, una chiara valutazione dei rischi, il monitoraggio continuo e l'uso efficace degli strumenti. Evita gli errori comuni e sfrutta gli strumenti appropriati, le banche e le fintech possono gestire i rischi legati alle terze parti in modo efficace e mantenere la conformità con i requisiti normativi.

Inizia: I Tuoi Passi Successivi

La complessità della gestione dei rischi legati alle terze parti può sembrare opprimente, ma con un approccio strutturato, la tua istituzione finanziaria può gestire queste responsabilità in modo efficiente. Ecco un piano d'azione a cinque passaggi che può essere implementato immediatamente:

Passo 1: Effettua un Inventario Completo
Inizia catalogando accuratamente tutte le relazioni con terze parti. Questo include fornitori di servizi tecnologici, fornitori e qualsiasi altra entità che fornisce servizi cruciali alle tue operazioni. Questo esercizio è essenziale per identificare possibili lacune di conformità e comprendere l'ampiezza dell'esposizione ai rischi legati alle terze parti.

Passo 2: Stabilisci Politiche Chiare
Consulta pubblicazioni ufficiali dell'UE/BaFin come le "Linee guida sulla outsourcing ai fornitori di servizi cloud" e le "Raccomandazioni per la gestione dei rischi in IT" per aiutarti a plasmare le tue politiche di gestione dei rischi legati alle terze parti. Questi documenti forniscono quadri dettagliati che possono essere adattati alle specifiche esigenze della tua istituzione.

Passo 3: Effettua Valutazioni di Rischio Iniziali
Per ogni terza parte, effettua una valutazione di rischio iniziale per categorizzarli in base ai livelli di rischio. Questo ti aiuterà a prioritizzare i tuoi sforzi e allocare risorse in modo più efficace. Concentrati su aree cruciali come la sicurezza dei dati, la conformità con le normative pertinenti (ad esempio, GDPR, NIS2) e la stabilità finanziaria della terza parte.

Passo 4: Sviluppa un Framework di Diversificazione degli Obblighi Dettagliato
Utilizzando le valutazioni di rischio iniziali, sviluppa un dettagliato framework di verifica degli obblighi. Questo dovrebbe includere questionari, elenchi di controllo e procedure per condurre ispezioni sul campo o audizioni. Assicurati che questo framework sia allineato con DORA Art. 28(2), che richiede alle istituzioni finanziarie di valutare il rischio rappresentato dai servizi ICT delle terze parti.

Passo 5: Implementa il Monitoraggio Continuo
Stabilisci un sistema per il monitoraggio continuo dei rischi legati alle terze parti. Questo include revisioni e aggiornamenti regolari delle tue procedure di verifica degli obblighi, nonché valutazioni continue della conformità delle terze parti agli obblighi contrattuali e alle normative.

Quando decidi se gestire la gestione dei rischi legati alle terze parti in-house o cercare assistenza esterna, considera la complessità del tuo ecosistema di terze parti e l'espertoza richiesta. L'aiuto esterno può essere beneficiale per la conoscenza specializzata e le informazioni oggettive, specialmente in aree complesse come la cybersecurity e la protezione dei dati.

Un risultato rapido che può essere raggiunto entro 24 ore è rivedere e aggiornare i tuoi contratti con terze parti esistenti. Assicurati che includano clausole che affrontano esplicitamente la gestione dei rischi, la protezione dei dati e i diritti di controllo, in linea con i requisiti normativi di DORA e altre direttive UE pertinenti.

Domande Frequenti

Q1: Quanto spesso dovremmo eseguire la verifica degli obblighi sulle terze parti?

A1: La frequenza della verifica degli obblighi dovrebbe essere basata sul rischio e allineata alla criticità del servizio fornito dalla terza parte. Per relazioni ad alto rischio, può essere necessario eseguire la verifica degli obblighi annualmente o anche più frequentemente. È anche importante eseguire valutazioni interinali se ci sono cambiamenti significativi nelle operazioni della terza parte o se subiscono un incidente che potrebbe influenzare la tua istituzione.

Q2: quali sono le aree chiave su cui concentrarsi durante le valutazioni dei fornitori?

A2: Le aree chiave includono la stabilità finanziaria della terza parte, la resilienza operativa, le misure di cybersecurity, le pratiche di protezione dei dati e la conformità con normative pertinenti come GDPR e NIS2. Inoltre, valuta la loro capacità di gestire gli incidenti e la loro pianificazione di contingenza. La valutazione dovrebbe anche considerare lo storico di performance della terza parte e la reputazione all'interno dell'industria.

Q3: Come possiamo assicurare che i rischi legati alle terze parti siano gestiti efficacemente tra i diversi dipartimenti?

A3: Stabilire un comitato di gestione dei rischi legati alle terze parti interfunzionale può aiutare a garantire la coerenza e la sorveglianza tra i diversi dipartimenti. Questo comitato dovrebbe includere rappresentanti dai reparti di conformità, IT, legali e acquisti. Dovrebbero riunirsi regolarmente per discutere valutazioni di rischio, strategie di mitigazione dei rischi e qualsiasi incidente o cambiamento nel paesaggio delle terze parti.

Q4: quali risorse possiamo utilizzare per rimanere aggiornati sulle modifiche normativi che influenzano la gestione dei rischi legati alle terze parti?

A4: Le pubblicazioni ufficiali dell'UE, come le Linee guida EBA sulla outsourcing e le raccomandazioni della Banca centrale europea sulla gestione dei rischi, sono risorse essenziali. BaFin pubblica anche regolarmente linee guida e aggiornamenti che sono fondamentali per le istituzioni finanziarie tedesche. Inoltre, rimanere informati attraverso associazioni di settore e influenti fonti di notizie finanziarie può aiutare a tenersi aggiornati sulle modifiche normativi.

Q5: Come affrontiamo le terze parti che non sono conformi o presentano problemi di rischio significativo?

A5: Se una terza parte viene ritrovata non conforme o presenta rischi significativi, dovresti intraprendere un dialogo per affrontare i problemi. Questo potrebbe includere la rinegoziazione dei contratti, l'implementazione di controlli aggiuntivi o anche considerare la fine della relazione se i rischi non possono essere mitigati. È cruciale documentare questi discussi e le azioni intraprese per affrontare eventuali questioni di conformità.

Conclusioni Chiave

• Effettua un inventario completo delle relazioni con terze parti e esegui valutazioni di rischio regolari.
• Stabilisci e mantieni chiare politiche che si allineino con le linee guida dell'UE e BaFin.
• Sviluppa un dettagliato framework di verifica degli obblighi che includa valutazioni basate sul rischio e monitoraggio continuo.
• Considera l'aiuto esterno per la conoscenza specializzata e le informazioni oggettive.
• Matproof può semplificare la gestione dei rischi legati alle terze parti con la sua generazione di politiche alimentate da IA e la raccolta automatica di prove, specificamente adattata per i servizi finanziari dell'UE. Visita https://matproof.com/contact per una valutazione gratuita e scopri come la piattaforma di automazione della conformità di Matproof può assisterti nella tua navigazione della gestione dei rischi legati alle terze parti.